Создание и работа с диаграммами в редакторе Microsoft Excel напоминают аналогичную работу в Word. После изучения предыдущего раздела вам будет гораздо легче освоить данный материал. Особенность Microsoft Excel состоит в том, что с его помощью можно без особых усилий проводить различные вычисления. Если вам необходимо не только построить диаграмму на основе таблицы чисел, но и предварительно провести некоторые подсчеты – советую воспользоваться Microsoft Excel, который позволит без труда решить поставленную задачу.
Создание диаграммы в Excel, как и в редакторе Word, следует начинать с построения таблицы значений. Только после этого можно начинать непосредственно работу над диаграммой. В Excel это можно сделать с помощью мастера диаграмм, который и рассмотрен в данном разделе.
Примечание
Перед запуском мастера диаграмм Microsoft Excel вы можете выделить диапазон ячеек, в которых размещена таблица значений. При этом будьте очень внимательны: в выбранном диапазоне не должно быть пустых ячеек, строк или столбцов, а также ячеек со сложным форматированием. Поэтому выделять таблицу следует, только если она простая. В противном случае гораздо лучше задать адреса ячеек, значения которых будут использоваться для построения диаграммы, непосредственно при работе мастера диаграмм.
Для запуска мастера диаграмм предназначена одноименная кнопка на панели инструментов. На первом этапе работы необходимо выбрать тип диаграммы (обратите внимание, что появившееся окно аналогично тому, с которым вы встречались в предыдущем разделе, изучая построение диаграмм в редакторе Word). Для перехода к следующему этапу нажмите кнопку Далее (рис. 4.9).
Рис. 4.9. Окно выбора типа диаграммы
Примечание
На любом этапе мастера построения диаграмм в Microsoft Excel можно остановить работу, нажав кнопку Готово. При этом будет создана диаграмма с параметрами, установленными на этот момент.
На следующем этапе необходимо указать диапазон ячеек, в которых размещена таблица значений. Удобнее всего делать это на вкладке Ряд (рис. 4.10), постепенно добавляя ряды значений и указывая их параметры. Для добавления ряда воспользуйтесь кнопкой Добавить. В списке рядов появится новый элемент с именем Ряд 1. Теперь необходимо задать диапазон ячеек, соответствующих данному ряду. Для этого предназначено поле Значения. Воспользовавшись цветной кнопкой в конце поля, вы можете скрыть окно мастера диаграмм и открыть рабочий лист для выделения нужного диапазона ячеек. Обратите внимание, что при этом не нужно выделять название, а только ячейки с числовыми значениями. Кроме того, необходимо указать еще названия рядов будущей диаграммы. В поле Имя необходимо ввести название ряда данных, а в поле Подписи оси X задать названия столбцов таблицы, то есть названия категорий: именно они будут размещены вдоль горизонтальной оси на будущей диаграмме.
Рис. 4.10. Окно добавления нового ряда
На третьем этапе мастера диаграмм отображается окно Параметры диаграммы. С ним вы детально познакомились в предыдущем разделе. Здесь можно задать заголовок диаграммы и осей, а также настроить отображение легенды и подписей данных.
Следующий, последний, шаг работы мастера диаграмм позволяет задать место размещения диаграммы: вы можете расположить ее на отдельном рабочем листе либо на листе с данными. Рекомендуется выбирать второй вариант – при этом будет гораздо проще настроить размер диаграммы и скопировать ее в редактор Word. Для завершения работы мастера диаграмм нажмите кнопку Готово.
Созданную диаграмму можно редактировать. Выделив диаграмму, вы отобразите в окне Excel панель инструментов Диаграмма, кроме этого, в главном меню рабочей книги появится еще один пункт – Диаграмма. С помощью этих элементов можно осуществлять все необходимые действия. Основные принципы редактирования в Excel аналогичны основам редактирования диаграмм, созданных в Word.
Наряду с изменением параметров форматирования диаграммы, в Excel можно изменить диапазон исходных данных, на основе которых она была создана. Для этого необходимо выполнить команду Диаграмма → Исходные данные. В результате будет открыто окно Исходные данные, которое отображалось на втором шаге работы мастера диаграмм. В этом окне можно внести необходимые изменения.
