Как организация пространства влияет на развитие бизнеса
Тут молоко киснет и мухи дохнут – таково было всеобщее впечатление от помещения, которое мы хотели арендовать под производственный цех. Десять строительных бригад отказались делать ремонт в цехе бывшего молокозавода. Чудом удалось найти прораба, мы заплатили по повышенной ставке и производство заработало. Когда через много лет мы оттуда съехали, и наши бывшие цеха, и другие площади в этом здании тут же заняли другие компании. То же самое было с первым складом, первым офисом – энергия растущего бизнеса продолжает заряжать тех, кто приходит после нас.
В этой главе я расскажу о том, как от аренды уголка на овощебазе мы пришли к строительству собственного завода «Тамаки» и максимально эффективной организации пространства для каждого члена команды.
Дилемма: арендовать или покупать
Большинство предпринимателей на старте выбирает аренду, и это логично: вначале ты запускаешь бизнес и смотришь, насколько он жизнеспособен, затем по мере развития либо меняешь арендованные помещения, либо покупаешь собственное. Выбор в этом случае будет зависеть от двух факторов.
Во-первых, от частоты использования помещения. Если человек катается на яхте только в отпуске один раз в год, ему выгоднее ее арендовать, а не покупать, хранить и регулярно обслуживать. То же самое и с помещениями, например, со складами. Если большие партии товара прибывают несколько раз в год, а остальное время склад будет пустовать, стоит задуматься об аренде по мере надобности.
Второй момент – наличие площадей под аренду с нужными вам характеристиками. Тот самый молокозавод, с которого начался наш разговор в этой главе, я снял не потому, что хотел показать класс в превращении абсолютной развалины в современный цех, а потому что других вариантов в Московской области с нужными для производства коммуникациями, мощностями, подъездными путями на тот момент просто не было. Когда мы масштабировали бизнес настолько, что встал вопрос о новом помещении, я понял, что искать место, удовлетворяющее всем нашим требованиям, бесполезно, и мы построили завод под себя.
От аренды к пространству, свету и духу «Тамаки»
Все начиналось с аренды. Когда из Китая пришла первая партия товара, мы через знакомых сняли даже не склад, а «угол» на старой овощебазе, затем в 10 минутах ходьбы от нее нашли офис: 15 кв. м, где разместились 5 человек – вся тогдашняя команда «Тамаки». В комнатке рядом с нами, площадью примерно 10 кв. м, находилась организация, проводящая духовные практики. Из-за их двери тянуло благовониями, слышались песнопения, постоянно приходили стайки «паломников» с отрешенными лицами. Соседство было не слишком респектабельным, но когда они съехали, нам удалось арендовать их комнату вдобавок к своей. Мы быстро выветрили сандал и мирру, поставили стол, разложили каталоги и превратили ее в комнату для переговоров.
У предпринимателя всегда свой особый взгляд, который формируется на протяжении всего опыта человека. Назовем это интуицией: опыт, умноженный на время. Люди идут работать в комнату на 5 человек потому, что им объяснили, какой эта компания станет через 5 лет. Им показали мечту, и эта мечта людям понравилась. Ведь это приятно: быть причастным к чему-то великому.
Когда мы приступили к строительству завода, я точно знал, каким он должен быть: большие пространства, белый цвет и динамика во всем. Вообще солнце – это один из главных факторов, влияющих на производительность, здоровье и настроение. Только под воздействием солнечного света аминокислота триптофан переходит в серотонин, отвечающий в организме за эмоциональный подъем. Наш организм является химической лабораторией, и если у нас не хватает серотонина и дофамина, то мы чувствуем себя крайне несчастными. Даже легкая прогулка после работы, казалось бы, мелочь, но поможет вам почувствовать себя счастливым. Солнечный свет, прикоснувшись к роговице глаза, сразу запускает гормональные процессы.
Если меня попросят представить идеальное место, оно обязательно будет светлым. Мы воплотили это в пространстве «Тамаки». Получилось здание в духе идей основоположника функциональной архитектуры Ле Корбюзье. Позже я прочитал его цитату: «Пространство, свет и порядок. Вот те вещи, в которых люди нуждаются так же сильно, как они нуждаются в куске хлеба или ночлеге».
В офисной части пространство разделено на кабинеты, но внутри все то же: свет и простор, есть общие зоны, кухня, где команда может вместе обедать. Кроме чисто функциональных вещей – инсоляции, планировки, плана рассадки – в нашем рабочем пространстве воплощается и дух компании.
• Мы привносим в ежедневную рутину аутентичные моменты. Например, планируем мастер-класс по игре на японской бамбуковой флейте сякухати и день, когда вся команда, включая руководство, будет ходить на работе в тапочках.
• И в офисной части, и на производстве присутствуют визуальные элементы бренда: стойки с продукцией, двухметровый подсвеченный макет бутылки нашего соуса.
