Как известно, одной из самых популярных, а по оценкам многих независимых экспертов – самой популярной программой, предназначенной для автоматизации учетных и управленческих процессов на предприятии, является система 1С. До недавнего времени наибольшее распространение получила версия 7.7 данной программы. Однако в настоящее время все большую популярность набирает версия 8.0. Данная версия сохранила концептуальную преемственность с предыдущими версиями программы, но вместе с тем в ней реализован целый ряд принципиально новых решений, разработанных с учетом самых последних требований времени.
В этой книге мы рассмотрим, каким образом в системе 1С версии 8.0 осуществляется работа с кандидатами. При этом мы будем рассматривать конфигурацию «Управление персоналом» данной версии. Отметим, что данная конфигурация предназначена для ведения комплексного, полноценного кадрового учета, однако в этой книге мы познакомимся с ней только в части работы с кандидатами.
Справочник физических лиц
Перед тем, как приступить к эксплуатации программы, следует заполнить ряд основных справочников. Справочник в системе 1С 8.0 представляет собой каталог, в котором хранится та либо иная информация (в зависимости от конкретного справочника), используемая в процессе работы с программой. Без заполнения нескольких основных справочников эксплуатация программы невозможна; в первую очередь к таким справочникам относится справочник физических лиц.
Для перехода в режим работы с данным справочником предназначена команда главного меню программы Справочники►Физические лица. При активизации данной команды на экране открывается окно списка, изображенное на рис. 2.25.
Рис. 2.25. Окно списка физических лиц
Как видно на рисунке, данное окно разделено на две части. Это обусловлено тем, что в конфигурации «Управление персоналом» реализована возможность объединения физических лиц в тематические группы. Например, при группировке физических лиц по подразделениям можно создать следующие группы: Администрация, Бухгалтерия, Отдел поставок, Отдел продаж, Склад, и др. Можно выполнять группировку также по организациям, входящим в состав корпорации (пример такой группировки показан на рис. 2.25). Однако независимо от выбранного способа группировки в любом случае целесообразно создать группу физических лиц Кандидаты, для хранения в ней списка кандидатов на замещение вакантных должностей.
В левой части окна списка содержится перечень групп физических лиц, в правой части – список физических лиц, включенных в ту группу, на которой в данный момент установлен курсор. На рис. 2.25 показано содержимое группы Кандидаты. Каждая группа может включать в себя любое количество подчиненных групп. Например, на рис. 2.25 группа Физические лица включает в себя четыре подчиненные группы: Кандидаты, Оптима-Плюс, ТД Оптима и ФизЛица. Для каждой из перечисленных групп можно создать подчиненную группу – например, в группу Кандидаты можно включить группы Кандидаты-бухгалтеры, Кандидаты-менеджеры, Кандидаты-водители, и т. д.
Для создания новой группы физических лиц следует выполнить команду Действия►Новая группа (меню Действия находится в левом верхнем углу окна списка, см. рис. 2.25) либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+F9; также для этого можно воспользоваться соответствующей кнопкой инструментальной панели (при подведении к этой кнопке указателя мыши отобразится всплывающая подсказка Создание новой группы). При выполнении любого из перечисленных действий на экране откроется окно создания новой группы, изображенное на рис. 2.26.
Рис. 2.26. Создание группы физических лиц
В данном окне в поле Группа физ. лиц следует указать родительскую группу (т. е. группу, которой будет подчинена создаваемая группа). Для этого нужно нажать кнопку выбора, расположенную в конце данного поля (на этой кнопке изображены три точки, см. рис. 2.26) – в результате на экране откроется окно с перечнем созданных ранее групп физических лиц. В данном окне нужно выделить курсором требуемую группу и нажать кнопку Выбрать (эта кнопка расположена в левом верхнем углу окна) либо клавишу Enter.
Если создаваемая группа не должна находиться в подчинении у какой-либо родительской группы, то поле Группа физ. лиц заполнять не нужно.
В поле Наименование с клавиатуры водится произвольное наименование создаваемой группы. Рекомендуется присваивать группе наименование, кратко отражающее ее суть и содержимое (например, Кандидаты-экономисты либо Кандидаты-рабочие) – это позволит в дальнейшем быстрее ориентироваться в интерфейсах списка, что особенно актуально при работе с большими объемами информации.
В поле Код указывается код создаваемой группы физических лиц. Значение данного поля формируется системой автоматически при создании новой группы, но при необходимости его можно отредактировать с клавиатуры.
Завершается процесс создания новой группы нажатием кнопки ОК либо Записать. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Чтобы добавить в группу Кандидаты информацию о новом кандидате, нужно в левой части окна списка (см. рис. 2.25) установить на нее курсор и выполнить команду Действия►Добавить (данная команда вызывается также нажатием клавиши Insert). Для перехода в режим просмотра и редактирования данных по введенному ранее кандидату нужно в правой части окна списка установить курсор в соответствующую позицию и выполнить команду Действия►Изменить (для этого можно воспользоваться также клавишей F2). Следует отметить, что ввод и редактирование данных по кандидатам (как и по другим физическим лицам) можно выполнять как непосредственно в окне списка, так и в специально предназначенном окне редактирования. Переключение между режимами редактирования осуществляется с помощью команды Действия►Редактировать в диалоге; также для этого можно использовать соответствующую кнопку инструментальной панели – при подведении к ней указателя мыши отобразится всплывающая подсказка Редактировать в диалоге.
При вводе и редактировании данных в окне списка можно изменять значение только двух параметров: Код и Наименование, при этом требуемые изменения вводятся с клавиатуры. Однако для ввода полноценной информации о кандидате следует воспользоваться специальным окном ввода и редактирования, которое показано на рис. 2.27.
Рис. 2.27. Ввод данных о физическом лице
В первую очередь в данном окне следует веси фамилию, имя и отчество физического лица. Для этого нужно щелкнуть на ссылке Ввести фамилию, имя, отчество – в результате на экране откроется окно, состоящее из колонок: Дата, Физическое лицо, Фамилия, Имя и Отчество. В данном окне в поле Дата следует указать дату вода данных (требуемое значение можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по расположенной в конце данного поля кнопке), после чего в полях Фамилия, Имя и Отчество с клавиатуры ввести соответствующую информацию. После закрытия данного окна ссылка Ввести фамилию, имя, отчество сменит свое название – она будет называться в соответствии с введенными данными. Например, на рис. 2.27 эта ссылка после ввода фамилии, имени и отчества кандидата стала называться Сидорова Дарья Аркадьевна.
ВНИМАНИЕ
При первом щелчке на ссылке Ввести фамилию, имя, отчество система выдаст предупреждение о том, что перед вводом этой информации следует записать документ, и предложит это сделать сейчас. На данный запрос следует ответить положительно.
После этого в поле Наименование нужно из раскрывающегося списка выбрать вариант наименования, под которым данный кандидат будет отображаться в интерфейсах списка и выбора. Содержимое раскрывающегося списка формируется автоматически сразу после ввода информации о фамилии, имени и отчестве кандидата. Для примера, который показан на рис. 2.27, этот список будет включать в себя следующие варианты:
♦ Сидорова;
♦ Сидорова Дарья;
♦ Сидорова Д.;
♦ Сидорова Дарья Аркадьевна;
♦ Сидорова Д.А.
Все остальные параметры окна ввода и редактирования сгруппированы на следующих вкладках: Основные, Дополнительно, Контактная информация, Образование, Трудовая деятельность, Фото и Материалы. Рассмотрим подробнее каждую из этих вкладок.
Содержимое вкладки Основные показано на рис. 2.27. На данной вкладке вводится вся основная информация, относящаяся к данному кандидату, с помощью которой его можно идентифицировать.
В поле Дата рождения указывается дата рождения кандидата. Данное поле можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по расположенной в конце данного поля кнопке. После этого в полях ИНН и Страх.№ ПФР с клавиатуры вводится соответственно индивидуальный номер налогоплательщика и его страховой номер ПФР. После заполнения поля ИНН автоматически заполняется расположенное правее поле Код ИМНС (здесь указывается код инспекции Министерства по налогам и сборам, к которой относится данный кандидат); при необходимости значение поля Код ИМНС можно отредактировать с клавиатуры.
В поле Пол из раскрывающегося списка выбирается пол кандидата – Мужской либо Женский.