Выполнив команду Диаграмма → Размещение, вы можете изменить установленное по умолчанию размещение диаграммы.
После того как вы построили диаграмму в Excel, необходимо поместить ее в документ Word. Чтобы сделать это правильно и наиболее эффективно, нужно разобраться, какие существуют способы обмена данными между приложениями Microsoft Office.
4.4. Обмен данными между приложениями Microsoft Office
Пакет Microsoft Office предлагает пользователям целый ряд средств для организации обмена между приложениями. Эти инструменты следует использовать, когда необходимо создать документ, в котором будут размещены элементы разных приложений Microsoft Office. Примером такого документа может являться бухгалтерский отчет, созданный в текстовом редакторе Word, в который нужно вставить объекты из табличного редактора Excel, например диаграммы или фрагменты таблиц.
В зависимости от желаемого результата и средств взаимодействия между приложениями можно воспользоваться одним из существующих способов обмена данными.
Самым простым способом является использование буфера обмена. Фрагмент, скопированный в буфер в одном приложении Microsoft Office, можно вставить в документ, созданный в любом другом приложении. Сделать это можно, выполнив команду меню Правка → Копировать, а затем Правка → Вставить для копирования фрагмента и соответственно Правка → Вырезать и Правка → Вставить для его перемещения. Практически тот же результат получается, если перетащить нужный фрагмент из окна одного приложения в другое. В результате в один документ будет вставлен фрагмент из другого, причем эти документы могут быть созданы в разных приложениях Microsoft Office.
Однако у этих способов есть ряд недостатков. Один из них состоит в том, что вставленный фрагмент будет существовать независимо от приложения, в котором он был создан. Это значит, что вставленная диаграмма Microsoft Excel фактически превратиться в картинку. Средства приложения, в котором фрагмент был создан, в данном случае будут недоступны, то есть диаграмму или таблицу после вставки нельзя будет редактировать. Вторым большим недостатком является отсутствие динамической связи между вставленным фрагментом и файлом, откуда он был вставлен. При необходимости внесения изменений во вставленный фрагмент придется вновь вернуться в приложение, в котором он был создан, внести изменения и повторно вставить фрагмент в нужный файл. Таким образом, использование буфера обмена и перетаскивания, с одной стороны, очень легко позволяет вставлять фрагменты из одних приложений в другие, а с другой – в этом случае полностью утрачивается связь между приложением-источником и вставленным объектом.
Для решения этих проблем можно воспользоваться другими способами организации связи между приложениями Microsoft Office. В зависимости от желаемого результата, типа обновления вставленных данных и способа связи фрагмента с файлом-источником можно применить средства связывания или внедрения объектов Microsoft Office.
Внедрение позволяет вставить скопированный в буфер фрагмент в другой документ. При этом будет поддерживаться возможность редактирования документа средствами, предлагаемыми приложением-источником, но динамическая связь между объектом-источником и вставленным фрагментом не сохранится. При связывании к возможностям редактирования добавляется возможность автоматического обновления вставленного фрагмента при изменении объекта-источника.
Например, если в документ Microsoft Word с помощью внедрения вставить диаграмму, созданную в Microsoft Excel, то диаграмму можно редактировать, используя все средства Excel для работы с диаграммами – изменять вид ее элементов, источник данных, параметры диаграммы. Сделать это можно, дважды щелкнув на диаграмме кнопкой мыши. Для завершения редактирования нужно щелкнуть вне диаграммы. Если же диаграмма была вставлена в документ Word способом связывания, то все перечисленные возможности сохраняются. Кроме этого, при изменении диаграммы в объекте-источнике (изменении ее внешнего вида или содержимого, связанного с изменением данных, на основе которых она была построена) все перемены будут отображены во вставленном объекте.
Для связывания и внедрения объекта нужный фрагмент копируют в буфер обмена, после чего выполняют команду Правка → Специальная вставка. В результате откроется окно Специальная вставка, в котором можно выбрать способ динамической связи (связывание или внедрение) и формат вставляемого объекта. В левой части окна находится переключатель, от положения которого зависит способ связи: Вставить – внедрение фрагмента, Связать – связывание (рис. 4.11).
