Как бороться с прерывающими событиями?
Поставьте телефон на беззвучный режим и выделите специальное время для того, чтобы перезвонить по пропущенным звонкам.
Договаривайтесь о любых личных контактах заранее.
Переложите часть прерывающих событий на подчиненных, если у вас есть такая возможность. Они могут, например, отвечать на письма и звонки по телефону.
Ставьте на стол красный флажок и договоритесь с коллегами — когда он появляется на столе, это означает: «Я занят, подойдите через пятнадцать минут».
Тренируйте концентрацию, учитесь не отвлекаться.
Тайм-киллер № 2. Бестолковая трата времени
Очень опасные «поглотители времени» — мероприятия или события, не отвечающие вашим задачам. К этому типу хронофагов относят корпоративные совещания или собрания, где необходимо присутствовать «для галочки».
К ним же можно причислить ситуации, когда вы договорились о встрече, а человек опаздывает, бесцельную болтовню с коллегами, постоянные перекуры, просмотр социальных сетей.
Как бороться с бестолковой тратой времени?
Бросьте курить.
Договоритесь с коллегами или начальством, что вы поприсутствуете только на той части совещания, где нужны лично.
Если вам не нужно участвовать в обсуждении, договоритесь о возможности заниматься своими делами, не отвлекая коллег.
Всегда берите с собой гаджет или блокнот, чтобы с пользой провести время возможного ожидания.
Да, поначалу это кажется утопией — не каждый начальник пойдет вам навстречу, да и не всякий сразу решится бросить курить. Однако эти примеры помогут вам разработать свои способы борьбы с непродуктивностью.
Тайм-киллер № 3. Хаос
Неумение оценивать собственные возможности и оптимизировать работу тоже ворует у нас время. Нечетко сформулированную или неправильно поставленную задачу невозможно выполнить оперативно и эффективно.
Постоянная необходимость решать срочные, а не стратегически важные задачи скоро приведет к ухудшению результатов работы.
Как бороться с хаосом?
Запишите, на что вы тратите время в течение рабочего дня, и проанализируйте получившийся список.
Еще раз перечитайте первые главы этой книги и начните составлять планы на день, неделю, месяц, год.
В планах на день обязательно закладывайте время на отдых, питание, восстановление сил.
Определите, какие задачи приоритетны, а какие можно отложить.
Разберитесь на своем рабочем столе и в компьютере, чтобы нужные материалы всегда были под рукой.
Готовьтесь к любой встрече или совещанию заранее, чтобы не пришлось собираться повторно.
С окружающим хаосом справиться достаточно просто. Мне помогают в этом два базовых принципа:
1.-Без сожаления избавляйтесь от любого барахла на рабочем месте.
Работая в крупной компании — операторе сотовой связи, я обратил внимание, что столы моих коллег выглядели по-разному. У 80% людей они были чем-то завалены, и лишь единицы держали на столе, помимо компьютера, небольшую стопочку бумаг в лотке и канцелярские принадлежности.
Угадайте, кто был более продуктивен?
Да, и вот что еще поразило меня в то время — начальство чаще всего придиралось к тем, кто сидел за чистым столом. А все потому, что эти люди работали, а не демонстрировали бурную деятельность.
Но если на рабочем месте у такого человека мало документов, складывается ощущение, что он бездельник. Вот такой парадокс.
2.-Постоянно проводите «чистку» в голове.
Сортируйте дела по степени важности и срочности выполнения, тогда вы успеете сделать все поэтапно, без лишних эмоций. Когда задач чересчур много и все они требуют внимания одновременно, вы можете запаниковать. Даже на физическом уровне вы демонстрируете, какая неразбериха царит в вашей голове: постоянно порываетесь куда-то бежать, хватаетесь то за одно, то за другое. Действия становятся хаотичными, еще немного, и вас охватит паника.
Такие тревожные метания начинаются, когда вместо сегодняшнего дня излишне переживаешь за вчера и завтра. Придите на помощь своему мозгу, структурируйте поступающие «вводные» хотя бы на листе бумаги или в телефонных заметках.
И еще несколько советов:
— Не держите все в голове. Как-то ехали мы с товарищем и беседовали, причем 90% времени говорил он. Мы давно не виделись, ему было что рассказать. Говорили мы с ним на самые разные темы, начиная с политики и заканчивая книгами.
Слушать его было очень интересно. Если мне нравилась какая-то мысль, я доставал телефон, открывал раздел заметок «Мысли в дороге» и ее записывал. Мне было бы сложно запомнить все, о чем говорил товарищ, но теперь, если будет необходимость, я в любой момент восстановлю в памяти то, что меня заинтересовало.
— Рисуйте. Делайте это постоянно: на встречах, при телефонных переговорах, для себя. Необязательно быть художником — рисуйте как можете, но так, чтобы картинки были вам понятны.
