36. Служебное письмо, акт, протокол
Служебное письмо ― это особая форма документов, выделяемая формой передачи текста ― пересылкой по почте.
Обязательными реквизитами письма являются наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах ― отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах ― печать.
Содержание письма должно быть логичным, доступным, ясным, убедительным, корректным по форме. Письмо может быть простым и сложным. Первый тип письма состоит из вступления и заключения. Сложные письма включают вступление, основную и заключительную части.
Чаще всего при написании служебных писем повествование идет от первого лица во множественном числе. В некоторых случаях письма могут содержать вступительное обращение к определенному лицу.
Содержание письма не должно превышать двух страниц. В отдельных случаях объем может быть до 5 страниц.
Письмо должно быть подписано руководителем организации и иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части, под подписью руководителя.
Акт ― документ, составляемый несколькими лицами (комиссиями) в целях подтверждения установленного факта, события.
Причины для составления акта могут быть разными, вследствие этого существует и множество разновидностей актов: ликвидации, приема-передачи, инвентаризации и т. д.
Протокол ― документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на разнообразных совещаниях, конференциях и заседаниях органов предприятия.
Протокол отражает деятельность по принятию коллегиального решения группой лиц.
Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в проколе несет секретарь коллегиального органа или секретарь руководителя.
Существует два вида протоколов: полный и краткий.
Протокол должен быть оформлен на общем бланке предприятия с отметкой «ПРОТОКОЛ». Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
37. Докладная, служебная и объяснительная записки
Докладная записка ― это документ, адресованный руководителю организации, содержащий информацию о ситуации, явлении, факте, выполненной работе. Докладная записка может быть подготовлена по инициативе как самого работника, так и руководства.
Обычно в первой части докладной записки излагаются факты, события, а во второй части содержатся предложения по создавшейся ситуации. Подобные документы представляются руководителю регулярно.
Служебная записка ― это документ, по значению схожий с докладной запиской; составляется по вопросам информационного, хозяйственного, материально-технического обеспечения подразделения.
Объяснительная записка ― это документ, который содержит объяснения какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником и предоставляемый вышестоящему должностному лицу.
38. Оформление организационной документации. Устав и договор
Учредительные документы ― это документы, на основании которых действуют юридические лица (учреждения, организации, предприятия). К учредительным документам относятся учредительный договор и устав.
В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава (ст. 52 ГК РФ).
Учредительный договор может состоять из следующих разделов: вводной части; цели заключения договора; наименования и правовой формы организации; предмета деятельности; местонахождения организации; обязанностей участников по созданию юридического лица; порядка образования имущества; условий об ответственности; порядка рассмотрения споров; порядка изменения и расторжения договора.
Устав ― это свод правил, определяющих статус, структуру, характер, цели деятельности созданного юридического лица. Общие положения об уставе содержатся в ГК РФ.
В содержании устава необходимо предусмотреть общие положения, функции, права, обязанности, производственно-техническую деятельность, проверку, ревизию, реорганизацию, ликвидацию организации. В зависимости от вида и формы организации разделы устава могут добавляться. Устав оформляется с соблюдением всех необходимых реквизитов данного вида правового акта.
39. Положение как организационный документ
Положение ― это правовой акт, закрепляющий порядок образования, функции, структуру, обязанности и организацию работы органа. Положения можно подразделить на типовые и индивидуальные. Индивидуальные положения регулируют совокупность организационных отношений по конкретному вопросу. Типовые положения разрабатываются для учреждения и предприятий. Содержание положения включает такие разделы, как общая часть, основные функции, права, порядок образования и другие вопросы.
Положения об учреждении ― правовой документ, который определяет статус организации, ее права, обязанности, ответственность, порядок деятельности. На основании подобных положений функционируют государственные, муниципальные, бюджетные, некоммерческие организации.
Положение о структурном подразделении ― это правовой документ, фиксирующий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.
Такие положения можно классифицировать на следующие виды:
1) положения о коллегиальных, совещательных, временных органах;
2) положения о структурных подразделениях.
Положения позволяют наиболее рационально организовать выполнение работы различными подразделениями. Положения оформляются на общем бланке, имеют обязательные реквизиты: наименование вида документа, заголовок к тексту, место составления, подпись.
40. Штатное расписание
Штатное расписание ― это правовой акт, устанавливающий структуру, численность, должностной состав, оплату труда работников конкретной организации.
Штатное расписание оформляется на листах форматом А4 с отображением реквизитов общего бланка. Обязательно указывается год, на который составлено штатное расписание. Проект визируется руководителем, заместителем руководителя организации, главным бухгалтером, юрисконсультом.
Текст штатного расписания составляется в табличной форме, должны указываться коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд заработной платы по должностным окладам. В зависимости от условий организации труда штатное расписание может содержать и другие графы.
Штатное расписание подписывается руководителем подразделения, ответственного за его подготовку, утверждается руководителем организации с проставлением печати организации на грифе утверждения.
41. Инструкция. Содержание и оформление
Инструкция ― это правовой акт, содержащий правила, которыми регулируются специальные стороны деятельности организации (например, организационные, финансовые и т. д.).
Функции работников устанавливаются в должностных инструкциях. Поэтому главная функция должностных инструкций состоит в фиксации и регламентации профессиональной деятельности работников. Должностная инструкция включает весь комплекс требований, предъявляемых к должности конкретного работника.
При составлении должностных инструкций необходимо руководствоваться следующими документами:
1) Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОКПДТР) (утв. постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367);
2) Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС) (утв. постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 31 января 1985 г. № 31/3-300);
3) Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Министерством труда и социального развития РФ от 21 августа 1998 г. № 37);
4) Общероссийским классификатором занятий ОК 010-93 (ОКЗ) (утв. постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 298).
Должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность работников. Неисполнение требований является основанием применения дисциплинарного взыскания.
Инструкция должна быть подписана руководителем структурного подразделения организации, в котором она была разработана. Инструкция должна быть утверждена руководителем организации.
42. Договор
Трудовой договор ― соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ст. 56 ТК РФ).
Сторонами трудового договора являются работодатель и работник .
Согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются :
1) фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя ― физического лица), заключивших трудовой договор;
2) сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя