Ошибка 1. Слишком большая и сложная цель
Амбициозные цели – это здорово. Однако если вносить их в план именно в такой вот формулировке «Написать диссертацию», «Поступить в институт» или «Купить квартиру», возникает риск ничего не выполнить. Психологически подобные цели пугают нас. В силу особенностей человеческого мышления при выборе между очень счастливым будущим и хорошим настоящим мы предпочтем второе. Например, вы можете прямо сейчас приступить к написанию диссертации (что принесет вам удовольствие в будущем) или еще немного полистать ленту соцсетей. С высокой вероятностью вы выберете более простое занятие. Они понятны и менее пугающи для мозга.
Поэтому большую цель («слона» по терминологии гуру тайм-менеджмента Глеба Архангельского) нужно разбить на ряд конкретных шагов. И именно их вносить в план ежедневных, еженедельных или ежемесячных действий. Конечно, в годовом плане у вас может значиться «Написать диссертацию». Однако в планах на месяц вам стоит ограничиться формулировкой «Написать введение» или «Написать первую главу», а в планах недели указать количество страниц. Это один из самых простых подходов, который позволит вам не просто ставить цели, но и достигать их. К слову, чтобы написать книгу, нужно сделать график на два месяца и распланировать страницы на каждый день. Это позволит сделать мечту о книге реальностью.
Ошибка 2. Абстрактная формулировка цели
Часто при формулировке цели мы не используем глаголы действия, а лишь обозначаем объект (к примеру, в план на неделю многие могут внести «Отчет», «Диссертация», «Клиенты»). Для нашего мозга это очень абстрактно. Когда анализируются такие формулировки, то вроде бы понятно, что за ними стоит, но при этом сохраняются «отходные пути» из-за высокого уровня абстракции. Чтобы повысить свою мотивацию и нацеленность на достижение результата, лучше писать конкретное действие и при этом задавать параметры, которые позволят оценить уровень достижения результата. Вносите в план на неделю «Написать 30 страниц диссертации», «Отредактировать 20 страниц», «Подготовить черновик отчета». Такие конкретные формулировки позволят сразу определить бюджет времени, необходимый для их выполнения.
Ошибка 3. Желание «сдвинуть горы»
Часто мы начинаем вываливать на бумагу все, что находится в голове, в надежде, что наличие большого списка дел мотивирует нас на их выполнение. Само формирование списка ВСЕХ дел, которые вас беспокоят, важно. Это помогает освободить мозг. Но это не список дел на день, с которым предстоит работать. Не путайте их, иначе вместо радости от выполнения задач вы получите расстройство из-за того, что сделали слишком мало.
Хотелось бы сфокусировать ваше внимание на том, что для достижения результата нужно планировать столько, сколько вы физически способны выполнить в определенный период времени. Для этого важны две вещи. Во-первых, вы должны понимать «ландшафт» предстоящей недели: насколько она будет загруженной. Во-вторых, учитывать не только бюджет времени, который потребуется на выполнение задачи, но и условия для эффективной работы (что нужно иметь на руках, чтобы ее выполнить, в каком состоянии вы должны быть, чтобы хорошо с ней справиться, и какие условия будут максимально способствовать продуктивной работе). На стыке этих двух факторов вы можете проводить планирование недели и дня.
К примеру, если на этой неделе вам предстоит двухдневная командировка, то существенно сокращается бюджет времени на выполнение задач. Однако у вас появляются отрезки свободного времени (полет в самолете, ожидание в аэропорту), в которые вы можете заняться тем, до чего прежде не доходили руки (а может быть, у вас есть специально привязанные к «кайросам» дела). К примеру, в самолет я всегда беру с собой книгу (именно печатную), потому что она доступна при взлете и посадке (почти час времени). Для задач, где требуется сосредоточить внимание – например, сделать отчет, – выберите время в оставшиеся три дня на работе. А вот на почту лучше не отвлекаться – это можно сделать в такси или аэропорту.
Также важно учитывать, как функционирует ваш организм. В тех же командировках многие после дневных встреч пытаются работать, но в ситуации джет-лага это не эффективно. Максимум стоит запланировать просмотр электронной почты, а все важные задачи постараться выполнить в другие дни, когда вы будете работать в обычном режиме.
Если вы учтете особенности своей жизни (попытка работать из дома, когда рядом находятся ваши дети, требующие внимания, – это худшее, что можно придумать, поскольку будет страдать и семья, и работа), то сможете стать не просто эффективнее, но и счастливее. А это одна из самых важных задач.
Ошибка 4. Неправильная приоритизация дел
Мы можем потратить массу времени на дело, которое не приблизит нас к цели и не принесет никаких ощутимых выгод. Самые частые из них: разговоры с коллегами, просмотр соцсетей, выполнение чужих просьб. Такие дела незаметно съедают наш рабочий день, поэтому важно уметь расставлять приоритеты. Для этого рекомендуется воспользоваться парой простых подходов, повышающих продуктивность (это лучшие советы, взятые мной на вооружение из десятков прочитанных книг по личной эффективности).
