Менеджмент
Один из главных страхов любого управленца – потеря контроля. Для некоторых контроль неразрывно связан с необходимостью видеть своих людей и иметь возможность в любой момент взаимодействовать с ними. К сожалению, в большинстве случаев переориентировать на удаленную работу управленца, который всю жизнь работал в офисе с офисными сотрудниками, может быть довольно сложно и займет некоторое время. Тем более не стоит забывать, что он тоже сотрудник и у него есть все те же самые проблемы, что и у любого другого специалиста, который переходит на удаленную работу.
Тут можно рекомендовать специальное обучение в виде небольших курсов или тренингов, которое на самом деле может быть довольно коротким в своей теоретической части. Существует множество стандартных онлайн-курсов на образовательных платформах типа Coursera и Udemy, а консалтинговые и тренинговые агентства наверняка предложат специальное обучение под ваши нужды. Но удаленная работа, как и любой другой навык, требует не только теории, но и практики. И вот здесь наверняка будут потери.
Лучше всего, когда переходом на удаленную работу руководит сотрудник, у которого есть соответствующий опыт и полномочия. Если такого в вашей компании нет, то можно пригласить консультанта, который будет работать в связке с менеджментом, подсказывая оптимальные решения для вашей организации.
Тут работает ровно такое же правило, которое мы обсуждали в начале книги: если вы можете решить проблему деньгами и они у вас есть, решите ее деньгами.
Документальное оформление
В зависимости от того, как оформлены в компании ваши специалисты, и от рода их деятельности при переходе на удаленную работу может потребоваться переписывание должностных инструкций и перезаключение договоров. Тут нужно помнить, что юридическое обеспечение любого мероприятия – это очень важный элемент, который нельзя пропустить.
Не все останутся с вами
Любую техническую проблему можно решить, любой административный недочет – устранить, но заставить человека учиться новым практикам и технологиям практически невозможно.
Кадры решают все. И за каждого специалиста, особенно если вы прошли с ним огонь и воду, стоит держаться до последнего. Но, к сожалению, при изменениях бизнеса не все сотрудники готовы им следовать. Если вы видите, что кто-то, особенно из руководства компании, открыто саботирует переход на удаленку, систематически не соблюдает правила, с которыми согласились все остальные, и проявляет уверенное нежелание осваивать новые технологии, то просто попрощайтесь с этим человеком.
Об этом не говорят на тренингах и семинарах по удаленной работе, но она правда подходит не всем. Как минимум сразу. Если человек считает, что ему лучше в офисе, а компания по каким-то причинам не может обеспечить ему рабочее место, то гораздо более разумным решением будет дать возможность такому человеку найти себе офис, пусть и в другой компании.
Инфраструктура
Общее правило для всей инфраструктуры, которая есть у вас в офисе и которую вы используете для перехода на удаленку, можно выразить несколькими словами: максимальная гомогенность в пределах разумного.
Гомогенность – это однородность на языке ИТ. И мы применяем это слово именно на языке ИТ-специалистов, потому что это будет первая служба в компании, которая начнет страдать от излишней гетерогенности (антипод гомогенности) любой из систем. В ИТ есть сленговое слово «зоопарк», которое означает излишнее разнообразие технологий, техники и т. д. Оно очень точно передает проблему: за каждым видом животных в зоопарке нужен особый уход. Если у вас вместо сотни видов живут только олени, еноты и гуси – вам гораздо проще поддерживать порядок в их вольерах, потому что за каждым из них ухаживать относительно легко. Для настоящего зоопарка большое количество животных имеет конкретный плюс – на них приходят смотреть, и чем их больше, тем чаще покупают билеты. Но для любого элемента инфраструктуры в вашей компании отсутствие гомогенности – солидный минус. Вы не только создаете излишнюю нагрузку на службу ИТ, но и заставляете других сотрудников разбираться с большим количеством разнообразной техники, программ и каналов связи.
Практика организации коммуникационной инфраструктуры в любой компании показывает, что даже при осознанном и тщательном стремлении поддерживать в ней гомогенность вы все равно на выходе получите «зоопарк» той или иной степени. Так что старайтесь делать как можно меньше исключений и только в тех случаях, где это действительно необходимо, предпочитая скорее убеждать людей работать в рамках стандартных решений, чем вводить новые без особой на то причины.
С другой стороны, не стоит допускать авторитаризм, единственной целью которого является только упрощение жизни менеджменту и айтишникам. Часто недополученная бизнесом выгода может появиться из-за использования неактуального ПО, которое не меняется на новое только потому, что «за него было заплачено». Рынок постоянно меняется, требования разных специальностей постоянно развиваются. Вам придется следить за трендами, чтобы не создавать ограничения из-за отсутствия нужных программ или девайсов.
