Приемку товаров по количеству и качеству выполняют постоянные бригады товароведов-приемщиков. Эти же бригады выполняют крепление идентификационных этикеток к товарам. До начала приемки очередной партии товара спецификация должна быть введена в компьютер и получена распечатка “ведомости приемки и размещения” с указанием адресов хранения, количеств по накладной и пустыми клетками для внесения фактически принятых количеств при наличии расхождений или галочек при их отсутствии.
Сортировка номенклатуры в ведомости – по адресам хранения для экономии времени кладовщиков при размещении грузов на стеллажах.
“Ведомость приемки и размещения” подписывается приемщиками и служит первичным документом для оприходования товаров. Оприходование наличия поступивших накануне и принятых утром партий должно быть завершено до 13 часов. Оприходование наличия в компьютере производится сразу после передачи партий кладовщикам, не дожидаясь физической раскладки. Тогда при обработке заказов новые количества могут быть сразу включены в ведомости комплектации для отгрузки. При этом товары могут отбираться прямо из не разложенных партий. В интервале от 13 до 16 часов оприходование (изменение наличия в базе данных) не производится, так как в этот период выполняется обработка заявок магазинов. Желательно организовать приемку и оприходование каждой партии товаров в течение одного дня.Принятая партия передается кладовщику соответствующей зоны хранения под расписку без проверки им количеств. В случаях поступления грузов от новых или не заслуживших доверия поставщиков кладовщик может принимать участие в приемке, если у него есть время. Принятые партии кладовщики размещают на стеллажах строго в соответствии с адресами хранения. При необходимости введения новых адресов, замены старых или размещения одного товара в двух и более ячейках информация об адресах в тот же день вводится в компьютерную базу данных. Кладовщики должны иметь распечатки номенклатуры с адресами хранения для обеспечения быстрого поиска, корректировки, выборочной инвентаризации.
Заявки на пополнении запасов магазинов должны быть уточнены до 12 часов (после получения корректировок от товароведов магазинов). Заявкам должны быть присвоены коды приоритетности. В зависимости от этих кодов устанавливается очередность обработки, степень удовлетворения. Пакет заявок обрабатывается по наличию до 14 часов. После обработки заявок товароведы выясняют причины неудовлетворения тех или иных позиций, при возможности исправляют ошибки в наличии или ускоряют оприходование поступивших партий и обрабатывают неудовлетворенные позиции по скорректированному наличию. Дополнительные заявки магазинов обрабатываются до 16 часов. В результате обработки заявок распечатываются ведомости комплектации. Комплектация заявок выполняется кладовщиками во вторую половину дня. Она должна быть выполнена до окончания смены и партии должны быть сданы в зону отгрузки. Ночью выполняется анализ расхода и подготовка проектов заказов на пополнение склада. Утром товароведы анализируют проекты заказов, корректируют их и размещают заказы у поставщиков. При необходимости объединяются проекты заказов за несколько дней. Проекты заказов и размещенные заказы в памяти компьютера не фиксируются и с работой следующей ночи не совмещаются. Каждую ночь анализ выполняется заново. Может быть организован отдельный учет размещенных заказов по номенклатуре для контроля исполнения и принятия мер. Ответственность за полноту и правильность заказов несут товароведы.
Ведомости для комплектации кладовщики должны получать с указанием адресов хранения. Отбор товаров должен производиться кладовщиками окончательно под их ответственность. Последующие проверки реально возможны только выборочные, а не сплошные, иначе неизбежно увеличение штата и потери времени. Скомплектованная партия, с подписанной кладовщиком ведомостью комплектации, перевозится в зону отгрузки в соответствующую секцию. В этой секции объединяются партии из нескольких зон хранения, проводится выборочная проверка соответствия номенклатуры и количеств, товары упаковываются и\или размещаются на поддонах. Ведомости комплектации, подписанные контролерами, передаются для подготовки накладных и счетов. После комплектации и проверки партий в зоне отгрузки в компьютер вводятся корректировки по расхождениям (не оказалось товара на стеллаже или не хватило количеств). После этого распечатываются отгрузочные накладные с указанием адресов хранения, одинаковых для склада и для всех магазинов. До конца второй смены заказы должны быть скомплектованы, проверены, упакованы и снабжены товаросопроводительной документацией. По мере готовности во второй половине дня товары должны быть погружены на автомобили и сданы водителям-экспедиторам. Вечером и ночью товары развозятся по магазинам по согласованному графику. Водитель может заезжать за кладовщиком магазина, который будет принимать товар, если рейс ночной. Товар в магазине должен быть принят и введен в местную базу данных до начала утренней торговли. Товар принимается от водителя по количеству мест, без детальной проверки. Местная база данных – оперативная. Она периодически сверяется с основной на предмет выявления расхождений в учете и неликвидов. Но эта база не является контрольной.