• Скоро на заводе откроется интерактивный музей «Тамаки»: с таймлайном развития компании, памятными вещами, примерами упаковок, логотипов, дизайнов, с которых мы начинали. Это наш способ напомнить о масштабе компании, подсветить путь, который был пройден, и цели, которые еще предстоит достичь.
Такие вещи создают общее настроение и мотивирующую энергию для всех членов команды.
5S: «Кто сказал, что твой порядок правильный?»
Мой дядя – композитор, и в юности, приходя в гости, я не мог понять, как их семья живет в таком хаосе. Складывалось ощущение, что ни у одной вещи в доме нет своего места. На мой вопрос дядя однажды ответил: «А кто сказал, что именно твой порядок правильный?» С тех пор я стал смотреть на их дом по-другому: не как на творческий хаос, а как на порядок, отличный от моего.
Система индивидуального порядка, подходящего человеку, который находится в данном пространстве, вернулась в мою жизнь, когда «Тамаки» стала участником национального проекта «Производительность труда». В его рамках мы перешли на концепцию бережливого производства: упорядочили и реорганизовали бизнес-процессы так, чтобы до минимума сократить трудозатраты, потери и сроки производства без ущерба для качества продуктов. Изменения коснулись и рабочих мест – с тех пор и в офисе, и на производстве все организовано по системе 5S.
Рисунок 2. Принципы 5S
Принципы 5S сформулировал и впервые внедрил на производство председатель совета директоров Toyota Тайити Оно. По сути, это инструмент рациональной и безопасной организации рабочих мест.
Система состоит из 5 шагов:
• 1S – сортировка (избавление от ненужных и сломанных вещей).
• 2S – соблюдение порядка (каждой вещи отводится свое место так, чтобы ее было удобно достать и потом вернуть обратно).
• 3S – содержание в чистоте (регулярно проводится уборка и проверка работоспособности вещей).
• 4S – стандартизация (лучшие решения переходят на все рабочие места и помещения).
• 5S – совершенствование (организация пространства постоянно улучшается, адаптируется под потребности сотрудников и бизнеса).
Мы работаем по системе 5S с 2021 года. Двое наших сотрудников прошли специальное обучение и аттестацию, а затем разработали и внедрили принципы 5S у нас в офисе и на производстве: создали четырехчасовой тренинг для команды, презентации, брошюры с объяснением сути системы и ее преимуществ.
Каждый сотрудник анализировал свое рабочее место, составлял список того, чем пользуется чаще всего, за чем встает, как и для чего передвигается по офису или цеху, что могло бы сократить количество лишних движений.
Вначале у части команды возникло неприятие: «Зачем нам это?! У нас и так все лежит удобно». На производстве главным антагонистом 5S выступал наш разработчик, и лаборатория некоторое время оставалась территорией творческого беспорядка. В итоге был назначен сотрудник, который вместе с разработчиком обсуждал каждую вещь: как и когда ею пользуются, где удобнее ее расположить. После того как были пройдены все шаги, вопросы о целесообразности 5S закрылись сами собой. Теперь любой сотрудник лаборатории за секунду находит эталоны, образцы, мензурки и вообще все, что нужно для работы в моменте.
В цехах процесс шел легче, так как у нас пищевое производство, и это уже накладывает определенные требования к организации пространства, периодичности уборки, мойки и дезинфекции. На рабочих местах нет скопления неиспользуемых вещей. Денис, наш ответственный за 5S на производстве, раньше занимался внедрением системы в машиностроении и рассказывал, что там с рабочих мест только инструмент приходилось убирать тоннами, не говоря о других лишних предметах. Тем не менее сотрудникам нужно было время, чтобы привыкнуть и соблюдать правила 5S. И до сих пор мы держим руку на пульсе, ежемесячно проводятся диагностические аудиты, продумываются совместные решения, чтобы организовать все еще эффективнее.
А в офисе изменений было много. Совместно с IT и административно-хозяйственным отделом ответственные за 5S реорганизовали буквально все: подвесили провода, сделали новые розетки, перенесли зоны чая и кофе, телефоны, шкафы, лотки и органайзеры, все подписали.
Мы создали зону красных ярлыков, куда сотрудники складывали ненужные вещи. Сколько же оказалось лишних калькуляторов, мониторов, клавиатур, мышек, карандашей, скрепок, запасов кофе и чая! А в других кабинетах как раз этого не хватало, так что мы смогли переместить «красные ярлыки» в те места, где они действительно были нужны. В итоге расходы на канцелярию, напитки, компьютерную периферию существенно сократились, а рабочее пространство каждого сотрудника расчистилось. Так же прошлись и по электронным документам: все разложили по папкам, темам, подразделениям и годам.
Теперь, если один человек ушел в отпуск, на его месте может спокойно работать другой – и при этом он точно будет знать, где что лежит, что можно брать, а что – нет, потому что ящики для личных вещей у нас тоже обозначены и подписаны. Если кто-то уволился, сотрудник, пришедший на его место, моментально находит нужные документы и информацию за любой период времени: просто потому, что знает, где искать.