С помощью ссылки Ввести данные об удостоверении личности осуществляется переход в режим ввода данных о документе, удостоверяющем личность кандидата. При щелчке мышью на этой ссылке на экране открывается окно Паспортные данные физических лиц, предназначенное для хранения списка документов, удостоверяющих личность физического лица. Чтобы ввести информацию о новом документе, в данном окне нужно выполнить команду Действия►Добавить (также для этого можно воспользоваться клавишей Insert либо соответствующей кнопкой инструментальной панели) – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.28.
Рис. 2.28. Информация о документе, удостоверяющем личность
В данном окне осуществляется ввод всей необходимой информации о документе, удостоверяющем личность кандидата.
По умолчанию в поле Дата регистрации отображается текущая дата, но это значение можно изменить как с клавиатуры, так и с помощью календаря (календарь вызывается стандартным способом). Поле Физическое лицо будет заполнено автоматически при открытии окна – здесь отобразится наименование физического лица, по которому вводится информация о документе, в соответствии со значением, выбранном в верхней части окна редактирования в поле Наименование (см. рис. 2.27).
В поле Вид документа указывается вид документа, удостоверяющего личность кандидата. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника документов, удостоверяющих личность, выделить курсором требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать (данная кнопка находится в левом верхнем углу окна) либо клавишу Enter. Примеры значений данного поля – Паспорт гражданина Российской Федерации, Паспорт моряка, Свидетельство о рождении, и т. д.
Поля Серия и Номер заполняются с клавиатуры – здесь указывается соответственно серия и номер документа, удостоверяющего личность. Затем в поле Дата выдачи с клавиатуры либо с помощью календаря нужно указать дату выдачи документа, а в поле Кем выдан – название органа внутренних дел, выдавшего документ (значение данного поля вводится с клавиатуры).
Завершается процесс ввода информации о документе, удостоверяющем личность, нажатием кнопки ОК. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.
После ввода данных о документе, удостоверяющем личность, ссылка Ввести данные об удостоверении личности, расположенная на вкладке Основные, изменит свое название и будет называться в соответствии с введенными данными (см. рис. 2.27).
Содержимое вкладки Дополнительно представлено на рис. 2.29.
Рис. 2.29. Вкладка Дополнительно
На данной вкладке осуществляется ввод, редактирование и хранение информации и месте рождения физического лица, его гражданстве, сведениях о воинском учете и о семейном положении.
Для ввода данных о месте рождения кандидата следует щелкнуть мышью на ссылке Ввести место рождения – в результате на экране откроется окно, включающее в себя поля Город, Район, Область и Страна, предназначенные для ввода соответствующей информации. Все поля заполняются с клавиатуры, причем ни одно из этих полей не является обязательным для заполнения. После ввода информации о месте рождения ссылка Ввести место рождения сменит свое название и станет называться в соответствии с введенной информацией (см. рис. 2.29).
Информация о гражданстве кандидата вводится с помощью ссылки Ввести данные о гражданстве. При щелчке мышью на этой ссылке на экране откроется окно, состоящее из колонок Дата, Физическое лицо и Страна. В данном окне в поле Страна следует указать название страны, гражданином которой является данный кандидат. Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне классификатора стран мира выделить курсором требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter. После ввода информации о гражданстве ссылка Ввести данные о гражданстве сменит свое название и будет называться в соответствии с введенными данными (см. рис. 2.29.
Чтобы ввести данные о воинском учете, следует воспользоваться ссылкой Ввести данные о воинском учете. При щелчке мышью на этой ссылке на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.30.
Рис. 2.30. Ввод данных о воинском учете
В данном окне нужно определить значения перечисленных ниже параметров.
♦ Дата – в данном поле указывается дата формирования записи. По умолчанию здесь отображается текущая дата, но при необходимости это значение можно отредактировать с клавиатуры либо с помощью календаря.
♦ Физическое лицо – это поле заполняется автоматически: в нем отображается наименование кандидата (в соответствии со значением поля Наименование, см. рис. 2.27), по которому вводится информация о воинском учете.
♦ Воинская обязанность – здесь указывается отношение данного кандидата к воинской обязанности. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка; возможные варианты – Военнообязанный, Не военнообязанный и Призывник.
♦ Звание – в данном поле вводится информация о воинском звании кандидата. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне воинских званий установить курсор в требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.
♦ ВУС – поле предназначено для ввода с клавиатуры названия военно-учетной специальности кандидата.
♦ Военкомат – здесь указывается военкомат, к которому относится данный кандидат. Требуемое значение выбирается в окне справочника военкоматов, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.
♦ Годность – в данном поле указывается информация о годности кандидата к несению воинской службы. Требуемое значение выбирается в раскрывающемся списке из следующих вариантов:
• А – годен к военной службе;
• Б – годен к военной службе с незначительными ограничениями;
• В – ограниченно годен к военной службе;
• Г – временно не годен к военной службе;
• Д – не годен к военной службе.
♦ Воинский учет – здесь указывается отношение кандидата к воинскому учету. Для выбора значения следует воспользоваться раскрывающимся списком, который включает в себя следующие варианты:
• Состоит на воинском учете;
• Встает на воинский учет;
• Не состоит на воинском учете (но должен);
• Снят по возрасту;
• Снят по состоянию здоровья.
♦ Мобпредписание – при наличии у кандидата мобилизационного предписания в данном поле следует установить флажок.
После ввода сведений о воинском учете кандидата ссылка Ввести данные о воинском учете сменит свое название в соответствии с введенной информацией, так же, как и другие аналогичные ссылки.
В нижней части вкладки Дополнительно расположена выделенная область Состав семьи – здесь осуществляется ввод информации о семейном положении кандидата. Вначале нужно щелкнуть мышью на ссылке Ввести данные о семейном положении, после чего в открывшемся окне в поле Семейное положение указать семейное положение кандидата (предварительно нужно выполнить команду Действия►Добавить либо нажать клавишу Insert). Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника семейных положений физических лиц выбрать требуемое значение. После ввода информации о семейном положении кандидата ссылка Ввести данные о семейном положении изменит свое название и будет называться в соответствии с введенными данными (см. рис. 2.29).
В нижней части вкладки в табличной части формируется перечень членов семьи кандидата. Для добавления в список новой позиции нужно выполнить команду контекстного меню Добавить (это меню вызывается нажатием правой кнопки мыши в любом месте табличной части).
Значение поля Степень родства выбирается в справочнике степеней родства физических лиц, открываемом с помощью кнопки выбора. Примеры значений данного поля – Жена, Муж, Сын, Дочь.
В поле Родственник указывается фамилия, имя и отчество родственника. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника физических лиц выделить курсором требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.
Поле Год рождения заполняется с клавиатуры – здесь вводится год рождения близкого родственника кандидата.
Вкладка Контактная информация предназначена для ввода и хранения контактной информации, с помощью которой можно связаться с кандидатом. На данной вкладке можно хранить несколько типов контактной информации, например: регистрационный и фактический адрес, домашний и рабочий телефон, электронный адрес, веб-страница, и т. д. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается тип контактной информации (адрес, телефон и т. д.), ее вид (например, для адреса – по регистрации либо фактический), и конкретное значение.
Для добавления в список новой позиции нужно выполнить команду Действия►Добавить либо нажать клавишу Insert – в результате на экране откроется окно с перечнем типов контактной информации. В данном окне нужно выбрать курсором требуемый тип и нажать кнопку ОК. При этом на экране отобразится окно, вид и состав которого зависит от выбранного типа контактной информации. Порядок работы в данном окне несложен и отдельного описания не требует.
Сведения об образовании кандидата и знании им иностранных языков хранятся на вкладке Образование в табличных частях соответственно Учебные заведения и Знание языков.
Для добавления в таблицу Учебные заведения новой позиции следует выполнить команду контекстного меню Добавить либо нажать клавишу Insert. Затем в поле Вид образования нужно указать вид полученного сотрудником образования. Для заполнения данного поля следует нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника видов образований выбрать требуемое значение. Примеры значений данного поля – Высшее образование, Среднее профессиональное образование, Неполное высшее образование, Докторантура, и др.
В поле Учебное заведение указывается наименование учебного заведения, которое окончил кандидат. Требуемое значение выбирается в окне справочника учебных заведений, открываемом с помощью кнопки выбора.
Все остальные поля таблицы Учебные заведения заполняются с клавиатуры. В поле Специальность вводится название приобретенной в результате окончания учебного заведения специальности, в поле Диплом, серия, номер – реквизиты документа, свидетельствующего об окончании учебного заведения. В поле Год окончания вводится год окончания учебного заведения, а в поле Квалификация – полученная квалификация.
