Когда вы закончите работу, у вас появится краткий и четкий план, который послужит основой для вашей встречи.
Ну а теперь, собственно, трехэтапный протокол подготовки эффективного мероприятия:
1. Подготовьте повестку предстоящего собрания.
Идеально, если за пару дней до встречи вы разошлете ее и иные сопутствующие материалы участникам для ознакомления.
2. Попросите участников заранее ознакомиться с материалами из первого этапа.
Участники знакомятся с материалами, составляют списки вопросов, комментарии, делают пометки в документах, а затем выносят все это на встречу, будучи готовыми к обсуждению.
3. Начните видеоконференцию.
Но сделайте это с одним важным отличием – помните, что вы не собираетесь занимать лидирующую позицию и читать лекцию. Вы собираетесь вести дискуссию. Вместо того чтобы штурмовать списки вопросов, вы вникаете в проблемные места настолько глубоко, насколько это позволяет формат встречи.
Когда провожу такие мероприятия, я сначала кратко излагаю основные пункты, а затем быстро передаю инициативу аудитории со словами: «О’кей, ребята, следующая часть этого шоу предоставлена вам. Какие у вас вопросы? Чем я могу быть вам полезен?» Таким образом, после нескольких неловких минут скучный МООК превращается в полноценное учебное мероприятие, которое удерживает внимание участников до самого конца. Несмотря на весьма разреженную коммуникативную атмосферу планеты Zoom.
В предыдущих разделах мы говорили в основном о видеоконференциях: почему они так утомительны и как их успешно проводить. Но мы практически не затрагивали вопроса о месте, откуда они проводятся – о нашем домашнем офисе.
Совещания, проводимые из дома, по-видимому, заняли прочное и постоянное место в мире бизнеса, и скоро мы обсудим, почему это так. Далее мы перейдем к вопросу о том, как должен выглядеть хоум-офис и как его обустроить. Поведенческая нейробиология может нам в этом очень помочь. Пока что давайте разберемся со словом «постоянное».
Поскольку вспышка COVID-19 затянулась, хоум-офисы стали альтернативой привычному формату работы. Некоторым руководителям она так понравилась, что они предложили своим сотрудникам подумать о полном переходе на данный формат работы. Другие руководители, наоборот, ненавидели удаленку и не могли дождаться того времени, когда все встанет на свои места, и их сотрудники вернутся к привычному рабочему распорядку. Вероятно, пройдут годы, прежде чем в данной сфере установится хоть какой-то баланс, в том числе и во мнениях на этот счет.
К сожалению, обе эти точки зрения имеют право на жизнь, вне зависимости от наших успехов в борьбе с вирусом, у которого есть много смертоносных «родственников», ожидающих своего часа. COVID-19, например, показал, что он прекрасно мутирует. Его мутировавшие штаммы, гораздо более заразные и опасные, появились по всему миру, в том числе и в США. Ну а поскольку глобализация не сбавляет своего темпа, новые вирусы будут распространяться быстрее, чем когда-либо прежде. И действительно, начиная с 1980-х число чрезвычайных ситуаций, связанных с распространением инфекций и вирусов, возросло втрое.
Одна из причин, по которой исследователи считают, что хоум-офисы с нами надолго, заключается в их потенциале к экономии денег. Если вы работаете на дому во время пандемии хотя бы часть времени, то это значит, что какое-то время вы в офисе не находитесь. Вывод логичен: вам не всегда требуется крупное офисное здание для ведения бизнеса.
Более того, некоторым компаниям оно вообще не требуется. В одном исследовании, опубликованном Гарвард Бизнес Ревю, утверждалось, что при удаленке экономия на мебели и аренде офисного пространства доходит до 1900 долларов США на одного сотрудника. А если учесть еще и экономию на транспортных расходах и работу вдали от скоплений людей, то в смысле экономии это демонстрировало серьезный финансовый потенциал. Так что это просто кошачья мята для всех тех, кто хоть немного умеет пользоваться электронными таблицами.
Еще одна причина, по которой многие исследователи верят в то, что хоум-офисы не уйдут в прошлое, заключается в производительности труда сотрудников на удаленке, которая показала весьма неоднозначные результаты (пандемия дала очень богатый материал для изучения). Те компании, которые подвергались исследованию, в итоге не сообщили о каком бы то ни было изменении производительности сотрудников, которые работают на дому.
Подобные выводы вызывают у многих слюноотделение, ведь они дают веский повод работать в своей берлоге, из своего шкафа, туалета или спальни. Так что хоум-офисы, как студенты, взявшие образовательный кредит, никуда не денутся. А вот как долго они просуществуют, покажет время.
