3. Когда работа за день завершена, убедитесь, что столбик «Даты» заполнен для каждой задачи. Чтение сверху вниз является оптимальным и эффективным (в конце концов, это книга об эффективности). Затем просмотрите каждую задачу на день и отметьте на листе тип работы, к которому она относится: «Делать», «Решать», «Делегировать» или «Планировать». Выберите только один тип для каждой задачи. Если вы не уверены, выберите самый низкий из рассматриваемых уровней («Делать» – самый низкий, а «Планировать» – самый высокий). Я знаю, трудно, но это всего лишь пять дней вашей жизни, что очень показательно (вы можете быть удивлены разрывом между вашим восприятием и реальностью). Этот шаг является критически важным на пути к автоматизированному бизнесу. Вам нужна ясность в том, где вы находитесь прямо здесь и сейчас, чтобы мы могли быстро переместить вас туда, где вы должны быть.
Вам нужна ясность в том, где вы находитесь прямо здесь и сейчас, чтобы мы могли быстро переместить вас туда, где вы должны быть.
4. После того как заполните лист анализа времени за все пять дней, сложите общее время, которое вы потратили на категорию «Делать». Затем сложите общее время на принятие «Решений». Потом на «Делегирование». И наконец, повторите для «Планирования». Подведите итоги в нижней части формы и сохраните форму для следующего анализа.
5. Используя итоговые показатели по каждому из 4Д, создайте график (или заполните рисунок в книге, или скачайте его на сайте Clockwork.life), который показывает ваш 4Д-микс. Рассчитайте процентное соотношение, разделив общее количество каждого «Д» на сумму всех 4Д. Например, если вы потратили сорок пять часов на «Делать», четырнадцать часов на принятие «Решений», один час на «Делегирование» и ноль часов на «Планирование», то общая сумма 4Д (45+14+1+0) равна шестидесяти часам. Чтобы получить процент выполнения, разделите сорок пять часов на шестьдесят часов и получите 0,75, то есть 75 %. Продолжая пример, «Решать» – 23 %, «Делегировать» – 2 % (оба с округлением), а «Планировать» – 0 %. Рассчитав проценты, заполните каждую категорию «Д» в конце графика.
Рис. 4
6. В качестве последнего шага анализа заполните сектора круговой диаграммы для каждой категории «Д», чтобы представить соответствующие проценты на графике (4Д-микс). Сектора покажут распределение типов вашей работы (4Д). Вы также можете скачать диаграмму в разделе с ресурсами на сайте Clockwork.life.
Хотя каждый тип работы необходим, многие компании находятся в дисбалансе. Мы рассмотрим весь бизнес как таковой позже, а пока давайте начнем с того, что узнаем, где вы находитесь. Если вы предприниматель-одиночка или имеете малый бизнес с пятью сотрудниками или меньше, то либо вы и есть бизнес, либо являетесь основной частью бизнеса. Что думаете? Какие мысли?
Многие предприниматели-одиночки попадают в ловушку, когда 95 % их времени и более отводится на «Делать». Они живут в состоянии «время – деньги»: ловушке на выживание, где единственный способ расти – делать больше. А это невозможно, так как нет времени.
Я также видел, как предприниматели-одиночки сами себя загоняют в ловушку «4Д-микса», утяжеленного планированием. Если вы уделяете 40 % времени планированию (что намного больше оптимальных 10 %), это может свидетельствовать о том, что вы мечтатель. И точно означает, что вы не тратите достаточно времени на выполнение работы, чтобы воплотить мечты в жизнь.
Если вы предприниматель-одиночка или имеете малый бизнес с пятью сотрудниками или меньше, то либо вы и есть бизнес, либо являетесь основной частью бизнеса.
Внимание! Мы проанализировали только пять дней вашей жизни. Возможно, вы проанализировали неделю, в течение которой, например, выполняли квартальный план действий. Я подробно описываю эту стратегию в своей книге «Стартап без бюджета», но суть проста: галсы – это ежеквартальный план, в котором вы наблюдаете за рынком вокруг вас и его влиянием на ваши основные цели. А затем корректируете свою бизнес-стратегию, чтобы привести ее в соответствие с вашей Большой Красивой Амбициозной Благородной Целью.
Если вы проводите анализ времени в период планирования, то ваш анализ не отражает типичного распределения времени. Дело вот в чем: вы можете и должны доверять себе. Вы знаете, какой является ваша типичная рабочая неделя, потому что живете ею. Значит, у вас есть разрешение вернуться к шагу 1 и записать то, что вы считаете типичной неделей.
Оптимальный вариант 4Д-микса, конечно же, подходит для компаний с несколькими сотрудниками. Например, если у вас два сотрудника (вы один из них), то среднее значение обоих ваших индивидуальных 4Д-миксов составляет микс вашей компании. Так, если ваш 4Д – это 50 % «Делать», 0 % «Решать», 0 % «Делегировать» и 50 % «Планировать», а у другого сотрудника – 80 % «Делать», 20 % «Решать», 0 % «Делегировать» и 0 % «Планировать», то именно среднее значение каждой категории и составляет ваш бизнес-микс.