Постарайтесь соблюсти баланс и доверять своим сотрудникам там, где находится сфера их профессиональной компетенции. Но когда речь идет о чем-то, чем пользуется вся компания, вам стоит оставаться непреклонным и добиваться стандартизации всех возможных каналов коммуникации и внедрения новых только как полную замену старым.
Рабочее место сотрудника
Мало кто готов брать на себя ответственность за обеспечение сотрудника всем необходимым для работы, помимо базово необходимой рабочей техники. И, наверное, редко кто даже задумывается о том, что своих работников нужно снабжать стульями, столами и прочей утварью, которой наполнены офисы. Наверное, в большинстве случаев это не требуется, и сотрудник, скорее всего, сам будет против установки у себя дома стандартного офисного стола. Но в случае с дорогостоящей рабочей техникой часто совсем другая история.
Компьютер
Пожалуй, самым базовым элементом любой современной офисной работы является персональный компьютер. У любого офисного специалиста он есть. И когда этот специалист переезжает работать домой, необходимость в рабочем компьютере никуда не пропадает.
Даже если вы считаете, что сотрудник должен сам настраивать свое рабочее место, предоставить ему рабочий компьютер будет хорошим, а во многих случаях просто обязательным ходом. При этом предоставить не только сам компьютер, но и полный сервис по его обслуживанию и администрированию.
То, насколько вам будет легко снабжать сотрудников нужной техникой, во многом зависит от логистики. Если география ваших специалистов широкая настолько, что затрагивает разные страны, скорее всего у вас будут серьезные проблемы. А доставить ноутбуки всем специалистам в одном городе – это довольно простая логистическая задача.
Не старайтесь экономить на технике, потому что на удаленке ее обновление и ремонт могут влететь в копеечку из-за относительно больших логистических расходов и возникающих простоев в работе. Но и обеспечивать людей «по последнему слову» – не самая удачная стратегия, потому что это очень часто означает переплату за новизну.
Большинству специалистов, если не требуется обратное, лучше выдавать ноутбуки, потому что их система гораздо более закрыта, что будет мешать вашим сотрудникам модифицировать какие-то части рабочей техники, чтобы она начала решать не относящиеся к рабочему процессу задачи. Например, не позволяла запустить игры (если, конечно, их исследование не входит в обязанности сотрудника, тогда их установка – уже ваша обязанность).
Помните, что компьютер – довольно объемное устройство и пересылка его почтой или курьером может обойтись дорого. А если подсчитать расходы на доставку в ремонт или отправку на замену всех компьютеров в компании, то выйдет еще дороже. По этой причине постарайтесь сделать все, чтобы пересылка техники требовалась как можно реже.
Оставлять покупку техники на усмотрение сотрудника я бы категорически не рекомендовал. Даже если он предпочитает работать со своего компьютера и вам подходит такой вариант, гораздо лучше снабдить его корпоративным девайсом, чтобы быть уверенным, что при выходе из строя его собственной техники у сотрудника всегда будет на чем работать.
Мебель
Мебель, которая находится в офисе, как и техника, стоит на балансе компании. Бизнес несет за нее полную ответственность и может менять ее по своему усмотрению. Или может продать в случае банкротства. Но мебель, которая находится дома у сотрудников, даже при условии того, что она будет поставлена на баланс компании, скорее всего окажется более дорогой в обслуживании, чем в офисе, из-за наличия сложной распределенной логистики.
Часто при переходе на удаленку людям требуется реорганизация их пространства, чтобы выделить в нем обособленное рабочее место. И вот тут со стороны работодателя можно задуматься о сокращении времени, сил и нервов, которые каждый сотрудник тратит на обустройство такого места.
Как вариант, можно выделить единовременный стандартный для всех сотрудников грант на организацию рабочего места, достаточный для покупки необходимого минимума. Такой грант хорош тем, что сотрудник сможет купить себе именно то, что он хочет, а если денег не хватает – добавить из своих. Да, мебель и аксессуары потом будет сложно вернуть в офис, да и не стоит с этим заморачиваться, наверное. Но сотрудники смогут быстрее настроиться на рабочий лад, а вы получите неплохую прибавку к их лояльности.
Совершенно точно не нужно никому навязывать лишнюю мебель. Если человеку не нравится работать, сидя на офисном стуле, он не будет этого делать, даже если стул предоставят за счет компании. Люди и в офисах часто пользуются кухней и подоконниками, когда им не нравятся стулья или столы, а дома проконтролировать этот процесс будет невозможно никак. В итоге вы просто выбросите деньги на ветер.