«Классификация подгрупп» методом ABC позволяет осуществлять классификацию товаров на основании заданного набора ключевых показателей: оборот, прибыльность.
«Удельный вес оборота категории в общем обороте компании» – используется для определения значимости той или иной категории товаров для компании в зависимости от оборотов категории в общем обороте компании.
«Удельный вес прибыли категории в общей прибыли компании» – позволяет определить значимость определенной категории товаров для компании в зависимости от прибыли, приносимой категорией в общую прибыль компании.
«Структура ассортимента» – анализ структуры ассортимента используется для выявления категории товаров, пользующихся наибольшим спросом вне зависимости от факторов, влияющих на продажи.
«Стабильность ассортимента» – анализ стабильности ассортимента дает возможность определить подверженность определенных категорий товаров к изменению спроса на них в зависимости от различных факторов.
«Отсутствие товаров» – оценка упущенной прибыли (неудовлетворенного спроса) в связи с отсутствием товаров на складе.
«Отчет по скидкам» – позволяет выявить категории товаров, а также изменение спроса на них в зависимости от наличия скидок и их величины.
«Исполнение плана продаж» – отчет позволяет анализировать исполнение плана продаж как на уровне компании, так и на уровне отдельно взятой точки продажи.
«Стабильность цен» – анализ темпов изменения цен на ключевые товары.
«Посещаемость торговых объектов» позволяет определить поток покупателей на торговых объектах в зависимости от расположения объектов и времени суток с целью оптимизации количества рабочего персонала, времени работы торгового объекта и т. д.
«Эффективность использования торговых площадей» позволяет выявить торговые объекты, площади которых используются с различной степенью эффективности с целью их дальнейшего увеличения или сокращения.
«Классификация клиентов» – позволяет осуществлять классификацию клиентов на основании заданного набора ключевых показателей: оборот, прибыльность.
«Каналы продаж» – отчет дает возможность получить ответ на вопрос об эффективности деятельности канала продаж с точки зрения взвешенных ранга, прибылей от реализации и валового дохода.
«Анализ маркетинговых кампаний» отчет предназначен для анализа результатов промоакций, сравнения плановых и фактических показателей.
Вопросы по теме
Как часто вы анализируете эффективность продаж, по каким критериям?
Евгений:
Я связываю эффективность продаж с эффективностью работы с клиентом.
Оценка происходит по следующим критериям:
• объем продаж данному клиенту;
• количество ассортиментных линеек товара, продаваемых клиенту;
• лояльность клиента.
Владислав:
Мы проводим анализ ежемесячно по следующим показателям:
• полученная прибыль; количество проведенных сделок;
• комиссионные выплаты.
Марианна:
Анализируем продажи каждую неделю, основные критерии – это:
• анализ общего потенциала рынка;
• эффективность использования рабочего времени менеджеров;
• сумма торгового оборота на одного покупателя.
Глава 12Построение системы документооборота сбытового подразделения
Построение системы документооборота заключается в разработке и внедрении положений, регламентов, должностных инструкций и соглашений в рабочую деятельность любого сбытового подразделения и является важнейшей составляющей эффективной работы.
Формализованные методические разработки (должностная инструкция менеджера по продажам, программа работ нового менеджера на испытательный период и условия аттестации, технология продаж, конкурентные преимущества компании и товара, особенности работы с клиентами, клиентские базы данных, формы отчетных документов оперативной отчетности и отчетности по результатам работы, бюджет продаж) позволят четко распределять имеющиеся ресурсы (по срокам, деньгам, людям и информационным каналам), избегать ненужных конфликтов, возникающих из-за неопределенных коммуникаций, и сэкономить время и деньги за счет эффективной организации труда.
Хорошо построенная система организационных процедур и документооборота помогает наладить взаимосвязи между сотрудниками внутри отдела продаж и со смежными подразделениями, что позволяет сделать процесс выработки решений более оперативным и эффективным, так как любой руководитель при принятии управленческого решения основывается на той информации, которой он обладает, и качество его решения зависит от достоверности, полноты предоставляемой информации, скорости ее предоставления, удобства обработки.