Рис. 4.11. Окно вставки фрагмента с использованием методов динамической связи
Использование этих способов позволит вам не ограничивать себя средствами одной программы, например Word. Вы всегда сможете сформировать составной документ, фрагменты которого будут созданы в разных приложениях Microsoft Office.
Глава 5Создание схем и иллюстраций
Сложно представить себе курсовую или дипломную работу без схем или иллюстраций. Схемы позволяют гораздо лучше сформулировать основные идеи работы, а иллюстрации используют для более наглядного и понятного сообщения о предмете исследования.
В первой главе данной книги вы прочитали о том, как правильно оформлять рисунки, а сейчас познакомитесь с основными правилами создания и редактирования изображений.
5.1. Средства Microsoft Word
С простыми рисунками и схемами можно работать непосредственно в редакторе Word.
Работа с готовыми рисунками в Word
В документ текстового редактора Word можно вставлять рисунки, которые были созданы ранее и сохранены в виде отдельных файлов.
Для этого необходимо отобразить в окне редактора Word панель инструментов Настройка изображения. Напомню, что сделать это можно, выполнив команду Вид → Панели инструментов → Настройка изображения. Воспользовавшись кнопкой Добавить рисунок, расположенной на этой панели, в документ Word можно вставить рисунок, существующий в виде отдельного файла (рис. 5.1).
Рис. 5.1. Окно добавления рисунка
С помощью этой панели инструментов можно отредактировать и настроить вставленное изображение. Вы можете изменить размер вставленного рисунка – для этого достаточно перетащить один из его угловых маркеров. С помощью кнопки Меню «Изображение» можно изменить цветовую гамму изображения: Оттенки серого, Черно-белое или Подложка. Для печати на черно-белом принтере удобнее выбрать пункт Оттенки серого, при этом ваш рисунок практически не изменится. Выбрав пункт Подложка, вы сделаете рисунок пригодным для использования в качестве подложки, то есть фона документа. В этом случае цвета изображения будут заменены более светлыми, чтобы подложка не смешивалась с основным текстом. Кроме этих кнопок, на панели инструментов Настройка изображения есть и другие, предназначенные для увеличения и уменьшения яркости и контрастности рисунка.
В некоторых случаях необходимо сосредоточить внимание не на всем рисунке, а только на его отдельных фрагментах. Для этого используется обрезка рисунка – инструмент редактора Word, вызываемый одноименной кнопкой, который позволяет удалять ненужные фрагменты рисунка. Для обрезки рисунка необходимо, нажав соответствующую кнопку на панели инструментов, навести указатель мыши на один из центральных маркеров изменения размера, а затем с помощью маркера отделить от основного рисунка ту часть, которую следует обрезать.
Примечание
Чтобы одновременно и равномерно обрезать две стороны, перетащите к центру рисунка маркер, расположенный в середине одной из сторон, удерживая нажатой клавишу Ctrl. Для равномерной обрезки всех четырех сторон перетащите к центру рисунка один из угловых маркеров, также удерживая нажатой клавишу Ctrl.
Специальная кнопка Повернуть влево на 90° на панели инструментов Настройка изображения предназначена для вращения рисунка. По умолчанию, нажав эту кнопку, вы повернете рисунок на 90°. Если необходимо повернуть изображение на 180°, нажмите эту кнопку дважды.
Кнопка Тип линии предназначена для изменения толщины внешней линии, обрамляющей рисунок.
Рисунки занимают достаточно много места в памяти компьютера и на жестком диске по сравнению с текстом. Как результат – документы редактора Word, в которые вставлены изображения, значительно увеличиваются в размерах. Чтобы уменьшить размер графических фрагментов, а значит, размер самого документа, необходимо воспользоваться кнопкой Сжатие рисунков на панели инструментов Настройка изображения (рис. 5.2).
Рис. 5.2. Сжатие рисунка позволит уменьшить его размер
Воспользовавшись этим пунктом, можно уменьшить разрешение рисунка при печати и удалить неиспользуемые данные, например удаленные в результате обрезки.
После нажатия кнопки Сжатие рисунков в открывшемся окне можно задать область применения сжатия: ко всем рисункам или только к выделенному. Кроме этого, здесь можно указать параметры сжатия, а также изменить разрешение, установив переключатель Изменить разрешение в соответствующее положение: для Интернета и экрана, для печати или не изменять.
