Другая вещь касается закупок в Интернете. Если вы что-то покупаете в онлайне, можете там найти отличные сайты, которые предлагают купоны на приобретение товаров и услуг с хорошей скидкой.
Интернет-магазины периодически раздают их, стимулируя своих клиентов и подписчиков активнее покупать. Можно найти такой купон и добиться скидки 3–5–7–10 %, а на некоторые услуги – значительно больше.
Следующая идея: в Интернете дешевле покупать электронные товары вместо физических. Что я имею в виду? Виртуальный пылесос, конечно, не купишь. Но можно приобрести, например, программное обеспечение, антивирусы и другие программы, которые используются в работе.
Вы можете купить дистрибутив программы, скачать его через Интернет – и это обойдется значительно дешевле, чем заказывать диск, который привезут. Обучающий семинар, записанный на DVD, с курьерской доставкой обойдется дороже, чем участие в вебинаре.
Еще можно сэкономить, закупая сокращенные варианты программ вместо полных. Например, 1С. Далеко не всем нужны полные профессиональные версии. Многим подойдут базовые комплектации, там достаточно функционала. Это часто позволяет прилично сэкономить.
Что ж, думаю, с поставщиками мы разобрались. Переходим к рассмотрению других тактик.
Здесь есть несколько возможностей для разумного снижения расходов.
Первое – мы очень активно применяем это у себя – пересылать отсканированные копии документов. Если вы активно общаетесь с контрагентами, что-то закупаете или продаете, то постоянно обмениваетесь документами: договорами, актами, счетами и т. д.
Мы ввели в практику такую вещь: пересылаем друг другу не оригиналы, а копии документов с отсканированной печатью. Это позволяет снизить почтовые расходы и сэкономить время менеджеров. Оригиналы высылаем отдельно, по требованию. Оказывается, они нужны далеко не всем. Примерно две трети наших партнеров не требуют оригиналов, им вполне хватает сканов.
Вы можете сказать: «Да нет, наши будут требовать!» Кто-то будет, а кто-то нет. Не всегда нужны именно оригиналы, а если и нужны, то не всех документов.
Можно переслать, например, счет для оплаты и написать: «Если вам требуются оригиналы, напишите нам, вышлем». Кому-то они окажутся не нужны, другие просто забудут.
Часто так можно неплохо сэкономить. Считайте сами: каждое отправление, даже обычной почтой, – это порядка 100 рублей плюс минимум столько же стоит время менеджера, пока он все сделает. А если пересылок много, получаются серьезные деньги. Отправлять сканы документов намного проще и быстрее.
Следующая вещь, которую желательно сделать, – внедрить электронный документооборот, если у вас активно используются различные накладные, счета внутри компании и т. п. Благодаря этому вы сэкономите бумагу, картриджи и главное – в целом ускорите процесс.
Когда по офису туда-сюда носят бумажки, это значительно увеличивает время административных процедур.
Нередко заказ, который можно было бы сделать за день, тянется неделю, поскольку на каждом этапе надо подписать очередную бумажку, а человека нужного нет, или он занят, или требует, чтобы бумажки приносили оптом по пятницам, или просто лень идти нести бумаги (схожу завтра) и т. д.
Приведу пример. Компанию Microsoft знаете? В ней все построено на электронном документообороте. Все служебные записки и приказы отсылаются на электронную почту сотрудникам, и это считается нормальным. Не надо устанавливать сложную IRP-систему. Достаточно перевести большую часть бумажного документооборота в электронный вид.
Для этого существует отличный бесплатный сервис Google Docs (www.docs.google.com). Там есть возможность создавать серверные версии Word, Excel, смотреть разные отчеты, добавлять доступ к ним своим сотрудникам.
В моей компании практически все отчеты сделаны в Google Docs. Во многих компаниях моих клиентов точно так же используют этот сервис. Он совершенно бесплатный! Это его огромный плюс.
Использование сотрудниками офисных ресурсов в личных целях – огромная беда, потому что персонал считает это вполне естественным. Люди удивляются, когда их кто-то ругает за это. Вводите контроль, причем за всем!
Принтер. Вы удивитесь, когда поставите контролирующее устройство и начнете считывать, что печатают ваши сотрудники. Часто это отнюдь не служебные документы, а книги, интересные статьи из журналов, курсовые. Масса всего за счет компании.
Совершенно точно вам говорю! Проверьте. Если в компании больше 10–15 человек, скорее всего, у вас есть такие проблемы.
Телефон. Посмотрите счета. Вы вновь удивитесь, когда узнаете, что из 10–15 сотрудников в компании один-два человека активно используют корпоративный телефон в личных целях.
Они звонят родственникам за границу, знакомым на мобильные телефоны и т. д. Контролируйте это!
