промежуточные рабочие материалы и справки по запросам сотрудников;
праздничные поздравления;
иные документы и материалы.
15. По электронной почте не могут быть направлены:
материалы с грифом «секретно» и «для служебного пользования»;
материалы конфиденциального характера;
материалы большого объема, передача которых невозможна ввиду
технических ограничений электронной почты.
16. Запрещается использовать электронную почту для массовой рассылки
не запрошенной получателями информации (спама).
17. Групповая рассылка писем и других материалов по электронной почте
в территориальные подразделения, комитеты, союзы и ассоциации
предпринимателей, членам организации осуществляется с разрешения
Руководителя, как правило, через Департамент по делопроизводству.
18. Лицо, использующее электронную почту, несет ответственность за
рассылку материалов, содержащих компьютерные вирусы.
Системный администратор департамента обязан принять все
необходимые меры для предупреждения и пресечения распространения
материалов, содержащих компьютерные вирусы.
19. Не рекомендуется использование электронной почты в качестве
архивной программы для длительного хранения документов и материалов.
20. Два раза в год (перед летним отпуском и перед Новым годом)
электронная почта должна очищаться пользователем от устаревших и
потерявших актуальность сообщений.
159
21. Ответственный за правильную эксплуатацию электронной почты -
пользователь почтового адреса.
22. Ответственный за правильную эксплуатацию электронной почты в
департаменте – системный администратор департамента.
4. Единый формат документов
23. Все документы, создаваемые в секретариате Руководителя, Правовом
департаменте и Департаменте по законодательству, образуются на основе
единого формата, учитывающего требования к оформлению документов,
установленные Постановлением Госстандарта от 3 марта 2003 года № 65-ст
«Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов».
24. Единый формат документа, в частности, включает:
Шрифт Times New Roman, обычный, размер 14.
Выравнивание текста - по ширине страницы.
Первая строка - отступ.
Междустрочный интервал - одинарный.
Поля страницы:
верхнее - 2,0 см.
нижнее - 2,0 см.
левое - 3 см.
правое- 1,5 см.
В секретариате Руководителя, Правовом департаменте и Департаменте по
законодательству могут быть установлены дополнительные стандарты на
определенные категории документов.
25. На основе указанного формата создаются два рабочих шаблона,
«Общий бланк» и «Бланк письма», которые устанавливаются системным
администратором департамента на каждую рабочую станцию, выводятся на
рабочий стол, и используются для формирования и вывода документов,
соответственно, на стандартном листе бумаги формата А4 или на официальном
бланке.
26. Ответственный за соблюдение единого формата документа –
непосредственный исполнитель по документу.
27. Системный администратор департамента периодически проверяет
соблюдение форматности создаваемых документов и обеспечивает условия для
применения сотрудниками Департамента единого формата документов.
5. Присвоение имен электронным документам
28. Документам, создаваемым в секретариате Руководителя, Правовом
департаменте, Департаменте по законодательству, присваивается имя,
состоящее из следующих элементов:
- даты создания (например: 110416 - 16 апреля 2011 года);
- порядкового номера документа в течение дня (01, 02, 03 и т.д.);
160
- цифрового кода исполнителя (например: -123 - Исаков В.Б.);
- краткого текстового комментария;
- хвостового номера (при необходимости).
Таким образом, имена документов, создаваемых Ивановым В.Б. в течение
одного дня (16 апреля 2011 года) будут выглядеть следующим образом:
11041601-123
11041602-123
11041603-123 и т.д.
На следующий день дата меняется:
11041701-123
11041702-123
11041703-123 и т.д.
Данная система исключает присвоение документам повторяющихся имен,
поскольку совпадение всех трех элементов имени, по крайней мере в пределах
текущего столетия, - исключено.
29. Для удобства ручного поиска документов к цифровой части имени
должен быть присоединен (через нижнюю черточку) небольшой текстовой
комментарий.