Подобным образом в табличной части Знание языков вводится информация о владении кандидатом иностранными языками. Для добавления в список новой позиции следует выполнить команду контекстного меню Добавить (данная команда вызывается также нажатием клавиши Insert), после чего в поле Язык указать название иностранного языка, которым владеет кандидат, а поле Степень знания языка – степень владения языком (например, Владеет свободно, Читает и переводит со словарем, и т. д.). Значения данных полей выбираются из соответствующих справочников, вызываемых с помощью кнопок выбора.
На вкладке Трудовая деятельность хранится информация об этапах трудовой деятельности кандидата. В соответствующих полях указывается наименование организации, в которой работал кандидат, даты приема на работу и увольнения с работы, а также название занимаемой им должности. Все перечисленные поля заполняются путем ввода значений с клавиатуры; кроме этого, поля Начало работы и Окончание работы можно заполнить также с помощью календаря.
Вкладка Фото предназначена для хранения фотографии (а в случае необходимости – нескольких фотографий) данного кандидата. Содержимое данной вкладки показано на рис. 2.31.
Рис. 2.31. Вкладка Фото
Чтобы добавить фотографию, нужно на данной вкладке выполнить команду Действия►Добавить либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели (при подведении к данной кнопке указателя мыши отобразится всплывающая подсказка Добавить). При этом на экране откроется окно Выберите файл с фотографией, в котором по обычным правилам Windows следует указать путь к файлу с фотографией и нажать кнопку Открыть. Сразу после этого в правой части вкладки Фото появится выбранная фотография, описание которой нужно ввести с клавиатуры в левой части вкладки в поле Описание изображения.
Подобным образом можно составить перечень из любого количества фотографий. При этом в правой части вкладки будет отображаться та фотография, на названии которой установлен курсор в поле Описание изображения. При необходимости любую фотографию из списка можно сделать основной – для этого нужно установить на нее курсор и нажать кнопку Установить основное изображение, которая находится в инструментальной панели вкладки. Название фотографии, которая сделана основной, подсвечивается в списке другим цветом.
Для редактирования любой позиции списка (замена фотографии, изменение ее названия) следует установить на нее курсор и воспользоваться командой Действия►Изменить (данная команда вызывается также нажатием клавиши F2). Дальнейшие действия выполняются в отдельном окне, которое отображается на экране при активизации данной команды.
Для удаления фотографии из списка нужно установить курсор на ее название и нажать комбинацию клавиш Shift+Delete.
На вкладке Материалы при необходимости можно хранить какие-либо дополнительные материалы о кандидате – например, образцы его работ, либо предоставленное им резюме, и т. п. Табличная часть вкладки, в которой хранится перечень таких материалов, состоит из двух колонок: Файл и Описание файла. В поле Файл отображается имя файла с данными, а в поле Описание файла с клавиатуры вводится его краткое описание (например, Образец работы, либо Резюме, и т. д.).
Для добавления в список новой позиции следует активизировать команду Действия►Добавить либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. В результате выполнения любого из этих действий на экране откроется окно Выберите файл, в котором по обычным правилам Windows нужно указать путь к требуемому файлу и нажать кнопку Открыть. После этого в поле Файл отобразится имя выбранного файла, после чего останется лишь ввести его краткое описание в поле Описание файла.
После того, как на всех вкладках окна ввода и редактирования внесены необходимые данные, нужно нажать кнопку ОК либо Записать – только после этого они будут сохранены. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Для вывода всей информации, введенной по данному кандидату, на печать, предназначена кнопка Печать, которая расположена внизу окна слева от кнопки ОК. Вывод информации на печать возможен только после записи изменений с помощью кнопки Записать. В противном случае при нажатии на кнопку Печать на экране отобразится соответствующее информационное сообщение с предложением записать документ прямо сейчас; на этот запрос следует ответить утвердительно.
Справочник типовых анкет
Многим из нас в процессе трудовой деятельности либо при поиске работы приходилось сталкиваться с заполнением самых разнообразных анкет и участвовать в различного рода опросах. Чаще всего это приходится делать при поиске работы. Кроме этого, многие руководители предприятий периодически проводят разнообразные анкетирования сотрудников – например, чтобы узнать их мнение по тому или иному вопросу, либо для проверки морально-психологического климата в коллективе.
Для хранения анкет, которые используются на данном предприятии, в рассматриваемой конфигурации предназначен справочник типовых анкет.
ПРИМЕЧАНИЕ
Справочник типовых анкет используется совместно со справочником вопросов для анкетирования, описание которого приводится ниже, в соответствующем разделе.
Для перехода в режим работы со справочником типовых анкет предназначена команда главного меню Справочники►Типовые анкеты. При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, которое представлено на рис. 2.32.
Рис. 2.32. Справочник типовых анкет
Для удобства работы и при большом количестве типовых анкет рекомендуется объединять их в тематические группы. В левой части окна списка содержится перечень групп типовых анкет, в правой части – список анкет, которые входят в состав текущей группы. Для каждой типовой анкеты в соответствующих колонках отображается ее код и наименование. Любую анкету можно вывести на печать – для этого необходимо установить на нее курсор и нажать кнопку Печать, которая расположена в правом верхнем углу данного окна.
Чтобы сформировать новую группу типовых анкет, следует выполнить команду Действия►Новая группа либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+F9 – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.33.
Рис. 2.33. Создание группы типовых анкет
В данном окне в поле Группа-родитель указывается родительская группа анкет. Заполнение данного поля не обязательно. Если же требуется указать родительскую группу, то нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне установить курсор в требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.
В поле Наименование с клавиатуры вводится произвольное название создаваемой группы. Рекомендуется ввести значение, по которому будет легко идентифицировать данную группу в окне списка и других интерфейсах программы.
Значение поля Код формируется системой автоматически; при необходимости его можно отредактировать с клавиатуры.
После заполнения всех перечисленных реквизитов следует нажать кнопку ОК либо Записать. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного окна без сохранения изменений.
Для перехода в режим формирования новой либо редактирования имеющейся анкеты предназначены команды Действия►Добавить, Действия►Скопировать и Действия►Изменить, вызываемые также с помощью клавиш соответственно Insert, F9 и F2. При выполнении любой из этих команд на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.34.
Рис. 2.34. Окно редактирования анкеты
В данном окне в поле Наименование с клавиатуры вводится произвольное наименование типовой анкеты, а в поле Код – код текущей записи (значение данного поля формируется автоматически, но его можно отредактировать с клавиатуры). Дальнейшие действия выполняются на вкладках Состав вопросов и Печатная форма анкеты. Рассмотрим содержимое каждой из них.
На вкладке Состав вопросов (ее содержимое показано на рис. 2.34) формируется перечень вопросов типовой анкеты. Для добавления в список нового вопроса следует выполнить команду контекстного меню Действия►Добавить либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. Затем в поле Вопрос нажатием кнопки выбора нужно вызвать окно справочника вопросов для анкетирования и выбрать в данном справочнике требуемый вопрос.
В поле Положение определяется расположение данного вопроса в печатной форме анкеты. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – На следующей строке либо В той же строке. Если выбрано значение На следующей строке, то данный вопрос будет расположен под предыдущим вопросом анкеты. При установленном значении В той же строке этот вопрос в печатной форме анкеты будет следовать сразу за предыдущим вопросом, на той же строке.
На вкладке Печатная форма анкеты определяется вид печатной формы типовой анкеты. Чтобы сформировать печатную форму в соответствии с настроенными ранее параметрами следует на данной вкладке нажать кнопку Заполнить. С помощью кнопки Очистить осуществляется удаление всей информации из печатной формы анкеты.
После того, как выполнены все действия по формированию, настройке и редактированию типовой анкеты, нужно в окне редактирования нажать кнопку ОК либо Записать. При нажатии кнопки Закрыть окно редактирования будет закрыто без сохранения выполненных изменений.
Справочник вопросов для анкетирования
Как отмечалось выше, совместно со справочником типовых анкет используется справочник вопросов для анкетирования. Использование данных справочников по отдельности не имеет смысла. В справочнике вопросов для анкетирования хранятся все вопросы, входящие в состав тех либо иных анкет.
Для перехода в режим работы со справочником вопросов для анкетирования следует выполнить команду главного меню программы Справочники►Вопросы для анкетирования. Окно справочника представлено на рис. 2.35.