Я чаще всего использую обычные элементы блок-схем: прямоугольники, круги, стрелочки и т. п. Кто-то для визуализаций использует Mindjet, кому-то достаточно обычной бумаги. Выбирайте самый удобный для себя способ визуальной фиксации важных моментов.
— Освойте в своих гаджетах программные продукты, которые помогают систематизировать входящий поток информации.
От себя настоятельно рекомендую хотя бы раз в месяц интересоваться обновлениями в программах, связанных с постановкой задач, организацией работы и фиксацией информации.
Еще лет пять тому назад мы с супругой настроили Google Tasks для походов в магазины и создали разные разделы: аптека, продукты, вещи и так далее. Супруга в восторге, когда у программы появляются обновления и новые возможности. Электронные помощники значительно упрощают и рабочие, и бытовые моменты.
Тайм-киллер № 4. Беспокойство
Все мы живые люди, а это значит, что у нас есть чувства и эмоции, в том числе и те, что препятствуют эффективному решению задач. Среди самых распространенных эмоциональных проблем можно назвать волнение, боязнь «белого листа» (страх начать новое дело), синдром откладывания, спешка и потеря интереса к делу до его окончания. Причем эта проблема касается всех нас.
Даже если вы уверены, что не беспокоитесь, в любой момент вы можете ощутить волнение, непонятную тревогу, падение настроения. Как с этим бороться?
Отдохните, смените сферу деятельности, восстановите физические и моральные силы. Это способствует ровному эмоциональному состоянию и творческому подъему.
Изучите себя, узнайте, какие эмоциональные состояния, крадущие время, свойственны именно вам. Используйте для этого курсы, книги по психологии или медитацию как метод самопознания.
Признайте существование проблемы. Это не всегда просто, но очень важно для того, чтобы начать ее решать.
Обратитесь за индивидуальной помощью в решении эмоциональных проблем к тренеру или психологу.
Добавьте физические нагрузки, разнообразные фитнес-тренировки.
Сформируйте приятный круг общения и становитесь ближе с теми, с кем вам приятно быть рядом или беседовать.
Тайм-киллер № 5. Сверхзагрузка
Зачастую мы ничего не успеваем потому, что слишком много берем на себя, не владеем навыками управления собой, людьми и ресурсами. Мы не можем отказать, если нас просят о помощи, даже если наш день уже расписан по минутам, и не умеем вовремя проконтролировать результат работы других и исправить допущенные ошибки. В результате наша работа не выполняется в срок, а мы чувствуем себя полностью вымотанными.
Как бороться со сверхзагрузкой?
1.-Освойте технологию конструктивного отказа. Его формула выглядит примерно так: «Спасибо, что вы обратились ко мне, я очень хотел бы помочь (присоединение), но сейчас я занят собственным проектом (причина) и не могу уделить время вашей проблеме (отказ). Но я могу заняться вашим делом завтра (альтернатива)».
Подробнее о том, когда и как говорить «нет», мы остановимся в следующем разделе.
2.-Избавьтесь от чувства вины, возникающего, если вы не можете помочь. Совершенствуйте управленческие и коммуникационные навыки с помощью курсов, тренингов или работы по моей индивидуальной программе.
Пора дать бой «пожирателям времени»! Самый эффективный метод борьбы с хронофагами — своевременно их заметить и удалить.
7.3.2. Учимся отказывать
Вспомните, как часто вас просили выполнить ту или иную задачу? И неважно, кто именно обращался за помощью: самые близкие родственники, друзья, коллеги, начальство, вообще незнакомые вам люди…
Если вы ни в чем не отказываете другим в ущерб себе, то на вас постоянно будут давить и «вывозить» собственные проблемы.
Стоит ли вам учиться отказывать? Пройдите короткий тест из трех вопросов, и поймете сами.
Ответьте честно:
Просьбы, которые вы выполняете, вам навязывают?
Чувствуете ли вы угрызения совести, если отказываете в просьбе?
С просьбами в первую очередь идут к вам, а не к другому человеку?
И если хотя бы на один вопрос вы дали утвердительный ответ, необходимо начать учиться говорить «нет».
Постоянные просьбы крадут многое из вашей жизни: время, деньги, здоровье, свободу.
Человек, который обращается к вам с просьбой, на самом деле просит один или несколько видов ваших ресурсов. Вы готовы ему это дать?
При этом я, конечно же, не призываю отказывать всем вокруг. Есть так называемое правило «доброго бумеранга», поэтому поддерживайте своих коллег, друзей и родственников. Однако помните, просители легко могут сесть вам на шею. Учитесь владеть ситуацией и говорить «нет».
«Время — то же, что и деньги: не растрачивайте его, и у вас будет его вдоволь», — писал Гастон Левис. С французским писателем невозможно не согласиться.
7.3.3. Матрица сравнения
Помните случай с мастером, который хотел занять у меня тридцать тысяч рублей? Тогда, выйдя на улицу, я составил именно матрицу сравнения, и она помогла мне принять верное решение.