Для ведения записей во время переговоров я использую специальный блокнот формата А‑4. Он со мной на всех встречах. В блокноте есть удобный рубрикатор. Под каждую компанию, в работе которой я участвую, и под каждую потенциальную сделку у меня ведутся отдельные записи.
Это очень удобно. Во время встречи я могу всегда возвращаться к предыдущим договоренностям, а когда мы достигаем во время встречи какого-то важного соглашения, я сразу записываю его в блокнот на соответствующую страницу сделки или компании. Это к тому же дисциплинирует и всех присутствующих на переговорах: они видят, что я все записываю.
После каждой встречи составляйте короткий протокол на бумаге и подписывайте его с обеих сторон.
У меня вошло в привычку после каждой встречи, даже если она произошла в ресторане или кафе и мы договорились по не очень важному вопросу, записывать все сразу в блокнот. В конце встречи я делаю фотографию на телефон или планшет и отправляю ее по электронной почте, чтобы результат договоренностей остался у всех участников.
Так же я рекомендую обязательно разработать стандартную форму контракта вашей компании на поставку товара или оказание услуг. Не экономьте на этом, оплатите хорошему юристу услугу по составлению такого контракта. Это стоит не очень дорого, но сэкономит вам в будущем намного больше, чем вы затратите на составление такого контракта.
Он будет отражать и учитывать все особенности вашего бизнеса. Как вариант, чтобы сэкономить на услугах юриста, вы можете попросить кого-то из участников вашего рынка прислать вам свой контракт, а потом просто отправить его юристу на доработку.
Старайтесь никогда не соглашаться на форму контракта, предлагаемую вашим клиентом. Давайте ему свой вариант, мотивируя это тем, что он разработан под специфику вашего бизнеса. Говорите, что вы готовы обсуждать все необходимые изменения.
Партнеры в бизнесе
Особенно много недопонимания происходит между потенциальными партнерами в бизнесе во время обсуждения работы будущей компании. У каждого из них есть свое видение создаваемого бизнеса и своей роли в его работе. Поэтому необходимо сразу четко расписать области ответственности каждого участника в компании.
Помните, что произошло из-за неясных и незафиксированных договоренностей у основателей Facebooк? Думаю, тот уровень обсуждений, который мы видели в фильме «Социальная Сеть» и о котором читали в прессе, даже близко не отражает накала страстей и потраченных нервов основателями Сети на урегулирование возникших вопросов. А все потому, что они изначально не прописали свои договоренности. А потом уже было непонятно, кто прав, а кто виноват в этой ситуации.
У каждого была своя правда.
Очень часто бывает, что партнеры, не договорившись о базовых вещах, начинают строить каждый свою компанию, а не работать на одно общее дело.
Основные вопросы договоренности, которые вам надо зафиксировать в письменном виде, таковы:
• размеры долей в бизнесе;
• сферы ответственности и исполняемые функции в компании;
• зарплаты и должности в компании;
• вклад каждого партнера в бизнес (деньги, связи, недвижимость, клиентская база и т. п.);
• сколько прибыли будет уходить на выплату дивидендов и как часто они будут выплачиваться.
Более подробно вы можете прочитать о партнерском соглашении в Главе 15.
Еще в начале работы важно хотя бы в общих чертах зафиксировать основные моменты касательно работы вашей компании:
• на каком рынке она работает;
• кто клиенты;
• какого оборота вы хотите достичь через год, три и пять лет.
Это необходимо для того, чтобы все одинаково понимали, какую компанию они создают. Очень часто бывает, что партнеры, не договорившись о базовых вещах, начинают строить каждый свою компанию, а не работать на одно общее дело. И когда выясняется, что образ компании и цели у всех отличаются, начинают возникать конфликты.
С этим курсом вам надо регулярно сверяться как команде, которая управляет кораблем, и понимать, что корабль плывет в ту сторону, куда все хотят приплыть. Проводите с партнерами ежегодные стратегические совещания, чтобы переписывать вашу стратегию развития.
Сотрудники
Все то же самое. Фиксируйте письменно все договоренности при приеме на работу новых сотрудников. Основные вопросы, которые вы должны четко изложить на бумаге и двусторонне подписать, это:
• заработная плата;
• график работы;
• выполняемые обязанности;
• кому он подчиняется;
• испытательный срок и критерии его прохождения.
Ваш новый сотрудник должен четко понимать, что ожидает компания от его работы, по каким критериям будет оцениваться его работа и что он в результате получит за успешное выполнение поставленных ему задач.
Для этого вам необходимо сделать и подписать с ним трудовой договор и должностную инструкцию. Настоящую инструкцию, описывающую работу именно в вашей компании, а не скачанный из Интернета стандартный шаблон.