Рис. 2.35. Справочник вопросов для анкетирования
На рисунке видно, что данное окно разделено на две части: левую и правую. В правой части отображается перечень групп вопросов для анкетирования, в левой части – список вопросов, входящих в активную группу. Использование механизма группировки позволяет систематизировать содержимое справочника и повысить тем самым удобство работы с ним.
Для создания новой группы следует выполнить команду Действия►Новая группа либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. Окно формирования группы вопросов выглядит так же, как и окно формирования группы типовых анкет, изображенное на рис. 2.33. Порядок работы в данном окне рассмотрен выше, в разделе «Справочник типовых анкет».
Формирование нового и редактирование имеющегося вопроса выполняется в окне редактирования, которое представлено на рис. 2.36. Это окно вызывается стандартным способом – с помощью соответствующих команд меню Действия.
Рис. 2.36. Окно редактирования вопроса для анкетирования
В верхней части данного окна в поле Наименование с клавиатуры вводится произвольное краткое наименование формируемого вопроса. Под введенным здесь названием данный вопрос будет отображаться в окне списка (см. рис. 2.35) и других интерфейсах программы. Поле Код заполняется автоматически, но его значение при необходимости можно отредактировать с клавиатуры. В поле Формулировка указывается полная формулировка вопроса (данное поле также заполняется с клавиатуры).
В поле Вес вопроса при необходимости можно указать весовой коэффициент вопроса, иначе говоря – его важность. Это значение в дальнейшем удобно использовать для оценивания ответов.
Если ответ на данный вопрос необходимо выбрать из нескольких предложенных стандартных вариантов, то перечень этих вариантов формируется в табличной части окна. Чтобы добавить в список вариант ответа, нужно активизировать команду Действия►Добавить (эта команда вызывается также нажатием клавиши Insert) либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. При этом для данной позиции автоматически будет заполнено поле Код (значение данного поля можно отредактировать с клавиатуры). В поле Типовой ответ с клавиатуры вводится текст варианта ответа.
При необходимости можно оценить каждый вариант ответа – это позволит более наглядно представлять результат анкетирования. Для оценки варианта ответа следует ввести требуемое значение в поле Оценка. Например, на рис. 2.36 представлены три разных варианта ответа, и каждый из них оценен по пятибалльной шкале в зависимости от предпочтительности.
Если к данному варианту ответа опрашиваемый должен добавить развернутое пояснение, то в колонке Требует развернутый ответ необходимо установить соответствующий флажок.
Завершается процесс ввода либо редактирования вопроса для анкетирования нажатием в данном окне кнопки ОК либо Записать. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Сформированные в данном справочнике вопросы для анкетирования будут в дальнейшем доступны для выбора в режиме редактирования типовой анкеты (см. рис. 2.34).
Справочник видов контактной информации
С данными, которые хранятся в справочнике видов контактной информации, мы уже косвенно сталкивались выше – в разделе «Справочник физических лиц», а именно в той его части, где приводится описание окна редактирования и ввода контактной информации. Для перехода в режим работы с данным справочником предназначена команда Справочники►Кадровая информация►Виды контактной информации. При активизации данной команды на экране откроется окно справочника, изображенное на рис. 2.37.
Рис. 2.37. Справочник видов контактной информации
Характерной особенностью данного справочника является то, что он имеет целый ряд предопределенных элементов (в данном случае – видов контактной информации). Предопределенный элемент – это элемент, который создается в режиме работы Конфигуратор, и его редактирование либо удаление в режиме работы 1С: Предприятие невозможно – он постоянно присутствует в справочнике. Однако в справочник можно в обычном порядке добавлять, а впоследствии – редактировать и удалить пользовательские элементы.
Можно ли визуально определить, какой элемент справочника является предопределенным, а какой – нет? Да, можно. Для этого достаточно обратить внимание на символ, который отображается в крайней слева колонке для каждой позиции списка. Например, на рис. 2.37 предопределенными элементами являются все виды контактной информации, кроме вида Другое.
Для добавления в справочник нового вида контактной информации нужно, как обычно, выполнить команду Действия►Добавить либо нажать клавишу Insert. Все действия по формированию новых видов контактной информации и редактированию имеющихся выполняются в окне списка.
Значение поля Код сформируется автоматически в момент добавления в справочник новой позиции; это значение можно отредактировать с клавиатуры.
Значение поля Тип выбирается из раскрывающегося списка. Возможен выбор одного из следующих вариантов: Адрес, Телефон, Адрес электронной почты, Веб-страница, Местный телефон, Произвольный адрес и Другое.
В поле Наименование с клавиатуры вводится значение, кратко характеризующее вид контактной информации. Например, если в поле Тип выбрано значение Телефон, то в поле Наименование можно ввести значение Домашний (см. рис. 2.37), и т. д.
В поле Вид объекта контактной информации указывается справочник, в котором будет использоваться данный вид контактной информации. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Возможные варианты:
♦ Справочник «Физические лица»;
♦ Справочник «Юридические лица»;
♦ Справочник «Территории компании»;
♦ Справочник «Подразделения компаний»;
♦ Справочник «Подразделения организаций».
В рассматриваемом примере все виды контактной информации используется в справочнике физических лиц.
Регистрация резюме кандидатов
Для учета кандидатов, желающих устроиться на работу в компанию, в конфигурации «Управление персоналом» предусмотрен учет их резюме. При поступлении нового резюме оно регистрируется в системе. Чтобы перейти в режим регистрации резюме, нужно воспользоваться командой главного меню Документы►Подбор кадров компании►Регистрация резюме кандидатов. При активизации данной команды на экране отображается окно, которое представлено на рис. 2.38.
Рис. 2.38. Регистрация резюме
В данном окне выполняются все действия по регистрации резюме кандидатов. В поле Номер указывается номер текущего документа. Отметим, что значение данного поля формируется системой автоматически, но при необходимости его можно отредактировать с клавиатуры. В поле От по умолчанию отображается рабочая дата и время формирования документа; значение данного поля можно отредактировать либо с клавиатуры, либо с помощью календаря. Заполнение полей Номер и От обязательно.
В табличной части окна формируется перечень кандидатов, чьи резюме необходимо зарегистрировать данным документом. Для добавления в список новой позиции нужно воспользоваться командой Добавить, которая находится в контекстном меню, либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. При этом в список добавится новая позиция, у которой значение поля № сформируется автоматически. В поле Физическое лицо из справочника физических лиц (окно справочника выводится на экран с помощью кнопки выбора) выбирается кандидат, которого необходимо зарегистрировать, а в поле Дата поступления резюме – дата и время поступления резюме от этого кандидата. По умолчанию в данном поле отображается текущая дата и время, но при необходимости это значение можно отредактировать с клавиатуры либо с помощью календаря.
В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к текущему документу. Например, одним документом можно зарегистрировать кандидатов, претендующих на какую-либо одну должность, при этом в поле Комментарий можно указать: Кандидаты на должность такую-то.
С помощью команды Действия►Перейти►Кандидаты на работу можно открыть окно с перечнем всех кандидатов на работу. Следует учитывать, что по умолчанию в данном окне будет установлен фильтр на отображаемые данные (в окне будут представлены только те кандидаты, которые находятся в табличной части окна регистрации резюме). Для отключения фильтра следует воспользоваться командой Действия►Отключить отбор.
По окончании работы в окне Регистрация резюме кандидатов нужно нажать кнопку ОК либо Записать. При нажатии кнопки Закрыть окно будет закрыто без сохранения изменений.
Чтобы впоследствии найти и просмотреть созданный документ, нужно будет воспользоваться командой главного меню программы Документы►Подбор кадров компании►Журнал документов по учету кандидатов. При выполнении данной команды на экране откроется окно списка, в котором будут представлены все документы по учету кандидатов (регистрация резюме, оценка кандидатов и др.). Более подробное описание данного окна приведено ниже, в соответствующем разделе.
Оценка кандидатов и принятие решения по кандидатам
Оценка кандидатов и принятие решения о приеме их на работу отражается с помощью документа Оценка кандидата. Обычно данный документ формируется после проведения собеседования с кандидатом, проверки его профессиональных и личных качеств, тестирования кандидата и выполнения иных действий, необходимых для принятия решения. Чтобы сформировать новый документ Оценка кандидата, следует выполнить команду главного меню программы Документы►Подбор кадров компании►Оценка кандидата – при этом на экране откроется окно, которое показано на рис. 2.39.
