Существует множество видов и разновидностей документов, в том или ином виде документируется почти каждая производственная ситуация. Однако если хорошо знать общие принципы унификации документов, это может избавить от необходимости изобретать что-то новое для каждой ситуации. Язык официальных документов — это, в сущности, набор штампов, стандартов, которые отработаны долгой практикой употребления. Унификация текстов рассматривается как выбор одного языкового варианта из нескольких возможных на основе правил построения предложений по определенным моделям, соответствующим тем или иным жизненным ситуациям. Процесс составления служебного документа сводится к конкретному использованию языковых моделей, стандартизованных словесных оборотов. Это ускоряет процесс составления документа, позволяет не тратить усилий на поиск формулировок. Такие обороты отличаются информационной емкостью, поскольку сигнализируют о смысле в самой обобщенной форме. Без готовых, проверенных долголетней практикой, известных словесных формул было бы очень сложно грамотно и точно отразить любую производственную ситуацию. Поэтому язык служебных документов правомерно считать регламентированным, представляющим собой набор форм, в которые каждый раз закладывается новое содержание.
В служебных документах нормой является использование языковых штампов: «освободить от занимаемой должности…», «мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт в том, что…» и др. Эти штампы упрощают процесс составления служебных документов и обеспечивают им нужную информативность, облегчают процесс восприятия служебных документов.
Деловой этикет требует, чтобы служебные документы были достоверными, доказательными, объективными, убедительными, точными в подборе фактов, оценках ситуации.
Документы, как правило, пишут в доброжелательном тоне, но избегая чрезмерной вежливости. Современной деловой документации скорее присуща сухость. Западный стиль в этом отношении мягче.
Этикет рекомендует аккуратно оформлять документы:
♦ устранить все возможные ошибки и описки;
♦ не допускать неверного построения текста, несоразмерного расположения его частей;
♦ разбивать текст на абзацы, чтобы облегчить восприятие текста;
♦ правильно использовать термины;
♦ избегать неоправданного употребления иностранных слов, ненужных или не понятных адресату сокращений и др.
Существуют официально установленные требования к оформлению документов:
♦ реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатаются через один интервал. При этом составные части наименования адресата, грифа утверждения, отметки о наличии приложения, грифа согласования следует отделять друг от друга полуторными или двойными межстрочными интервалами. А сами реквизиты отделяются друг от друга 2–4 межстрочными интервалами;
♦ название вида документа печатают прописными буквами;
♦ расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Если документ подписывают несколько должностных лиц и их подписи располагаются одна над другой, наименование должностей и расшифровку подписей разделяют 2–4 межстрочных интервала;
♦ дата оформляется следующим образом: 20.05.05. В тексте после цифр, обозначающих год, сокращение «г.» и точка не ставятся. В некоторых документах элементы даты приводят в такой последовательности: год, месяц, день месяца. Словесно-цифровой способ оформления дат используется в актах, приказах, протоколах и документах, содержащих сведения финансового характера. Например: 17 ноября 2005 г. или 17.11.05;
♦ для записи чисел используется словесно-цифровой способ. Например, число 159 000 в документе выглядит как 159 тыс.; такая запись значительно облегчает восприятие цифр. Однозначное число пишется словом, а не цифрой. Если однозначное число сопровождается единицей величины, оно пишется цифрой. Многозначное число записывают цифрами;
♦ гриф утверждения располагается в верхнем правом углу листа и состоит из слова «Утверждаю», наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка), личной подписи, ее расшифровки и даты. Гриф согласования ставится ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования и состоит из слова «согласовано», наименования должности лица, с которым согласовывается документ, включая наименование организации, личной подписи, ее расшифровки и даты.
Копии документов заверяют проставлением надписи «верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. На копиях исходящих документов, остающихся в деле, дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию, не указывают.
Служебные документы рекомендуется отправлять не сразу после их подготовки. Если позволяет время, целесообразно еще раз перечитать документ. Через некоторое время текст и содержание документа могут произвести на составителя совсем другое впечатление, что заставит его еще раз внимательнее поработать над документом.6.5. Языковые нормы делового общения
Деловой разговор — это устный речевой контакт между людьми. К деловому разговору предъявляются определенные требования: правильность; краткость; точность; доступность.
Хотя нормы деловой устной речи не так строги, как у ее письменной формы, говорящие обязаны стремиться к правильности своего языка. Уверенность в том, что речь с точки зрения лексико-стилистических норм правильна, позволит избавиться от чувства неуверенности, значит, позволит сосредоточиться не на словах, а на деле.
