Рис. 7
4. Затем запишите примерное время в неделю, которое вы тратите на каждую из задач, только что добавленных в график. Вы можете взять эти данные из упражнения «Анализ времени».
5. Теперь добавьте к вашей диаграмме «Роза ветров» дополнительные задачи, которые написали сбоку. Посмотрите на свою диаграмму (см. пример на странице 110). Скорее всего, она не сбалансирована: есть длинные лучи, а есть короткие. Лучи – это наглядный пример того, как далеко каждая задача уводит вас от обслуживания вашего КПК. Видите? Вам больно?
Одна из распространенных задач, которую можно сократить и передать, – это ответы на вопросы.
6. Отбросить, передать или сократить: теперь, начиная с тех задач, которые находятся дальше всего от КПК, определите для каждой из них, можете ли вы отбросить ее, передать кому-то другому (делегировать) или сократить. Например, вы можете отказаться от написания ежедневных новостных сводок по электронной почте, которые, похоже, никто в вашей команде не читает (или не нуждается в них), передать управление социальными сетями внештатному сотруднику, который специализируется на этой области, и сократить «вводные бесплатные консультации» с одного часа до тридцати минут.
Одна из распространенных задач, которую можно сократить и передать, – это ответы на вопросы. Большинство компаний получают от клиентов одни и те же двадцать или тридцать вопросов снова и снова. Поручите (передайте) кому-то ответственность за ответы на эти вопросы, а затем делегируйте задачу по созданию FAQ, который избавит их от необходимости отвечать на каждый вопрос по мере его поступления. Создайте ответ по электронной почте следующего содержания: «Спасибо за ваш вопрос. Так как тема животрепещущая, я создал FAQ, где можно найти ответ на этот вопрос, а также на тридцать других, которые мы регулярно получаем. Пожалуйста, перейдите по ссылке».
Кому бы вы ни передали эти необходимые, но отвлекающие задачи – другому сотруднику или тому, кто работает внештатно, – вы защитите КПК, позаботившись о делах и убедившись, что они не вернутся к вам. Кроме того, когда вы передаете задачу кому-то другому, его цель – взять ее на себя и решить ее самостоятельно (возможно, с некоторым вашим ключевым вкладом и опытом). Чем быстрее мы избавим вас от этой деятельности, тем быстрее вы сможете посвятить больше времени служению КПК. Сокращение задач означает продолжение их выполнения, потому что только вы способны на это. И все же найдите способ ограничить количество времени, которое тратите на них.
Рис. 8
Могут быть некоторые задачи, которые только вы способны выполнить в ближайшем будущем и которые должны остаться с вами, потому что они напрямую или косвенно связаны с КПК. Например, у вас может быть контрактное обязательство перед клиентом быть контактным лицом проекта. Вы должны завершить сделку, прежде чем сможете передать обязанность другому члену команды для будущих договоров. Выделите этот луч от КПК к задаче.
7. Зачеркните крестиками все задачи, которые можно выбросить из таблицы «Роза ветров», и немедленно прекратите их выполнение. Стрелочками пометьте те, что можно передать. Это означает, что они быстро покинут сферу вашей ответственности, поэтому займитесь делегированием. Проведите волнистую линию через все лучи к задачам, которые можете сократить (то есть вы все равно будете выполнять эту работу, но ее можно сделать эффективнее). Выделите жирным лучи, соединяющие со всем, что вы обязаны сделать (кроме КПК). Вероятно, придется продолжить выделять лучи и рисовать загогулины до поры до времени, но в долгосрочной перспективе это резонно, если вы хотите вести бизнес, который может работать как часы без вашего участия. В конце концов мы даже снимем с вас КПК (цель состоит в том, чтобы вы перешли от «Делать» к «Планировать», помните?), однако пока рано нажимать на курок.
Могут быть некоторые задачи, которые только вы способны выполнить в ближайшем будущем и которые должны остаться с вами, потому что они напрямую или косвенно связаны с КПК.
Рис. 9
8. Продолжайте двигаться по диаграмме «Роза ветров», расчищая путь все ближе и ближе к КПК. Вам нужно как можно больше задач отбросить, передать или сократить. Все время, которое вы получаете в процессе, должно быть в обязательном порядке зарезервировано для дальнейшего обслуживания КПК. Как только вы начнете выполнять упражнение, увидите, что повышение роли КПК значительно увеличивает эффективность всего вашего бизнеса.
Посетите сайт Clockwork.life, чтобы посмотреть видео, демонстрирующее этот процесс в действии.
После того как выполните упражнение сами, повторите его со всеми сотрудниками, применяя метод «отбросить, передать или сократить» к каждой задаче, которую выполняют коллеги, используя в качестве отправной точки заметки из третьей главы. Применяйте метод «отбросить, передать или сократить», чтобы убедиться, что каждый из ваших сотрудников уделяет максимальное количество времени выполнению работы, которая оказывает наибольшее влияние на бизнес.
