Законодательством многих стран предусмотрено наказание за надругательство над флагом и даже за неуважительное к нему отношение.
Государственный гимн не допускает никаких импровизаций. Исполнение гимна своей страны при проведении официальных мероприятий на территории других государств осуществляется с учетом местных протокольных традиций. При исполнении гимна присутствующие, в том числе иностранцы, должны встать и, стоя, прослушать гимн до конца. Во время исполнения гимна нельзя разговаривать, есть, курить.
Конечно, традиции делового общения менее регламентированы, более гибки и свободны, но в основе их лежат общепротокольные правила. Умение соблюдать эти правила свидетельствует о высоком само- и взаимоуважении деловых людей.
С расширением международных контактов, вовлечением в них множества протокольные службы (или группы) создаются в организациях, компаниях. Эти службы занимаются следующими направлениями деятельности:
♦ протокольное обеспечение участия руководства организации в представительских мероприятиях всех уровней;
♦ организационно-протокольное обеспечение мероприятий в рамках программ визитов делегаций зарубежных партнеров;
♦ соблюдение установленного порядка подтверждения виз иностранцам на въезд в страну, заблаговременное продление срока пребывания иностранных партнеров в стране;
♦ протокольное реагирование на условиях взаимности по случаю национальных праздников, юбилеев, иных знаменательных дат и траурных событий в жизни партнеров;
♦ сбор и обобщение информации о зарубежных и отечественных партнерах, представляющих протокольный интерес;
♦ правильное оформление и учет официальной переписки с партнерами;
♦ подготовка протокольных мероприятий;
♦ консультирование работников по протокольным вопросам;
♦ обеспечение правильного оформления и использования визитных карточек работников.9.2. Стиль и культура протокольных мероприятий
Наиболее распространенными формами обсуждения различных вопросов между официальными и неофициальными представителями двух и более стран являются международные конференции, съезды, конгрессы, симпозиумы, семинары, встречи, беседы «за круглым столом».
Конференции созываются по разным поводам. Ежегодно миллионы людей по всему миру принимают участие в тысячах международных конференций.
В ходе многолетней практики выработались определенные правила созыва, подготовки и проведения конференций.
Подготовку конференции обычно начинают не позднее, чем за полгода до времени ее созыва. Прежде всего, создают организационный комитет. При оргкомитете создается рабочая группа, которая ведет все текущие дела, прежде всего переписку с потенциальными участниками. На первом заседании оргкомитета решаются обычно два главных вопроса: кто будет участвовать в конференции и как она будет финансироваться.
Приглашения на международную конференцию обычно высылаются за три-четыре месяца до открытия.
Отвечать на полученные приглашения надо независимо от того, принимаете вы их или нет. Мотивы отказа могут быть различные — неудобное время, финансовые затруднения, занятость и в ответе они должны быть указаны.
Подготовка повестки дня конференции, перевод и перепечатка текстов докладов, которые будут присылаться в адрес оргкомитета делегатами — вторая часть работы организационного комитета.
При подготовке любой конференции устроителям важно предусмотреть все — вплоть до чисто протокольных вопросов, в частности распланировать даже размещение делегаций в зале заседаний. План такого размещения согласуется с руководителем каждой делегации, чтобы не нарушить принципа равноправия.
В международной практике принято, что при участии только двух делегаций они размещаются лицом друг к другу по обе стороны стола. Руководители делегаций располагаются в центре, секретари — на торцах стола. На многосторонней конференции варианты размещения во многом зависят от возможности помещения. Делегации следует рассаживать в алфавитном порядке.
Открытие конференции проходит на первом пленарном заседании в торжественной обстановке. С приветственной речью выступает представитель государства — организатора конференции. Затем делегаты приступают к обсуждению процедурных правил — регламента, которые определяют, как будет работать конференция: кто будет ее председателем, порядок предоставления слова докладчикам, время выступлений, порядок голосования и др.
Председатель избирается либо по алфавитному порядку стран поочередно на каждом заседании; либо из числа организаторов конференции; либо по принципу географического распределения; либо по уровню осведомленности в обсуждаемых вопросах.
На конференции избирается также секретариат, который работает под руководством председателя и занимается ведением протокола конференции, редактированием, переводом и распространением документов среди делегатов, подготовкой заявлений для печати.
Вопросами размещения делегатов, их передвижения, досуга занимается, как правило, административный секретариат. Сразу по прибытии всем участникам конференции следует вручить карту и путеводитель по городу, список основных телефонов — оргкомитета, медицинской службы, посольства. Эти материалы подготавливаются заранее на общепринятых языках, а по мере возможности и на национальных языках участников.
