♦ первый квадрант — срочные и важные дела;
♦ второй квадрант — важные, но не срочные дела;
♦ третий квадрант — срочные, но не важные дела;
♦ четвертый квадрант — несрочные и неважные дела.
Срочные и важные дела — это все то, что нам приходится делать в разного рода критических ситуациях, это также всевозможные неотложные проблемы, и любая «горящая» работа — то есть такая, которую нужно завершить в очень ограниченные сроки.
Важные, но не срочные дела — это выполнение текущей работы, когда нет никакого аврала и «пожара», это всевозможные профилактические меры для предотвращения аварий, катастроф и непредвиденных ситуаций, это поиск новых возможностей, внедрение новшеств, направленных на увеличение производительности и эффективности, налаживание новых связей, а также отдых, необходимый для восстановления сил и здоровья.
Срочные, но не важные дела — это необходимость отвечать на телефонные звонки, посещать некоторые мероприятия и встречи, не являющиеся важными, разговоры и другие помехи, отвлекающие от важных дел, но требующие вашей быстрой реакции.
Несрочные и неважные дела — это те виды деятельности, в которые так приятно бывает убежать от проблем: например, компьютерные игры, пустое чтиво, бессмысленная болтовня по телефону и другие разновидности пустого времяпрепровождения (не путать с отдыхом, необходимым для восстановления сил и здоровья).
Проанализировав всю структуру вашей занятости в течение дня (а еще лучше — в течение нескольких дней), определите, к какому квадранту относится каждое ваше действие и занятие. Затем выявите, какому из четырех квадрантов вы уделяете больше всего времени и сил.
Может выясниться, что большую часть времени и сил вы тратите на первый квадрант — срочные и важные дела. Это и не удивительно: ведь срочные и важные дела — это действительно то, что нельзя отложить и за что надо браться в первую очередь.
Но заметьте: срочные и важные дела, составляющие содержание первого квадранта — это, как правило, то, что навязывается нам обстоятельствами или другими людьми. Сосредоточив все свои усилия лишь на этом квадранте, мы вынуждены быть реактивными, а не проактивными — то есть постоянно лишь реагировать на внешние раздражители, утрачивая роли лидеров и управленцев своей жизни.
Может показаться, что это безвыходная ситуация: в самом деле, куда же деться от срочных и важных дел — от них нельзя отмахнуться, их нельзя отложить, ими приходится заниматься, даже если они не оставляют времени ни для чего другого!
Но давайте задумаемся над таким простым примером: у вас на кухне потекла водопроводная труба. Ситуация, безусловно, чрезвычайная, неотложная, относящаяся к первому квадранту. Вы вынуждены бросить все прочие дела (в том числе и важные), и заняться устранением катастрофы — вызывать водопроводчика, убирать воду, и т. д.
Но, возможно, для вас вовсе не новость, что труба на кухне старая и давно нуждается в замене. Однако это дело казалось вам не срочным, поэтому вы откладывали его. И дождались экстренной ситуации, потребовавшей от вас немедленной реакции и пересмотра всех своих планов.
Пока эта проблема не была срочной, она пребывала во втором квадранте — важных, но не срочных дел. Вы могли сами выделить время для решения этой проблемы и без спешки решить ее. Тогда она не перешла бы в первый квадрант и не пополнила бы список важных и срочных дел, лишающих вас возможности быть хозяином своей жизни.
Точно также обстоит дело и со всеми «горящими» работами — если бы вы уделили им достаточно времени, пока они еще не «горели», то избежали бы спешки и нервотрепки. Позаботившись заранее о всевозможных новшествах и усовершенствованиях во всех сферах нашей жизни, мы также сможем предотвратить возможные кризисные ситуации.
«Переживайте неприятности по мере их поступления» — гласит известный афоризм. Стивен Кови предлагает нам нечто гораздо более эффективное: предупреждать неприятности, проводить профилактику проблем прежде, чем они свалятся нам на голову.
Вывод очень простой: приоритетным для нас должен быть второй квадрант — важных, но не срочных дел. Если мы будем уделять им должное внимание, то первый квадрант — важных и срочных дел — будет сокращаться. И они все меньше будут выбивать нас из колеи, заставляя терять бразды управления своей жизнью и превращаться в марионеток, реактивных личностей, вынужденных лишь реагировать на требования внешнего мира.
Когда вы вынуждены постоянно заниматься срочными и важными делами из квадранта номер один — вы живете в состоянии постоянного кризиса, стресса, цейтнота, вы не принадлежите себе, крутитесь как белка в колесе, а ворох несделанных дел, кажется, только нарастает. Такая жизнь изнуряет вас и превращается по сути в самосожжение.