Первый совет – от Стивена Кови («7 навыков высокоэффективных людей»)[10].
Он предлагает разбивать все дела на четыре категории по шкалам «срочное – несрочное» и «важное – не важное». Таким образом, у вас появляются четыре квадранта, куда вы можете вписать все свои дела. При этом необходимо понять, относительно чего вы будете определять важность своих дел. Есть два принципа важности: «принцип достижения» и «принцип избегания». К первому относятся дела, необходимые именно вам, помогающие выйти на новый уровень развития. К сожалению, в реализации таких целей приходится проявлять проактивность и отвечать перед собой за их выполнение. Никто не спросит с вас, ведь вы – главное заинтересованное лицо. Отсутствие внешнего наказания позволяет откладывать важные для нас дела в дальний ящик. Об этом очень хорошо рассказывается в книге «От срочного к важному», которую рекомендуется прочитать каждому.
К «принципу избегания» относятся дела, по которым что-то от вас ожидают другие люди. У вас есть внешний контроль и ответственность. (Сюда относятся практически все дела, связанные с рабочими задачами, особенно поставленными непосредственным руководителем.)
Когда будете распределять дела, помните, что самый главный для вас квадрант – это «важные, но не срочные». Во-первых, там расположены важные лично для вас вещи, а во-вторых, дела из этого квадранта рискуют попасть в зону «срочное и важное», если заранее не уделить им внимания. Не страшно, если речь идет о сдаче курсовой в последний день (хотя у вас был месяц). Гораздо хуже, если это вопрос профилактического визита к врачу, который превратился в плановую или срочную госпитализацию. Поэтому уделяйте каждый день основное внимание наиболее важным для вас вещам, тем, которые ведут к вашей большой цели и помогают в ее достижении.
Если вы хорошо проработали предыдущие главы, то легко сможете выделить важные дела. Именно они ведут вас к желаемой цели, приближая то будущее, где вы хотели бы оказаться.
Еще один полезный совет: выделяйте дела, выполнение которых наиболее важно сегодня. Их не должно быть много. Планируйте три главных дела в день, одно из которых ведет к вашей жизненной цели. Выделите два дела из первого квадранта и одно – из второго. Сделайте их в первую очередь. Приучите себя фокусироваться на них и не переходить к другим, пока эти не получат своего завершения. Это один из лучших способов двигаться к своей мечте. Чтобы это движение было еще более эффективным, посмотрите на все свои задачи, и возможно, вам удастся найти больше времени для важных дел.
18Незавершенные дела: как освободить свой разум для важного
Разобрав ключевые ошибки, давайте поговорим об общем списке дел. Одно из первых упражнений, которое стоит выполнить, – разобраться со своими незавершенными делами. Многие из нас постоянно прокручивают в голове список своих дел. Одновременно мы можем думать как о значимом проекте на работе, так и о необходимости купить пачку лекарств про запас или заглянуть в школьный дневник ребенка.
Подобные мысли, крутящиеся в нашей голове, особенно если мы живем в мегаполисе, где встречается огромное количество внешних факторов-раздражителей, где судьба постоянно подкидывает новые вопросы и задачи, – это неэффективная трата энергии. Стараясь не забыть о делах, а нередко и укоряя себя за то, что что-то не сделали (особенно если речь идет о «долгострое» в виде разбора шкафа или покупки значимой вещи), мы отъедаем энергию от текущих задач. Это фактически как оперативная память компьютера. Если она перегружена, не получится решить нужные задачи быстро и качественно.
Как с этим бороться? Тут есть несколько ключевых принципов, а также два подхода: быстрый и длительный. Быстрый подход необходим для очистки нашей «оперативной» памяти, а длительный – дает стабильный результат в течение долгого времени (если не всей последующей жизни).
Начинаем, как всегда, с разгрузки (без этого невозможно думать о важном, поскольку наш ум находится в возбужденном состоянии). Начните прямо сейчас, выполнив замечательное упражнение «Незавершенные дела».
Ниже вы увидите таблицу, которую можно нарисовать на бумаге или создать на компьютере и затем распечатать. Рекомендуется заполнять ее от руки, поскольку для многих это дополнительная возможность усилить послание в свое подсознание.
В таблице на с. 177 приведены примеры, чтобы у вас был ориентир.
Теперь разберемся, как работать с таблицей и что делать с результатами заполнения.
Этап 1. Составление списка дел
Выпишите в колонку «Дела» все задачи, которые «висят» в вашей голове. Постарайтесь максимально вспомнить и записать все, что волнует вас и вы хотели бы сделать. Не важно, через час, день, неделю или месяц. Даже если это плановый визит к стоматологу через четыре месяца, но вы и сегодня о нем думаете – пишите.