Разработать правила обработки многоэтапных заказов, отбираемых постепенно для поставки с отложенным сроком:
– предусмотреть выделение особой складской зоны для кратко и долго удерживаемых заказов;
– определить периодичность проверки зоны удерживаемых заказов и возврата в запасы устаревших неотгруженных заказов;
– разработать процедуру включения обычных номенклатурных товаров в удерживаемые заказы в период, меньший суммы времени ожидания пополнения и цикла заказа – если эти товары забираются из запасов слишком рано, то возможна без необходимости заморозка товаров, которые могли бы быть проданы другому покупателю; если забирать эти товары в день окончания периода ожидаемого пополнения плюс цикл заказа, то в ситуации нехватки товар гарантированно будет в наличии.
Порядок отбора и отгрузки заказанных товаров:
– определить, какой объем запаса принимается во внимание при резервировании товаров для покупателя – наличный или доступный (наличный минус уже обещанный другим покупателям);
– описать действия комплектовщика, если он не обнаруживает на полке требующегося количества товара;
– установить, поручить ли другому сотруднику проверять правильность отбора товаров по заказу, перед тем как они будут отгружены;
– установить процедуру записи серийных номеров или номеров партий;
– установить правила упаковки товаров перед отгрузкой;
– определить порядок подготовки упаковочных листов и другой товаросопроводительной документации;
– установить, при каких условиях можно отгружать покупателю товары в количестве больше или меньше заказанного.
Установить, кто принимает решения о поставке товаров напрямую от поставщика покупателю без завоза на склад:
– для обычных номенклатурных товаров;
– для срочно необходимых номенклатурных товаров;
– для очень больших объемов номенклатурных товаров;
– определить порядок учета объема товаров, поставленных напрямую, а не со склада, в показателях реализации.
Установить правила периодического хронометража для выяснения, сколько заказов или отдельных товаров может отобрать для отгрузки один комплектовщик за час.
Отправки нестандартных количеств товаров
Установить для каждой товарной позиции, какие товары можно продавать партиями меньше стандартной коробки. Назначить сотрудника, имеющего право разрешать продажу или перемещение товара партиями меньше стандартной коробки. Определить, хранить ли вскрытые коробки в одной ячейке с полными, подходит ли ячейка для их совместного хранения.
Формирование типовых комплектов товаров
Разработать правила формирования типовых комплектов до поступления заказов покупателя и хранения их в запасах как обычных номенклатурных товаров:
– определить стандартные перечни товаров для каждого комплекта;
– определить порядок учета трудовых затрат при определении стоимости комплектов;
– определить порядок учета расходных материалов (используемых в процессе сборки комплекта, но не являющихся частью конечного продукта) – расходные материалы должны быть удалены из запасов и учтены в стоимости комплектов;
– включить спецификации комплектов в прейскурант для информации покупателей;
– определить порядок разукомплектации: комплект должен быть удален из запасов и разобран на составляющие.
Формирование заказных комплектов
Определить порядок создания и учета товарных наборов, сформированных по определенным заказам клиентов (заказных комплектов):
– порядок изменения состава комплекта по заказу при принятии заказа;
– порядок учета сформированных по заказам комплектов;
– возможности формирования заранее часто запрашиваемых комплектов;
– правила возврата покупателями собранных по их заказам комплектов – как их составляющие возвращаются в запасы.
Организация вспомогательных операций
Внутрискладское перемещение товаров
Установить правила пополнения ячеек основной зоны хранения из зоны оптового (резервного) хранения запасов:
– когда ячейка пуста;
– когда в ячейке остается минимальный объем;
– каждый день, раз в неделю или через другие равные промежутки времени.
Определить, объединять ли небольшие запасы какого-либо товара, хранящиеся в разных ячейках общего пользования.
Перемещение товаров между своими складами
Установить периодичность регулярных перемещений с каждого склада-поставщика в каждый склад-получатель. Установить, кто определяет, следует ли совершать не являющееся регулярным перемещение:
– не предоставлять права складу-получателю требовать перемещения;
– определить, что склад-поставщик должен дать согласие на не являющееся регулярным перемещение, если у него нет излишка требуемого товара или если имеющийся у него объем требуемого товара меньше точки заказа или минимального размера заказа.
Определить случаи, когда может быть отгружено товара больше или меньше, чем было заказано. Определить товары, которые должны поставляться стандартными партиями. Разработать процедуру для пересылки специально заказываемых товаров, которые склад-поставщик заказывает для склада-получателя.