В некоторых ситуациях необходимо поместить текст непосредственно поверх рисунка. Выполнить это можно, сделав рисунок прозрачным. Для этого воспользуйтесь кнопкой Установить прозрачный цвет на панели инструментов Настройка изображения.
Примечание
Отменить все действия, выполненные по отношению к рисунку, и восстановить его предыдущие параметры можно, воспользовавшись кнопкой Сброс параметров рисунка на панели инструментов Настройка изображения.
Для настройки взаимного расположения текста и вставленного рисунка предназначена кнопка Меню «Обтекание текстом» (рис. 5.3). Эти параметры очень важны, особенно в таком документе, в котором присутствуют и текст, и рисунки. Правильно настроив обтекание, вы сможете безболезненно перемещать рисунок по тексту, не беспокоясь о том, что он будет расположен неверно.
Рис. 5.3. Выбор способа обтекания текста
После нажатия кнопки Обтекание текстом появится меню, в котором можно выбрать необходимый способ обтекания (см. рис. 5.3). Если рисунок большой по размеру, выберите обтекание Сверху и снизу – в этом случае текст будет расположен выше и ниже рисунка. При среднем размере рисунка можно задать способ Вокруг рамки: текст будет расположен вокруг воображаемой рамки рисунка. Кроме этого, есть и другие способы обтекания, которые можно выбирать в зависимости от ситуации. Если рисунок неправильной формы, можно изменить контур, вокруг которого будет размещен текст. Выбрав пункт Изменить контур обтекания, можно отметить контур, вокруг которого следует разместить текст.
Воспользовавшись кнопкой Формат объекта, можно отобразить окно, в котором настраивают различные параметры изображения. Возможности форматирования, доступные в этом окне, частично повторяют другие кнопки панели инструментов Рисование. На вкладке Размер можно задать точный размер рисунка в сантиметрах или относительный в процентах к первоначальному размеру, а с помощью полей вкладки Рисунок вы можете задать обрезку в сантиметрах и установить процентные значения яркости и контраста.
Создание рисунков с помощью панели инструментов Рисование
Если вам необходимо построить несложную схему, то можно воспользоваться стандартными инструментами редактора Word, предназначенными для рисования. Для этого необходимо в первую очередь отобразить в окне редактора панель инструментов Рисование. Сделать это можно, выполнив команду Вид → Панели инструментов → Рисование.
На этой панели размещены доступные инструменты, с помощью которых можно нарисовать несложный рисунок или создать схему в документе редактора Word. Принцип их использования одинаков: сначала нужно выбрать инструмент, например прямоугольник, один раз щелкнув на соответствующей кнопке на панели инструментов. В окне документа появится поле для рисования, а указатель мыши примет вид маленького крестика. Теперь необходимо щелкнуть внутри этого поля и, удерживая кнопку мыши нажатой, растянуть прямоугольник (или другую фигуру) (рис. 5.4).
Рис. 5.4. Рисование объектов в Word
На панели инструментов Рисование размещены только некоторые графические объекты – линия, стрелка, прямоугольник и эллипс.
Примечание
Дополнительные фигуры– это различные сложные стрелочки, элементы блок-схем и сложные фигуры. Они доступны в меню Автофигуры, принцип их вставки – тот же.
После вставки в документ Word готовая фигура будет выделена специальными символами в виде небольших кружков. Это графические маркеры, с помощью которых фигуру можно редактировать. Угловые, а также вертикальные и горизонтальные маркеры предназначены для изменения размера объекта. Для этого достаточно навести указатель мыши на соответствующий маркер и в тот момент, когда он примет вид двунаправленной стрелки, щелкнуть кнопкой и переместить границу объекта. Другой маркер – зеленый кружок, обычно расположенный над объектом, – предназначен для вращения фигуры. Вращение объекта выполняется так же, как и изменение его размера: вам нужно выделить маркер указателем и в момент превращения указателя в стрелку, направленную по кругу, повернуть фигуру.
Чтобы удалить фигуру, достаточно выделить ее и нажать клавишу Delete.
Примечание
Если в схеме встречаются одинаковые объекты, вы можете скопировать готовую фигуру в буфер обмена, а потом вставлять ее необходимое количество раз. Гораздо проще сделать это следующим образом: перед перемещением фигуры нажмите и удерживайте клавишу Ctrl– при этом будет создана копия графического объекта.
