В основе управленческого учета – структурированный сбор и обработка данных о доходах и расходах организации, с возможностью дополнения финансовых и операционных параметров сведениями из внешних источников, а первичной учетной информации – аналитическими признаками и разметками. В идеале все эти процессы должны быть автоматизированы.
В реальности все сложнее. Обычно в любом бизнесе существует несколько хранилищ данных, которые используются для сбора первичной или уже обработанной информации. Причем это могут быть как аналоговые носители (бумажные документы и физические архивы), так и цифровые. Последние иногда представляют собой электронные таблицы, формируемые бессистемно. Часто такие базы ведутся и хранятся во встроенной памяти рабочих компьютеров и администрируются одним или несколькими людьми. Далее, при составлении управленческой отчетности, исполнители на отдельных участках систематизируют данные за конкретный период и направляют их ответственному сотруднику.
Бухгалтерия обрабатывает первичные документы от контрагентов в бумажном и электронном виде, заносит их в бухгалтерскую систему. Из нее специалисты по управленческому учету делают выгрузки, а затем сверяют информацию. На этапах обработки бумажных входящих документов и работы с системами электронного документооборота вероятны и неизбежно допускаются человеческие ошибки, происходят сбои, потеря и искажение информации. Фактически автоматизация реализована «лоскутным» образом: как на аналоговых, так и на цифровых процессах. Это последствия использования устаревших операционных и учетных программ, неэффективного взаимодействия с контрагентами, отсутствия стратегического планирования архитектуры информационных систем предприятия. Как известно, караван идет со скоростью самого медленного осла в цепочке. Так и внутренние процессы формирования учета, особенно последовательных операций, страдают от неэффективности на отдельных участках, в первую очередь, на этапе обмена информацией с контрагентами.
Компания и непосредственно финансовое подразделение могут внедрить новейшие методы управления, контроля и учета, автоматизировать все процессы и постоянно повышать эффективность, но все будет впустую, если контрагент работает на бумажных носителях.
В таком случае информационный обмен не реализуется в онлайн-режиме, а сверки происходят нерегулярно и с большими задержками. Процессы, связанные с этим обменом информацией, будут генерировать и накапливать ошибки, тормозиться и терять операционную эффективность.
Важно отметить, что при ручном сборе управленческих отчетов сроки подготовки данных также затягиваются, что влияет на скорость и качество принятия решений и в конце концов на конкурентоспособность бизнеса.
В целом это комплекс систем, связанных обменом данных. Если в одной существует повышенный уровень энтропии, то и более продвинутая, нацеленная на развитие, будет постоянно терять эффективность, импортируя свою порцию ошибок при информационных обменах. Следует регулярно проводить аудит внутренних процессов и вовлеченных систем (контрагентов, клиентов, поставщиков), внедрять контрольные процедуры на стыке аналоговых и цифровых операций, взаимодействия людей с базами данных – обычно это источники неполных или неверных данных. Это поможет системно планировать и проводить автоматизацию.
Управленческий учет vs бухгалтерия
Вероятно, некоторые управленцы задумываются, почему бы не оставить в компании только финансовый (бухгалтерский) учет. На самом деле к этому стремится современный финансовый учет, основанный на международных стандартах финансовой отчетности (МСФО). В связи с этим требуется унифицировать подходы к ней и привести ее к рациональному виду, отражающему в первую очередь природу и суть бизнеса и операций.
Между тем в своем главном предназначении управленческий и бухгалтерский учеты имеют разные цели. В первом случае это планирование и принятие решений, во втором – отчетность перед государственными структурами и расчет налогов. Управленческий учет анализирует бизнес, нацелен в будущее и может строиться на предположениях с определенной свободой допущений, бухгалтерский же формируется на основе исторических данных и в приоритет ставит соответствие документам.
Современная практика финансового менеджмента стремится к унификации отчетности на базе стандартов МСФО, что предполагает подходы, аналогичные управленческому, так как задача бухгалтерского учета – отражать реальную ситуацию в бизнесе, а не просто демонстрировать расчет налогооблагаемой базы. Налоговая отчетность – дополнение к учету, отражающему реальное состояние дел в компании, рыночную стоимость активов и пассивов, актуальные оценки резервов.
Первичные документы и договоры формируют основу для бухгалтерского учета и отчетности, потом ее подтверждает аудитор. В современном бухгалтерском учете, как и в управленческом, финансист учитывает доходы и расходы, основываясь на международных стандартах, фактических операциях и обязательствах, даже если он еще не получил подтверждающие документы. Аудиторы, в свою очередь, могут потребовать показать последние, а также расчеты и доказательства выплат. Лучше и удобнее всем, когда управленческий и бухгалтерский учеты максимально сближаются в форматах и методологии. В них органично объединяются базы расчета налогов и формирования официальной отчетности, и, как следствие, формируется основа для создания отчетов с целью принятия управленческих решений.
