Для сервировки чая и кофе в выездном формате почти никогда не используются чайники – они очень непрактичны в обслуживании и транспортировке. Горячие напитки сервируются из термоконтейнеров с кипятком или готовым напитком. В последнем случае термоконтейнеры должны быть непременно маркированы, чтобы в следующий раз приготовленный чай не имел привкуса кофе с прошлого мероприятия. Альтернатива термоконтейнерам – кофемашины. Те из них, что работают на картриджах – чалдах, одинаково успешно готовят и чай, другие же выдают кипяток, с которым можно сервировать пакетированный чай. К слову, кофемашины совсем не обязательно покупать: большинство поставщиков кофе будут рады предоставить их в аренду бесплатно при покупке у них определенного количества порций кофе.
Надо сказать, что в кейтеринге помимо самого оборудования важна его упаковка, поскольку в ней это оборудование будет практически ежедневно транспортироваться. Несложно себе представить, что если вы станете перевозить бокалы для вина в картонных коробках, в которых они поступили к вам от поставщика, то эта упаковка не будет долговечной. А учитывая тот факт, что в кейтеринге вся посуда увозится с мероприятия грязной, возможность транспортировать бокалы в картоне вообще едва ли можно рассматривать всерьез. Поэтому все стекло профессиональные кейтеринг-компании перевозят в специальных пластиковых ячеистых кассетах. Первоначально они использовались лишь для мытья стекла в профессиональных посудомоечных машинах, но кейтеринг-службы стали активно их применять именно для хранения и транспортировки всего ассортимента стекла, а зачастую также чашек и блюдец. Тарелки также перевозятся в пластиковых контейнерах, которые не обязательно должны быть непосредственно такого назначения, достаточно, чтобы они максимально подходили по размеру. В идеале, конечно же, тарелки лучше перевозить на ребре, так минимизируется их бой при транспортировке. Столовые приборы при транспортировке царапаются, поэтому перевозить их в большом количестве в крупной таре не очень практично. Кроме того, в таком виде упаковка может быть еще и довольно тяжелой. Поэтому приборы упаковывают по 100–200 штук в небольшие пластиковые контейнеры, часто предварительно скрепив их по 10 штук.
Текстиль также требует соответствующей упаковки, для того чтобы оставаться чистым и максимально немятым. Скатерти чаще всего перевозятся сложенными и упакованными в полиэтиленовые пакеты. Драпировочная ткань для декорирования стола обычно транспортируется на картонных тубусах, на которых она поставляется в магазины. Если используются драпировочные юбки, то они перевозятся с помощью плечиков с зажимами на вешалах вместе с униформой персонала. Что же касается чехлов для стульев, то они перевозятся либо так же, как и драпировочные юбки на вешалах, либо на специально изготовленных замысловатых сварных металлических конструкциях на колесиках, немного напоминающих два каркаса стульев, расположенных один над другим.
Если на начальном этапе нет возможности приобрести сразу все необходимое оборудование, то, например, мебель (столы и стулья) вполне можно брать в аренду, если в вашем городе есть такое предложение. Занимаются этим либо компании, специализирующиеся на предоставлении подобного оборудования в аренду, либо «конкуренты», другие РВО. Стулья бывают разные, и внешний вид некоторых из них позволяет использовать их без чехлов, для других же необходимы чехлы. Последние тоже для начала проще брать в аренду, потому что их изготовление заметно более затратно, нежели изготовление более простых элементов столового текстиля, такого как скатерти и салфетки.
Для всех масштабных мероприятий даже самые крупные РВО берут мебель в аренду. Тентовые конструкции для обслуживания мероприятий на открытом воздухе РВО приобретают довольно редко, гораздо чаще они арендуются у профильных компаний. Далеко не в каждом российском городе такое предложение имеется, а значит, кейтеринг-фирмы порой вынуждены расширять свою материально-техническую базу и таким оборудованием.
Но некоторый текстиль, мебель и тентовые конструкции – это, пожалуй, все, что кейтеринговые компании в России берут в аренду. Кроме этого, можно назвать еще лишь шоколадные фонтаны и тому подобное специфическое оборудование, кофемашины (при необходимости большого их количества единомоментно) и рации для масштабных мероприятий. Все остальное оборудование кейтеринг-службы имеют на собственных складах, поэтому предпочитают не зависеть от сторонних организаций в возможности его использования. Периоды максимальной активности и самого большого количества обслуживаемых мероприятий у всех операторов обычно одни и те же, а не имея собственного парка оборудования, сложно быть уверенным в его доступности тогда, когда оно будет необходимо.
