Итак, с чего начинать? В этом случае, более чем в каких-то других, поможет разделение задачи на подзадачи; в противном случае она может действительно обескуражить. Мы не будем выносить в коридор стол, стеллажи и шкаф для документов. Вместо этого мы прежде всего атакуем их содержимое. Если можно будет сократить его так же быстро, как вынести из комнаты какой-нибудь предмет обстановки, – чудесно! Впрочем, бумаги и офисные принадлежности многочисленны и вполне возможно, что в один заход можно будет разобраться только с одним ящиком или одной папкой. Не поддавайтесь соблазну решить все наскоком, чтобы сразу добиться видимого результата. Не спешите, будьте обстоятельны, и тогда эффект от ваших усилий будет куда заметнее.
Полностью опустошите один ящик, папку или полку, которой вы занимаетесь. Не вытаскивайте предметы поочередно, чтобы сразу подвергать их оценке. Как самосвал, просто переверните объект вверх дном, чтобы полностью опустошить. Когда его содержимое будет лежать на столе или полу, можно подробно рассмотреть и оценить каждый предмет и решить, оставлять ли его. Этот процесс может обернуться для вас катарсисом, и вы обретете власть над мучавшим вас хламом. Если вы когда-нибудь представляли себя в роли верховного божества, то это ваш шанс стать им: судьбы сотен скрепок, ручек, карандашей, листов бумаги и резинок полностью зависят от вас. Включите свои божественные чары и создайте минималистский рай!
По ходу дела очень тщательно обдумывайте, как и где вы будете хранить свои бумаги и принадлежности. Тот факт, что ваш степлер всегда находился в дальнем левом углу второго ящика вашего стола, вовсе не означает, что его надо вернуть туда же. Этап «Начать сначала» – отличная возможность все переделать и создать новую конфигурацию рабочего места, позволяющую эффективно работать с максимальным удобством. Избавившись от хлама, вы получите много дополнительного места.
Выбросить, хранить или отдать
В первую очередь займитесь самым простым: избавьтесь от ненужной рекламы, каталогов и журналов. В подавляющем большинстве случаев все это не имеет серьезного значения. Не произойдет ничего ужасного, даже если вы выбросили рекламу сантехника, а на следующей неделе у вас потекла труба. Подобную информацию можно почерпнуть из телефонного справочника, в Интернете или у соседей, и нет никакой необходимости копить груды рекламных листовок. То же относится и к заявкам на кредитные карточки, рекламе распродаж, каталогам, брошюрам, листовкам и буклетам. Если в них не содержится ничего, требующего моментальной реакции, то всем им прямая дорога в мусорное ведро. Так или иначе вы все равно будете и впредь получать подобные предложения и сможете воспользоваться ими, если надумаете. Здесь не надо принимать мучительных решений – надо просто выкинуть все это и забыть. Маловероятно, что вы будете всю жизнь жалеть о том, что выбросили рекламную листовку!
Одновременно займитесь тем, что попадается на глаза: засохшие ручки, ржавые скрепки, порванные резинки для бумаг, стертые ластики, старые календари, рваные папки, старые стикеры, использованные конверты, пустые картриджи и прочие малопонятные и бесполезные мелочи подлежат полной зачистке. Не знаю, как ненужным или использованным офисным принадлежностям удается оставаться в живых так долго, наверное, на них просто не обращают внимания. Соберите их в кучку и прекратите их напрасные мучения!
Это была неплохая разминка, не так ли? Правда же, здорово избавиться от всего этого барахла? Приободрившись и войдя в рабочий ритм, займемся более серьезными вопросами. Наверное, вы пока не сознаете, что кое-что из ваших «нормальных» офисных принадлежностей, т. е. то, что на первый взгляд кажется вполне полезным, также заслуживает зачислению в категорию «Выбросить». Прежде чем вы закричите: «Чушь!» – я объясню. Офисные принадлежности накапливаются со временем – часто на протяжении достаточно долгого периода, и их очень редко выбрасывают. С течением времени технологии, вкусы и потребности также претерпевают изменения, и поэтому некоторые из этих предметов становятся ненужными.
Мне стыдно в этом признаваться, но во время моей последней генеральной зачистки я обнаружила пачку уголков для фотоотпечатков (все мои фото уже оцифрованы), коробку дискет, этикетки для видеокассет и – хотите верьте, хотите нет – коррекционную ленту для пишущей машинки! Понятно, что всем этим предметам давно не место в моем кабинете. И я уверена, что не только мне посчастливилось обнаружить ненужные в современном офисе принадлежности: копните глубже и, наверное, тоже обнаружите древности. Эти вещи могут оставаться в рабочем состоянии, но они полностью устарели. А если они не нужны ни вам, ни кому-либо из окружающих, то их следует отправить известно куда. (Разумеется, если вы считаете, что кто-то их возьмет, поместите их в категорию «Отдать», а не «Выбросить».)