Рис. 2.39. Оценка кандидатов
В верхней части данного окна в полях Номер и От указывается соответственно номер текущего документа и его дата и время. Значения данных полей формируются системой автоматически, но при необходимости их можно отредактировать с клавиатуры (дату можно указать также с помощью счетчика).
В табличной части окна формируется перечень оцениваемых кандидатов. При добавлении в список новой позиции (для этого нужно выполнить команду контекстного меню Добавить либо нажать клавишу Insert) ее номер сформируется автоматически. Затем в поле Физическое лицо из справочника физических лиц (вызываемом с помощью кнопки выбора) выбирается оцениваемый кандидат. В поле Дата решения указывается дата оценки и принятия решения по данному кандидату. По умолчанию здесь отображается текущая дата и время, но это значение можно отредактировать как с клавиатуры, так и с помощью календаря.
В поле Оценка с клавиатуры вводится оценка кандидата. Шкала оценок может быть произвольной и зависеть от особенностей конкретного предприятия.
Решение по каждому кандидату указывается в поле Решение. Значение данного поля выбирается из раскрывающегося списка; возможен выбор одного из следующих вариантов:
♦ Принят на работу – данное значение указывает на то, что по данному кандидату принято положительное решение, и он принимается на работу в компанию.
♦ Отклонен – этот вариант означает, что кандидат на работу не принимается и его кандидатура больше не рассматривается.
♦ Отложен – этот вариант указывает на то, что кандидат в настоящий момент на работу по каким-то причинам не может быть принят, но возможно рассмотрение его кандидатуры в дальнейшем. Такое решение может быть принято, например, в случае, когда на одно вакантное место претендуют несколько достойных кандидатов.
Одним документом можно оценить любое количество кандидатов. Это удобно, например, когда решение принимается по нескольким кандидатам, претендующим на одну вакантную должность. В данном случае можно с клавиатуры ввести соответствующее пояснение в поле Комментарий (например, Оценка кандидатов на должность бухгалтера).
При необходимости можно быстро перейти в окно списка кандидатов на работу – для этого достаточно выполнить команду Действия►Перейти►Кандидаты на работу.
Чтобы данные об оценке кандидатов и принятии решения о них отразились в системе и были проведены по учету, нужно в данном окне нажать кнопку ОК либо Записать.
ВНИМАНИЕ
При оценке кандидатов необходимо учитывать, что оценить можно только принятых к рассмотрению кандидатов. Чтобы принять кандидата к рассмотрению, нужно зарегистрировать его резюме (порядок регистрации резюме кандидатов рассматривается выше, в разделе «Регистрация резюме кандидатов»). В противном случае при нажатии в окне, изображенном на рис. 2.39, кнопки ОК в нижней части интерфейса отобразится служебное сообщение о невозможности проведения документа.
Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Оценка испытательного срока
В настоящее время многие субъекты хозяйствования предоставляют кандидату на замещение вакантной должности возможность поработать какое-то время, и только после этого принимают окончательное решение о приеме его на работу. Это позволяет наиболее объективно оценить кандидата и выяснить, каковы его профессиональные и личные качества, способен ли он справиться с поставленными задачами, насколько легко вживается в новый коллектив, соблюдает ли трудовой распорядок и т. д. Нередко на это время кандидату дается какое-то задание, и в зависимости от того, как он его выполнит, будет принято решение о приеме его на работу. Период времени, в течение которого кандидат проходит такую проверку, называется «стажировка» либо «испытательный срок». В этом разделе мы рассмотрим, каким образом в конфигурации «Управление персоналом» выполняется оценка пройденного кандидатами испытательного срока.
Чтобы создать документ Оценка испытательного срока, нужно выполнить команду Документы►Подбор кадров компании►Оценка испытательного срока – при этом на экране откроется окно формирования документа, которое представлено на рис. 2.40.
Рис. 2.40. Оценка испытательного срока
При открытии данного окна в нем будут заполнены поля Номер и От, значения которых можно отредактировать с клавиатуры (поле От можно заполнить также с помощью календаря).
В табличной части формируется перечень кандидатов, у которых оценивается прохождение испытательного срока. Добавление в список новой позиции осуществляется с помощью команды контекстного меню Добавить либо соответствующей кнопки инструментальной панели. При этом номер позиции будет присвоен автоматически, а конкретный кандидат выбирается в поле Физическое лицо из справочника физических лиц, окно которого выводится на экран с помощью кнопки выбора. В поле Дата принятия решения с клавиатуры вводится дата, когда было принято решение об оценке испытательного срока данного кандидата. Если испытательный срок пройден успешно, то в колонке Успешно необходимо установить соответствующий флажок.
В поле Комментарий при необходимости можно ввести с клавиатуры произвольный комментарий к данному документу.
На основании документа Оценка испытательного срока можно ввести документы Прием на работу в компанию и Увольнение. Очевидно, что первый документ оформляется в случае успешного прохождения испытательного срока, а второй – в случае, если испытательный срок не пройден. Для перехода в режим формирования соответствующего документа предназначены команды Действия►На основании►Прием на работу в компанию и Действия►На основании►Увольнение. Если на основании документа Оценка испытательного срока создается документ Увольнение, то в нем в поле Причина по умолчанию отобразится значение Не прошел испытательный срок.
Проведение опросов
Ни один прием на работу ни в одной организации не обходится без проведения собеседования с кандидатом. Кроме стандартного собеседования можно предложить кандидату пройти какой-нибудь тест либо поучаствовать в каком-либо опросе (анкетировании). Цели этих тестов и опросов могут быть самыми разными: выявить профессиональные качества кандидата, особенности его характера, склонности и привычки, честность и порядочность и т. д. В этом разделе рассказывается о том, как в конфигурации «Управление персоналом» оформляется проведение различного рода опросов и анкетирований.
Информация о проведении опросов, тестирований и анкетирований хранится в документах, которые называются Опрос. Чтобы сформировать новый такой документ и оформить таким образом проведение опроса кандидата, нужно выполнить команду главного меню Документы►Подбор кадров компании►Новый опрос – в результате на экране откроется окно формирования опроса, которое изображено на рис. 2.41.
Рис. 2.41. Проведение опроса
На рис. 2.41 показано окно, в котором уже заполнено большинство полей. Однако следует учитывать, что при открытии данного окна в нем будут заполнены только поля Номер и От, в которых отображается соответственно номер текущего документа и дата его формирования (при необходимости присвоенные по умолчанию значения в этих полях можно отредактировать по своему усмотрению).
В поле Опрашиваемый следует указать кандидата, с которым проводится опрос (анкетирование). Для заполнения данного поля следует воспользоваться расположенной справа кнопкой выбора – при нажатии на данную кнопку на экране открывается окно справочника физических лиц, в котором нужно выделить курсором требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать (данная кнопка расположена в левом верхнем углу окна) либо клавишу Enter.
Поле Типовая анкета предназначено доля автоматического заполнения списка вопросов в табличной части окна. При нажатии на расположенную в конце данного поля кнопку выбора на экране открывается окно справочника типовых анкет, в котором нужно выбрать курсором требуемую анкету и нажать клавишу Enter. О том, как формируется справочник типовых анкет и справочник вопросов для анкетирования, рассказывается выше, в разделах соответственно «Справочник типовых анкет» и «Справочник вопросов для анкетирования».
Для автоматического заполнения списка вопросов, который формируется в табличной части документа, можно воспользоваться также кнопкой Заполнить. Эта кнопка доступна только при незаполненном поле Типовая анкета. При нажатии на эту кнопку на экране отображается окно справочника типовых анкет, в котором нужно выбрать требуемую анкету. После заполнения списка вопросов с помощью кнопки Заполнить поле Типовая анкета так и остается незаполненным.
При автоматическим заполнении списка вопросов (независимо от того, заполняется он с помощью поля Типовая анкета либо с помощью кнопки Заполнить) на экране отображается информационное сообщение о том, что список вопросов будет очищен и заполнен новыми данными. Чтобы выполнить операцию, нужно ответить на это сообщение утвердительно.
Может возникнуть вопрос – зачем существуют две одинаковые функциональности: заполнение списка вопросов с помощью поля Типовая анкета и с помощью кнопки Заполнить?
Дело в том, что у этих способов автоматического заполнения списка вопросов есть существенное отличие. Если используется кнопка Заполнить, то автоматически сформированный список вопросов можно редактировать по своему усмотрению (удалять из него вопросы, добавлять новые вопросы и т. д.). Если же список вопросов заполняется с помощью поля Типовая анкета, то никакое редактирования этого списка не допускается.