Обратите внимание, что при создании рисунков в Word вокруг них по умолчанию отображается полотно – отмеченная область, специально предназначенная для рисования фигур. Оно помогает перемещать объекты в рисунке. Все фигуры находятся в пределах полотна, поэтому их положение можно изменять одновременно. Сделать это можно точно так же, как и изменить размер отдельной фигуры: необходимо просто переместить угловые, вертикальные или горизонтальные маркеры полотна.
Сразу же после создания фигуры и появления полотна в окне редактора Word отобразится панель инструментов Полотно. С ее помощью можно выполнить некоторые действия, например увеличить размер полотна. Воспользовавшись кнопкой Изменение масштаба рисунка, вы можете равномерно изменить размер всех фигур, которые находятся внутри полотна. Кроме этого, на панели инструментов Полотно есть кнопка, с помощью которой можно установить обтекание полотна текстом.
Воспользовавшись панелью инструментов Рисование, можно также выполнить заливку выделенного графического объекта цветом. Кроме того, на данной панели есть кнопки для изменения толщины, цвета и типа линий, из которых состоит выделенный объект. Вы можете, например, изменить цвет линий на красный, при этом сделать их толще и выбрать штрихпунктирный тип линии. Если в вашем рисунке встречаются прямые линии и стрелки, то, кроме этих инструментов редактирования, доступны еще некоторые. Например, воспользовавшись кнопкой Меню «Стрелки», можно выбрать направление и тип стрелок (рис. 5.5).
Рис. 5.5. Выбор типа и направления стрелок в соответствующем меню
Специальные кнопки на панели инструментов Рисование предназначены для создания эффекта отбрасывания тени графическими объектами. Воспользовавшись кнопкой Меню «Объем», можно превратить плоскую фигуру в трехмерную.
Если у вас несколько объектов, можно изменить их расположение относительно друг друга. Для этого нажмите кнопку Рисование и в открывшемся меню выберите пункт Порядок. Переместить фигуру на первое место можно с помощью пункта На передний план, а разместить ее позади всех можно, выбрав На задний план. Пункты Переместить вперед и Переместить назад позволяют расположить фигуру перед или за соседней, то есть на один уровень выше или ниже (рис. 5.6).
Рис. 5.6. Это меню позволяет настраивать порядок расположения графических объектов
В некоторых случаях необходимо уменьшить созданную часть схемы, не уменьшая при этом размеры всего полотна, чтобы здесь же поместить другие графические объекты. Можно уменьшать вручную каждый графический объект, а можно поступить гораздо проще – одновременно изменить размер нескольких. Однако в первую очередь эти объекты нужно сгруппировать. Воспользовавшись кнопкой Выбор объектов, выделите нужные графические элементы на схеме. После этого выполните команду Рисование → Группировать. Вокруг сгруппированных объектов появятся маркеры, перемещая которые можно одновременно изменять размер всех объектов. Если вам необходимо работать с каждым из сгруппированных объектов отдельно, разгруппируйте их, воспользовавшись соответствующим пунктом меню Рисование.
После того как вы нарисовали графический объект, в него можно добавлять текст. Для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на объекте и выбрать пункт Добавить текст. Текст, который добавляется внутрь графического объекта, можно, как и обычный, форматировать – изменять шрифт, тип выравнивания и промежутки между абзацами.
Воспользовавшись возможностью связи надписей, можно поместить текст в каскаде связанных надписей. Они удобны при вводе больших фрагментов текста. Если при вводе текста в первой из связанных надписей не будет хватать места, текст автоматически будет помещен во вторую, третью и т. д. Связать можно те надписи, которые уже размещены в рабочем поле. Для связывания одной надписи с другой, которая обязательно должна быть пустой, необходимо выбрать пункт Создать связь со следующей надписью в контекстном меню надписи, а после того как указатель мыши изменит вид, щелкнуть на новой, пустой, надписи.
Примечание
Для связанных надписей в контекстном меню появятся пункты Предыдущая надпись и Следующая надпись, позволяющие выделять соответствующую надпись.
При необходимости разорвать связь между надписями можно воспользоваться специальным пунктом контекстного меню.