Я уже не раз давал этот совет в книге, но он настолько важный, что повторить его еще раз не будет лишним: если вы можете не менять что-то без потери качества – не меняйте. Не нужно переходить из Rocketchat в Slack только потому, что вам сказали, что это лучшее решение. Хотите проверить и обладаете ресурсами для экспериментов – дайте во временное пользование тестовой команде, посмотрите на результат, сравните функциональность и переходите только в том случае, если в новом софте есть крайне необходимые для вас функции, которых не хватало в старом.
Маленьким компаниям довольно легко мигрировать из одного программного решения в другое. И этим можно пользоваться, когда ваша ситуация стабильна. Но во время перехода на удаленку из офиса и здесь лучше избежать лишних изменений.
Также важно помнить про принцип гомогенности, о котором мы говорили выше. И если вы хотите использовать разное ПО для разных отделов и команд, то очень основательно подумайте, стоит ли улучшение удобства некоторых отделов разрыва коммуникации внутри компании.
Если какой-то специалист помимо коммуникации с членами команды ведет регулярные переговоры с внешними агентами, то, скорее всего, у него будет установлено довольно много программ для коммуникации, просто чтобы поддерживать связь в формате, удобном для каждого контрагента в отдельности. Даже в этом случае коммуникацию с другими членами команды такому специалисту следует вести в четко определенных каналах связи.
Все программное обеспечение, которое мы обсуждаем в этом разделе, приведено здесь для примера. Уже сейчас для выполнения нижеописанных функций существует огромное множество решений. И регулярно появляются новые.
Система контроля задач
В современном мире сложно представить компанию, которая не отслеживает задачи, выполняемые ее сотрудниками. Как минимум табличка со списком актуальных задач есть у каждого. Но тут вопрос не в том, чтобы такая система была, а в том, чтобы люди имели к ней доступ на удаленке и умели ею правильно пользоваться и пользовались. Последний пункт может звучать довольно забавно, но, как мы говорили выше, наличие какой-то системы и решения далеко не всегда означает, что эта система или решение будут использоваться.
В качестве системы контроля задач может выступать простой, но гибкий Trello, мощный и довольно дорогой Jira или один из множества других трекеров (Asana, Я.Трекер, Планфикс и т. д.). Может быть, роль системы управления задачами у вас будет выполнять CRM, которой пользуется отдел продаж. Все зависит от ваших задач и целей. Вам действительно на каком-то этапе может быть достаточно таблички в общем доступе, а возможно, вам сразу понадобится солидная корпоративная система с огромным количеством пользователей, сценариев и настроек. Просто выбирайте решение под ваши нужды. Но помните одно: есть только один способ отследить эффективность человека, работающего на проекте: количество и качество закрываемых им задач.
Я уже не раз говорил о том, что комментирование конкретных задач – это крайне удобный и в большинстве случаев самый предпочтительный вид их обсуждения. Опять же, он невозможен без наличия этих самых задач.
Электронная почта
Самое главное: она должна быть у каждого. Используете вы облачное решение вроде Google Suite или Яндекса или же администрируете все почтовые ящики на своих серверах – это не важно. Главное, чтобы у каждого сотрудника был свой рабочий почтовый ящик, который будет отображаться в его контактах и к которому будут привязаны все его рабочие учетные записи. Также должна быть политика, обязывающая по всем рабочим вопросам пользоваться только рабочей почтой. Этот, казалось бы, очевидный факт упускает довольно много компаний. Последствия использования персональных почтовых ящиков для работы могут быть крайне драматичными: от потери ценных данных по взаимодействию с контрагентами и рабочей переписки при увольнении сотрудника до перехода во владение специалиста доступов к дорогостоящему программному обеспечению. И это мы не говорим про решение ежедневных проблем службой ИТ, которой придется разбираться в огромном количестве разных сервисов, если количество сотрудников с разными сервисами довольно большое, что будет занимать драгоценное время.
Видеозвонки
На сегодняшний день мировыми фаворитами для видеозвонков считаются Skype, Google Hangouts и Zoom. Эти сервисы очень удобны и делают практически одно и то же, но Zoom позволяет записывать переговоры, что может быть очень полезным (для Hangouts эта опция вшита в интерфейс пользователей пакета для бизнеса GSuite). Однако не рассчитывайте, что запись переговоров заменит вам протоколы встреч.
Обязать сотрудников использовать видеосвязь чаще голосовых звонков – это практически обязательный пункт, если вы хотите, чтобы коммуникация в компании была более естественной и продуктивной, потому что много данных люди получают из невербальных каналов передачи информации (мимики, жестов) и только видеосвязь в какой-то мере дает работать с такими каналами. Предупредите сотрудников об этом требовании и поддержите их морально, потому что у некоторых людей использование видеосвязи с непривычки вызывает дискомфорт (как правило, к этому быстро привыкают и перестают переживать по поводу видеозвонков уже через пару недель).
