44. Состав кадровой документации
Значимость кадровой документации определяется тем, что в ней фиксируются сведения, необходимые для реализации прав граждан на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнении, перемещении, поощрении работников, представляют собой документы по личному составу. К ним относятся приказы, заявления, трудовые книжки, характеристики, личные карточки и иные документы. Все документы по личному составу группируются в личные дела, которые хранятся в учреждениях до достижения человеком 75-летненего возраста.
45. Оформление приема на работу
Работодатель имеет право требовать только те документы, которые указаны в ТК РФ или в иных законодательных актах. Запрещается требовать предъявления документов, не предусмотренных трудовым законодательством.
Согласно ст. 65 ТК РФ работник при приеме на работу предъявляет следующие документы :
1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2) трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
4) документы воинского учета ― для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
5) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний ― при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки (ст. 65 ТК РФ).
Если работник впервые устраивается на работу, то оформление трудовой книжки и страхового свидетельства государственного пенсионного страхования входит в обязанности работодателя.
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ).
Работники, занятые на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда; на работах, связанных с движением транспорта, работники общественного питания и торговли, лечебно-профилактических и детских учреждений, а также некоторых других организаций проходят за счет средств работодателя обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические медосмотры (ст. 213 ТК РФ), что должно подтверждаться соответствующими документами (медицинской книжкой, справкой о состоянии здоровья).
Приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 16 мая 2005 г. № 338 «О внесении изменений в приложение № 2 к Приказу Минздравсоцразвития России от 16 августа 2004 г. № 83 “Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и порядка проведения этих осмотров (обследований)”» Перечень работ, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), дополнен 15 позициями, в них включены в том числе работы по непосредственному управлению транспортными средствами; работы на базах и складах продовольственных товаров, где имеется контакт с пищевыми продуктами в процессе их производства, хранения, реализации, а также работы, где имеется контакт с пищевыми продуктами при транспортировке их на всех видах транспорта. Периодические медицинские осмотры должны проводиться не реже 1 раза в 2 года. Лица, не достигшие возраста 21 года, проходят периодические медицинские осмотры ежегодно (ст. 213 ТК РФ).
В некоторых случаях, которые прямо предусмотрены законодательством, при поступлении на работу необходимо представление дополнительных документов.
Кроме того, при приеме на работе работодатель вправе потребовать:
1) копию свидетельства о присвоении идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) ― для подачи сведений о доходах работника в налоговый орган;
2) копию свидетельства о рождении детей ― для предоставления стандартных вычетов по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ);
3) справку о доходах с последнего места работы ― для предоставления стандартных вычетов по НДФЛ;
4) индивидуальную программу реабилитации для инвалидов ― для создания соответствующих условий труда.
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора (порядок заключения трудового договора описан ниже). Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.(ст. 68 ТК РФ).
Приказ о приеме на работу является первичным документом по учету кадров и представляет собой унифицированный документ, форма которого (№ Т-1) утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Изданный приказ подлежит предъявлению новому работнику для ознакомления и подписи в течение 3 дней со дня заключения трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа (ст. 68 ТК РФ). С приказом также должны быть ознакомлены сотрудники структурных подразделений организации.
На основании изданного приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54).
46. Оформление перевода работника
Перевод работника на другую работу оформляется приказом по личному составу.
Существуют простые и сложные приказы. Простым называется приказ, который касается одного лица. В таком документе заголовок приказа формулируется в зависимости от решаемого вопроса.
Сложным является приказ, содержащий в себе более одного распорядительного пункта. Заголовок в сложном приказе дается в общем виде. Решаемые вопросы располагаются последовательно. В начале документа указывается назначение на должность, потом ― перевод на другие должности, в конце ― освобождение от занимаемых должностей.
Перечисленные в одном пункте фамилии располагаются в алфавитном порядке.
Приказы могут содержать и не содержать констатирующую часть.
Приказ по переводу работника должен по каждому пункту содержать основание, в котором должны указываться документы, послужившие основанием для его издания.
В приказе по личному составу в обязательном порядке должна присутствовать запись: «С приказом ознакомлен, подпись, расшифровка подписи, дата».
Приказы по личному составу должны быть подписаны:
1) лицом, ответственным за кадры;
2) руководителями соответствующих структурных подразделений;
3) юристом.
К приказам по личному составу применяется соответствующая индексация.
Индекс приказа по личному составу имеет порядковый регистрационный номер в пределах календарного года и буквенный индекс «л/с» (личный состав), «к» (кадры). Допустима и другая буквенная индексация. Например, для приказов о приеме, переводе, увольнении ― «л/с», для приказов о поощрении ― «п», для приказов по командировкам – «к» (письмо Министерство социальной защиты населения Российской Федерации от 9 июня 1995 г. № 2117/1-34 «Методические рекомендации о порядке подготовки и оформления приказов»).
Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.
47. Документация, используемая при увольнении работника
Увольнение работника ― один из наиболее ответственных этапов работы лица, ответственного за ведение кадрового учета на предприятии. Это обусловлено несколькими причинами. Во-первых, в случае неверного оформления каких-либо документов и необходимости их переоформления впоследствии возможность подписи их у уволенного лица практически невозможно. Во-вторых, увольнение наиболее часто является объектом спора между работником и работодателем, и, как следствие, возможно обращение работника за защитой своих интересов в суд. Как правило, большинство трудовых споров связано именно с увольнением и вопросами, с ним связанными. В связи с этим необходимо осуществлять процедуру увольнения работника в строгом соответствии с требованиями трудового законодательства и с учетом всех изменений, действующих на момент увольнения.
Статья 84.1 ТК РФ подробно регламентирует общий порядок оформления прекращения трудового договора.
Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. Формы приказов о прекращении (расторжении) трудового договора № Т-8 (в случае увольнения одного работника) и № Т-8а (в случае одновременного увольнения двух и более работников) утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
В названном выше нормативном акте содержатся указания по заполнению названных приказов. Указанные документы применяются для оформления и учета увольнения работника. Приказ о прекращении трудового договора подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и объявляется работнику под роспись в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
В строке (графе) форм № Т-8 и Т-8а «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) «Документ, номер и дата» делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (это могут быть заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).
При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику. Таким документом могут являться резолюция работодателя на заявлении работника или справка по результатам инвентаризации в случае, если не было установлено недостачи, расписка члена коллектива (бригады) об исключении указанного работника из членов коллектива (бригады) и их отказа от проведения в этом случае инвентаризации и т. п.