В сезон интенсивных продаж желательно не делать несколько рейсов, если груза много, а нанимать дополнительные грузовики, с тем, чтобы в магазин были один-два ночных завоза. Если есть условия для поставок некоторых товаров от поставщиков непосредственно в магазины, следует их осуществлять, при этом учет и расчеты должны быть централизованы. Например, при некотором оправданном увеличении закупочных цен могли бы осуществляться поставки местных поставщиков прямо в магазины таких массовых товаров, как масла, тосол, жидкость для омывателя, аккумуляторы и т. п. Если есть товары, отгрузка которых возможна теми же грузовыми модулями, в которых они поступают, следует принудительно корректировать заказы магазинов до количеств, кратных грузовым модулям. Например: коробка, связка или целый поддон фляг с жидкостями, коробка или ящик приборов/деталей и т. п.
Магазины, являющиеся аффилированными структурами компании, должны выполнять все инструкции по формированию запасов.
Принципы управления запасами в магазинах:
Базы данных по каждому магазину ведутся в компьютерной системе компании.
При наличии выделенных линий связи обмен информацией производится в реальном масштабе времени, при отсутствии таковых – ежевечерне на дискетах или через Интернет.
На складах магазинов детали должны размещаться на таких же ад ресах, как и на складе компании. Это дает большую экономию времени при поиске и размещении товаров. В накладных на отгрузку со склада компании должны указываться адреса, они же будут служить ориентиром для работников магазинов.
При поступлении товаров в магазин оприходовать их не нужно, приход производится в компьютерной системе компании. Учет расхода товаров ведется в компьютерах магазинов. Сводные ведомости ежедневного расхода вечером или ночью передаются в компьютерный центр компании. Ведомости расхода обрабатываются ночью по базе данных каждого магазина и выдается проект заказа на пополнение запасов магазинов. Проекты заказов утром пересылаются в магазины. Товароведы магазинов должны до 12 часов дня сообщить свои корректировки по этим проектам. После введения корректировок проекты заказов становятся твердыми заказами, обрабатываются по наличию на складе и направляются на комплектацию. В случае необходимости, товароведы магазинов могут до 16 часов направить дополнительные заявки по телефону, факсу или эл. почтой.В результате приемки получается ведомость размещения, которая, после подписи кладовщика является документом для оприходования грузов.
В результате обработки заявок получается два документа: комплектовочная ведомость (проект отгрузочной спецификации) и ведомость неудовлетворенных позиций. Ведомость неудовлетворенных позиций передается товароведу, курирующему соответствующий заказ для дальнейшей работы.
После обработки заявок на печать выдаются комплектовочные ведомости (они же – проект отгрузочной накладной) с указанием адресов хранения и сортированные по возрастанию адресов хранения. Для каждой зоны хранения (группы товаров) печатается отдельная страница (страницы). Комплектовочные ведомости передаются начальнику смены. Начальник смены распределяет ведомости кладовщикам по зонам хранения. После комплектации заказов партии товаров с подписанными кладовщиками ведомостями передаются в зону отгрузки в секции сбора заказов. Контролеры проверяют партию, упаковывают ее и подписывают ведомости. Если при проверке понадобилось добавить или убрать детали, если по отметкам кладовщиков каких-то деталей не оказалось в наличии, контролеры вносят корректировки в ведомости. Подписанные ведомости передаются в службу обработки документации. Операторы вводят корректировки в компьютер и выдают на печать комплекты отгрузочной документации.
Счета и накладные подписывают операторы на основании комплектовоч ных ведомостей, подписанных кладовщиками и контролерами, оставляемых в архиве вместе с окончательными документами. Два комплекта документов передаются водителю-экспедитору один – для вручения получателю, второй – для получения подписи получателя о приемке товаров. Подписанный получателем комплект передается на склад, объединяется с комплектовочной ведомостью и остается в архиве склада для работы с возможными претензиями получателей и с возвратами. Третий комплект направляется в службу расчетов с получателями.Начальник склада
Начальники смен (диспетчеры)
Группа товароведов-приемщиков
Кладовщики
Группа контролеров-экспедиторов
Группа обработки расчетной и товаросопроводительной документации
Группа ежедневной инвентаризации и корректировки расхождений
Группа возвратной логистики
Группа разбора претензий