Деловое общение имеет свою лексико-грамматическую и стилистическую специфику. Ее деловой и конкретный характер препятствует проникновению грамматико-стилистических средств художественной литературы, хотя влияние разговорно-бытового и официального делового стилей проявляются. Эти особенности и определяют организацию делового разговора.
Деловая речь отличается от письменной, поскольку деловой разговор — это непосредственное общение, в котором участвуют конкретные собеседники, а значит, есть возможность непосредственно воздействовать на них, используя мимику, жесты, интонацию и т. д.
Специфика языка деловой устной речи проявляется в наличии специальной лексики, оборотов профессионального характера и речевых формул, связанных с особенностями деятельности фирм и предприятий.
Это профессионализмы, которые служат для обозначения различных производственных процессов, орудий производства, сырья, получаемой продукции и др. В отличие от терминов, представляющих собой официальные научные наименования специальных понятий, профессионализмы не имеют строго научного характера. Преимущество их перед общеупотребительными эквивалентами заключается в том, что они служат для разграничения близких понятий, которые для неспециалиста имеют одно и то же название. Благодаря этому специальная лексика для людей одной профессии является средством точного и лаконичного выражения мысли.
Особенностями делового разговора является его непринужденность и непосредственность. Наличие речевых штампов позволяет конкретно, лаконично и понятно выразить мысль, исключив ее различное толкование. Это существенно облегчает ведение делового разговора. Использование штампов в деловой речи правомерно, но ими нельзя злоупотреблять. Точность и ясность деловой устной речи обусловлены не только целенаправленным выбором слов и выражений.
Точность и ясность речи — важнейшие требования к любому деловому разговору. Под точностью деловой речи понимается соответствие высказываний мыслям говорящего. Чтобы речь делового человека была точной, нужно употреблять слова в соответствии с теми значениями, которые за ними закреплены. Точность и ясность высказываний взаимосвязаны. Точность придает им ясность, а ясность высказываний вытекает из их точности. Вредит ясности и точности высказываний злоупотребление иностранными словами, а также простое незнание смысла слова. Нельзя признать правомерной замену привычных, вошедших в язык терминов новыми, образованными на иностранный манер.
Доступность деловой речи — один из факторов ее успешности. Поэтому свои мысли нужно выражать как можно проще и доходчивее. Определения нужны для слов, значения которых собеседники не знают, и для терминов, употребляемых говорящим в особом смысле. Очень важны в речи сравнения. Они позволяют сделать более ясными и убедительными те высказанные мысли, к которым они имеют непосредственное отношение. Одним из эффективных приемов речи является пример. Примеры могут быть краткими, подробными, фактическими, предположительными, шуточными, серьезными. Краткие примеры незаменимы, когда приходится в условиях ограниченного времени пояснять многочисленные подробности. Предположительные примеры не содержат подлинных фактов, но они могут быть полезны, если отвлеченным или общим идеям нужно придать наглядность. При прочих равных условиях фактический пример производит большее впечатление, чем предположительный. Примеры-факты могут найти применение как доказательства или обоснования.
К недостаткам наиболее характерным для деловой речи относится использование слов-паразитов: «так», «так сказать», «понимаете», «значит», «вот», «это самое» и др. Такие слова практически бесполезны и вызывают раздражение у слушателей. Слова-паразиты доказывают, что человек не уверен в том, что говорит. Однако многие так привыкли к ним, что заполняют им все паузы в речи. Паузы между предложениями, группами слов, выражающими законченную мысль, должны быть и нет необходимости заполнять их чем-либо.
Многословие обычно проявляется в употреблении лишних слов. Это свидетельствует о стилистической небрежности, указывает на нечеткость, неопределенность представлений говорящего о предмете речи. Слова и словосочетания не несущие никакой смысловой нагрузки должны быть полностью исключены из деловой речи. Многословие может проявляться и в том, что участники деловой беседы часто навязчиво объясняют всем известные истины или неоднократно повторяют одни и те же мысли, тем самым преднамеренно затягивая деловой разговор. Ошибки в словоупотреблении — наиболее распространенный недостаток участников деловых разговоров. Они возникают в результате стилистической небрежности говорящих и невнимательного отношения к слову, плохого знания языка. Нельзя приносить смысл высказывания в жертву лаконичности речи. Речевая недостаточность обычно возникает, когда говорящий торопится и не следит за правильностью высказывания, что наносит серьезный вред смысловой стороне речи. Иногда пропуск слов может совершенно исказить мысль. Говорящий должен не злоупотреблять временем и терпением слушателя, избегать ненужных повторов. Каждое слово и выражение должны служить цели, которую можно сформулировать следующим образом: по возможности точнее и короче изложить слушателям суть дела.