Если учесть, что будущее вашей работы связано с некоторыми из тех мест, где вы оплачиваете ипотеку или аренду, то как должен выглядеть ваш домашний офис? А как он должен функционировать? Может ли здесь помочь наука? Определенно, может.
Когда люди проектируют свои домашние офисы, они забывают об одной вещи, которая называется исполнительной функцией. Поэтому нам не помешает потратить немного времени на то, чтобы разобраться с данным понятием и только потом обсуждать вопросы обустройства и эргономики.
Давайте вспомним фильм «Спасение рядового Райана». Центральное место в этом фильме, к слову, одном из самых реалистичных в смысле описания боевых действий из когда-либо снятых (некоторые ветераны покинули зал после первых тридцати минут), занимает фигура капитана армии США в исполнении Тома Хэнкса. Мы видим происходящее его глазами. Он переживает много ужаса, например, таща полуразорванный труп по пляжу Омаха. Тем не менее он находит в себе силы сдерживаться, трезво оценивает ситуацию, находит тех, с кем можно работать, и начинает отдавать приказы. В итоге, в пылу сражения, он организует нападение на немецкий ДОТ, который в итоге и захватывает.
Хэнкс не играет сверхчеловека (видно, как у него дрожат руки, когда он готовится к высадке). То, что он демонстрирует, пусть и проиллюстрированное таким ужасающим способом, и есть исполнительная функция[5]. То есть, грубо говоря, это такая модель поведения, которая буквально позволяет вам выполнить что-то.
Если говорить более научно, то здесь можно выделить два набора моделей поведения. Первый имеет дело с эмоциональной регуляцией и включает в себя контроль импульсов, связанных с тем, что исследователи называют «торможением». Способность главного героя продолжать действовать среди крови и ужаса, когда каждая клетка тела сопротивляется и норовит найти укрытие, является ярким примером хорошо работающей эмоциональной регуляции.
Второй набор связан с когнитивным контролем и включает в себя постановку целей, независимое планирование и обеспечение основы для дальнейших действий. Он также включает в себя способность к концентрации на объекте, деконцентрации и повторной концентрации (людям с СДВГ[6] этого очень не хватает).
Когнитивный контроль – это то, что позволяет вам организовывать и упорядочивать неорганизованные входные данные, зачастую согласно принципу «от общего к частному». Успешная работа на дому требует наличия и правильной работы исполнительной функции. И, как ни странно, правильная организация пространства домашнего офиса может помочь максимально эффективно ее использовать (включая проведение продуктивных совещаний).
Мы начнем с того, как должен выглядеть ваш домашний офис, а затем перейдем к тому, как в нем необходимо правильно работать.
Начинать всегда трудно. Лучший способ повысить производительность, работая из дома, заключается в том, чтобы выделить конкретное место для работы. И место это должно быть именно для работы и больше ни для чего другого. Идеально, если в этой комнате есть дверь, которая будет закрываться (все последующие рассуждения предполагают, что это так и есть). Я понимаю, что не везде возможно выделить обширное пространство для данных целей. Если это ваш случай, то определите какое-то временное место только на конкретный день, например кладовую, место на обеденном столе, просто тихий угол в конце концов.
Почему это важно? Последние статьи на тему работы на дому подчеркивают необходимость создания психологических границ.
Поскольку мы выполняем в одном и том же месте все больше не связанных между собой действий, границы между ними находятся под угрозой, а это может привести к психологическим проблемам. Уничтожение возможности перемирия в битве между работой и жизнью – это самая большая потеря, и связана она с понятием, называемым самосложностью.
Теория самосложности исследует в том числе влияние контекста на множественные социальные роли индивида[7]. Исследователи обнаружили, что для сохранения психического здоровья человеку необходимы самые разные социальные условия и контексты (которые должны быть отделены друг от друга: размытие границ вредно для индивидуума). Исследователь Джанпьеро Пертильери говорит об этом так:
«Представьте, что вы заходите в бар, в котором разговариваете со своими преподавателями, там же встречаете своих родителей и устраиваете с кем-то свидание. Странно, не правда ли?»
И это не просто странно, это сильно дестабилизирует. Если вы не можете разделить работу и дом, то вы подвергаете себя риску эмоционального выгорания. Вы становитесь более уязвимы для таких расстройств как тревога или депрессия. И это происходит лишь потому, что вы не можете контролировать границы между вашими социальными ролями.
По словам Пертильери, большинство наших социальных ролей должны реализовываться в разных местах. Таким образом, выделение отдельного пространства для работы позволяет нам перейти в рабочий режим, активировав соответствующий набор моделей поведения и действия (в отличие от режима домашнего, когда вы сосредоточены на делах обыденных). Режим в этом смысле, на мой взгляд, термин достаточно зыбкий, но он хорошо передает основную идею, во многом, кстати, опирающуюся на поведенческую психологию.