Здесь следует установить переключатель Вставить в положение значения и нажать кнопку ОК . В процессе работы может возникнуть необходимость увидеть все формулы (а не результаты их вычислений), содержащиеся в ячейках рабочего листа. Для этого в главном меню выберите команду Сервис → Параметры – в результате откроется окно Параметры , в котором нужно перейти на вкладку Вид , установить флажок формулы (рис. 6.15) и нажать кнопку ОК .
Рис. 6.15. Включение отображения формул в ячейках
После выполнения этих действий в ячейках, в которых ранее были введены формулы, будут показаны сами формулы, а не итог их расчета. Чтобы вернуться к прежнему отображению, снимите на вкладке Вид флажок формулы и нажмите ОК .
Для удаления формулы установите в ячейку курсор и нажмите Delete . Ошибочное удаление можно отменить с помощью комбинации клавиш Ctrl + Z или команды Правка → Отменить .
6.5.2. Понятие функции
В Excel функция – это изначально созданная и заложенная в программе формула, выполняющая расчеты и вычисления по заданным величинам и в определенной последовательности.
Каждая функция состоит из следующих элементов: знак равенства « = », название функции (вот несколько примеров – СУММ , СРЗНАЧ , СЧЕТ , МАКС , и т. д.), и аргумент (либо несколько аргументов) функции. Причем аргументы напрямую зависят от конкретной функции; ими могут являться числа, ссылки, формулы, текст, логические величины и др.
Вы можете вводить функции как вручную, так и автоматически. Автоматический ввод осуществляется с помощью специально предназначенного механизма – мастера функций, доступ к которому осуществляется через команду Вставка → Функция . Более подробно с данным режимом мы познакомимся ниже, в соответствующем разделе.
Что касается ручного ввода функций, то он выполняется в строке формул (с этим инструментом мы познакомимся в следующем разделе); перед этим не забудьте установить курсор в ячейку, где должна находиться функция. При вводе функции соблюдайте следующий порядок: в первую очередь введите знак равенства, после него – название функции, а затем – перечень аргументов функции, которые заключаются в круглые скобки и разделяются точкой с запятой.
Чтобы было понятнее, поясним на конкретном примере. Предположим, вы хотите рассчитать сумму чисел, введенных в ячейки Е3 , С6 и В4 . Для этого в строку формул введите такое значение: =СУММ(Е3;С6;В4) . Отметим, что в данном случае имя функции введено буквами русского алфавита, а аргументы, в качестве которых выступают адреса ячеек – буквами английского алфавита. Нажмите Enter – итог расчета отобразится в ячейке, в которой находился курсор при вводе функции.
Любая функция может использоваться в качестве аргумента для какой-либо другой функции – такой метод расчета называется вложением функции.
6.5.3. Строка формул и порядок ее использования
Строкой формул в Excel называется специальная строка, которая находится над заголовками столбцов и используется для ввода и редактирования формул, а также иных содержащихся в ячейке или диапазоне данных. Строка формул показана на рис. 6.16.
Рис. 6.16. Строка формул
Если вы не пользуетесь строкой формул, можно отключить ее отображение. Для этого выполните команду главного меню Вид → Строка формул (аналогичным образом впоследствии вы вновь можете вернуть ее на экран).
В состав строки формул входит два основных элемента: адресная строка, расположенная слева, и строки ввода и отображения информации. На рис. 6.16 в адресной строке отображается значение В2 , а в строке ввода и отображения информации – формула =(А3 + С4) .
Главное предназначение адресной строки – отображение адреса ячейки, на которой установлен курсор, либо диапазона ячеек, а также для ввод с клавиатуры требуемых адресов.
Адресную строку можно использовать для быстрого перехода к ячейке с заданными координатами. Для этого введите их в адресную строку и нажмите клавишу Enter – в результате курсор переместится в ячейку с указанными координатами.
Также с помощью адресной строки вы можете быстро выделять диапазоны ячеек. Предположим, нам нужно выделить ячейки, находящиеся в диапазона с А2 по С7 . Для этого в адресной строке введите значение А2:С7 и нажмите Enter . Попросту говоря, для быстрого выделения диапазона нужно в адресной строке через двоеточие указать координаты его верхней левой и нижней правой ячеек.
Чтобы ввести в ячейку информацию с помощью строки формул, нужно установить курсор в эту ячейку, затем щелкнуть мышью в строке ввода информации и с клавиатуры ввести требуемое значение.
