С чего начать подготовку презентации и слайдов?
Когда мы готовим любое выступление, в том числе выступление со слайдами, в первую очередь мы планируем, для кого и для чего мы это делаем. Проще говоря, определяем свою целевую аудиторию и цели нашей презентации. Поэтому мы каждый раз готовим слайды, продумываем их язык, детализацию и наглядность с учетом особенностей (уровня осведомленности, ценностей, ожиданий) наших слушателей.
Например, в выступлении по теме личной эффективности для разной аудитории мы можем использовать больше мемов для группы студентов, больше графиков для группы инженеров или больше художественных средств для группы дизайнеров, чтобы говорить с нашей аудиторией на одном языке.
Напомним: какие данные о целевой аудитории важно знать, мы говорили в соответствующей главе.
При подготовке слайдов вам также нужно помнить, в каких условиях будет проходить презентация. Часто контрастность и яркость изображения зависит от оборудования, на котором оно демонстрируется. Так, если будет использоваться обычный проектор с лампой, то вам нужно особое внимание обратить на линии, шрифты, различия в оттенках: их видимость и читаемость, скорее всего, будет хуже, чем на экране вашего компьютера.
Если же предполагается, что в аудитории слайды будут демонстрироваться с монитора, то нужно готовить их с учетом его размера и масштаба аудитории. Чаще всего целесообразно сделать текст крупнее, поскольку монитор имеет небольшие размеры по сравнению с проекционным экраном.
Кроме того, когда вы начинаете подготовку, следует помнить, что есть два основных вида материалов: слайды для сопровождения выступления (демонстрации) и слайды для чтения (рассылки). Они будут разными по насыщенности информацией, оформлению и количеству. Подробнее мы обсудим различия и рекомендации по подготовке слайдов для разных целей далее.
Когда приступаете к подготовке визуального сопровождения выступления, вы, скорее всего, уже знаете о том, каков временной регламент вашего выступления. Поэтому вы можете примерно рассчитать количество слайдов, чтобы презентация не была перегруженной или совсем пустой. На изучение содержательного слайда зрителям нужно не меньше минуты, лучше – 1,5–2.
Итак, презентация – это синоним выступления. Слайды – визуальная поддержка. В первую очередь, слайды предназначены для аудитории, а не для спикера, чтобы ее внимание было более устойчивым за счет разнообразия методов и инструментов воздействия. Однако все решают цель выступления, характер аудитории и тайминг, который отведен для речи.
Содержание презентации
Слайды являются частью целостного выступления. Так же, как и основная содержательная, текстовая часть должна иметь структуру. При создании мы рекомендуем двигаться по структуре выступления, распределить ее на логические блоки.
Важно следовать правилу: одна мысль = один слайд. Сформулируйте заголовки лаконично и содержательно, из них должен быть понятен план и смысл презентации, далее под каждый из них выберите факты, которые хотите проиллюстрировать: это могут быть ключевые определения, описание кейсов, статистика, иллюстрации и т. п.
В психологии восприятия и памяти известна «кривая забывания», или «эффект края». Этот феномен заключается в том, что лучше всего мы запоминаем материал, который находится в начале и в конце. Такое наблюдение сделал в конце XIX века немецкий психолог Герман Эббингауз.
Знания об этом эффекте можно использовать при подготовке слайдов. Первые слайды знакомят аудиторию с вами, с темой, они должны заинтересовать слушателей, вовлечь их в происходящее и задать общий тон всей презентации.
На начальных слайдах можно представить план будущего выступления.
Используйте финальные слайды, чтобы оставить наиболее важную информацию по всей вашей презентации: перечислите кратко главные идеи или основной вывод, оставьте яркое впечатление о своем выступлении.
Вместо традиционной фразы «Спасибо за внимание» на финальный слайд лучше вынести:
– контакты (сайт, телефон, адрес профиля в соцсетях и мессенджерах);
– список литературы или QR-код со ссылками на дополнительные материалы;
– цитату для вдохновения или мотивирующую фразу;
– предложение задавать вопросы;
– призыв к действию;
– итоги/выводы;
– мем или метафору, которые отвечают теме и ценностям аудитории;
– благодарности;
– комплименты.
Помните: лучше запоминается то, что вызывает эмоции. Поэтому важно продумать, чтобы слайды, которые располагаются в середине, могли бы вызвать эмоцию и не позволить слушателю заскучать. Однако они не должны уйти в развлекательное русло при серьезной теме выступления. Следует сохранять баланс между информативностью и эмоциональностью.
Визуализация информации
Хорошая презентация – это разнообразная презентация, то есть такая, которая включает разные способы визуализации информации.
Хорошо подготовленные слайды помогают привлекать и удерживать внимание, влиять на чувства и эмоции слушателя, наглядно объясняют сложные конструкции. Все это достигается различными способами представления данных.