Однако в программе реализована возможность также и ручного заполнения списка вопросов. Чтобы добавить в список новый вопрос, нужно перейти в табличную часть окна и выполнить команду контекстного меню Добавить (также для этого можно нажать клавишу Insert либо соответствующую кнопку инструментальной панели). После этого в список будет добавлена новая позиция с автоматически присвоенным порядковым номером. Чтобы выбрать вопрос, нужно в поле Вопрос нажать кнопку выбора – при этом на экране откроется окно справочника вопросов для анкетирования. В этом окне нужно выделить курсором требуемый вопрос и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.
Если для данного вопроса предусмотрены типовые ответы (перечень типовых ответов формируется в окне редактирования вопроса, см. рис. 2.36), то ответ, который выбрал опрашиваемый кандидат, следует указать в поле Ответ. Для заполнения данного поля нужно воспользоваться кнопкой выбора – при нажатии на эту кнопку на экране откроется окно Варианты ответов на вопрос, в котором выбирается требуемое значение.
На некоторые вопросы опрашиваемый кандидат может дать развернутый ответ. Необходимость развернутого ответа на тот или иной вопрос определяется в окне редактирования вопроса (см. рис. 2.36) путем установки соответствующего флажка. Текст развернутого ответа вводится с клавиатуры в поле Развернутый ответ. Если в окне редактирования вопроса (см. рис. 2.36) отключен режим развернутого ответа, то поле Развернутый ответ в окне Опрос (рис. 2.41) для данного вопроса будет недоступно.
Опрос можно считать завершенным после того, как полностью сформирован список вопросов и даны ответы на все вопросы. При необходимости в поле Комментарий можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к текущему документу.
Чтобы сформировать печатную форму текущего документа и вывести его после этого на печать, следует воспользоваться кнопкой Печать, которая расположена внизу окна.
При нажатии на кнопку ОК окно будет закрыто с сохранением всех выполненных изменений; при этом документ будет проведен (также для проведения документа по учету можно воспользоваться командой Действия►Провести). Если необходимо отменить проведение документа, то следует воспользоваться командой Действия►Отмена проведения. Чтобы сохранить изменения, не закрывая окно, нужно нажать кнопку Записать. При нажатии на кнопку Закрыть окно будет закрыто без сохранения выполненных изменений.
Перечень всех проведенных опросов хранится в окне списка, которое вызывается на экран с помощью команды главного меню Документы►Подбор кадров компании►Опросы. В данном окне можно в любой момент выбрать для просмотра и редактирования какой-либо из проведенных ранее опросов. Окно списка опросов показано на рис. 2.42.
Рис. 2.42. Список проведенных опросов
Для каждого проведенного опроса в соответствующих колонках данного окна показывается следующая информация:
♦ Признак проведенного документа (этот признак отображается в крайней слева колонке; на рис. 2.42 проведены все опросы, кроме последнего опроса).
♦ Дата формирования документа. Некоторые пользователи путают дату формирования и дату проведения документа. В данном случае показана дата именно формирования документа.
♦ Номер документа (это значение присвоено в окне редактирования, см. рис. 2.41, в поле Номер).
♦ Опрашиваемое лицо.
♦ Шаблон проведения опроса (данное поле заполнено только в том случае, если опрос проводился на основании типовой анкеты, соответственно – список вопросов был заполнен автоматически).
Из окна списка можно перейти в режим формирования нового и редактирования текущего опроса. Чтобы создать новый опрос, следует выполнить команду Действия►Добавить либо нажать клавишу Insert; для перехода в режим редактирования опроса нужно установить на него курсор и выполнить команду Действия►Изменить либо нажать клавишу F2. При выполнении любого из перечисленных действий на экране отобразится окно редактирования опроса (рис. 2.41), описание которого приведено выше.
При необходимости можно просмотреть результаты анкетирования по любому опросу в отдельном окне. Для этого нужно выделить требуемый опрос в списке курсором и выполнить команду Действия►Перейти►Результаты анкетирования. При этом на экране откроется окно списка результатов анкетирования, изображенное на рис. 2.43.
Рис. 2.43. Список результатов анкетирования
В данном окне отображается перечень вопросов и ответов на них, соответствующие выбранному в списке опросов документу. Для каждой позиции перечня в соответствующих полях последовательно отображается следующая информация: дата проведения опроса, название документа и его номер, фамилия, имя и отчество опрашиваемого лица, типовая анкета, на основании которой проводился опрос, сам вопрос, а также ответы на него (типовой либо развернутый, либо оба вместе). Поле Типовая анкета заполнено только в том случае, когда опрос проводился на основании выбранной типовой анкеты.
Если в любом поле окна результатов анкетирования дважды щелкнуть мышью, то откроется окно редактирования опроса, изображенное на рис. 2.41.
Журнал документов по учету кандидатов
Как можно было заметить, почти для всех документов по учету кандидатов окна списка не предусмотрены – сразу после активизации соответствующей команды главного меню осуществляется переход в режим формирования нового документа. Исключением среди них являются только документы Опрос – для этих документов в системе имеется окно списка. Для всех остальных документов по учету кандидатов ведется общий список, который называется Журнал документов по учету кандидатов. Чтобы перейти в режим работы с этим списком, нужно выполнить команду главного меню Документы►Подбор кадров компании►Журнал документов по учету кандидатов – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.44.
Рис. 2.44. Журнал документов по учету кандидатов
На рисунке видно, что данное окно представляет собой обыкновенное окно списка. Для каждой позиции в нем отображается следующая информация:
♦ Признак проведенного документа;
♦ Дата и время формирования документа;
♦ Номер документа;
♦ Вид документа.
При необходимости можно прямо из окна списка перейти в режим формирования нового документа. Для этого нужно выполнить команду Действия►Добавить либо нажать клавишу Insert – в результате на экране откроется окно выбора вида документа, которое показано на рис. 2.45.
Рис. 2.45. Выбор вида документа
В данном окне нужно курсором выбрать вид создаваемого документа и нажать кнопку ОК – в результате откроется окно формирования выбранного типа документа (выше мы уже познакомились со всеми этими окнами).
Из окна списка документов (рис. 2.44) можно быстро вызвать окно со списком всех кандидатов на работу. Для этого нужно воспользоваться командой Действия►Перейти►Кандидаты на работу. При активизации данной команды на экране открывается окно, которое представлено на рис. 2.46.
Рис. 2.46. Список кандидатов на работу
В данном окне для каждого кандидата показывается его фамилия, имя и отчество, последний оформленный на него документ кадрового учета и дата этого документа, а также статус, характеризующий нынешнее состояние кандидата. В системе используются следующие статусы кандидатов:
♦ Принят на работу – этот статус свидетельствует о том, что на имя данного кандидата оформлен документ Прием на работу в компанию.
♦ Принят к рассмотрению – такой статус присваивается кандидатам сразу после регистрации резюме (Документы►Подбор кадров компании►Регистрация резюме кандидатов).
♦ Отклонен – данный статус говорит о том, что по результатам оценки кандидата (Документы►Подбор кадров компании►Оценка кандидата) было принято решение об отказе кандидату в приеме на работу.
♦ Отложен – данный статус свидетельствует о том, что по результатам оценки кандидата (Документы►Подбор кадров компании►Оценка кандидата) было принято решение не принимать его сейчас на работу, но возможно рассмотрение его кандидатуры в дальнейшем.
♦ Не прошел испытательный срок – этот статус присваивается кандидатам, не прошедшим испытательного срока (для таких кандидатов в окне оценки испытательного срока, см. рис. 2.40, в колонке Успешно флажок не установлен).
При необходимости можно сформировать печатную форму списка кандидатов и вывести этот список на печать – для перехода в соответствующий режим предназначена команда Действия►Вывести список.
Отчет о кандидатах на работу
В программе реализована возможность составления отчета о кандидатах, желающих устроиться на работу в компанию. Чтобы перейти в режим настройки и формирования данного отчета, нужно выполнить команду главного меню Отчеты►Кандидаты на работу – при активизации данной команды на экране откроется окно, которое показано на рис. 2.47.
Рис. 2.47. Бланк отчета Кандидаты на работу
Поначалу в данном окне не будет представлено никакой отчетной информации. Это и неудивительно – чтобы получить отчет, нужно дать команду программе на формирование этого отчета. Самый простой вариант формирования отчета – это нажать кнопку Сформировать, которая находится в верхней части окна. При этом будет сформирован отчет, настройки которого предложены по умолчанию, а в качестве даты отчета будет использована текущая дата (она по умолчанию отображается в поле Дата отчета).