Если же вы концентрируетесь на делах из второго квадранта — важных, но не срочных — то вы держите свою жизнь под контролем, а потому уравновешенны и сбалансированны, крайне редко попадаете в кризисные ситуации. Ваша жизнь течет ровно и гладко, в соответствии с вашими собственными планами, ничто не выбивает вас из колеи, что позволяет вам быть максимально эффективным в достижении ваших целей.
Но нашей эффективности могут помешать также третий и четвертый квадрант, если мы вовремя не примем единственное правильное в данном случае решение: научиться игнорировать дела, оказавшиеся в этих квадрантах.
Каждый из нас знает, как не просто это бывает в действительности. Очень трудно игнорировать назойливо звонящий телефон, даже если вы знаете, что звонок не важный. И все же надо научиться это делать. Потому что третий и четвертый квадранты очень коварны: они могут забирать у нас практически все ресурсы времени, необходимого для важных дел из квадранта номер два.
За счет квадранта номер один мы высвободить эти ресурсы не можем — потому что срочные и важные дела игнорировать невозможно. Квадрант номер один мы можем лишь постепенно сокращать за счет основного внимания, уделяемого квадранту номер два. А вот квадранты номер три и четыре попросту воруют наше время и силы впустую.
Чтобы отказаться от пустой траты времени на квадранты три и четыре, нужно чтобы вас вдохновляли и воодушевляли цели и задачи, лежащие в пределах второго квадранта. Тогда они сами собой начнут притягивать к себе ваше основное внимание.
В самом деле, а как иначе мы можем заставить себя заниматься делами, не являющимися срочными, пусть даже они и важные? Ответ здесь только один: нам должно хотеться заниматься этими делами. Они должны вызывать в нас интерес и энтузиазм. Тогда мы легко сделаем выбор в пользу важного, отказавшись от всего, что мешает достигать столь желанных, волнующих и воодушевляющих целей.
Секрет обретения энтузиазма и вдохновения в повседневных важных делах довольно прост: у вас должна быть воодушевляющая перспектива. Вы можете внедрить в свою жизнь мобилизующую и вдохновляющую формулу вашего предназначения, которая будет ежедневно наполнять вас силой, способной буквально сдвигать горы. Главное, чтобы эта формула включала в себя представление о той значимой для вас перспективе, которой вы хотите достичь.
Эта формула должна:
♦ опираться на ваше жизненное кредо и общечеловеческие принципы,
♦ учитывать ваши уникальные таланты и способности,
♦ способствовать проявлению всего лучшего, что есть в вас,
♦ учитывать все ваши жизненные роли,
♦ включать ответ на вопрос, во имя чего вы ставите цели и действуете,
♦ находить отклик в вашей душе, чтобы вдохновлять вас.
Такой воодушевляющей формулой может, например, стать перспектива создать достойное будущее для своих детей; облегчить жизнь другим людям, сделав ее спокойнее и безопаснее; дать людям больше свободы и новых возможностей в жизни; создать что-то, чего в мире не было до вас; принести в жизнь красоту и мудрость, и т. д. Если вы занимаетесь по-настоящему важными вещами — то обязательно обнаружите в них подобную «сверхзадачу», высший смысл. Если же такого смысла не обнаруживается — значит, вы тратите время на ничего не значащие пустяки и суету, а это непростительная беспечность по отношению к своей единственной и не такой уж длинной жизни.
Такая сверхзадача любой вашей деятельности поможет вам разжечь в своей душе настоящий внутренний огонь, который позволит вам делать то, что вы делаете, с настоящей страстью и увлеченностью. Вы легко решите проблему самодисциплины: вам не придется, стиснув зубы, принуждать себя к важным вещам, вы будете делать их радостно и добровольно.
Также подобная сверхзадача может сыграть неоценимую роль в примирении между собой различных ваших жизненных ролей. Многие люди буквально разрываются между семьей и карьерой, считая, что, отдавая предпочтение одному, они неминуемо жертвуют другим. Но на самом деле подобные жертвы не нужны и вы можете их избежать. Если вас воодушевляет перспектива самореализации в работе и так же воодушевляет перспектива заботиться о своей семье, то каждая из этих жизненных ролей не только не будет отнимать силы у другой, а напротив, они обе будут питать друг друга, давая вам в два раза больше энергии. Тогда ваша жизнь во всех ваших ролях станет единым воодушевляющим целым, а не разбитым на части и сектора набором скучных проблем и обязанностей.
«Сила перспективы просто невероятна! Исследователи указывают, что дети с «ориентированными на будущее ролевыми образами» лучше успевают в школе и значительно успешнее справляются с жизненными испытаниями. Коллективы и организации с сильным чувством перспективы имеют лучшие показатели деятельности по сравнению с теми, кто этого чувства лишен».
Когда у вас внутри есть большое пламенеющее «ДА!», которое вы говорите важным вещам в вашей жизни, вам не так трудно будет научиться говорить столь же уверенное «НЕТ!» всему тому, что впустую отнимает ваше время, силы и в конечном итоге вашу жизнь.