Завершается ввод информации в строку формул нажатием клавиши Enter . Также для этого можно воспользоваться специальной экранной кнопкой, находящейся слева от строки ввода. Эта кнопка отображается только в режиме ввода информации, поэтому на рис. 6.16 ее не видно; при подведении к ней указателя мыши отобразится всплывающая подсказка Ввод .
6.5.4. Мастер функций
Как мы уже отмечали выше, вводить функции удобнее в автоматическом режиме. Для этого предназначен Мастер функций, открываемый с помощью команды главного меню Вставка → Функция . При ее выполнении открывается окно, изображенное на рис. 6.17.
Рис. 6.17. Мастер функций
В данном окне в поле Категория содержится перечень категорий, по которым сгруппированы имеющиеся в системе функции; ниже, в поле Выберите функцию , отображаются функции, соответствующие выбранной категории.
По любой функции вы можете получить подсказку (для чего она нужна, как ее использовать, и т. п.). Для этого выделите ее курсором и щелкните мышью на ссылке Справка по этой функции .
Для выбора функции нужно установить на нее курсор и нажать кнопку ОК – в результате будет выполнен переход к следующему этапу, на котором завершается настройка формулы (рис. 6.18).
Рис. 6.18. Заключительный этап ввода функции
Отметим, что содержимое данного окна может зависеть от выбранной функции (на рис. 6.18 оно соответствует функции СУММ ). Здесь следует указать аргументы функции и нажать кнопку ОК . Результат расчета отобразится в ячейке, на которой был установлен курсор в момент вызова Мастера функций.
6.6. Как создать примечание к ячейке?
Возможности Excel предусматривают добавление к любым ячейкам произвольных текстовых комментариев, называемых примечаниями. Смысл данной операции заключается в том, чтобы при необходимости конкретизировать содержимое ячейки либо дать ему необходимые пояснения.
Созданные примечания могут отображаться как постоянно, так и только при подведении указателя мыши к соответствующей ячейке. Управление отображением примечаний осуществляется в окне Параметры ( Сервис → Параметры ) на вкладке Вид с помощью переключателя Примечания (рис. 6.19).
Рис. 6.19. Настройка отображения примечаний
Данный параметр может принимать одно из трех значений:
• не отображать – в этом случае примечание не отображается и никак не обозначается;
• только индикатор – в данном случае отображается только индикатор примечания в виде маленького красного треугольника в правом верхнем углу ячейки, а текст примечания показывается только при подведении в данной ячейке указателя мыши;
• примечание и индикатор – в этом случае отображается и индикатор, и текст примечания.
Обычно оптимальным является значение только индикатор (кстати, оно предлагается по умолчанию).
Пример примечания к ячейке показан на рис. 6.20.
Рис. 6.20. Примечание к ячейке
Чтобы создать такое примечание, щелкните на ячейке правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите пункт Добавить примечание . В результате отобразится окно ввода и редактирования примечания, в котором по умолчанию будет содержаться имя пользователя (на рис. 6.20 имя пользователя – alex ). Текст примечания может быть абсолютно произвольным и вводится с клавиатуры. По окончании ввода просто щелкните мышью в любом месте интерфейса.
Любое примечание впоследствии можно изменить. Для этого в контекстном меню данной ячейки выберите команду Изменить примечание , и в открывшемся окне (см. рис. 6.20) введите необходимые корректировки, после чего щелкните мышью в любом месте интерфейса.
Чтобы удалить примечание, выполните в контекстном меню ячейки команду Удалить примечание . Помните, что Excel не выдает дополнительный запрос на подтверждение данной операции.
Вы можете создавать в документе любое необходимое число примечаний, в зависимости от своих потребностей.
При необходимости можно быстро выделить все ячейки текущего рабочего листа, у которых имеются примечания – для этого достаточно нажать комбинацию клавиш Ctrl + Shift + O . Чтобы удалить примечания из всех ячеек рабочего листа, нужно выделить их нажатием комбинации клавиш Ctrl + Shift + O , затем щелкнуть правой кнопкой мыши на любой из этих ячеек и выполнить команду контекстного меню Удалить примечание .
6.7. Как нарисовать таблицу в Excel?
Как мы уже отмечали выше, рабочий лист Excel представляет собой таблицу, состоящую из ячеек, каждая из которых образуется в результате пересечения строки и столбца. Но ведь полностью рабочий лист данными почти никогда не заполняется: обычно в нем содержатся таблицы небольшого размера. Соответственно, их нужно как-то обозначить на листе, соответствующим образом оформив визуальное представление конкретной таблицы. В частности, строки и столбцы таблицы должны иметь понятные названия, отражающие их суть, у таблицы должны быть четкие границы, и т. д.