Для перехода в режим настройки параметров отчета нужно нажать кнопку Настройка, которая находится в инструментальной панели, либо активизировать команду Действия►Настройка. При этом на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.48.
Рис. 2.48. Настройка параметров отчета
В верхней части данного окна в поле Дата отчета нужно ввести дату, на которую должен быть сформирован отчет. По умолчанию предлагается текущая дата. Поле Дата отчета можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря.
На рисунке видно, что центральная часть окна настройки состоит из двух вкладок: Группировки и показатели и Отборы. Рассмотрим порядок работы с каждой из них.
Содержимое вкладки Группировки и показатели разделено на две части. В левой части формируется перечень используемых в отчете группировок, а правой – перечень включаемых в отчет показателей.
Чтобы добавить в список группировок новую группировку, нужно выполнить команду Добавить, которая расположена в контекстном меню, либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. При этом в поле Группировка будет добавлена новая позиция. Чтобы выбрать группировку отчета, нужно нажать в данном поле кнопку выбора – в результате на экране откроется окно Группировки отчета со списком возможных группировок. В данном окне нужно выделить курсором требуемую группировку и нажать кнопку ОК либо клавишу Enter.
При необходимости можно добавить в список сразу несколько группировок. Для этого нужно нажать кнопку Из списка – в результате на экране опять же откроется окно со списком возможных группировок. Только теперь в нем можно путем установки соответствующих флажков выбрать сразу несколько группировок. После нажатия в данном окне кнопки ОК все группировки, отмеченные флажками, будут автоматически добавлены в список Группировки.
В правой части вкладки Группировки и показатели формируется перечень включаемых в отчет показателей (иначе говоря – здесь определяется состав колонок, включаемых в отчет). Перечень показателей также можно формировать двумя способами: путем отдельного ввода каждого показателя либо одновременным вводом сразу нескольких показателей.
В первом случае нужно выполнить команду контекстного меню Добавить либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. В результате на экране откроется окно Показатели отчета, в котором нужно курсором выбрать нужный показатель и нажать кнопку ОК либо клавишу Enter.
Во втором случае нужно нажать кнопку Из списка – при этом откроется окно Показатели отчета, возле каждой позиции которого можно будет установить флажок. С помощью флажков можно выбрать сразу несколько показателей, после чего нажать кнопку ОК либо клавишу Enter – в результате все выбранные показатели будут добавлены в список Показатели.
После заполнения параметров, расположенных на вкладке Группировки и показатели, можно переходить на вкладку Отбор. На данной вкладке определяется, какие именно данные следует включить в отчет.
Способ отбора данных в отчет несколько напоминает порядок настройки фильтра на отображаемые данные, который можно установить в окнах списка с помощью команды Действия►Установить отбор и сортировку списка.
Содержимое вкладки Отбор показано на рис. 2.49.
Рис. 2.49. Настройка отбора данных в отчет
На данной вкладке формируется перечень признаков, по которым должны отбираться данные в отчет. Для добавления в список новой позиции нужно выполнить команду Добавить, которая находится в контекстном меню, либо нажать соответствующую кнопку панели инструментов. Затем в колонке Отбор нужно указать признак отбора. Требуемое значение выбирается в окне Отбор данных, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.
В колонке Тип сравнения следует указать, каким образом будут отбираться данные в отчет. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Содержимое раскрывающегося списка зависит от значения, указанного в поле Отбор, но, как правило, в нем присутствуют следующие варианты: Равно, Не равно, В списке, Не в списке и др.
В колонке Значение отбора указывается конкретное значение, по которому будут отбираться данные в отчет. Способ заполнения данного поля может варьироваться и зависит от того, какие значения установлены в полях Отбор и Тип сравнения. Рассмотрим несколько популярных вариантов.
Если в колонке Отбор установлено значение Состояние как кандидата, а в поле Тип сравнения – значение Равно или Не равно, то в поле Значение отбора нужно будет выбрать подходящий вариант из раскрывающегося списка, включающего в себя следующие значения: Принят к рассмотрению, Отложен, Отклонен, Не прошел испытательный срок и Принят на работу. Если же в поле Тип сравнения установлено значение В списке либо Не в списке, то для заполнения поля Значение отбора нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне ввести список требуемых значений, после чего нажать кнопку ОК.
Если в колонке Отбор установлено значение Физическое лицо, а в поле Тип сравнения – значение Равно или Не равно, то для заполнения поля Значение отбора нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника физических лиц выбрать требуемое значение. Если в поле Тип сравнения установлено значение В списке либо Не в списке, то при нажатии в поле Значение отбора кнопки выбора на экране откроется окно Редактирование списка значений. В этом окне с помощью команды контекстного меню Добавить (вызываемой также нажатием клавиши Insert) либо соответствующей кнопки инструментальной панели формируется список значений. Выбор каждого значения осуществляется в окне справочника физических лиц, вызываемом при нажатии кнопки выбора.
При необходимости можно установить отбор данных в отчет по виду документа, удостоверяющего личность – для этого в поле Отбор нужно выбрать значение Вид документа. При этом раскрывающийся список поля Тип сравнения будет включать в себя следующие варианты: Равно, Не равно, В списке и Не в списке. Если в данном поле выбрано значение Равно либо Не равно, то значение поля Значение отбора выбирается в окне справочника документов, удостоверяющих личность. Если же в поле Тип сравнения указано значение В списке либо Не в списке, то заполнение поля Значение отбора осуществляется в окне Редактирование списка значений, открываемом с помощью кнопки выбора (формирование списка значений также осуществляется с использованием справочника документов, удостоверяющих личность).
Аналогичным образом заполняется поле Значение отбора и в целом ряде других случаев, когда в поле Отбор установлено значение, например, Семейное положение, Типовая анкета, Родственник и др. Разница заключается лишь в том, что в каждом случае варианты, указываемые в поле Значение отбора, выбираются в соответствующих справочниках.
Если же в поле Отбор установлено значение Номер документа либо Серия документа, а в поле Тип сравнения – Равно, Не равно или Содержит, то поле Значение отбора заполняется с клавиатуры. Если же в поле Тип сравнения установлено значение В списке либо Не в списке, то множественное значение поля Значение отбора формируется в окне Редактирование списка значений, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора. Каждое значение в данном окне вводится с клавиатуры (предварительно нужно выполнить команду контекстного меню Добавить либо нажать соответствующую кнопку панели инструментов).
В правой части вкладки Отбор в выделенной области Список значений для отбора отображается список значений для тех позиций табличной части вкладки, у которых в поле Тип сравнения установлено значение В списке либо Не в списке. Список значений соответствует той позиции табличной части, на которой в данный момент установлен курсор.
Чтобы сформировать отчет в соответствии с выполненными настройками, нужно в данном окне (см. рис. 2.48 или 2.49) нажать кнопку ОК.
Рассмотрим некоторые основные элементы окна Кандидаты на работу, которое изображено на рис. 2.47.
Команды, расположенные в меню Действия, дублируют кнопки инструментальной панели. Исключением является команда Действия►Закрыть, которая предназначена для выхода из данного режима.
Как отмечалось выше, кнопка Сформировать предназначена для формирования отчета в соответствии с действующими в данный момент настройками. Для этого также можно воспользоваться нажатием комбинации клавиш Ctrl+Enter.
Кнопка Отбор предназначена для перехода в режим настройки отбора данных в отчет. При нажатии на эту кнопку на экране открывается окно, в котором выполняются необходимые действия. Данное окно включает в себя те же параметры, которые находятся в окне настройки параметров отчета на вкладке Отборы (см. рис. 2.49).
С помощью кнопки Список настроек осуществляется переход в режим работы со списком созданных ранее и сохраненных настроек. При нажатии на эту кнопку на экране открывается окно, которое показано на рис. 2.50.
Рис. 2.50. Список настроек отчета
В данном окне отображается перечень созданных ранее настроек отчетов. Внизу окна отображается поясняющая информация к настройке, на которой в данный момент установлен курсор (показываются используемые в данной настройке группировки, показатели и фильтры отбора данных). Если в данном окне выделить курсором какую-либо позицию и нажать кнопку ОК (также для этого можно воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+Enter), то будет сформирован отчет в соответствии с выбранной настройкой.
