ля предстоящего совещания, помочь ребенку с проектом, подстричь газон, заплатить налоги, связаться с мастером, чтобы отремонтировать кое-что в доме.
Прежде всего вам нужно сегодня вечером составить список. Затем обратите внимание, что у некоторых заданий есть четкий конечный срок выполнения (совещание назначено на определенную дату), а у других нет (стрижку газона можно откладывать до тех пор, пока весь дом не зарастет травой).
Переходим ко второму шагу: запишите дела в порядке срочности и важности. Если совещание через два дня, логичнее будет «подготовить записи к совещанию» поместить прежде, чем «подстричь газон».
На следующий день переходите к третьему шагу. Работайте над первым делом в списке и не переходите к следующему, пока не завершите. Таким образом, вы будете вынуждены закончить работу над своими записями прежде, чем начнете что-то еще.
Когда закончите первое дело, переходите к четвертому шагу. Продвигайтесь по списку строго в том порядке, который определили, не позволяя себе перескакивать.
И, наконец, в ходе пятого шага вечером подготовьте список на следующий день и внесите туда любые незавершенные дела из текущего.
Вы поймете, что, несмотря на обманчивую простоту, метод Айви Ли невероятно эффективен по ряду причин. Отпадает необходимость первый час дня гадать, с чего же начать. Вы уже все продумали с вечера и теперь без промедления беретесь за дело. Кроме того, он ограничивает количество дел, поэтому вы должны определить, что действительно необходимо, а что просто отвлекает. Прокрастинация норовит настигнуть лишь тогда, когда у вас есть время на размышления. С методом Айви Ли есть возможность этого избежать.
Если не понимать, с чего начинать, очень просто начать откладывать дела, но поскольку вы самого начала четко расставили приоритеты и знаете свои цели, то исключаете возможность прокрастинации. Метод Айви Ли указывает вам направление движения и вносит ясность, избавляя тем самым от совершенно бесполезных дел, которые могут казаться приятными.
Составьте расписание
Как обычно проходит ваш рабочий день? Вы прибываете в офис уже с четким пониманием, что надо сделать, сколько сил на это понадобится и когда приступать? Или вы просто плывете по течению, занимаясь тем, что под руку попадется, или ждете, что кто-то другой подкинет новых задач?
Если вы ответили «да» на последний вопрос, тогда, пожалуй, пора все кардинально менять. Научные данные по продуктивности и эффективности работы демонстрируют, что работать согласно расписанию лучше, чем импровизировать на ходу. В исследовании, опубликованном в «Британском журнале психологии здоровья» (British Journal of Health Psychology), на предмет мотивации к занятиям спортом изучили около 250 взрослых.
Их разделили на три группы, которым нужно было вести записи о своих занятиях в течение двух недель. Однако у каждой группы условия были свои. Контрольной группе сказали прочитать несколько строк из обычной книги; группе А (мотивационной) вручили брошюру, говорящую о том, что спорт снижает риск сердечных заболеваний; группе Б (намерений) дали такую же инструкцию, как и группе А, но с небольшим дополнением – за две недели им нужно было составить подробный план занятий. Группа Б сама определяла, когда будет заниматься, как долго будет продолжаться каждая тренировка и где это будет происходить.
Каким был результат? Тогда как из группы А всего 35 % людей в итоге занимались раз в неделю, в группе Б (те, кто составляли план занятий) это делали уже 91 % участников. Это наглядно показывает, что составление расписания значительным образом увеличивает вероятность того, что вы будете выполнять задания на пути к цели. Если расписание так хорошо помогает, как же его составлять?
Надо определить количество элементов.
1. Поймите, что вам надо сделать.
2. Решите, когда будете выполнять каждое задание. Установите четкий определенный срок, например, «с 8:30 до 9:30», а не пишите просто «утром».
3. Определите, какие инструменты и ресурсы понадобятся для выполнения задания, чтобы можно было подготовить их заранее.
4. Решите, где территориально будете выполнять задание. Так вы точно будете знать, куда вам направляться в назначенное время.
5. Составьте запасной план на случай, если задание не будет выполнено в указанный срок.
6. Запишите всю эту информацию на бумаге, прикрепите там, где она всегда будет на виду. Так вы постоянно будете помнить, как провести день.
С расписанием проще начать день, ведь так известно, что и когда надо сделать, и энергия не тратится на лишние раздумья в течение дня – вы просто следуете четким указаниям. В определенное время выполняете определенное действие и безболезненно и эффективно переходите от одной задачи к другой.
Опять же, вам очень на руку, что нет времени на размышления.