Что вы будете делать, если, выполняя это упражнение, столкнетесь с задачами, которые можно передать, но такого человека попросту нет? Подобное зачастую является сигналом к тому, чтобы нанять сотрудника.
Когда мы переводим задачи с КПК и Основной работы, видно, что в первую очередь переводятся дела, требующие меньшего количества навыков для их выполнения. Как правило, это означает, что вы можете нанять менее дорогостоящих сотрудников, рабочих не на полный рабочий день или фрилансеров. Цель состоит в том, чтобы в вашем бизнесе было несколько высокооплачиваемых квалифицированных членов команды, сосредоточенных исключительно на выполнении наиболее серьезной работы, а все остальные необходимые, но легко повторяющиеся задачи передавались вниз по цепочке навыков. Это и есть рационализированный бизнес. И это именно то, что поддерживает метод «отбросить, передать или сократить». Теперь давайте обратимся к вашему бизнесу.
Во-первых, оцените задачу и определите, можно ли ее отбросить. Поддерживает ли она необходимую цель бизнеса? Добавляет ли измеримую ценность для ваших клиентов или команды? Видите ли, не все в бизнесе необходимо. На самом деле многие задачи, которые, возможно, были необходимы когда-то, больше не нужны, но остаются, потому что «мы всегда так делали». Отбросьте то, что не нужно. А если не уверены, просто перестаньте это делать на некоторое время, чтобы посмотреть, возникнут ли последствия. Нет последствий = не нужно. Отбросьте это.
Когда мы переводим задачи с КПК и Основной работы, видно, что в первую очередь переводятся дела, требующие меньшего количества навыков для их выполнения.
Далее постарайтесь переложить работу на других людей или системы, которые освободят вас и ваших экспертов для выполнения более крупных и сложных задач. Спустите работу вниз до самых бюджетных ресурсов и дайте возможность новому владельцу(ам) задачи достичь намеченного результата более эффективно. Другими словами, попросите их подправить ее.
Что касается того, что вы должны сохранить, оцените, как это можно сократить. Можно ли выполнить существующую задачу быстрее или проще? Можно ли сократить расходы на материалы и время, связанные с этой задачей? Если ее нельзя отбросить или передать, то часто можно сократить. Ищите способы сократить время и затраты на выполнение задачи, добиваясь при этом необходимых результатов.
Позвольте мне рассказать вам об упражнении «Роза ветров» и о том, как оно будет работать для вымышленного интернет-магазина, который поставляет самые крутые джинсы на планете. Мы назовем эту компанию Cool Beans Jeans LLC. Используя упражнение с запиской, мы определили, что разработка дизайна самых крутых джинсов на планете – это КПК, та функция, от которой зависит успех Cool Beans Jeans. Помните, как только мы объявили роль КПК, наша цель – служить ей и защищать ее в полной мере. Для этого мы создаем системы, освобождающие людей, обслуживающих КПК, от необходимости делать что-либо, что могло бы сделать КПК второстепенным. В центре листа бумаги мы пишем КПК и рисуем вокруг нее круг. Это и есть центр. Для Cool Beans Jeans КПК – это «ошеломляющий дизайн».
Рис. 10
1. Перечислите людей, которые в настоящее время обслуживают КПК частично и полностью, а также тех, кто должен над ней работать, но практически не уделяет этому времени. Затем проанализируем всех членов команды. Каждый человек выполнит упражнение с записками и получит свой собственный чистый лист с КПК посередине.
В нашем примере мы определим основателя и ведущего инновационного дизайнера Cool Beans Jeans – бывшего рэпера Fat Daddy Fat Back. Толстый Папик[19] – единственный дизайнер Cool Beans Jeans. (Вы можете быть Толстым Папиком в своей компании, а можете выполнять другую роль.) В компании есть еще четыре сотрудника, но Толстый Папик – единственный дизайнер джинсов.
2. В этом случае КПК обслуживает один человек. Но часто это может быть группа людей или даже машина или компьютер. Напишите имя этого человека или вещи в верхней части листа. Итак, имя Толстого Папика оказывается сверху.
3. Поскольку мы предполагаем, что Толстый Папик уже выполнил упражнение с запиской, все остальные задачи добавляются как лучи к центру с КПК.
4. Затем он добавляет список всех остальных задач, которые выполняет. Для Толстого Папика это непросто, потому что он всегда делает что-то и никогда не задумывается о том, что именно он делает. На данный момент все записано в лучшем виде. Позже он может провести анализ времени (вы тоже можете это сделать), который будет выглядеть следующим образом: