• Старайтесь стремиться к «нулевому» ящику входящих (в котором нет непрочитанных писем), читая, удаляя и архивируя письма. Помечать письма ярлыками или вкладывать их в папки полезно для очень конкретных проектов или тем. Однако позаботьтесь о том, чтобы не переусердствовать с ярлыками, поскольку наша цель – как можно эффективнее организовать почту. Многие письма можно с легкостью найти позже, воспользовавшись поисковой строкой.
• Отключите на компьютере и телефоне оповещения о новых письмах. Ненужные оповещения отвлекают и подрывают вашу способность фокусироваться.
• Не отвлекайтесь на электронную почту, планируя специальные периоды времени для проверки писем, и не позволяйте себе проверять их вне этих сеансов. Если вас беспокоит сопротивление такому подходу, обсудите возможность внедрения этой практики с начальством. Вы также можете установить временный автоответчик или даже добавить в свою строку подписи для писем следующий текст: «Я проверяю электронную почту дважды в день и постараюсь ответить на ваше письмо во время ближайшей проверки».
• Главное – краткость и вежливость. Усвойте привычку кратко отвечать на любое письмо, которое не требует развернутого ответа. Считайте электронную почту чем-то вроде службы СМС, а не заменой «черепашьей» почты. Хорошее правило – если вы обнаруживаете, что тратите больше 15 минут на написание одного-единственного письма, лучше поговорите с адресатом по телефону.
• Используйте опцию стандартных ответов своей почтовой службы, чтобы создать шаблоны для часто используемых ответов. Если у вас есть входящая почта, на которую вы обычно отвечаете одними и теми же словами, сэкономьте время и составьте краткий ответ, который сможете выбирать и отправлять каждый раз.
Глазам нужен отдых. Вот почему художники и графические дизайнеры вводят в свои работы так называемое негативное пространство, а дизайнеры интерьера оставляют в первозданном виде некоторые стены, вместо того чтобы заполнять их картинами и аксессуарами. Так и захламленность бомбардирует наше сознание стимулами, вынуждая органы чувств трудиться сверхурочно. Минимализм – особенно на рабочем месте – предназначен для того, чтобы мы отдавали свое внимание только важным вещам. Теперь, когда мы сократили в вашей рабочей жизни объем цифрового хлама, давайте перейдем к захламленности физической. Дайте отдых вашему зрению (и сознанию!).
Бумага и бумажные документы
Принципы, о которых мы говорили в разделе «Почта и документы» в третьей главе, точно так же применимы и к офису. Вам нужна система настолько простая, чтобы у вас выработался рефлекс сразу же обрабатывать любые входящие бумажные документы. Вы можете (и должны!) скорректировать ее соответственно своему рабочему потоку, но, как правило, те же три категории подходят и для сортировки бумаг в офисе: «Документы для хранения», «Требуют действия» и «Нераспечатанные».
Разобравшись с системой организации, установите регулярные часы (ежедневно или еженедельно, в зависимости от объема входящих документов) для дальнейших действий в связи с материалами из папки «Требуют действия». Это хорошо делать в полусонном состоянии сразу после обеда или под конец дня, когда ваш мозг не так проворен, но вам все равно нужно выполнить что-то из списка важных дел.
Содержите поверхности в чистоте
Опрятное рабочее пространство говорит о возможностях. Благодаря этому вы меньше отвлекаетесь и лучше концентрируетесь. Оно посылает сообщение о вас… вам.
Прежде всего спросите себя, что абсолютно необходимо на вашем письменном столе или рабочем месте, а чему там быть необязательно. Подумайте о книгах, папках, офисных принадлежностях, блокнотах с клейкими листочками, календарях, кофейных кружках, продуктах питания и даже фотографиях. Храните на своем письменном столе только самые важные принадлежности и используйте ящики и шкафчики для всего остального.
В конце каждого дня уделите пять минут расчистке своего рабочего пространства. Есть нечто терапевтическое в этом ритуале, когда убираешь завершенную работу до следующего дня. Это подает мозгу сигнал о том, что рабочий день окончен. А ритуал ежеутреннего возвращения проектов на рабочее место сигнализирует мозгу, что пора переходить в трудовой режим.
Принесите на работу свои ценности
Это моя любимая часть главы о работе, поскольку мне нравится эта мысль – физически приносить на рабочее место наши ценности. В 2013 году сеть LinkedIn опубликовала серию фотографий под названием «Вид моего письменного стола», на которых были изображены рабочие столы пятидесяти влиятельных людей. Некоторые из них выглядят по-минималистски – только компьютер, бутылка воды и фигурка Гомера Симпсона. Другие многоцветны и эклектичны: памятные спортивные сувениры, мягкие игрушки – талисманы колледжа и кофейные кружки с остроумными надписями. Кабинет Арианны Хаффингтон открыт для всех остальных работающих на этаже (символ прозрачности, как она говорит), и в нем высятся стопки аккуратно сложенных книг.