Расписание также помогает понять, когда в течение дня у вас есть «окошки», в которые можно что-либо добавить. Например, вы написали, что у вас утреннее совещание с 10:00 до 11:00. Таким образом вы видите, что промежуток с 8:00 до 10:00 свободен, и в это время есть возможность сделать что-то, а не просто дожидаться совещания. И, чтобы продуктивнее провести это утро, вы включаете в этот промежуток дело, которое, по примерным подсчетам, займет около двух часов.
Еще, составляя расписание, вы понимаете, сколько времени занимает выполнение того или иного задания. Вряд ли вы начнете прокрастинировать, если будете понимать, что есть вероятность не успеть закончить одно дело до запланированного старта следующего.
Таким образом, существует несколько стратегий, помогающих начинать день, не боясь прокрастинации.
Основные положения:
• В этой главе мы рассмотрели, как структурировать свой день, чтобы избежать прокрастинации. Получится ли это делать постоянно, каждый день? Нет, однако, если пользоваться этими приемами, шансы значительно возрастают. Прокрастинация нападает, когда у вас есть свободное время и вы ничем не заняты. Планирование и структурирование предотвращают ее, и выходит, что не нужно ничего решать на месте.
• Первый шаг к планированию скорее вводный. Пообещайте себе, что больше не будете допускать нулевых дней – времени, в которое вы не сделали ничего для достижения своей цели. Это может быть не день, а час, неделя или даже минута. В любом случае с настроем действовать в определенные отрезки времени возможно избежать прокрастинации.
• Вопросы к себе тоже могут быть полезны. Так вы сможете немедленно приступить к делам и справиться с инерцией. Нужно найти ответ на следующие вопросы: «Что я могу сделать прямо сейчас?», «Какие у меня сегодня три важнейших приоритета?», «Как я могу облегчить себе задачу?» и «Что плохого случится, если я сейчас этого не сделаю?»
• В борьбе с прокрастинацией очень хорошо зарекомендовал себя метод Айви Ли, заключающийся в том, что каждый день вы определяете самое важное и начинаете именно с этого. В таком формате прокрастинации просто неоткуда взяться.
• И, наконец, если вы впишете все дела в свое расписание, то поймете, что именно сейчас необходимо сделать. Эффект можно еще усилить, если кроме самой задачи вы определите, где и когда будете ее выполнять и что для этого потребуется. Чем подробнее, тем лучше.
Глава 7. Поднимите свой зад
«Единственная разница между успехом и провалом – это способность действовать».
В этой главе идет речь об одном из худших врагов прокрастинации – текущем моменте. Мы уже хорошо знакомы с акрасией, которая, словно хитрый чертенок, сидит у нас на плече и нашептывает, что ничего плохого не случится, если мы сейчас отложим то, что надо сделать, а потом снова отложим, и опять, и опять, и еще чуть-чуть.
Что же заставляет нас бесконечно говорить себе «Сделаю это позже!» в надежде, что не придется делать вообще ничего? Что бы это ни было, здесь приведены способы научиться брать и делать, преодолевая инерцию.
10–10–10
Это правило – еще один способ заглянуть в будущее. Когда вам захочется поддаться какому-либо соблазну, задумайтесь на секунду и спросите себя, что с вами будет через 10 минут, 10 часов и 10 дней.
Эта техника может показаться не особенно действенной, однако она эффективна, потому что вы целенаправленно начинаете думать о своем будущем и понимаете, как на нем отразятся ваши действия – в лучшую или худшую сторону. Мы часто понимаем, что сейчас занимаемся чем-то, что нам во вред, но просто понимать мало. На самом деле мы не осознаем глобальных последствий. А с данным правилом можно осознать взаимосвязь текущего момента и будущего, и это во многом определяет наш успех.
Почему мы берем интервалы в десять минут, часов и дней? Потому что так проще понять, какие долгосрочные последствия могут быть у тех или иных сиюминутных удовольствий. Через десять минут вам, возможно, все еще будет хорошо, разве что только немножко начнет мучить совесть. Спустя десять часов основными вашими чувствами будут вина и сожаление. Через десять дней, когда вы поймете, как ваше решение или действие помешали достижению долгосрочной цели, скорее всего, останется одно сплошное сожаление.
С другой стороны, применив это правило, возможно, вы осознаете, что конкретный промах может никак существенно не повлиять на вас через десять дней. Если это так, то, пожалуй, можете немного повалять дурака без чувства стыда и вины. Да, это книга о борьбе с прокрастинацией, однако невозможно избегать ее всегда, так что иногда не помешает добавить чуточку стратегической гибкости.
Представьте себе, как будете применять это правило, решая, пропустить ли тренировку ради обеда с коллегами. Если вы только начали заниматься спортом и пока не выработали устойчивую привычку, то решение пропустить это занятие может вылиться в дальнейшие пропуски и окончательное прекращение занятий.