Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения.
Представленный кассовый отчет проверяется бухгалтерией, и на основании его ежедневно производится запись в накопительную ведомость по кассовым операциям. Поступление в подразделение организации, выделенное на отдельный баланс, денежных документов от этой организации.3.2. Отражение операций по кассе в бухгалтерских регистрах
Ежедневно кассир передает бухгалтеру в качестве своего отчета второй отрывной лист кассовой книги с приложенными к нему приходными и расходными ордерами. Отчет кассира, в котором бухгалтером проставлена корреспонденция счетов, служит основанием для заполнения журнала-ордера и ведомости по счету 50 «Касса». На счете 50 «Касса» Плана счетов бухгалтерского учета обобщается информация о наличии и движении денежных средств в российской и иностранной валютах, находящихся в кассе, а также денежных документов. Счет 50 «Касса» является активным. При поступлении средств в кассу увеличиваются имеющиеся у предприятия средства, т. е. счет 50 «Касса» дебетуется; в случае расходования денег и выдачи документов из кассы их сумма уменьшается, т. е. счет 50 «Касса» кредитуется.
Денежные средства в иностранных валютах и операции с ними учитываются на счете 50 «Касса» в рублях в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты в установленном порядке. Одновременно эти средства и операции отражаются в валюте расчетов и платежей.
К счету 50 «Касса» допускается открытие субсчетов: 5
0-1 «Касса организации», где учитываются денежные средства непосредственно в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты субсчета для обособленного учета движения наличной иностранной валюты;
50-2 «Операционная касса», открывающийся, в частности, организациями транспорта и связи. Учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор и эксплуатационных участков, остановочных пунктов речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т. п.;
50-3 «Денежные документы» и другие, где должны учитываться находящиеся в кассе предприятия денежные документы, т. е. почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другое по сумме фактических затрат на приобретение.
Аналитический учет денежных документов должен вестись бухгалтерией предприятия по их видам в отдельной кассовой книге в сумме фактических затрат на приобретение, с выделением страницы на каждый вид документов.
Поступление денежных документов фиксируется по дебету счета 50-3 «Денежные документы» и отражается на основании накладной, других приходных документов, выписываемых кассиром при приемке денежных документов.
Выдача из кассы денежных документов производится на основании выписываемого бухгалтером требования, другого расходного документа и оформляется проводкой по кредиту счета 50-3 «Денежные документы».
Первичные документы, отражающие движение (поступление и выбытие) денежных средств через кассу, отчеты кассира являются основанием для записи хозяйственных операций в журнал-ордер (по кредиту счета 50 «Касса») и в ведомость (по дебету счета 50 «Касса»), а затем по итогам месяца переносится в Главную книгу. Дебетовое сальдо счета 50 «Касса» за отчетный период переносится в бухгалтерский при этом каждый отчет кассира формирует отдельную строку как в журнале (Кредит 50-1 «Касса организации»), так и в ведомости (Дебет 50-1 «Касса организации»).
Остаток средств в кассе на конец месяца должен совпадать с суммой по последнему отчету кассира и с суммой фактически имеющихся денег в кассе. К этому остатку прибавляется сальдо субсчета 50-3 «Денежные документы». Учет движения денежных документов (50-3) ведется отдельно от учета денежных средств по субсчету 50-1 «Касса организации». Если организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.3.3. Оформление товарных операций с применением ККМ
Торговые организации, осуществляющие расчеты с помощью контрольно-кассовых аппаратов, обязаны выдавать покупателям чеки, подтверждающие прием от них наличных денежных средств. Выдаваемые организациями счета, квитанции и другие документы не являются заменителями чеков.
Чек действителен только в день выдачи его покупателю. Он должен погашаться одновременно с выдачей товара (или квитанции на выполненные работы) с помощью штампов или надрыва в установленных местах. На кассовых чеках должны отражаться следующие обязательные реквизиты:
1) название организации;
2) фиксационный номер организации;
3) номер контрольно-кассовой машины;
4) порядковый номер чека;
5) дата и время покупки;
6) стоимость покупки;
7) признак фискального режима.
К работе на кассовой машине допускаются лица, освоившие правила по эксплуатации кассовых машин в объеме технического минимума и изучившие «Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин», утвержденные Письмом Минфина РФ от 30.08.1993 г. № 104. С лицами, допущенными к работе, заключается договор о материальной ответственности, как и с кассиром главной кассы.