Примечание: я понимаю, что вы можете работать семьдесят часов в неделю, а ваш сотрудник – сорок часов в неделю, и поэтому следует уделять больше внимания процентному соотношению. Но этот уровень детализации не сильно влияет на результаты, поэтому не будем вдаваться в подробности. К тому же цель – сократить количество ваших рабочих часов. Помните?
Вернемся к примеру компании из двух человек, где микс распределен таким образом: 65 % «Делать» (в среднем 50 % и 80 %), 10 % «Решать» (в среднем 0 % и 20 %), 0 % «Делегировать» (в среднем 0 % и 0 %) и 25 % «Планировать» (в среднем 50 % и 0 %). Итак, соотношение бизнеса – 65/10/0/25. Сравните данные показатели с оптимальным 4Д-миксом 80/2/8/10.
Необходимо увеличить количество дел (выполнение задач) и уменьшить количество решений, принимаемых другими (возможно, мы прибегли к услугам виртуальных помощников, и им требуется слишком много указаний). Делегирование отсутствует, и мы хотим, чтобы около 8 % времени тратилось на расширение возможностей других для достижения результатов. Двадцать пять процентов времени два человека тратят на «Планирование» (видение и осмысление будущего) бизнеса, что слишком много (должно быть около 10 %).
Если у вас большая компания с десятками, сотнями или тысячами сотрудников, вы все равно можете поупражняться со всеми. Однако делайте это в группах по отделам и обязанностям. Допустим, у вас двести сотрудников, а в бухгалтерии десять человек. Пусть каждый сотрудник бухгалтерии проведет анализ своего 4Д-микса. Затем выведите среднее значение по всему отделу. Теперь у вас есть 4Д для вашего бухгалтерского отдела. Сделайте то же самое для других отделов, а затем создайте диаграммы для каждого отдела. Сложите 4Д-миксы отделов, чтобы узнать, каков 4Д-микс вашей компании.
Я понимаю, что перемены, к которым я вас призываю, могут показаться непосильными, особенно если в данный момент вы не можете представить, как освободить время для проектирования своего дела. Поэтому, когда вы начнете этот процесс, прошу выделить всего 1 % рабочего времени на планирование. Если вы работаете сорок часов в неделю, то это двадцать четыре минуты в неделю, округленные до получаса. Если вам ближе шестьдесят часов в неделю, округлите до одного часа на планирование. Не обязательно выделять целый час (или любой другой эквивалент 1 %) для работы над планированием, время можно разделить.
Имея даже 1 % времени на планирование, вы можете сосредоточиться на оптимизации 4Д-микса и других стратегиях, которые помогут оптимизировать деятельность. Знаете, что еще вы сможете сделать? Наконец-то взять в руки папку с идеями «когда-нибудь», хранящуюся в ящике стола. Вы сможете понять, хотите ли их реализации. Статьи о тенденциях отрасли и новых технологиях, которые вы давно собирались прочитать, видеотренинги, за которые заплатили, но еще не посмотрели, – вы можете использовать свой 1 % времени, чтобы наконец-то заняться важными исследованиями. Даже с тридцатью минутами в неделю у вас будет время провести один из самых важных анализов вашего бизнеса: спросить, что работает, и найти способы сделать больше, и что не работает, и найти способы сделать меньше.
Имея даже 1 % времени на планирование, вы можете сосредоточиться на оптимизации 4Д-микса и других стратегиях, которые помогут оптимизировать деятельность.
Как только вы выработаете привычку выделять время, вам станет удобнее использовать его с пользой. Начнете замечать изменения в отношении к бизнесу и изменения в делах, когда начнете внедрять некоторые идеи и стратегии, которые придумали во время «Планирования». И как только выделение времени на «Планирование» станет само собой разумеющимся действием, то вы захотите, чтобы его стало больше.
Если вы предприниматель из творческой среды или бизнесмен с особым набором навыков, от которых зависит ваше дело, как вам перейти от «делать» к «планировать»? Этот вопрос мне задают время от времени. Важно помнить, что фазы «Делать», «Решать» и даже «Делегировать» поддерживают ваш бизнес. «Планирование» его поднимает. И даже если вы работаете в такой специализированной и независимой отрасли, как живопись, вы можете стать «архитектором» бизнеса. Не верите мне? Я позволю Питеру объяснить.
Немецкий художник XVII века сэр Питер Лели, конечно, не был первым художником, который систематизировал свое искусство, но он был, пожалуй, первым, кто заставил компанию работать как хорошо смазанные часы с кукушкой. (Видите, что я сделал?) Лели писал в стиле барокко, который был популярен в то время. После переезда в Лондон он быстро стал самым востребованным портретистом, а затем и «главным художником» королевской семьи. Наибольшую известность ему принесла серия из десяти портретов придворных дам – «Виндзорские красавицы», которые висели в Виндзорском замке.
Важно помнить, что фазы «Делать», «Решать» и даже «Делегировать» поддерживают ваш бизнес. «Планирование» его поднимает.