В соответствии с задачами в каждый конкретный момент нашей презентации мы можем использовать разные типы слайдов:
• для рассказа или перечисления лучше всего подойдут текстовые слайды (текстовый блок, списки) или слайды с изображениями, которые иллюстрируют рассказ;
• для объяснения и демонстрации процессов или структур используются схемы;
• доказать, наглядно продемонстрировать можно при помощи графиков и диаграмм, а также таблиц;
• впечатлить или заинтересовать, проиллюстрировать можно с помощью медиа (картинки, видео, фото и т. д.).
Несколько важных рекомендаций
1. Не публикуйте на слайдах объемные тексты. Аудитория начнет их читать, переставая в этот момент слушать спикера.
2. Не вставляйте картинки лишь потому, что «использование картинок – это живо». Каждая иллюстрация должна нести важную смысловую нагрузку и быть частью общей стилистической формы.
3. Используйте отступы, маркированные, нумерованные списки для оформления текстовых блоков, чтобы разнообразить подачу информации.
Отдельного внимания заслуживают цифровые данные и их представление, поскольку они чаще всего наиболее трудны для восприятия.
В большинстве презентаций (если это не аналитический отчет) нам важно сосредоточиться не на самих цифрах, а на том эффекте, который они должны произвести, какую идею донести. Учитывайте это при выборе способа представления данных.
При выборе вида диаграммы, графика или таблицы определитесь, что вам важнее показать: динамику, вывод, общие тенденции или ключевые показатели.
Если основное для вас – это результат или ключевой показатель, то можно отказаться от графиков и диаграмм, а вывод продемонстрировать крупной цифрой или иллюстрацией тренда.
Если же вам нужно продемонстрировать большие данные, то обратите пристальное внимание на следующую главу, а также придерживайтесь рекомендаций:
• не используйте на одной диаграмме, графике или таблице слишком много данных, иначе вместо наглядности вы рискуете добиться путаницы;
• используйте цвет для наглядности и выделения ключевого, а не для декоративности;
• выбирайте легко различимые, контрастные цвета;
• используйте названия диаграмм, графиков и таблиц в качестве содержательного элемента; главная идея в качестве заголовка позволяет легко считывать главную мысль слайда;
• убедитесь в том, что данные читаемы, не перегружены;
• старайтесь делать чтение легенды и подписей данных максимально простым, избегайте необходимости большого количества соотнесений данных и разъяснений.
Мы привели наиболее популярные типы визуализации данных[18]. Существуют и другие типы (например, на сервисе «Яндекс. Презентации» (см. рисунок ниже)). Основная рекомендация – подбирайте визуализацию в соответствии с той идеей, которую хотите донести.
Дизайн слайдов
Когда вы беретесь разрабатывать дизайн своих слайдов или выбираете шаблон, всегда думайте сначала о зрителе: будет ли ему все видно, понятно, интересно и эстетически привлекательно? Далее мы разберем основные составляющие дизайна слайдов и приведем рекомендации по их разработке.
Фон слайда
Хороший фон для слайда – белый или темный. Смешение стилей, фонов, шрифтов, сочетание фотографий с рисунками и т. п. создает впечатление «Франкенштейна» и очень тяжело для восприятия.
Для презентации стоит выбирать максимально контрастные по цвету фон и цвет текста. Контрастные – цвета, которые на цветовом круге находятся максимально далеко, то есть друг напротив друга. Большинство проекторов ограничено в цветопередаче либо делает слайды светлее, чем они есть. Поэтому цвета с небольшим отличием или низкой контрастностью могут стать нечитаемыми или невидимыми. Примеры низкой контрастности – это голубой фон и красный шрифт: такое сочетание будет рябить. Или бежевый фон и коричневый текст – все будет сливаться.
Рекомендуемые высококонтрастные цвета – это, конечно, черный и белый. Желтый с черным, бордовый и белый, темно-синий и белый, темно-серый и белый – также высококонтрастные цвета. Они легко воспринимаются людьми с нарушениями зрения.
Если вы выступаете в светлое время суток, при естественном солнечном свете, то рекомендуется использовать светлый фон и темный шрифт, а в вечернее или в затемненных помещениях – наоборот.
«Воздух» на слайде
Еще одна важная рекомендация: следите, чтобы не менее 30 % вашего слайда занимал «воздух». Воздухом мы называем пустое пространство, которое отделяет элементы друг от друга, не занято текстом или картинками. Возможно, вы не обращаете на него внимания, но оно играет важнейшую роль и значительно влияет на общую эстетику и легкость восприятия и понимание слайда. Один из распространенных «грехов» веб-дизайна – до отказа забить сайт или презентацию элементами, картинками или инфографикой, так что они выглядят перегруженными и неэстетичными. Можно назвать это цифровым максимализмом. Откажитесь от: