– H202, несколько лет назад. Мы совершили невозможное и уложились в три месяца. Но это стоило нам огромных усилий. И случилось всего один раз.
– Мы выполнили проект за три месяца! Значит, это возможно. Я бы хотел достичь такого уровня, чтобы мы завершали каждый проект за три месяца.
Эбби встревожена.
– Погоди минутку, давай-ка уточним. Сейчас мы закладываем на проект полгода и едва справляемся, а ты хочешь сократить этот срок вдвое? Как мы сможем это сделать, не сокращая количество проектов, которые мы выполняем?
– Нам нужно очистить поток, – решительно говорит Марк. – Мы сохраним общее количество проектов, а время выполнения сократим вдвое. – Он переводит дыхание. – Но для этого придётся вдвое урезать количество параллельных проектов[11].
– Заморозить половину проектов? – Эбби на мгновение теряет дар речи. – Ты серьезно?
– Эбби, мы опасно близки к тому, чтобы потерять ещё больше клиентов. Я хочу проверить этот подход. И для этого придётся идти ва-банк.
Эбби чувствует, что Марк что-то недоговаривает. Но сейчас он явно не собирается посвящать её во все нюансы.
– А если не получится?
– Мы будем очень внимательно следить за проектами. При малейшем подозрении, что что-то идёт не так, я должен быть поставлен в известность.
Марк видит, что Эбби явно не в восторге от этой идеи.
– Давай выделим на эксперимент три месяца. Сейчас у нас на каждый проект заложено полгода. Чтобы выполнять такое же количество проектов, как сейчас, нужно успеть сделать половину активных проектов меньше чем за три месяца. А за оставшиеся три доделать замороженные.
Эбби понимает, что цифры приблизительные, но в идее Марка есть здравый смысл. Трёх месяцев им хватит, чтобы понять, работает новый подход или нет.
Я должен понять это гораздо быстрее, чем за три месяца, думает про себя Марк. Если время выполнения сократится, то проекты, которые сейчас близки к завершению, должны быть готовы гораздо раньше. Или же он узнает, что отец продвигается с продажей компании всё дальше.
Оба молчат, не зная, что делать дальше.
– Можно я покажу тебе, о чём думаю?
Эбби неохотно кивает. Марк открывает на экране файл с отчётом по проектам.
– Нам следует заморозить нижнюю половину – те проекты, у которых более поздний срок выполнения.
Эбби наклоняется вперёд, чтобы лучше видеть. Марк чувствует тонкий запах её духов.
– Я бы оставила в работе R119, хотя он пока и не горит.
Марк согласен. Это важный клиент.
– Ты права. Нам необходимо сдать его вовремя.
Марк создаёт новую таблицу, в неё входит 19 проектов, включая R119. Они тратят некоторое время, чтобы убедиться, что у каждого менеджера проекта было не больше трёх проектов. Некоторые проекты придётся перераспределить. Затем они устанавливают жёсткую систему приоритетов: что делать в первую очередь, что – во вторую и так далее. Закончив, они откидываются в креслах и смотрят на экран.
Эбби чувствует себя очень некомфортно. Но не ей нужно принимать решение.
– Если хочешь, чтобы я ещё над этим подумала, мне нужно поспать. Если ты уже всё решил, скажи, чем я могу помочь.
Марк искренне благодарен ей за эти слова. Вот почему он так ценит работу с Эбби.
– Я хочу завтра же запустить это в работу. Ты поможешь мне придумать, как донести это до людей?
Они проводят остаток вечера, планируя завтрашний день. Только бы сработало, думает Эбби, только бы сработало!
10. Игра в многозадачность
На следующий день в полдень конференц-зал переполнен. Все стулья вокруг стола заняты, вдоль стен расставлены запасные. Инженерам любопытно, зачем их собрали, но пока они дружно жуют вкусные бургеры, которые заказали на всех Марк и Эбби. Когда все рассаживаются, Марк благодарит людей за работу.
– Вы постарались на славу, и мы это очень ценим. – Марк обводит взглядом присутствующих. – Но факт остаётся фактом: мы по-прежнему отстаём по многим проектам, и с этим нужно что-то делать.
– Предлагаете работать без выходных? – ехидно спрашивает кто-то.
– Нет, – твёрдо отвечает Марк. – Нужно найти необходимое время в пределах рабочего дня.
В ответ раздаётся насмешливое фырканье.
– Удачи!
Ной, неформальный лидер группы, говорит:
– Я так занят, что вы не найдёте в моей неделе лишнего свободного часа.
– Позволь спросить тебя, Ной. Ты когда-нибудь работаешь в режиме многозадачности?
Этот вопрос веселит Ноя:
– Я супермастер многозадачности! Я многозадачен в проектах, задачах, ударах по клавиатуре. Нет в мире такого тренинга, который научил бы меня, как стать более многозадачным.
– А что, если я скажу, что тебе, возможно, следует меньше работать в режиме многозадачности? – спрашивает Марк.
Ной озадаченно смотрит на Марка. Марк доволен, ведь он ждал именно этой реакции.
– Я понимаю, что это звучит странно. Давайте я вам покажу. Сейчас мы сыграем в небольшую игру.