Не пожалейте на это времени. Затратив время один раз, вы потом избавите себя от долгих разговоров и дискуссий с сотрудниками по поводу того, входит ли поручаемая им работа в их должностные обязанности или нет.
Также очень важно отразить момент про будущие повышения заработной платы. При каких условиях это будет происходить и как часто. Вопрос заработной платы, как правило, является одним из самых главных причин конфликта и расставания сотрудника с компанией.
Во время еженедельных встреч с ключевыми сотрудниками моих компаний я фиксирую все задачи, которые я им поручил. Эти задачи всегда прописаны в моем блокноте. Потом, через неделю, во время новой встречи мне очень легко вспомнить свои поручения и проверить результат.
Подрядчики, контрагенты и поставщики
Теперь уже вы находитесь в роли клиента. И вам необходимо четко договориться и зафиксировать на этапе переговоров следующие параметры сделки:
• сроки производства продукции, которую вы заказываете, или сроки оказания услуги;
• основные условия поставки;
• размер предоплаты.
Приготовьтесь вносить коррективы в договор, который вам присылает ваш поставщик. Никогда не верьте словам, что политика их компании – никогда не править договор. Это полная ерунда.
Вас просто проверяют на прочность. Настаивайте на своей позиции и шаг за шагом продвигайтесь к условиям, которые выгодны вам. Помните, что в настоящих переговорах нет победителей и побежденных. Там есть две равные стороны, которые должны договориться между собой к взаимному удовлетворению и выгоде.
Руководство к действию
✓ Если есть возможность, то после переговоров сразу оформляйте договоренности в письменном виде и просите все стороны расписаться.
✓ Если нет возможности оформить все на бумаге, то отправляйте договоренности по электронной почте. После окончания переговоров всегда высылайте всем участникам встречи результаты договоренностей по электронной почте и просите письменного ответа. Переписка по е‑mail тоже имеет юридическую силу.
✓ Составьте с каждым сотрудником вашей компании трудовой договор и приложите к нему должностную инструкцию. Попросите сотрудника расписаться в ее получении на вашей копии.
✓ Купите себе блокнот с рубрикатором для записей всех ваших встреч.
Ошибка 27Думает, что бизнес сделает его счастливым
Нажить много денег – храбрость; сохранить их – мудрость, а умело расходовать – искусство.
Всем известно, что за деньги
можно купить туфли, но не счастье,
еду, но не аппетит,
постель, но не сон,
лекарство, но не здоровье,
слуг, но не друзей,
развлечение, но не радость,
учителей, но не ум.
Если верить статистике, подавляющее большинство людей начинают свой бизнес, чтобы стать независимыми и богатыми. Третья распространенная причина для открытия бизнеса – статус. Престижно быть хозяином собственного дела.
Считается, что, достигнув свободы и богатства, высокого статуса в бизнесе, мы автоматически становимся счастливыми. Я знаю много бизнесменов, которые достигли желанной цели, но счастливы не стали.
Почему так происходит? Давайте разберем каждую из целей, к которой стремятся новички в предпринимательстве.
Независимость
Наверное, каждый из вас хотя бы раз в жизни думал о том, что ваш начальник не самый умный и приятный человек. Вы хотели избавиться от оков наемного труда и открыть свое дело. Наконец-то стать свободным человеком, который сам принимает решения и ни от кого не зависит.
Открыв свой бизнес, вы становитесь хозяином своей судьбы, сами принимаете решения, что делать и как будет выглядеть ваша компания. Вы решаете, что продавать, с какими клиентами и на каком рынке работать.
Можете снять офис рядом с домом, чтобы не тратить время на пробки. Выбираете сотрудников, с которыми хотите работать.
У выбора свободы есть и обратная – темная – сторона. Вместе с независимостью вы получаете и груз ответственности. Он целиком лежит на вас и партнерах, если они есть. Если вы наемный сотрудник и возникли сложности, с которыми вы не можете справиться самостоятельно, вы идете к руководству и передаете ответственность за принятие решения. Теперь вся ответственность за судьбу компании – на вас.
Например, коммерческий директор заключает многомиллионный контракт на поставку пяти контейнеров продукции из Китая. Он рад: квартальный план выполнен, он получит бонус, дела идут замечательно.
Вдруг происходят непредвиденные обстоятельства: фабрика в Китае задерживает отгрузку на два месяца, поскольку у них сломалось оборудование.
Что делает коммерческий директор? Он идет к руководству. Теперь у собственника бизнеса болит голова о том, как выкрутиться. Если бы он мог, он предложил бы сотрудникам всей компании посидеть эту пару месяцев дома в отпуске за свой счет. Арендодателям офиса – сделать ему каникулы, пока китайцы чинят стано