Чаты
Чаты без преувеличения можно назвать ядром коммуникации в современной распределенной команде. Пожалуй, без чатов не было бы и удаленной работы в том виде, в котором мы ее знаем. Хорошими программами для организации чатов можно считать Slack, Rocketchat, Microsoft Teams и другие корпоративные мессенджеры. Хороши они потому, что позволяют создавать несколько каналов для ваших команд, а также организовывать текстовое вещание на всю компанию.
Пользоваться в корпоративных целях WhatsApp, Telegram и социальными сетями можно. Но только если у вас нет жестких требований к безопасности и секретности и если вы довольно маленькая компания – в пределах десятка человек. Дальше вы почувствуете потребность в росте и переходе на что-то более серьезное, где можно создавать разные каналы и тематические чаты, а отвлечение сотрудников на личные дела в связи с использованием персональных аккаунтов станет более ощутимым.
База знаний
Самый главный критерий при выборе базы знаний: она не должна храниться у кого-то из сотрудников на компьютере. Дальше можно выбирать из огромного количества вариантов: от файлового сервера без возможности коллективного редактирования до облачного решения с поддержкой гиперссылок в тексте и интеграцией с системой управления задачами. Главное, чтобы эту роль у вас выполняло какое-то одно решение. Не стоит хранить часть данных в Confluence (база знаний от Atlassian, владельцев системы контроля задач Jira), а часть держать в виде документов на файловом сервере компании. Выберите что-то одно, что удобно конкретно вам.
Любое облачное решение будет более предпочтительным, потому что скорее всего позволяет коллективную работу. Но и документ на сервере компании, к которому все имеют доступ, может редактироваться одновременно несколькими участниками, если они созвонятся, например, через Skype и тот, кто будет его править, будет показывать свой экран остальным.
Календарь
Мы довольно подробно в третьей главе обсуждали, зачем нужен календарь и какие бывают календари. Здесь хочется подчеркнуть, что лучшая система – это та, которая позволяет синхронизироваться с наибольшим количеством сервисов. И в этом плане календарю Google просто нет равных на рынке. Он интегрируется практически в любую систему и позволяет таким образом делиться календарем с кем угодно.
Еще добавлю, что сервис Calendly является удобным дополнением и позволяет всем желающим выбирать время в вашем календаре и предлагать на него встречу. Внутри компании при использовании крупных корпоративных решений (например, Bitrix24) есть опция назначения встреч. Но если вы захотите, чтобы встречу назначил внешний агент, то у вас вряд ли получится дать ему доступ к закрытой корпоративной системе.
Дополнительное программное обеспечениеПортал сотрудника
Портал сотрудника – это очень удобный сервис, который позволяет централизованно хранить и обрабатывать информацию, которая необходима в повседневной работе всем работникам. Во многих сценариях он также используется как система обращения к отделам-сервисам внутри компании и внутренняя социальная сеть, а также в качестве основного рупора руководства. Основной же функцией портала называют хранение информации обо всех сотрудниках, чтобы каждый мог быстро посмотреть контакты остальных.
С другой стороны, частично или полностью функции портала заменяют все вышеперечисленные обязательные сервисы. Хранить всю необходимую организационную информацию можно в специальном разделе базы знаний, обращение к службам-сервисам делать через систему контроля задач, а в качестве социальной сети и рупора компании использовать корпоративный мессенджер.
Заводить или не заводить такой портал в плане удобства удаленной работы – дело каждого. Да, он позволяет создавать более аккуратный контент от компании и может содержать довольно много небольших «плюшек». Но также требует дополнительной модерации и администрирования, которые не всегда есть у малого и среднего бизнеса.
Обмен файлами
Выделенный обмен файлами в современном мире – это скорее роскошь, чем что-то необходимое, до тех пор пока вам не понадобится обмениваться действительно большими файлами. Кто-то шутит, что Skype – это не средство связи, а самый популярный файлообменник в мире, так как через него можно передавать файлы любых размеров. Но это медленно и небезопасно.
Здесь главное – помнить, что «узким местом» в передаче любых файлов выступает сеть интернет, которая даже при самых скоростных тарифах редко обеспечивает скорость больше 50–80 мегабит в секунду, что довольно медленно в сравнении с офисной сетью, способной разгоняться до чистых 10 гигабит (примерно в 100 раз быстрее). Так что, если вам в работе нужно передавать большой объем данных от одного специалиста к другому, возможно, вы очень сильно потеряете в скорости.