Думаю, иногда мы придаем больше значения тому, что́ наши рабочие места говорят о нас другим, чем тому, что они напоминают нам самим. Конечно, вы можете использовать свое рабочее пространство, чтобы рассказывать коллегам о своей личности во всем ее многообразии – от интересов до причуд. Но почему бы не сделать еще один шаг и не продемонстрировать свои ценности – те цели, с которыми вы каждый день встаете с постели и приходите на работу? Эти визуальные вехи могут оказывать мощное воздействие на вашу способность сохранять сфокусированность на самом важном для вас.
Хотя я всей душой за чистоту и порядок на рабочем месте, думаю, еще важнее познать себя и оформить такое рабочее место, которое будет подходить вашей личности и ценностям. Если, например, одна из трех ваших главных карьерных ценностей – это «фокус» или «эффективность», то организованное и систематичное рабочее место поможет вам ее осуществить. Если же, напротив, одной из ведущих трех ценностей вы считаете «креативность», то можете позволить себе более прихотливое пространство. Может быть, вы могли бы принести на работу какое-то произведение искусства или разноцветные ручки и блокноты. Даже если ваше личное пространство на работе в настоящее время – всего лишь шкафчик или полка, что вы можете сделать, чтобы оно отражало ваши «карьерные» ценности? Короче говоря, когда ваше рабочее пространство напоминает о ваших ценностях, вы более мотивированы строить карьеру в том же духе.
Визуальное воплощение ваших ценностей
Возможно, как напоминание о ваших ценностях сто́ит добавить в офисное пространство что-то из следующего:
• произведение текстового искусства с одной из ваших жизненных мантр – или, еще лучше, с тремя ценностями, играющими важнейшую роль в вашей карьере;
• фотографии родственников и друзей;
• распечатку вашего древа ценностей из второй главы;
• самодельный подарок от важного человека в вашей жизни;
• картину, скульптуру или фотографию, которая воплощает одну из ваших ценностей, например любовь к природе, путешествия или конкретный вид благотворительности.
Истинный минималист – это тот, кто знает свои дарования и использует их, отдавая приоритет работе, которая согласуется с этими дарованиями, потому что именно в этом случае он приносит наибольшую пользу обществу. Истинный минималист знает, что никто не способен успевать все; он дал себе разрешение ставить на первое место самую важную работу, а менее важные задачи пускать на самотек.
Используйте следующие стратегии, чтобы помочь себе расставлять приоритеты в работе и активнее всего фокусироваться на самых важных задачах. И если ваша официальная работа в данный момент скорее утилитарна, можете смело применять эти стратегии к какому-то проекту, подработке или хобби за ее пределами.
1. Спросите себя: что можете сделать только вы?
Можно потратить годы, чтобы научиться отвечать на этот вопрос. Но я полагаю, каждый из нас обладает набором качеств, которые принадлежат исключительно ему, и мы многократно увеличиваем свое воздействие на мир, когда раскрываем и используем эти таланты. Если вы пытаетесь выявить свои дарования, для начала обратите внимание на тот показатель, который я считаю наиболее красноречивым, – свою энергию. Вы поймете, что работаете со своими дарованиями – то есть подключаетесь к своим уникальным сильным сторонам, – если работа дарит вам энергию, а не отнимает ее.
Найдя тот тип работы, который дарит вам энергию, вы сможете сделать ее приоритетом и приносить наибольшую пользу на рабочем месте (и, по моему мнению, в мире в целом).
2. Расставьте приоритеты
Потратьте полчаса и перечислите все свои связанные с работой задачи за одну типичную неделю. Обведите кружками задачи, которые необходимо выполнить именно вам (и никому другому), особо отметив области, в которых они накладываются на ваши же дарования. Это и есть та работа, которая важнее всего, и ей следует назначать высший приоритет неделю за неделей.
Далее проанализируйте составленный список, выискивая все, что можно удалить или упростить. Например, могли бы вы отказаться от аккаунта в соцсетях, который не генерирует потенциальных покупателей? Можно ли заменить еженедельное совещание более простым в реализации обменом электронными письмами? Есть ли у вас какие-то дела, которые вы могли бы делегировать кому-то другому? Упрощая свой список задач и посвящая больше времени работе, которая «зажигает» вас, вы поможете себе сохранять сосредоточенность и пребывать в гармонии со своими ценностями на работе, а со временем стать счастливее и меньше поддаваться стрессу.
3. Искорените «похитителей времени»
Чтобы заниматься серьезной работой – мы определим ее как любую когнитивно-требовательную задачу, – необходима значительная острота ума. Даже для той работы, которая приносит вам удовлетворение и заряжает энергией, требуется невероятная сосредоточенность и сила воли, чтобы войти в «поток» и оставаться в нем. Наш мозг, всячески сопротивляясь, часто ищет, на что бы отвлечься – поесть, сходить в магазин, поиграть в видеоигры, погуглить, ответить на сообщения и электронные письма.