На каждую кассовую машину администрация открывает Журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4, страницы которого должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены подписями налогового инспектора, директора, главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. Журнал кассира-операциониста не заменяет кассового отчета. При установке кассовых машин на прилавках магазинов или для работы официанта кассиром составляется Справка-отчет кассира-операциониста о показаниях счетчиков контрольно-кассовой машины и выручке за рабочий день (смену) — форма № КМ-6. Отчет служит основанием для составления сводного отчета («Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации»).
Согласно «Типовым правилам эксплуатации контрольно-кассовых машин» допускается ведение общей книги на все машины. В таком случае записи должны производиться в порядке нумерации всех касс, начиная с № 1, 2, 3 и так далее, с указанием в числителе заводского номера кассовой машины. Показатели счетчиков недействующих кассовых машин ежедневно повторяются с указанием причин бездействия (в запасе, в ремонте и т. п.) и заверяются подписью представителя администрации предприятия.
Паспорт кассовой машины, книга кассира-операциониста, акты и другие документы хранятся у директора (заведующего), его заместителя или главного (старшего) бухгалтера организации.
Показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков записываются в книгу кассира-операциониста, причем данные на начало и окончание рабочего дня заверяются подписями представителя администрации и кассира-операциониста. Разница между показателями счетчиков на начало и конец дня, которая должна совпадать с показаниями секционных счетчиков, является дневной выручкой. Ее оприходование подтверждается главной кассой в кассовом отчете. Сумма выручки должна совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком контрольно-кассовой машины. При наличии расхождений фактическая сумма выручки определяется путем сложения сумм, напечатанных на контрольной ленте.
При расхождении результатов сложения сумм на контрольной ленте с выручкой, определенной по счетчикам (регистрам), представитель администрации вместе с кассиром должны выяснить причину расхождений. Выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы книги кассира-операциониста. По результатам проверки администрация организации в случае недостачи денежных средств должна принять меры к взысканию ее с виновных лиц в установленном порядке, а при наличии излишков денежных средств — оприходовать их с отнесением на результаты хозяйственной деятельности. В торговой организации возможно уменьшение выручки операционной кассы на возвращенные суммы по неиспользованным покупателями чекам.
Кассир-операционист может выдать деньги по возвращенным покупателями чекам только при наличии на чеке подписи руководителя организации и только по чеку, выданному в данной кассе. Суммы их вместе с напечатанными в течение дня нулевыми чеками отражаются в книге кассира-операциониста. Нулевые чеки пробивают для проверки четкости печати реквизитов на чековой и консольной лентах и для правильности установки детектора и нумератора контрольно-кассовой машины. На итоговую сумму акта о возврате покупателям средств по неиспользованным чекам уменьшается сумма выручки.
Учет поступления денежных средств в торговых организациях ведется в приходной ведомости. Приходные ведомости закрываются ежедневно кассиром путем подсчета суммы поступивших денежных средств. Эта ведомость должна быть подписана кассиром, бухгалтером и руководителем организации. На общую сумму поступивших денежных средств выписывается приходный кассовый ордер, который прилагается к отчету и сдается в бухгалтерию. Кроме денежных средств, полученных за материальные ценности, в торговых организациях может быть поступление денежных средств и от комиссионеров. Это происходит в том случае, когда при возврате комитенту сданных ранее на комиссию товаров кассир получает от него средства за хранение этих товаров. Все денежные средства, поступившие в кассу организации, учитываются одинаково.
При ремонте счетчика непосредственно в организациях составляется акт с записью показаний денежных и контрольных счетчиков до и после ремонта.
При сдаче денежной выручки в обслуживающее торговую организацию учреждение банка составляют препроводительную ведомость в двух экземплярах.
Первый экземпляр препроводительной ведомости кассир в установленном порядке вкладывает в сумку с деньгами, после чего пломбирует ее. Данную сумку, соответствующе пронумерованную, кассир передает инкассатору вместе со вторым экземпляром ведомости, называемым накладной. Кассир, записав в соответствующем журнале регистрации номер сумки, дает его на подпись инкассатору, который также фиксирует дату и время приема средств.