Обычно учет и документы отражают реальные операции, если это не так, значит, отчетность недостоверная. Для чего отдельные компании умышленно отдаляют бухгалтерский учет от фактического положения дел и управленческого учета, каковы причины? Обычно это связано с оптимизацией налогов, недекларируемыми оборотами, различными мотивами в выборе методов начисления затрат и расчета списаний (амортизации).
Вот что говорит ChatGPT о разнице в правилах по постановке на учет и амортизации в налоговом и управленческом учете.
В управленческом учете правила постановки на учет и амортизации основных средств устанавливаются в соответствии с внутренними положениями и регламентами предприятия. Основные критерии: фактическое владение и контроль над имуществом, возможность его использования для получения экономической выгоды. Амортизация рассчитывается на основании стоимости износа основных средств за определенный период, в соответствии с методом, выбранным предприятием.
В налоговом учете правила постановки на учет и амортизации основных средств устанавливаются в соответствии с требованиями налогового законодательства. Эти процедуры могут быть проведены только после приобретения этих основных средств. Амортизация рассчитывается на основании установленных законодательством нормативов для каждого вида.
Итак, основное отличие управленческого и налогового учета: в первом выбор метода амортизации и разработка нормативов осуществляется на уровне предприятия, а во втором – в соответствии с требованиями налогового законодательства.
Иногда расхождение между учетами связано с тем, что в отдельных странах не относятся к затратам те или иные виды расходов. Для управленческих целей (оценки рентабельности) важно отслеживать их все, а не только подтвержденные документами или принимаемые в базу для расчета налогов.
К расходам, которые в налоговом учете могут отсутствовать, относятся, например, командировочные свыше номинального значения, затраты на такси, питание в офисе, программное обеспечение, оплаченное не корпоративной картой компании, и др.
Из-за того, что в документах отражаются разные данные, возникает необходимость в различных отчетностях и параллельном ведении учета. Это приводит к потребности в дополнительных сотрудниках, усложнению процедур, удлинению сроков закрытия отчетных периодов, к дополнительным мерам комплаенса, налоговым и персональным рискам директоров и акционеров.
Люди и процессы
Если вы когда-либо выстраивали структуру международного бизнеса или занимаетесь этим сейчас, то наверняка знаете, что выбор учетного программного обеспечения или софта для бухгалтерии и организации управленческого учета – одна из приоритетных задач. Если вы оставили ее решение на будущее, то сейчас – подходящее время, чтобы разобраться.
Существует широкий выбор: от международных программных продуктов на базе 1С, новых систем наподобие облачного «Финансиста», нацеленных на стандартизацию управленческой отчетности и визуализацию данных для малого и среднего бизнеса, и QuickBooks и Zoho, широко распространенных в мире и сравнительно дешевых, до более кастомизируемых, дорогих систем Netsuite, Microsoft Dynamics, Oracle, SAP и др.
На постсоветском пространстве 1С – безусловный лидер с многочисленными отраслевыми решениями, позволяющими подстраиваться под запросы конкретного клиента. Например, «БИТ-Финанс» для управленческого учета, комплексный ERP «1C Управление холдингом», программные решения для расчета зарплаты и ведения отчетности по персоналу и кадровому документообороту, для управления складом и проектами, CRM, а также многочисленные отраслевые решения для торговли, автосервисов, логистики и пр.
Чем дольше вы не создаете учетную систему для ведения бухгалтерии, а также сбора данных для управленческого учета и его автоматизации, тем больше проблем накапливается. Вместе они приведут к отрицательной синергии и усложнят подготовку налоговой и консолидированной отчетности, затруднят автоматизацию процессов и прохождение аудитов. В случае, если отсутствуют подтверждающие документы, аудиторы могут выдать «мнение с оговоркой» (qualified opinion), что притормозит прохождение аудита и ослабит переговорную позицию с будущими аудиторами, банками, потенциальными инвесторами и кредиторами.
Вот почему выбор одной или нескольких учетных систем (это зависит от географии и особенностей бизнес-процессов) следует делать как можно раньше, а определившись, заниматься внедрением системы, встраивать в нее максимальное количество рутинных и взаимосвязанных операций, автоматизировать повторяющиеся процессы. Конечно, не все – здесь нужна избирательность и разборчивость. Ведь автоматизация проводится не для удовольствия, а для оптимизации процессов, снижения рисков, внедрения контрольных процедур, минимизации участия человека, а следовательно, и человеческого фактора: ошибок, происходящих из-за недосмотра, усталости, недостаточной компетенции исполнителя.