Шаг 3. Сформировать схему слайдов.
Хорошая привычка не браться сразу за Power Point, когда у вас готов текст. Гораздо полезнее сначала сесть с листком бумаги и схематично нарисовать структуру слайдов – вот здесь вводные слайды (титульный, слайд-визитка, слайд со структурой выступления), вот здесь слайды с проблематикой (надо добавить побольше данных, иллюстраций, графиков), вот слайды с путями решения проблемы – их по логике должно быть больше, чем проблематики. Не забываем финальные слайды – выводы, контакты. Можно тут же продумать дополнительные слайды после «Благодарю за внимание». Это слайды-шпаргалки со всей информацией, которая в доклад не входит из-за ограничений, но может вам пригодиться для ответов на вопросы. Теперь у вас в голове есть образ всей презентации, с которым гораздо проще и быстрее работать в программе.
Шаг 4. Открыть компьютер и внести схему в программу.
Теперь осталось выбрать сервис для создания презентации, перенести туда все данные. И уже в конце заняться дизайном и украшениями.
Шаг 5. Репетировать с презентацией.
И здесь мы снова возвращаемся к репетициям. Репетировать рассказ с уже готовыми слайдами критически важно. По нескольким причинам.
• Во-первых, стресс. Потому что любой новый элемент в вашем выступлении (от смены костюма до появления слайдов) может в момент выступления сбить вас с толку или заставить нервничать с непривычки.
• Во-вторых, время. Выступление с презентацией требует больше времени, чем без нее. Вы тратите дополнительные секунды на переключение слайдов, взаимодействие с ними, задерживаетесь на некоторое время на том или ином слайде. А какие-то слайды могут быть проходными и перелистываться за 2–3 секунды – это вам тоже нужно понимать заранее. И все это надо учитывать, чтобы уложиться в тайминг. Возможно, придется снова немного сократить текст (и слайды). Не забудьте заложить время на подключение презентации, проверку кликера и другие технические моменты.
• В-третьих, дизайн. Важно заранее проверить, как презентация выглядит на экране. Не слишком ли мелко/неконтрастно/тяжело? Не слишком ли светло в зале, не будут ли текст и картинки засвечены? Увидят ли последние ряды?
• В-четвертых, работа со слайдами. В процессе выступления спикеру важно взаимодействовать со своими слайдами. Категорически не стоит стоять рядом столбом, будто вы и экран – две параллельные реальности. Презентация и спикер – это единое целое. Взаимодействуйте с ней, укажите на какие-то важные детали, например где та или иная кнопка на прототипе сайта. При этом важно не отворачиваться от зрителей, не рассказывать текст в экран – так и звук идет в стену, и контакт со зрителями вы теряете. Старайтесь быть повернутым к аудитории, даже если указываете на какой-то объект на слайде. Можно сначала самому быстро найти объект на слайде, указать на него и начать рассказывать, уже глядя обратно на зрителей. И конечно, категорически нельзя читать текст со слайда. Потому что зритель может сделать это сам, еще и побыстрее вас. А в таком случае зачем нужен спикер?
Технические моменты
Ноутбук и разъемы. Мы советуем заранее узнать, нужно ли вам транслировать презентацию с вашего устройства или на мероприятии есть стационарный компьютер, с которого запускается презентация. Если все-таки придется использовать свой ноутбук, уточните, какой тип подключения будет на площадке – HDMI или VGA. Возможно, что ваш ноутбук будет невозможно подключить к экрану.
Если на мероприятии все презентации запускают организаторы, то необходимо заранее прислать им свою презентацию в формате PDF. Именно PDF, а не просто PPT. Этот формат гарантирует вам, что при показе с чужого компьютера дизайн презентации не поедет, все шрифты и композиция будут отражены на экране корректно. Даже если вы уже выслали организаторам свою презентацию, все равно стоит перестраховаться и сохранить ее в облаке, а лучше принести с собой на флеш-карте. Даже в современном мире можно столкнуться с ситуацией, когда мероприятие проходит в зале или здании, которое не пропускает сигналы, либо случается сбой с техникой. Лучше перестраховаться и взять с собой дополнительный экземпляр в PDF.
Банк правил по работе со слайдами
1. Главное – слайды не для спикера, а для аудитории.
2. Всегда повышайте насмотренность, не ленитесь изучать чужие презентации.
3. Суть презентации должна быть ясна из заголовков.
4. Один слайд = одна мысль.
5. Группируйте подобное.
6. Ясно излагайте мысли и сокращайте без потери смысла.
7. Используйте шрифты без засечек: Corbel, Arial, Calibri
8. Сочетайте не более трех стилей (размер, цвет) текста.
9. Пользуйтесь нумерованными или маркированными списками.
10. Оставляйте «воздух» внутри слайда.
