3.13. Система визуальных коммуникаций учреждения
Любое общественное место должно быть оборудовано системой указателей, которые позволяют посетителю, работнику, учащемуся визуально ориентироваться при поиске необходимых магазинов, офисов, аудиторий и т. п.
Система визуальных коммуникаций — это многообразные средства информационно-рекламного назначения, которые помогают ориентироваться в пространстве того или иного коммерческого центра, офиса, учебного заведения. При этом такие средства визуальной коммуникации, как корпоративные презентации, экспозиции, информационные баннеры и листовки и т. д., помогают организациям, компаниям более эффективно рассказать о себе.
Основная цель корпоративной стилистики и рекламы — вызвать желание купить «что-нибудь» (товар или услугу) и превратить это желание в необходимость. Воздействие на клиента требует огромных усилий, поэтому необходимо «кричать» о товаре громко, часто, повсюду и всегда. Важную роль в процессе воздействия играет психологическое обоснование, которое складывается из понятий «корпоративный стиль компании» и «имидж компании».
Корпоративный графический стиль обычно обозначает систему визуально-коммуникативных средств, спроектированную в целях создания о постоянного зрительного образа. Эта система включает в себя следующие основные элементы: знак; логотип; цветовую гамму; шрифтовую гарнитуру; многообразие визуальной информации (от документации, упаковки и сувениров до элементов визуальной коммуникации, графики (в том числе рекламной), корпоративной символики на форменной и специализированной одежде, транспортных средствах, зданиях).
Эти составляющие могут способствовать эффективности рекламы и большому расширению сферы ее распространения, следовательно, охвату максимального количества конкретных групп потребителей. Конечной целью создания единого стиля компании является увеличение уровня продаж (продукции или услуг). Например: при разработке форменной и специализированной одежды, одного из непременных атрибутов корпоративного стиля компании, необходимо учесть следующие требования: экономические; функциональные; эстетические (с учетом условий эксплуатации); эргономические; географические; климатические.
Кроме того, принимаются во внимание все возрастные и социальные группы — потенциальные потребители товаров или услуг компании.
Успех товара, услуги и даже компании во многом зависит от того, насколько хорошо «аргументировано» их обозначение. Товарные знаки затрагивают всю повседневную жизнь человека и явно или скрыто дают положительную оценку рекламируемым товарам, воздействуя на эмоции потребителя. Известно, что 80 % всей информации, получаемой человеком извне, составляют визуальные объекты, в том числе визуальные составляющие корпоративного стиля компании. Причем здесь можно выделить несколько условных слоев:
♦ первый слой, с которым имеют контакты практически все группы потребителей, образуют средства и системы визуальных коммуникаций — вывески, рекламные установки, витрины магазинов и прочие, для которых важна эргономическая обусловленность формы и содержания;
♦ второй слой — средства визуальных коммуникаций в пространствах зданий и интерьерах: указатели, пиктограммы, таблички, объявления, плакаты и другие средства информации, разработка элементов которых требует создания оптимального образного стереотипа восприятия;
♦ третий слой, наиболее специфический связан с эксплуатацией оборудования и оснащения производственного, офисного и прочего назначения, в проектировании которого основными становятся проблемы эффективности восприятия визуальной информации и эргономические требования.3.14. Организация рабочего времени служащих
Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего, нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает. В первую очередь нужно выяснить, на что расходуется рабочее время и выявить основные причины его дефицита; наиболее распространены следующие причины:
♦ постоянная спешка, когда работник не успевает сосредоточиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент, используя тот способ решения, который первым пришел на ум, вместо того чтобы подумать о других, возможно, более рациональных способах;
♦ отсутствие четкого распределения работ по степени их важности вследствие чего работник начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых задач;
♦ постоянные доработки дома, обусловленные тем, что трудно разделить умственные процессы, связанные с деятельностью, на осуществляемые в рабочее время и свободное. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. Работник не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье;
♦ большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени;
♦ непредвиденные занятия и задания — телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые работник берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел;
♦ суетливость в результате плохой организованности рабочего дня, а иногда импульсивности и особенностей работника;
♦ слабая мотивация труда обусловливает низкую производительность, что порождает хроническую нехватку времени.
Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется в действительности. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля.
Самым эффективным способом учета рабочего времени является ведение записей, причем наиболее целесообразно это делать в процессе работы, чтобы ничего не упустить, в течение недели (или дольше, если необходимо). Для сезонного бизнеса подобный анализ стоит проводить с учетом времени года.
Прежде всего, каждую работу нужно проанализировать, ответив на следующие вопросы:
♦ была ли работа необходима (если более 10 % рабочего времени было потрачено на не особенно важную работу, это говорит о проблемах с определением приоритетов);
♦ были ли затраты времени оправданными (если более 10 % рабочего времени являются не оправданными, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик, и учитывать их в будущей работе);
♦ было ли целесообразно выполнение работы (если более 10 % рабочего времени затрачено на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, это значит, что нужно заняться планированием, организацией, самореализацией);
♦ был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы (если более 10 % рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, это значит, что существуют проблемы с планированием рабочего времени).
Определив критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля (так называемые поглотители времени), необходимо определить их причины и выработать меры по их устранению и учесть их при планировании.
Планирование означает подготовку к реализации целей и
структурирование работы во времени, проект процессов труда на предстоящий временной период.
Главное преимущество, достигаемое пи планировании работы, состоит в выигрыше во времени. Практический опыт доказывает, что при затратах времени на планирование, равных 10 % достигается экономия рабочего времени.
При планировании организации рабочего времени надо соблюдать следующие принципы и правила:
♦ соотношение 60: 40, т. е. составлять план лишь на часть рабочего времени (на 60 %). События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты не могут быть запланированы все без исключения;
♦ сведение задач воедино — план действий, для чего важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Целесообразно разделить их на долго-, средне- и краткосрочные, установить приоритеты и действовать в соответствии с ними;
♦ регулярность — системность — последовательность должны отличать план времени;
♦ реалистичное планирование означает, что планировать нужно только такой объем задач, с которым реально можно справиться;
♦ восполнение потерь времени лучше по возможности сразу, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего рабочего дня нагонять утраченное накануне;
♦ фиксация результатов или целей, а не действия, что позволяет изначально направить усилия на достижение цели и избежать внеплановой деятельности;
♦ установление временных норм: опыт показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Поэтому следует задавать точные временные нормы, предусматривать в плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует;
♦ точный срок исполнения, следует устанавливать, чтобы избежать промедления и откладывания дел;
♦ переработке — перепроверке, постоянно следует подвергать, чтобы оценить могут ли те или иные задачи быть выполнены полностью;
♦ согласование временных планов с планами других работников (секретаря, начальника, подчиненных, коллег) позволит успешнее претворять планы в жизнь.
Правила начала дня:
♦ начинать день с позитивным настроением;
♦ начинать работу по возможности в одно и то же время;
♦ перепроверять план дня, составленный накануне;
♦ вначале выполнять ключевые задачи;
♦ приступать к работе без раскачки;
♦ согласовывать план рабочего дня с секретарем;
Правила основной части дня:
♦ перепроверять необходимость проведения всех акций;
♦ отклонять дополнительно возникающие проблемы;
♦ избегать незапланированных действий;
♦ своевременно делать паузы и соблюдать размеренный темп;
♦ выполнять сериями небольшие однородные задачи (при этом только один раз проводится подготовка;
♦ благодаря непрерывности и концентрации достигается экономия времени);