Презентации (от англ, present — представлять) проводятся по таким поводам как открытие выставки, юбилей организации, представление фирмы, продукции и др. При подготовке рассылаются приглашения. Обычно на мероприятие отводится 3–4 часа, из них 2 часа на официальную часть, оставшееся время — на проведение коктейля или фуршета. Гостям презентации вручаются сувениры рекламной направленности — календари, записные книжки, авторучки и т. п.
Переговоры выступают основной целью визитов. При этом протокольная служба подготавливает предложения по выбору места и времени их проведения, формированию делегации, оборудованию помещения, решению организационно-процедурных вопросов (язык переговоров, рассаживание участников, стенографирование).
На переговорах принято придерживаться принципа паритета (равенства) количественного состава и уровня представительства делегации, в частности, слишком большая делегация может повредить делу. Глава делегации должен разбираться в предмете переговоров, экономических и юридических аспектах соглашения, которое нужно заключить, а также уметь вести переговоры. В состав делегации могут быть включены эксперты, способные оперативно дать содержательную правовую или экономическую оценку предложений партнера. С самого начала следует определить функции каждого члена делегации.
Протокольная служба должна предусмотреть оборудование места их проведения, особое внимание, обратив на удобство стульев и форму стола. Проведение переговоров за Т-образным столом исключается, поскольку он может подчеркнуть доминирующее положение хозяев встречи. Квадратный стол может создать атмосферу соревновательности и вызвать оборонительные реакции. При проведении переговоров, как правило, используют прямоугольный стол. Более свободную атмосферу создает круглый стол (не случайно существует выражение «беседа за круглым столом»).
На столе не должно быть лишних документов. Цветы уместны только в низких вазах. Целесообразно поставить бутылки с водой. Фужеры обычно ставятся вверх дном — знак, что они не использованы. Наличие пепельниц на столе является знаком разрешения курить. Но в международной практике не принято курить в местах коллективной работы.
Хотя на переговорах предпочтение отдается языку принимающей стороны, необходимо позаботиться об организации качественного перевода выступлений и текстов документов.
Рассаживание за столом переговоров производится с учетом ранга и служебного положения участников. Главы делегаций могут сидеть во главе стола напротив друг друга (переводчики располагаются сбоку), а далее за столом садятся остальные члены делегаций согласно старшинству по нисходящей. Более распространен другой вариант: главы делегаций садятся в центре стола, напротив друг друга, а далее по обе стороны садятся члены делегации. При участии в переговорах трех сторон и более делегации располагаются по алфавиту (стран) по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола. Председательствуют главы делегаций по очереди, также по алфавиту.
Начинать переговоры лучше в первой половине дня. Не стоит назначать рабочие встречи на ранние утренние или поздние вечерние часы, а также на обеденное время.
Первую встречу обычно начинают с взаимного представления. Первым представляется глава делегации принимающей стороны и представляет согласно старшинству членов своей делегации. Затем таким же образом поступает руководитель делегации гостей.
Сначала обсуждаются простые вопросы, по которым у сторон нет разногласий. Их обсуждение становится стимулом к обсуждению более дискуссионных тем. Переговоры ведут руководители делегаций. Члены делегаций принимают участие в разговоре лишь по приглашению своего руководителя.
При переговорах с зарубежными партнерами часто необходимы услуги переводчика. Перевод бывает параллельным (синхронным) и последовательным. В обычной деловой практике чаще всего прибегают к последовательному переводу, когда говорящий, сказав несколько фраз, останавливается и дает возможность переводчику перевести сказанное. Разговор с последовательным переводом занимает больше времени, чем без перевода. Это необходимо учитывать при организации мероприятий. Синхронный перевод в основном применяется на конференциях, конгрессах и крупных переговорах. В этом случае для переводчика оборудуется специальная звуконепроницаемая кабина с соответствующим оборудованием. По окончании переговоров переводчика следует поблагодарить.
Пресс-конференция проводится по итогам визита. С целью создания нормальных условий работы для журналистов обычно готовят комплект материалов, в который входят подборка рекламной литературы, проспекты, пресс-релиз, тексты выступлений, сувениры. Текст пресс-релиза должен сообщать только новые факты.
Приемы являются неотъемлемой частью программы визита. Главное содержание приемов — это не банкетный стол, а углубление и расширение контактов, получение информации в неформальной обстановке.
Приемы подразделяются на дневные и вечерние, а также приемы без рассаживания и с рассаживанием за столом в соответствии с протокольным старшинством. Согласно международной практике, наиболее торжественными по своему характеру и наиболее почетными видами приемов являются завтрак (Lunch) и обед (Dinner). Они могут устраиваться как в ресторане, так и в частном доме.
Завтрак обычно начинается между 12.00 и 15.00 и продолжается 1–1,5 часа, из которых 40–60 мин гости проводят за столом. Меню традиционно включает одну — две холодные закуски, горячее рыбное или мясное блюдо и десерт. Перед завтраком подается аперитив.