В дни конференции проводятся такие мероприятия, как экскурсии, вечера отдыха, приемы, устраиваемые каждой из делегаций или хозяевами. Зачастую мероприятия имеют не только развлекательный, но и деловой характер. Многие важные вопросы решаются в неформальном общении, а не на самом заседании.
Визиты в страну той или иной делегации по приглашению высших государственных органов, министерств и ведомств, предприятий и учреждений, различных общественных организаций и союзов также регламентируются протокольными нормами. Уровень подготовки к таким визитам определяет перспективы дальнейшего международного сотрудничества. Организация приема иностранной делегации — это серьезный экзамен для протокольных служб на профессиональную состоятельность.
Принимающая сторона после решения вопросов, связанных с процедурой приглашения иностранных гостей, подтверждением сроков визита, разрабатывает программу пребывания зарубежной делегации, учитывая пожелания зарубежных партнеров. При этом обычно готовят две программы — общую (внешнюю), предназначенную для гостей в виде расписанного по дням и числам графика пребывания их в стране и подробную (рабочую или внутреннюю) для организаторов приема, где отражаются все организационно-технические детали приема делегации, в частности:
♦ своевременное бронирование номеров в гостинице или подготовка другого места для проживания делегации;
♦ персональный состав встречающих в аэропорту или на вокзале;
♦ места питания;
♦ содействие прохождению пограничного и таможенного контроля;
♦ получение и доставка багажа, транспортное обеспечение;
♦ помощь в размещении в гостинице;
♦ организация работы переводчиков.
При разработке программы визита предусматривается свободное время для личных дел гостей.
Во избежание срывов и неувязок по каждому вопросу определяются персонально ответственные за его выполнение лица.
Официальный визит предусматривает обмен памятными подарками; их характер должен быть продуман заранее. При рабочих визитах вручение подарков не принято.
Высшим знаком внимания для приезжающих является их встреча у трапа самолета. При встрече гостей первым представляется глава встречающей делегации, вторым — глава делегации гостей. Далее глава встречающей делегации представляет сопровождающих его лиц — вначале женщин согласно протокольному старшинству, затем в таком же порядке — мужчин. Этих правил в последующем придерживаются на всех этапах визита. Во время представления мужчины, как правило, обмениваются рукопожатиями. Женщины это делают по обоюдному согласию. В соответствии с нормами этикета хозяева вручают цветы женщинам, прибывшим в составе делегации.
Программа визита предполагает обеспечение гостей транспортом с целью доставки к месту проживания и дальнейших перемещений на все время пребывания в стране. Вид транспорта, степень его комфортабельности во многом определяются количественным составом и уровнем зарубежной делегации.
В обязанности протокольной службы входит отслеживание хронометража программы пребывания гостей: мероприятия по возможности должны начинаться и заканчиваться в запланированное время. В назначенное время гостей встречает официальный представитель, соответствующий статусу главы делегации.
Центральное место в программе визита зарубежной делегации отводится деловой части. Ее содержание определяется целью и характером визита. Важнейшим элементом здесь являются переговоры, сопровождаемые подписанием совместных договоров, соглашений и других документов. Деловая часть программы может также включать визиты вежливости, деловые беседы и встречи, проведение выставок, ярмарок, презентации совместного предприятия, участие гостей в конференциях, выступления по радио и ТВ.
Визит вежливости главы зарубежной делегации принимающей стороне предшествует началу деловой части визита. Этот визит представляет собой как бы ответ гостя на встречу при его приезде.
Первую встречу обычно проводит руководитель учреждения, компании. В ходе этой встречи уточняется программа пребывания делегации, при необходимости в нее вносятся изменения. Такие визиты бывают кратковременными, наносятся с целью личного знакомства, выражения соответствующей персоне уважения и не предполагают обсуждения или решения каких-либо проблем. Во время визита подается легкое угощение — чай, кофе, вино. Инициатива ведения беседы во время визита принадлежит принимающей стороне. Наступившее молчание будет воспринято гостем как знак окончания визита. Инициатива ухода остается за гостем.
Деловые встречи, беседы дополняют обязательные визиты вежливости. В ходе таких встреч обсуждаются конкретные вопросы. При таких встречах отсутствует жесткая регламентация продолжительности встреч — ее определяют интересы дела, степень взаимопонимания и заинтересованности партнеров.