Чтобы добавить в список используемую в данный момент настройку, нужно в данном окне выполнить команду Действия►Сохранить; чтобы сохранить какую-либо настройку из списка под другим именем, нужно активизировать команду Действия►Сохранить как. При выполнении любого из указанных действий на экране открывается окно, которое изображено на рис. 2.51.
Рис. 2.51. Сохранение настройки отчета
Имя, под которым нужно сохранить данную настройку, вводится с клавиатуры в нижней части окна, в поле Имя настройки. В поле Пользователь указывается имя пользователя, который может работать с данной настройкой. Требуемое значение выбирается в окне справочника пользователей системы, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.
Если с данной настройкой разрешается работать всем пользователям, то нужно установить флажок Общая настройка, который расположен в верхней части окна. Если этот флажок установлен, то поле Пользователь становится недоступным для редактирования – поскольку настройка предназначена всем пользователям, то необходимость заполнения данного поля отпадает.
Для добавления настройки в список настроек нужно в данном окне нажать кнопку ОК. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.
С помощью кнопки Заголовок, которая расположена рядом с кнопкой Настройка (см. рис. 2.47), осуществляется управление отображением заголовка отчета. По умолчанию отображение заголовка включено. Поскольку на рис. 2.47 отчет не сформирован, то на нем в данный момент отображается только заголовок отчета.
Отчет о вакансиях в компании
В данном разделе мы рассмотрим, каким образом в системе осуществляется настройка и формирование отчета о вакансиях, имеющихся в компании.
Для перехода в режим работы с данным отчетом предназначена команда главного меню Отчеты►Сведения о вакансиях в компании либо Отчеты►Вакантные штатные единицы организации. Пример сформированного отчета показан на рис. 2.52.
Рис. 2.52. Отчет о вакансиях в компании
Чтобы перейти в режим настройки отчета, нужно нажать кнопку Настройка, которая расположена в инструментальной панели. При нажатии на эту кнопку на экране открывается окно, которое представлено на рис. 2.53.
Рис. 2.53. Настройка отчета о вакансиях
На рисунке видно, что окно настройки отчета о вакансиях несколько напоминает окно настройки отчета о кандидатах на работу, с которым мы познакомились в предыдущем разделе. Однако наряду с этим есть и некоторые особенности. Рассмотрим порядок настройки отчета о вакансиях подробнее.
В верхней части окна в поле Дата отчета следует указать дату, по состоянию на которую должен быть сформирован отчет. По умолчанию в качестве даты отчета предлагается текущая дата. Данное поле можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря.
Характерной особенностью отчета о вакансиях является то, что он может быть представлен как в виде таблицы (стандартное представление данных в отчетах), так и в виде диаграммы. Требуемый вариант представления отчета указывается в верхней части окна настройки параметров отчета в поле Отображать (значение данного выбирается из раскрывающегося списка; возможные варианты – Таблица и Диаграмма).
На рис. 2.54 показан тот же отчет, что и на рис. 2.52, только представленный в виде диаграммы.
Рис. 2.54. Отчет в виде диаграммы
Вид диаграммы можно изменять по своему усмотрению. Требуемый вариант выбирается из раскрывающегося списка в поле Вид. На рис. 2.54 изображена диаграмма вида Изометрическая (этот вид предлагается по умолчанию). Также в поле Вид можно выбрать следующие виды: Круговая, Круговая объемная, Гистограмма, Гистограмма с накоплением, График, График по шагам, График с областями, Изометрическая непрерывная, Изометрическая пирамида, и др.
ПРИМЕЧАНИЕ
На рис. 2.52 и 2.54 показан отчет, который был сформирован в соответствии с настройкой, изображенной на рис. 2.53. В данном случае вкладка Отборы не содержит никакой информации.
Возвратимся в окно настройки параметров отчета (рис. 2.53). На рисунке видно, что окно состоит из двух вкладок: Группировки и показатели и Отборы. Рассмотрим содержимое каждой из них.
В левой части вкладки Группировки формируется список используемых в отчете группировок данных, в правой части вкладки – перечень показателей отчета (иначе говоря – список колонок с данными, включаемыми в отчет). Наглядно увидеть применение группировок и показателей в отчете можно, проанализировав содержимое рисунков 2.52 и 2.53.
Для добавления новой группировки нужно выполнить команду контекстного меню Добавить либо нажать клавишу Insert – при этом в списке появится новая позиция. Чтобы ввести группировку, нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне Группировки отчета выделить курсором требуемую позицию и нажать кнопку ОК либо клавишу Enter. Чтобы добавить в список одновременно несколько группировок, нужно воспользоваться кнопкой Из списка – при нажатии на эту кнопку откроется окно Группировки отчета, в котором необходимо пометить флажками включаемые в отчет группировки и нажать кнопку ОК либо клавишу Enter.
Подобным образом в правой части вкладки формируется список показателей отчета. Для добавления новой позиции можно воспользоваться командой контекстного меню Добавить либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели, но удобнее (особенно если нужно выбрать несколько показателей) – нажать кнопку Из списка, затем в открывшемся окне Показатели отчета пометить флажками требуемые показатели и нажать кнопку ОК либо клавишу Enter.
В правой части вкладки рядом с кнопкой Из списка находится кнопка, при подведении к которой указателя мыши отображается всплывающая подсказка Сортировка показателей. Если нажать эту кнопку, то в списке показателей появится еще одна колонка – Сортировка. В данной колонке для каждого показателя можно указать способ сортировки данных. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка; возможные варианты – Без сортировки, По возрастанию либо По убыванию. Чтобы убрать колонку Сортировка, достаточно еще раз нажать кнопку Сортировка показателей.
Теперь перейдем на вкладку Отборы, чтобы установить фильтр на включаемые в отчет данные. Эта вкладка выглядит так же, как показано на рис. 2.49; только, разумеется, введенные здесь данные будут другими.
В колонке Отбор указывается признак отбора данных в отчет. Для данного отчета можно использовать два признака: Подразделение компании и Должность. Чтобы добавить признак отбора, нужно нажать клавишу Insert либо выполнить команду Добавить, которая расположена в контекстном меню. Затем в поле Отбор следует нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне Отбор данных выбрать требуемое значение.
Поле Тип сравнения для обоих признаков отбора может принимать следующие значения (выбор осуществляется из раскрывающегося списка): Равно, Не равно, В списке и Не в списке.
Если в поле Отбор установлено значение Подразделение компании, а в поле Тип сравнения – значение Равно или Не равно, то конкретное условие фильтра в поле Значение отбора нужно будет выбрать в окне справочника подразделений компании, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора. Если же в поле Тип сравнения указано значение В списке либо Не в списке, то в поле Значение отбора указывается множественное условие фильтра. Для этого нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне Редактирование списка значений сформировать перечень условий.
Если в поле Отбор установлено значение Должность, а в поле Тип сравнения – значение Равно или Не равно, то условие отбора данных в поле Значение отбора нужно будет выбрать в окне справочника должностей компании, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора. Если же в поле Тип сравнения указано значение В списке либо Не в списке, то в поле Значение отбора указывается множественное условие фильтра. Для этого нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне Редактирование списка значений сформировать множественное условие (оно также будет создано с помощью справочника должностей компании).
Чтобы перейти в режим настройки фильтра для отбора данных в отчет можно воспользоваться также кнопкой Отбор, которая расположена в главном окне отчета в инструментальной панели. При нажатии на эту кнопку на экране откроется окно, содержимое которого будет таким же, как и на вкладке Отборы окна настройки параметров отчета.
С помощью кнопки Заголовок, которая также расположена в инструментальной панели, осуществляется управление отображением заголовка отчета (по умолчанию отображение заголовка включено). На рис. 2.52 заголовок отчета начинается названием – Вакантные штатные единицы компании; он включает в себя весь текст вплоть до шапки отчета.
Кнопка Список настроек предназначена для перехода в режим работы со списком сохраненных ранее настроек отчета. При нажатии на эту кнопку на экране открывается окно Список настроек отчета (см. рис. 2.50), описание которого приведено в предыдущем разделе.
Не стоит забывать, что для формирования отчета в соответствии с настройками, которые при открытии окна отчета установлены по умолчанию, нужно нажать кнопку Сформировать. Также эту кнопку нужно нажать после изменения даты формирования отчета (она указывается в поле Дата отчета, см. рис. 2.52) – только после этого отчет будет переформирован. Также для формирования и переформирования отчета можно нажимать комбинацию клавиш Ctrl+Enter.