Неэффективность документооборота подразделения существенно влияет на успешность его деятельности и может проявляться:
• в принятии некорректных управленческих решений, поскольку напрямую зависит от полноты и достоверности получаемой информации;
• в неоправданно высоких затратах ресурсов на сбор информации, необходимой для выполнения заданий и достижения результатов;
• в трудностях планирования сбытовых мероприятий из-за отсутствия единства и целостности информационных потоков;
• в разглашении коммерческой информации.
Документооборот включает в себя:
• формы документов;
• маршруты движения документов;
• порядок заполнения документов;
• порядок использования информации.
Основными принципами разработки документов являются:
• индивидуальный подход к каждому процессу в подразделении;
• ориентация на целевую деятельность компании в целом;
• строгое соблюдение необходимых норм и требований к документам.
Разрабатывать документооборот в отделе продаж целесообразно руководителям сбытовых подразделений, хотя, безусловно, можно делегировать эту задачу подчиненным, с обязательной последующей корректировкой и согласованием ключевых моментов документа.
Документальное закрепление технологий, регламентов, стандартов, бизнес-процессов деятельности отдела продаж рекомендуется делать по следующим причинам:
• установление и документальное закрепление стандартов деятельности снижает возможность злоупотреблений, конфликтов и ошибок всех участников процесса продаж;
• формализация коммуникаций определяет взаимосвязь между сотрудниками отдела и смежных подразделений, что приводит к пониманию проблем не только своего отдела, но и других подразделений компании;
• способствует более четкой координации ресурсов и усилий по сбыту;
• определяются и формализуются показатели продаж для проведения контроля и анализа;
• на базе документально закрепленных положений, описаний бизнес-процессов и регламентов специалисты отдела могут разрабатывать свои мероприятия и планы деятельности;
• заставляет сотрудников более ответственно относиться к своим решениям.
Весь персонал отдела должен быть формально, под роспись, ознакомлен с необходимыми для его непосредственной рабочей деятельности положениями, регламентами и инструкциями, и обязан их четко выполнять. В случае неактуальности документа, на взгляд исполнителя, или имеющихся предложений по его оптимизации сотрудник должен обращаться к руководителю.
Сбытовая документация должна разрабатываться на каждый отчетный год (в случае принципиальных и неменяющихся положений – постоянно пролонгироваться), а любые изменения (дополнения) вводиться соответствующим приказом. Необходимо также понимать, что многие разработанные в отделе коммерческие документы являются ноу-хау компании, ее конкурентным преимуществом и могут представлять определенный интерес для конкурентов. Такая информация должна быть отнесена к сведениям, составляющим коммерческую тайну компании, определяться «Положением о коммерческой информации компании» и документально закреплять круг должностных лиц, имеющих право доступа к указанным сведениям для осуществления своей рабочей деятельности.
Формализация процессов продаж повышает эффективность работы сотрудников и увеличивает стабильность и независимость от конкурентов.
Технология продаж может быть описана в отдельном положении либо включена в сбытовую политику или стандарты отдела продаж, в некоторых отделах выпускают специальные методички или «книги продаж».
Плюсы формализации технологии продаж:
• рациональность – возможность экономии средств, времени и ресурсов;
• обезличенность – независимость от личных особенностей работника;
• тиражирование – возможность передачи, эффективность даже при полной смене персонала;
• упрощает протекание бизнес-процессов, снимает напряжение и конфликтность.
Факторы, необходимые для формализации технологии продаж:
• цели – для чего осуществляется действие;
• условия деятельности (ресурсы, компетенции);
• описание действий и работ;
• правила их выполнения;
• связи между сотрудниками и клиентами;
• описание результата, который должен быть получен.
Организационно-функциональная структура отдела распределение бизнес-процессов отдела между должностями (рабочими местами) с учетом их задач и иерархии.
Формализация организационной структуры отдела включает в себя:
• разработку стандартов организационно-функциональной структуры компании;
• разработку рекомендаций по оптимальному распределению функций между подразделениями и сотрудниками отдела;
• анализ оптимизации методов реализации функций;
• определение «функциональных портретов» должностей и требований к ним.
Система должностных инструкций система описаний рабочих мест: задач, подчиненности, правил и обязанностей, выполняемых функций, методов реализации функций, процедур отчетности и работы с документами.