Надо сказать, что рынок аренды в России развит очень слабо, и на этом фоне материально-техническая база европейских и американских кейтеринговых компаний может выглядеть куда скромнее, потому что большинство видов оборудования и даже посуды операторы могут взять в аренду. В Москве отдельные кейтеринговые фирмы работают почти полностью на арендованном оборудовании, являясь больше агентством по организации банкетов, нежели полноценным РВО, но это исключения. Кроме всего прочего, заказчик гораздо больше доверяет компании с собственным парком всего необходимого оборудования, а тех, кто арендует все и вся, скорее будет считать несерьезным подрядчиком. Хотя, конечно же, компетенция и способность выстроить грамотную логистику всех процессов значат куда больше, чем склады, забитые оборудованием. Ну и наконец, возможности арендовать широкий ассортимент оборудования, текстиля и посуды на сегодняшний день нет пока ни в каком другом городе, кроме Москвы и еще, может быть, Санкт-Петербурга.
Глава 4Три кита для опоры вашего бизнеса
Информация
В ежедневной работе РВО используется огромное количество баз данных: клиентов, всех возможных подрядчиков, привлекаемого персонала, площадок для мероприятий, оборудования и текстиля, ассортиментного перечня блюд и т. д.
Конечно же, прежде всего всю эту информацию нужно так или иначе получить. Что-то собирается естественным образом в процессе работы, что-то приходит в компанию с новыми сотрудниками и т. д. Располагая подобными сведениями, ими нужно качественно управлять.
Во-первых, работать с любой из баз данных должно быть удобно. Нельзя тратить на подбор вариантов площадок для очередного запроса полдня, это должно делаться оперативно. А значит, и информация должна быть четко упорядочена и структурирована для оперативного доступа и работы с ней.
Во-вторых, все списки должны качественно обновляться и поддерживаться в актуальном состоянии. Например, изменения телефонов привлекаемого персонала, новые контакты администрации площадки или отбракованное оборудование – все это необходимо регулярно корректировать в рабочих списках. В противном случае менеджеры компании будут оперировать неактуальной информацией и их работа будет неэффективной, а иногда и вовсе может приводить к сбоям и серьезным ошибкам.
В-третьих, конечно же, любой бизнес озадачен защитой собственной информации и недопущением того, чтобы какие бы то ни было данные были потеряны. Иногда это решаемо всего лишь программным ограничением доступа сотрудников к тому или иному блоку информации и регулярным резервным копированием данных. При этом даже в самых больших холдингах, гораздо больше уделяющих внимания подобным вопросам, проблемы с утечкой информации, конечно же, полностью не исключены.
В случае работы с большим количеством информации многие компании задумываются о необходимости некой автоматизации собственной работы. Существуют западные программные продукты, позволяющие в одном окне программы видеть все данные по готовящемуся мероприятию. К сожалению, эти продукты пока не русифицированы и, по мнению самих компаний-производителей, не будут русифицированы в обозримом будущем. Отсюда необходимость разрабатывать нечто подобное на базе отечественных программ учета.
Помимо неких данных как отправных для работы менеджеров для руководителя бывают важны организация текущего контроля и наличие аккумулированной информации сегодняшнего дня (допустим, по подготовке мероприятий, находящихся в работе). Так, в случае большого количества проектов руководителю отдела продаж важны контроль за тем, как работают менеджеры по продажам, и наличие краткой информации по всем проектам в работе. Для руководителя отдела проведения мероприятий совсем нелишним будет иметь оперативный доступ к информации о том, что по каждому из проектов уже готово, а что должно быть сделано в определенные сроки.
Кроме хранения информации существует задача ее качественной трансляции, передачи из отдела в отдел. И формализованная письменная коммуникация является гораздо более надежным способом передачи.
Сохранение данных и возможность вернуться к архивной информации в будущем порой экономят огромное количество времени и позволяют работать на порядок эффективнее. Словом, информация – очень важная составляющая бизнеса вообще и кейтеринга в частности.
Стандарты
Конечно же, любой заказчик желает видеть своим подрядчиком состоявшуюся компанию, имеющую соответствующий опыт работы на рынке, необходимую материальную базу и, разумеется, систему стандартов должного уровня. Последняя составляющая, которая является одной из ключевых, частенько хромает у многих операторов российского рынка кейтеринговых услуг. Невероятно, но факт: даже компании с 10-летним и более опытом работы в кейтеринге зачастую не имеют сколько-нибудь внятной системы стандартов деятельности.
Надо сказать, что многие компании сквозь пальцы смотрят на оборудование, с которым работают. Порт-фолио на сайтах, безусловно, выверены, а вот о фактически используемом оборудовании такого сказать нельзя: емкости для подогрева, перевозимые без упаковки, текстиль для декорирования столов с необработанными краями и т. п. Даже компании, относящие себя к премиальному сегменту, не слишком следят за тем, как выглядит их оборудование на мероприятии. Материально-техническая часть – это самое простое, для ее оптимизации ничего, кроме денег, не требуется. А проблема чаще всего не в недостатке оборотных средств, а в элементарном невнимании к деталям и качеству оказываемых услуг. Клиенты в России еще не имеют того уровня притязаний, что на Западе, хотя если 10 лет назад они довольствовались и бумажными скатертями, то сегодня их это уже не устраивает. Поэтому очевидно, что расслабляться насчет невзыскательности клиентов не стоит.