На дневные приемы приходят в повседневном костюме, если форма одежды не указана в приглашении.
Обед — наиболее почетный вид приема, в связи, с чем требует профессионального обслуживания. Обычно начинается между 19.00 и 21.00, длится 2–2,5 часа (до ухода главного гостя). Обед проводится с рассаживанием за столом.
Приемы типа «коктейль» напоминают буфетный обед, но с той разницей, что число приглашенных здесь больше, угощение скромное, а гости проводят все время, отведенное для приема, стоя. Продолжительность такого приема не превышает 2 часов. Гости могут приходить и покидать прием в любой час отведенного на его проведение времени.
Прием типа «фуршет» формально отличается от приема «коктейль» большим количеством предлагаемых закусок.
Нередко обед предполагает особую форму одежды (смокинг или фрак для мужчин, вечернее платье для женщин), о чем указывается в приглашении.
Смокинг включает пиджак с атласным воротником и брюки с атласными лампасами. Он появился в Англии как клубный костюм для курения (от smoke — курить). Обязательные атрибуты смокинга — обтянутые атласом пуговицы, темный широкий пояс. К смокингу надевают галстук-бабочку. Смокинг может застегиваться на одну или две пуговицы, а может вообще не застегиваться. Классический цвет смокинга — черный или белый с кремовым отливом.
Для особо торжественных случаев предназначен и фрак. К нему прилагаются белый галстук-бабочка, накрахмаленная манишка, стоячий воротничок с загнутыми углами, белый жилет, черные лакированные туфли, белые перчатки. Пуговицы фрачной жилетки всегда должны быть застегнуты.
Женщины на протокольные вечерние мероприятия надевают платья, более нарядные и открытые, чем повседневные, как обычной длины, так и длинные из высококачественных тканей (шелк, креп, кружева). К ним возможны шелковые и кружевные перчатки. На вечерних приемах оправдано употребление золотых ювелирных украшений, но это должно отвечать чувству меры и хорошего вкуса.
При рассаживании за столом строго соблюдаются правила этикета. Почетным является место напротив входной двери, а если дверь находится сбоку — на стороне стола, обращенной к окнам, выходящим на улицу. Почетным считается место справа от организатора приема, вторым — слева от него. Наименее почетными считаются места на торцах стола. Составляют план рассаживания так, чтобы женщина не сидела рядом с женщиной, а мужчина с мужчиной.
Приходить на обед необходимо точно в указанное в приглашении время. Опоздание считается нарушением этикета.9.4. Столовый этикет
Сервировка стола и вид посуды (фарфоровая, фаянсовая, стеклянная, хрустальная, керамическая, металлическая) зависят от уровня приема. Если прием проходит в ресторане, то на всей посуде может быть монограмма или эмблема ресторана. Столовая посуда должна иметь определенную вместимость и соответствовать размерам порций (см. рис. 4).
† Рис. 4. Основные виды столовой посуды
Для подачи холодных закусок используются: закусочные тарелки, салатники — для салатов, маринадов и т. п.; лотки для подачи небольших закусок — шпрот, масла, сыра, лимона; селедочницы, имеющие более узкую и удлиненную форму; овальные блюда — для закусок из рыбы и мяса; круглые блюда — для мясных закусок, канапе, а также овощных блюд; вазы салатные на низкой ножке; соусники — для соусов, сметаны.
Первые блюда подают в бульонных чашках, глубоких столовых тарелках, суповых мисках с крышками (супницах) для семейных обедов и для приемов.
Вторые блюда подают в мелких тарелках, круглых блюдах.
Десерт (сладкие блюда) подают в мелких или глубоких десертных тарелках.
Для подачи горячих напитков нужны чайники и чайные чашки с блюдцами и кофейники и кофейные чашки с блюдцами; бокалы — для молока, кефира; сливочники — для сливок; молочники — для молока к кофе и чаю; вазочки — для варенья, сахара; розетки — для меда, джема, варенья, лимона и сахара.
Для сервировки стола также необходимы приборы для специй (горчичницы, солонки, перечницы), вазочки-салфетницы для бумажных салфеток, рюмки-подставки для яиц, пепельницы.
Бокалы и рюмки выбирают, руководствуясь следующим правилом: чем крепче напиток, тем меньше вместимость рюмки. При сервировке стола используют ликерные рюмки (на высокой ножке); коньячные рюмки («тюльпан» на низкой ножке, расширенные книзу и суженные кверху); водочные рюмки; мадерные рюмки — для крепленых и десертных вин; рейнвейные рюмки — для белого сухого и полусухого вина; лафитные рюмки (удлиненной формы) — для красного столового вина; коктейльные рюмки на низкой ножке — для крепких коктейлей; бокалы цилиндрической, конической, грушевидной формы на ножке — для шампанского и игристых вин; бокалы цилиндрической формы на низкой ножке — для пива и соков; бокалы — для молочных или фруктово-ягодных коктейлей; фужеры — для минеральной и фруктовой воды (см. рис. 5).