Глава 7. Сбор и обработка предложений по улучшению процессов
Сбор и обработка предложений по улучшению процессов реализуются в рамках расширенной корпоративной системы сбора идей и предложений по улучшению деятельности компании (<ссылка на регламентный документ> – далее Документ). С целью обработки идеи и предложения разделяются на два потока: основной (обрабатываемый по Документу) и процессный. Процессный поток идей и предложений обрабатывается по специальному алгоритму68.
Места и способы сбора предложений:
ящики для предложений и обращений – устанавливаются во всех удобных местах с возможностью изъятия содержимого. Каждый ящик снабжается краткой инструкцией в формате инфографики для рационализаторов, пачкой бланков заявок (в соответствии с Документом), а также пишущей ручкой и пачкой бумаги;
письмо на e-mail, адрес: …
корпоративная информационная система (КИС) __________ – специальный чат для подачи заявок;
• передача ВП;
• передача любому из сотрудников ЦКБП;
• в соответствии с Документом.
Предложение может быть подано в свободном виде. Подпись необязательна. Желательное минимальное содержание: автор, суть предложения, описание проблемы (если предложение связано с ее решением).
Предложения, поданные на e-mail и в КИС, обрабатываются ежедневно ответственным сотрудником ПрОф. Предложения, брошенные в ящики, изымаются еженедельно ответственными сотрудниками ЦКБП.
Сотрудники, ответственные за обработку заявок или получившие заявку, должны немедленно установить ее направленность и передать по назначению: процессные заявки – Руководителю ПрОф (при невозможности передать оригинал заявки немедленно – выслать фото или скан, оригинал передать при первой возможности), прочие заявки – в ____________________ согласно Документу.
Обработка заявок в ___________________ производится согласно Документу.
Обработка заявок в ПрОф происходит по следующему алгоритму:
• в день поступления заявки в ПрОф она регистрируется в специальном файле-журнале, ей присваивается номер;
• для обсуждения каждой конкретной заявки создается специализированный чат в КИС с ее номером и кратким названием. К чату подключаются заявитель, ВП, сотрудники ЦКБП, Куратор процесса.
По мере обсуждения заявки к чату подключаются все сотрудники, чье участие в нем может быть полезно. Добавить может любой участник чата.
Задача чата: принять консенсусное решение о внедрении/проработке/отклонении идеи или предложения. В случае разногласий решение принимает ВП или Куратор процесса (если он не согласен с ВП). В сложных или спорных случаях Руководитель ПрОф или ВП могут вынести предложение на КБП.
Решение по заявке фиксируется в файле-журнале заявок, материалы решения по заявке передаются сотрудниками ПрОф в ________________________ для принятия решения о вознаграждении автора.
Ответственность за активность сотрудников в отношении подачи заявок несут ВП и сотрудники ЦКБП (в первую очередь Руководитель ПрОф). Работа с предложениями по процессам – важный аспект оценки их деятельности. Отсутствие активности сотрудников в этой части говорит либо о бюрократизации работы с предложениями, либо об отсутствии мотивирования сотрудников. В любом случае это означает низкую оценку деятельности ВП и ПрОф.
В организации проводится соревнование между ВП по размеру экономического эффекта от внедренных рацпредложений. Победивший ВП и автор наилучшего предложения премируются публично внесистемно на ежеквартальной основе решением Генерального директора. Ответственный за организацию соревнования и публичного премирования победителей – Руководитель Службы персонала.
Глава 8. Мотивирование
Система мотивирования сотрудников компании в обязательном порядке должна иметь составляющую, связанную с процессным управлением, в частности:
• ВП должен иметь как минимум одну цель на Стратегической карте целей69, связанную с управлением его процессами;
• ВП должен иметь в числе KPI, включенных в расчет в качестве составляющей бонуса, как минимум один процессный KPI, оценивающий (в зависимости от целей организации) один или несколько параметров процесса:
• результат процесса;
• ход процесса;
• выполнение планов трансформации процесса;
• работу с рацпредложениями сотрудников;
• описание процесса;
• описание проблем процесса;
• результаты трансформации процесса,
• обучение и обмен опытом по процессу и пр.;
• сотрудники ЦКБП должны иметь в числе KPI, включенных в расчет в качестве составляющей бонуса, как минимум один KPI, оценивающий их работу в ЦКБП.