11. Убирайте рисунок ради рисунка.
12. Подгоняйте размеры и обрезайте фото до нужного «сюжета».
Таблица 12. Чек-лист подготовки к выступлению (презентации)
13. Желательно: подбирайте один стиль изображений на протяжении презентации.
14. При включении фото людей помните: направление глаз должно быть внутрь слайда, а не наружу (во время демонстрации такого слайда это ваш собеседник, вы же хотите, чтобы он смотрел на аудиторию, а не в окно).
15. Не используем выделение шрифта тенью.
16. Как можно реже пользуйтесь курсивом и нижним подчеркиванием (текст сливается и становится трудночитаемым).
17. Используйте функцию «Сетка» (в меню вкладка «Вид»).
18. Проверяйте тире (—) и дефисы (-), это разные по значению знаки.
19. Прогоняйте текст через программы на предмет опечаток и ошибок (например, text.ru ВЕРСТАЛЬЩИКУ: ОФОРМИТЬ QR-КОД)
20. Фотографии берите с фотостоков, список здесь, а не из Яндекса или Google, а еще лучше фотографируйте сами.:
skillbox.ru/media/design/26_besplatnykh_fotostokov_v_pomoshch_dizayneru/
Дополнительно. Сервисы для создания презентаций
Сервисы, которые помогут сделать презентацию более эффектной
Задание для самостоятельной работы и самопроверки
Возьмите свою уже созданную старую презентацию (слайды) и проверьте ее по чек-листу из главы.
Подумайте: что стоит убрать, изменить, чем дополнить, чтобы слайды смотрелись более логично, современно и помогали достичь цели.
Рефлексия. Что было вам уже известно, а что стало новым в теме создания слайдов? Что вы после знакомства с главой начнете делать по-новому, что продолжите, а от чего откажетесь? Какие новые идеи у вас появились?
Я слышу и забываю.
Я вижу и запоминаю.
Я делаю и понимаю.
Конфуций, древний мыслитель и философ Китая
Глава 9. Работа с большими данными (анализ, структурирование и представление)
Мы уже говорили о том, что люди получают информацию из внешнего мира через органы чувств. Одним из основных является зрение. Наибольший объем информации мы получаем посредством восприятия зрительных образов. В повседневной жизни мы часто видим различные визуальные способы представления информации: диаграммы (линии метро), карты (навигатор), пиктограммы (дорожные знаки или стрелки эвакуационных выходов). Люди издавна пытались передавать сложную и объемную информацию с помощью образов и знаков. Все мы знаем, например, о наскальной живописи. Уже в древности было понятно, что визуальные образы помогают зрителю быстрее воспринять то, что хочет донести автор.
В современном мире при подготовке выступления вы также можете столкнуться с ситуацией, когда вам нужно представить аудитории данные или информацию, которая выражена в числах или в виде диаграмм. Это непростая задача, так как цифровая информация сложно воспринимается слушателем, она требует сосредоточенности и внимания.
При этом важность представления данных сложно переоценить, так как числа могут стать максимально убедительным аргументом. Визуализация большого количества разнообразных данных необходима при выступлении на научных конференциях, а также для того, чтобы представлять информацию руководителям для принятия рациональных и эффективных управленческих решений.
Визуализация помогает правильно организовывать и анализировать информацию, а также создавать целостное представление об объекте или явлении. Можно подытожить эти рассуждения такими словами: «Одна картина стоит тысячи слов».
В этой главе вы познакомитесь с тем, как работать с большими объемами числовой информации и представлять их аудитории в понятном и привлекательном виде. Мы будем концентрироваться на принципе «Чем проще визуализация, тем она понятнее и эффективнее».
В ходе изучения этой главы вы встретите несколько терминов, понимание которых поможет быстро и просто разобраться в представленном материале. Предлагаем познакомиться с ними до начала работы.
Визуализация (от лат. visualis – зрительный) – общее название приемов представления числовой информации или физического явления в виде, удобном для зрительного наблюдения и анализа.
Визуализация данных – это представление данных в таком виде, который обеспечивает наиболее эффективное их восприятие человеком.
Данные (калька от англ. data – факт) – это зарегистрированные сигналы, совокупность сведений, которые зафиксированы на определенном носителе в пригодной для постоянного хранения, передачи и обработки форме. Сигналами могут быть звуки, действия, измеримые показатели (длина, скорость и т. д.), картинки, слова и многое другое. Сигналы могут быть зарегистрированы различными способами. Например, запись голоса на диктофон, фотография объекта, запись того, что услышал, в заметки, фиксация наблюдений в виде чисел, составление диаграмм, заучивание стихотворения наизусть, рисование схемы, запись данных на электронный носитель и т. д. Когда мы преобразуем данные, мы получаем информацию.
Информация