Марк раздаёт каждому по листу бумаги. Чёрт, не у всех есть с собой ручки, а он забыл взять запасные. Неважно, у всех есть телефоны, он будет импровизировать.
– Возьмите свои смартфоны и отправьте текстовое сообщение Эбби. Это сообщение будет содержать три проекта, – объясняет Марк, указывая на верхнюю часть листа. – В каждом проекте двенадцать задач. Для первого напишите большими буквами слово ПЕРЕКЛЮЧЕНИЯ. Для второго напишите числа от одного до двенадцати. Для третьего наберите символы? @ % четыре раза. Здесь нет никакой многозадачности. Выполняйте проекты один за другим, а как только закончите, отправьте сообщение Эбби.
Некоторые сотрудники выглядят удивленным, но все согласны поучаствовать.
– Вы готовы? – спрашивает Марк. Убедившись, что Эбби засекла время, он говорит: – Поехали.
Через минуту телефон Эбби начинает пиликать. Эбби говорит, что первое сообщение пришло через 67 секунд, последнее – через 113.
– Отлично. А теперь давайте поработаем в режиме многозадачности. Вам нужно сделать то же, что и в прошлый раз, но сейчас, когда вы наберёте одну букву из проекта ПЕРЕКЛЮЧЕНИЯ, переключитесь на набор одного числа из второго проекта, затем переключитесь на набор одного символа из третьего проекта. Продолжайте переключаться, пока не завершите все три проекта. Затем отправьте сообщение Эбби. Все готовы? Поехали!
Все сотрудники увлечённо набирают второе сообщение. Как и предполагал Марк, на этот раз всё затянулось. Наконец, телефон Эбби начинает пищать, и, как только она получает последнее сообщение, Эбби говорит результаты. Первое сообщение пришло через 137 секунд, последнее – через 256.
Большая часть присутствующих молчит. Некоторые интересуются своими временем на выполнение проектов с многозадачностью и без неё.
– Интересно, – признаёт Ной. – Не знаю точно почему, но ты прав, Марк. При многозадачности одни и те же проекты заняли у одних и тех же людей гораздо больше времени.
– Я знаю, что это неожиданно, – говорит ему Марк, – но мы и правда теряем очень много времени, переключаясь с одного проекта на другой. Если мы ограничим многозадачность, то станем гораздо эффективнее. Мы будем успевать делать больше и быстрее.
Эбби изучает полученные сообщения.
– Хочу добавить, что в проектах с переключениями было гораздо больше ошибок.
– Логично, – Марк рад этому замечанию. – Если мы уменьшим многозадачность, то, скорее всего, у нас будет меньше проблем с качеством.
– То есть вы хотите, чтобы мы уменьшили многозадачность? Но как мы сможем это сделать? Нам приходится продвигать вперёд слишком много проектов одновременно. – Ной настроен скептично.
– Ты прав, это практически невозможно сделать с таким количеством проектов. Поэтому я хочу, чтобы у каждого из вас было не больше трёх проектов одновременно, – говорит Марк.
– А что насчёт остальных проектов?
– Отныне мы будем ограничивать объём работы в процессе выполнения. Только после того, как один из проектов будет завершён, берём следующий из очереди. Для начала мы заморозим половину проектов. Временно!
Тут все заговорили одновременно. О том, что Марк сошёл с ума. Линда, эксперт по программному обеспечению, шепчет Ною:
– Это никогда не сработает!
– Как ты думаешь, что будет дальше?
– Ничего! Его хватит на пару недель, а потом он потребует, чтобы мы срочно вернулись к замороженным проектам.
– Не исключено. Тогда зачем переживать? Мы думали, что он попросит нас работать все выходные. Вместо этого он попросит нас об этом только через несколько недель.
Марк видит, что люди не убеждены.
– Послушайте, давайте просто попробуем.
– Марк, при всём уважении, ты и правда думаешь, что, если позвонит клиент и скажет, что у него проблемы с программным обеспечением, ты не попросишь меня бросить то, над чем я работаю, и в срочном порядке заняться этим клиентом? – перебивает Линда.
– Хороший вопрос. – Марк успел обсудить это с Эбби. – Решение проблем клиента – наш главный приоритет. Но я не буду просить ни тебя, ни кого-либо ещё бросить всё, если вы находитесь в середине задачи. Большинство из задач занимает несколько часов, а столько даже очень нетерпеливый клиент может подождать. Ты начинаешь задачу – ты завершаешь задачу.
– А что насчёт запросов от производства или интеграции? – спрашивает кто-то.
– Тоже хороший вопрос. – Марк хочет, чтобы они поняли, что он готов разделить с ними часть нагрузки. А ещё ему важно понять, можно ли как-то сократить количество переключений. – Присылайте эти запросы мне. Я в курсе всех проектов, сделаю всё, что смогу. Давайте сведём многозадачность к минимуму.
Люди видят, что Марк настроен решительно, но непонятно, как он собирается контролировать объём незавершёнки. Некоторые резко против его затеи. Другие тихо радуются временной передышке, за которой, несомненно, снова начнётся безумие. Марк молчит.
Наконец в комнате становится совсем тихо. Все смотрят на Марка.