В категорию «Выбросить» надо добавить и сломанное компьютерное и электронное оборудование. В большинстве случаев его уже заменили на что-то новое и блестящее. А тогда что делает в дальнем углу кабинета этот монитор шестилетней давности, который не показывает ни малейших признаков жизни при нажатии кнопки «пуск»? Его действительно рассчитывают вернуть к жизни в случае, если вдруг сломается новый монитор? Учитывая, что большинство из нас не обладает техническими навыками для самостоятельного ремонта или возможностью найти нужные запчасти, его придется тащить в сервисный центр (если таковой обнаружится), а стоимость ремонта будет сопоставима с ценой нового монитора. Если у вас все еще обитают принтер, компьютер или другой электронный прибор, давно приказавшие долго жить, распрощайтесь с ними окончательно. Устройте им достойные похороны и верните себе драгоценное пространство.
Следующими кандидатами на выброс являются бумаги и принадлежности, оставшиеся от прошлых задач и интересов. Если вы больше не занимаетесь ими, то освободитесь от всего этого. По опыту я знаю, что есть искушение хранить подобные вещи в качестве свидетельств своих неустанных трудов. Именно так я относилась к своим аспирантским конспектам – они напоминали о годах напряженного неутомимого научного труда. Впрочем, оказалось, что физика, высшая математика и химия, которым они были посвящены, не имеют никакого отношения к моей работе. Сдав их наконец как макулатуру, я почувствовала громадное облегчение и готовность двигаться в будущее, не цепляясь за прошлое.
Разбирая свои вещи, максимально используйте категорию «Отдать». Даже если вам больше не нужны пятьдесят папок для бумаг или пожизненный запас простых карандашей, вполне возможно, что они требуются кому-то другому. И этими другими могут быть школа, больница или общественная организация, где деньги в первую очередь расходуются на профильную деятельность, а не на покупку офисных принадлежностей. Особенно полезными для подобных организаций могут стать компьютеры, мониторы, факсы и прочее оборудование. Сделайте несколько телефонных звонков, предложите свои излишки – время и усилия, потраченные на поиск нового пристанища для этих вещей, окупятся хорошей кармой.
За исключением случаев, когда ваш домашний офис невелик или вы работаете не очень много, вы, скорее всего, обнаружите массу всего для категории «Сохранить». И именно здесь начинаются переоценка ценностей, подсчеты и трудные решения. Конечно, хочется достичь идеального соотношения: иметь ровно то, чего вполне достаточно для работы, и ничего лишнего. Кандидатами на зачисление в эту вожделенную категорию являются: оборудование и принадлежности, которыми вы регулярно пользуетесь; свежие журналы и каталоги; бумаги, которыми нужно заниматься; относительно недавние бумаги; бумаги, которые следует хранить в течение нескольких лет, и бумаги, которые нужно хранить всегда. Мы подробнее рассмотрим все эти предметы далее.
Назначение каждого предмета
Не оставляйте тот или иной предмет просто потому, что это «офисная принадлежность». Не всякая офисная принадлежность должна находиться в вашем офисе. Каждый предмет должен доказать, что он добросовестный работник, иначе он рискует получить уведомление об увольнении. Если ваш домашний офис похож на большинство других, то пространство и место для хранения в нем на вес золота. Поэтому будьте предельно честны в ответе на вопрос: что действительно необходимо и используется? Вы же работаете не в кладовке!
После того как все сломанное, изношенное и устаревшее вычищено, следует внимательно рассмотреть то, что осталось. Не стесняйтесь задавать жесткие вопросы в процессе отбора: в конце концов, вы же не держите приют для бесхозных предметов. Вам и правда нужны маркеры пяти разных цветов или конверты шести размеров? А когда вы последний раз пользовались диктофоном? Сколько вещей вам нужно, чтобы определить дату и время (если у вас есть наручные часы, компьютер и сотовый телефон, нужны ли вам настольные часы и календарь?). А пресс-папье действительно используется по назначению или просто стоит ради красоты? Возможно, каждая из этих вещей по отдельности – мелочь, не стоящая серьезного внимания, но все вместе они занимают существенную часть рабочего стола.
Не менее строго надо подходить и к своим бумагам, иначе они могут быстро выйти из-под контроля. Допросите с пристрастием каждую из них, особенно если речь не о юридических или финансовых документах. Подумайте, нужен ли вам именно листок или только содержащаяся на нем информация. Во втором случае сканируйте его или перенесите данные в электронный документ. Далее серьезно подумайте, прежде чем что-либо распечатывать: зачем плодить бумаги, с которыми впоследствии придется разбираться? Оставляйте электронную почту в виртуальном состоянии. Создавайте закладки для веб-страниц. Сделайте себе копию документа в формате PDF и сохраните на жестком диске – и вы сможете просматривать его в любое время. Это идеальное решение для онлайн-чеков и подтверждений об оплате – документы есть, а хлама нет. При этом не забывайте регулярно делать резервные копии, чтобы не утра