Ежеквартально Генеральный директор принимает публичное решение о внесистемном вознаграждении сотрудника, сыгравшего самую важную роль в развитии процессного управления в организации в течение предыдущего квартала. Ответственный за организацию публичного премирования персонала – Руководитель Службы персонала.
Глава 9. Заключение
После утверждения настоящего Положения сотрудникам, чьи действия регламентируются им, в течение месяца принять все необходимые подготовительные меры для исполнения настоящего Положения. Дата ввода Положения в действие в полном объеме – через месяц после его утверждения.
Глава 10. Внесение изменений
Владельцем настоящего Положения является ______________________, который несет ответственность за:
• сбор и анализ замечаний и предложений по документу, их учет при подготовке новой редакции документа;
• пересмотр и актуализацию документа по мере необходимости, верификацию документа не реже одного раза в год;
• обеспечение взаимоувязывания с действующими документами организации.
Глава 11. Хранение документа
Электронная версия настоящего Положения хранится _______________ в КИС и доступна в режиме «только для чтения» всем сотрудникам организации по адресу: <адрес>.
Приложение 1. Модель процессов верхнего уровня70
Приложение 2. Структура системы процессного управления71
Список рекомендованной литературы
Андерсен Б. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. – М.: РИА «Стандарты и качество», 2003.
Вишнякова М.В. KPI: Внедрение и применение. – СПб.: Питер, 2019.
Вишнякова М.В. Мифы и правда о KPI. – М.: Летопись, 2017.
Вишнякова М.В. Мифы и правда о MBTI и корпоративной культуре. Как управлять собой и другими. – СПб.: Питер, 2022.
Вишняков О.Л. Преимущество повторяемости. Практическое руководство по бизнес-процессам. Процессы и их описание. – СПб.: Питер, 2022.
Вишняков О.Л. Преимущество повторяемости – 2. Практическое руководство по бизнес-процессам. Диагностика и анализ бизнес-процессов. – СПб.: Питер, 2023.
Джестон Дж., Нелис Й. Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по реализации проектов. – М.: Альпина Паблишер, 2012.
Динамика движения организаций по уровням CMM. – Carnegie Mellon University, 2004.
Колб А.А. Эволюция классического понимания реинжиниринга бизнес-процессов // Сб. матер. Междунар. молод. науч. конф. – Минск: Четыре четверти, 2017.
Кремлева И.В., Риб С.И. Методология проведения проектов реинжиниринга [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.betec.ru/index.php?id=06&sid=48.
Ойхман Е.Г., Попов Э.В. Реинжиниринг бизнеса: Реинжиниринг организаций и информационные технологии. – М.: Финансы и статистика, 1997.
Робсон М., Уллах Ф. Реинжиниринг бизнес-процессов: Практическое руководство. – М.: Юнити-Дана, 2003.
Хаммер М., Чампи Дж. Реинжиниринг корпорации: Манифест революции в бизнесе. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2006.
Харрингтон Д. Оптимизация бизнес-процессов. Документирование, анализ, управление, оптимизация. – М.: Азбука, 2002.
Beer M., Nohria N. Resolving the Tension between Theories E and O of Change / Breaking the Code of Change. – Boston, MA: Harvard Business School Press, 2000.
Davenport T. Process Innovation: Reengeneering Work through Information Technology. – Boston, MA: Harvard Business School Press, 1993.
Davenport T., Short J. The New Industrial Engeneering: Information Technology and Business Process Redesign // Sloan Management Review, 1990.
Harman P. Business Process Change: A Business Process Management Guide for Managers and Process Professionals. – 4th ed. – Morgan Kaufmann, 2019.
Manganelli R., Klein M. The Reengineering Handbook: A Step-By-Step Guide to Business Transformation. – New York: Amacom, 1994.
Melenovsky M.J., Sinur J. BPM Maturity Model Identifies Six Phases for Successful BPM Adoption. – Gartner, Inc., 2006 [Электронный ресурс]. – Режим доступа: (https://www.gartner.com/en/documents/497289).