Интернет. Это отдельный разговор… Вы схватитесь за голову, когда впервые изучите отчеты о том, где и как сотрудники проводят время в Интернете. Кто-то скачивает видео, другой активно участвует в онлайн-играх или постоянно сидит в «Одноклассниках», «ВКонтакте» и прочее. В связи с этим есть очень хорошее правило, которое я рекомендую взять на вооружение.
Отключите Интернет сотрудникам, которым он не требуется для выполнения их служебных обязанностей.
Когда введете это правило, увидите: если есть сотрудники, которые используют Интернет в личных целях, они будут против и станут доказывать, что им периодически нужен Интернет.
Иногда действительно может возникнуть необходимость что-то отправить или получить по электронной почте. Решается это так: вы ставите один общий компьютер, причем таким образом, чтобы монитор был виден всем, особенно вам.
И не ставьте рядом стул! Только стол, компьютер, клавиатура и мышь. Когда нет удобств, человек не будет долго задерживаться и сделает лишь самое необходимое.
Могу привести пример одной крупной IT-компании, которой руководит мой знакомый. Компания насчитывает около 1000 человек. Один из этажей офиса, который она арендует, оборудован так: в центре – большой коридор, из которого идут ответвления в кабинеты, а в центре коридора стоят столы с четырьмя компьютерами.
Все имеют выход в Интернет. Любой сотрудник может с их помощью зайти в Сеть, посмотреть, что ему надо, вернуться в свой кабинет и продолжить работу. Общего доступа нет, потому что когда компания большая, плата за Интернет становится астрономической.
Что еще привлекает сотрудников? Конечно, канцтовары! Вы снова удивитесь: сотрудники считают совершенно нормальным забирать домой бумагу для печати, ручки, скрепки и степлеры. Уборщицы активно прихватывают туалетную бумагу. А если у вас есть кухня для сотрудников, уборщица может «поработать» и там, забрав остатки кофе, чая, сахара. Вообще все, что можно забрать, будут забирать.
Вы скажете: «Нет, мои сотрудники не такие!» Проверьте как-нибудь. Например, повесьте видеокамеру.
Причем есть один большой секрет: если вы повесите камеру, это сильно увеличит продуктивность работы сотрудников. Сам факт того, что за ними наблюдают, заставляет работать лучше. Проверено!
Маленькая хитрость: вам необязательно вешать настоящие камеры. Или можно повесить настоящую, но необязательно ее подключать. Какое-то время это будет работать.
Как это преподнести сотрудникам? Просто повесьте камеру и объявите, что с этого момента наблюдаете!
На самом деле можете и не наблюдать – до тех пор, пока они сами не догадаются. Обычно это занимает около трех месяцев. А до того момента персонал будет очень неплохо работать, и случаи использования офисных ресурсов в личных целях значительно снизятся.
Курьер. Тут тоже часто возникают сложности, потому что сотрудники могут его использовать в личных целях и отправлять туда, куда бы вам не хотелось. Например, отвезти рабочие документы и заодно получить личное письмо, посылку и т. д.
Следующая тактика, о которой мы поговорим, – поездки. Бывает так, что работа ваших сотрудников носит разъездной характер в пределах города или на дальние расстояния.
Часто оказывается, что вместо того, чтобы отправить в поездку сотрудника, выгоднее послать курьера, потому что время специалиста стоит дорого. По крайней мере значительно выше суммы, в которую обойдется курьер.
Но часто сотрудники просто хотят съездить куда-то и обосновывают вам необходимость поездки. Им хочется выйти из офиса и прогуляться на свежем воздухе.
Особенно если есть возможность поехать в интересную командировку. Но это далеко не всегда нужно.
Поэтому, когда сотрудники приходят к вам с предложением куда-то съездить, требуйте подробное обоснование. Если суровой необходимости нет, не позволяйте это делать!
Площади часто используются неэффективно – офис слишком просторный. Конечно, это тешит самолюбие. Но на самом деле нерационально, когда на одного сотрудника приходится 4–5–6 м2. Скорее всего, вы платите за офис приличные деньги. Нередко можно сократить площадь на треть без малейшего ущерба.
Вы можете сказать: «Нет, мы не поместимся». Ерунда! Приведу пример: в call-центрах люди рассажены таким образом, что на каждого сотрудника приходится 1,5 м2. И они отлично сидят, работают. Вам необязательно делать так экстремально, но уложиться в 3 м2, а то и в 2–2,5 м2 на человека можно совершенно спокойно.
При работе в просторном офисе действует психологический аспект: когда люди сидят свободно, они чувствуют себя расслабленно. А когда находятся близко друг к другу, обстановка становится более рабочей.