Например:
11041602-123_отчет Петрову
11041701-123_заключение ПФЗ о налогах
30. При присоединении к цифровому имени документа текстового
комментария необходимо руководствоваться следующими правилами:
(1). Комментарий не должен быть слишком длинным.
(2). Если документ адресован конкретному лицу, комментарий должен
содержать тип документа и фамилию адресата (отчет Петрову, ответ
Аиткулову, заявка Иванову и т.п.).
(3). Для внутренних документов следует указывать тип документа, его
содержание и (или) период (положение о Департаменте, должностная
инструкция, отчет за 2010 год).
(4). В комментарии допускается использование общеупотребительных
сокращений.
(5) В сокращениях слов запрещается ставить точки, которые сбивают
систему поиска.
31. Группа взаимосвязанных документов образуется одним из двух
способов:
(1). Посредством присвоения группе единого цифрового имени, при этом
элементы группы разграничиваются посредством текстового комментария,
например:
11042201-123_3аконопроект
11042201-123_Пояснительная записка
11042201-123_Финэкономическое обоснование
(2). Посредством присвоения группе единого хвостового номера (этот
способ применяется, если документы создаются и вводятся в группу разными
исполнителями и в разное время):
161
11042301-123_письмо Грачева_3435
11062002-128_проект ответа Грачеву_3435
110721201-777_ответ Грачеву_3435
32. Хвостовой номер воспроизводит номер данного документа в системе
SAPIENS и служит для связи электронного и бумажного делопроизводства.
Хвостовой номер в необходимых случаях проставляется в конце имени
документа через нижнюю черточку. Нижняя черточка (не тире!) обязательна,
так как она является элементом поискового образа документа.
33. С апреля 2002 года все законопроекты, внесенные в Государственную
Думу, получают регистрационный номер, который является элементом
официального наименования законопроекта. Номер законопроекта является
уникальным и служит, в том числе, для компьютерного поиска документов.
Поэтому в заключениях, отзывах и других документах, посвященных тем или
иным законопроектам, необходимо указывать их полное официальное
наименование, включая регистрационный номер.
34. После сохранения документа в тематической поддиректории
электронного архива, самостоятельное внесение изменений в его наименование
не допускается, поскольку это вызовет сбой в работе системы электронного
делопроизводства и архивных поисковых систем. В случае необходимости имя
документа, сохраненного в тематической поддиректории, может быть изменено
по разрешению системного администратора департамента, с внесением
соответствующих изменений в электронные регистрационные карты (документ
присоединяется на карту под новым уточненным именем).
35. Ответственный за правильное присвоение имени документу – автор
документа.
36. Системный администратор департамента вправе вносить
необходимые изменения в имена документов.
6. Ведение электронных архивов
37. С целью ведения электронного архива, обмена электронными
документами на сервере подразделения образуются следующие рабочие
директории:
Norma 2011 - рабочая директория Руководителя.
Pravo 2011 - рабочая директория Правового департамента.
Zakon 2011 - рабочая директория Департамента по законодательству.
38. В каждой рабочей директории образуются следующие тематические
поддиректории:
01_Doc
02_Proekt
03_Text
04_Archiv
05_Org
06_Work
162
07_Otchet
39. Назначение тематических поддиректорий:
01_Doc - переписка с вышестоящим руководством и внешними
организациями по вопросам основной деятельности, ответы на письма,
обращения, результаты исполнения поручений;
02_Proekt - переписка по законопроектной работе: заключения на
законопроекты, пакеты поправок, законодательные инициативы и др.
03_Text - текстовые материалы: книги, брошюры, статьи, доклады,
выступления и т.д.
04_Archiv - документы и материалы других организаций и учреждений,
авторские материалы, используемые в работе;
05_Org - внутренние рабочие документы: заявки, представления,
положения, должностные инструкции;
06_Work - поддиректория для временного хранения незаконченных
документов, а также документов с неясной тематической принадлежностью;
07_Otchet - материалы еженедельного отчета о проделанной работе.
Внутри данной поддиректории материалы группируются по отчетным неделям,