Приемка возвращаемых клиентами товаров
Назначить сотрудников, уполномоченных давать покупателям разрешение на возврат товаров. Определить право покупателей возвращать номенклатурные товары и в какие сроки после отправки. Определить право покупателей возвращать товары, заказанные для них специально и в какие сроки после отправки. Выдвигать ли условием возврата согласие поставщика принять их обратно. Установить, что покупатели должны получить согласие отдела продаж на возврат товара для контролирования возврата. Определить, прибавлять ли возвращенные товары к наличному запасу. Может быть, целесообразно разместить их сначала в участке промежуточного хранения под временным номером, пока не пройдут проверку, ремонт, переупаковку или переделку. Установить процент стоимости товара, удерживаемый при его возврате. Определить, принимать ли товары обратно вместо уплаты.
Возврат товаров поставщикам
Необходимо добиться договоренности о возврате непроданных или возвращенных покупателями товаров с каждым из поставщиков. Установить периодичность проверки мертвых, медленно оборачивающихся и излишних запасов на предмет возможного возврата поставщикам или иной ликвидации. Выделить на складе специальную зону для хранения продукции, ожидающей возврата поставщикам. Установить периодичность проверок содержимого этой зоны. Анализировать, за счет чего поставщики предоставляют максимальные права возврата товаров – за счет повышения своих цен или в ответ на какие-либо наши уступки.
Подготовка упаковки и отгрузки
Разработать стандартную процедуру подготовки отгрузочных документов:
– фамилии тех, кто отбирал и упаковывал товары, указываются во всех документах;
– те же фамилии должны быть в отгрузочных документах и в документах на отложенные заказы;
– перечень необходимой для отправки груза документации (гарантия, документация на опасные грузы и т. д.).
Определить порядок обеспечения необходимыми грузовыми контейнерами и упаковочными материалами для всего многообразия товаров.
Требования к организации учета
Параметры и операции
Материальный учет должен обладать широким спектром возможностей как конкурентоспособное средство высококлассного обслуживания заказчиков и снижения накладных расходов при проведении товарных операций, в том числе:
– организация исполнения любых документальных процедур складского прихода-расхода товаров, соответствующих таможенному, временному и свободному хранению и перемещению между этими видами хранения;
– определение видов учетной, статистической и аналитической документации, ведение и корректировка альбома форм документов;
– обеспечение возможности определения точного времени хранения партий товаров и их частей и расчета стоимости хранения по средневзвешенным расценкам;
– организация партионного учета затрат на хранение и партионного учета внутрискладских операций;
– неограниченное число участков хранения;
– определение видов статистики, необходимой для анализа, видов анализа, необходимых для принятия управленческих решений;
– постановка задач для компьютеризации процессов анализа, прогноза, выявления тенденций изменения контрольных параметров управления;
– идентификация товаров по внутреннему коду, штрихкоду, артикулу поставщика, матч-коду;
– поддержка серийных номеров;
– поддержка кодировки и наименований товаров поставщиков;
– поддержка торгового оборудования (принтеры/сканеры штрих-кода, терминалы сбора данных);
– многообразие схем ценообразования, доставки, оплаты заказов и закупок;
– мониторинг товарных потоков от момента формирования заказа товара поставщику до отгрузки товара клиенту и выставления счета;
– мониторинг оплаты;
– автоматическое формирование закупок под заказы, на базе прогноза продаж, по нормам остатков;
– резервирование складских запасов и предстоящих закупок под заказы клиентов;
– автоматическое формирование рекламаций;
– автоматический импорт данных из прайс-листов поставщиков в различных форматах;
– поддержка неограниченного количества единиц складского учета с правилами пересчета;
– инвентаризация с использованием терминалов сбора данных с автоматическим разнесением излишков и недостач;
– контроль сроков хранения до признания товара неликвидом;
– поддержка регулярных (повторяющихся) заявок и заказов;
– учет накладных расходов сборов, акцизов, транспортных расходов, амортизации тары;
– поддержка физических и логических складов;
– учет приемки товаров;
– учет заказов на закупки, перемещений между складами, возвратов товаров;
– полное управление партиями на уровне склада;
– учет отбора заказов;
– комплектовочные накладные;
– инструкции для товаров с повышенным уровнем опасности;