Параметры складского учета каждого наименования товаров должны включать:
– каталожные, серийные и т. п. номера, изображения спецификации или схемы товаров;
– код, наименование и размеры;
– несколько возможных единиц измерения;
– штриховой код;
– вторичные коды, идентифицирующие товар;
– неограниченное число замен товара;
– неограниченное число аналогов товара;
– вызов товара по коду заказчика или поставщика;
– коды товара у различных заказчиков;
– коды товара у различных поставщиков;
– оригинальный код товара у производителя;
– отслеживание партий товара;
– отслеживание серийных номеров товаров;
– формирование наборов товаров для реализации;
– указание основного адреса на складе и дополнительных;
– возможность включения товара в отложенные заказы;
– товарные группы;
– группы для ценообразования;
– группы для анализа продаж;
– группы по начислению комиссионных;
– группы по стоимости;
– группы (товары) для разноски по субсчетам главной книги;
– группы для производства;
– группы по бонусам и комиссионным;
– группы по таможенным пошлинам;
– группы по способу доставки;
– параметры для закупок;
– экономичное количество в заказе;
– времена поставки;
– минимальный/максимальный запас на складе;
– пути восполнения запасов для применения алгоритмов прогноза;
– до десяти уровней цен по количеству или объему продажи в зависимости от заказчика, от группы заказчиков, от товара, от группы товаров;
– комиссионные от продажи, начисляемые по товару или соответствующей группе;
– коды налогообложения;
– средневзвешенная стоимость;
– последняя стоимость;
– нормативная стоимость.
Контроль складского учета
При организации процессов контроля складского учета необходимо предусматривать:
– определение параметров для контроля качества и надежности учета;
– отслеживание сроков реализации и условий хранения партий товаров;
– поддержка непрерывного и периодического методов складского учета;
– возможность допускать отрицательное количество товара в наличии;
– контроль запасов;
– учет поврежденных товаров;
– возможность операций с нескладируемыми товарами;
Бухгалтер предприятия обязан проверять своевременность
и полноту оприходования поступивших товаров, правильность их списания, а также правильность составления отчетов материально ответственными лицами. Товар не должен покидать склад, если вместо него не остается документов о его передаче, подписанных выдавшим и получившим товар лицами.
При проверке отчетов материально ответственных лиц бухгалтер обязан установить:
– подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основании приложенных документов, а также соответствие даты документов периоду, за который представляется отчет;
– соответствие в данном отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец отчетного периода;
– соответствие в отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода фактическим остаткам в инвентаризационных описях на дату проведения инвентаризации;
– даты всех ли первичных документов, приложенных к отчету, свидетельствуют, что товары получены до инвентаризации, а не после инвентаризации;
– законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание товара и т. д.);
– наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей материально ответственных лиц, распорядительных подписей руководителя организации на внутреннее перемещение товаров;
– полноту приходования в отчетном периоде товаров по выданным доверенностям, оплаченным или принятым к оплате документам;
– правильность цен на товары, таксировки и подсчетов в отчете и приложенных к нему документах;
– соответствие записей, сделанных материально ответственными лицами в карточках (книгах) складского учета с первичными приходно-расходными документами;
– соответствие суммы по внутреннему перемещению отпущенных товаров и тары сумме, показанной в приходной части товарных отчетов других материально ответственных лиц;
– соответствие выручки, показанной в расходной части товарного (товарно-кассового) отчета, сумме, оприходованной по кассовому отчету (при учете по продажным ценам).
Если при проверке цен, таксировки или подсчетов бухгалтер выявляет ошибки, их исправляют корректурным способом, исправления заверяют подписью лица, выявившего ошибку, а об изменении остатка товаров на конец отчетного периода ставят в известность материально ответственное лицо, которое расписывается в конце отчета, удостоверяя правильность внесенных исправлений и нового остатка товаров. Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним документами должны быть подобраны и переплетены по их порядковым номерам. Срок хранения товарных отчетов – три года. Ответственность за сохранность документов возлагается на главного бухгалтера организации. Изъятие отчетов материально ответственных лиц и приложенных к ним документов по требованию судебно-следственных и других органов, имеющих такое право, производится на основании письменного запроса и с разрешения руководителя организации. Эти документы передаются по акту изъятия с точным перечислением основных реквизитов (наименование, дата, номер документа, сумма, указанная в документе, и т. д.). С этих документов могут быть сняты копии.
Контрольные ведомости
Из различных ведомостей, которые нужно готовить при помощи компьютера для анализа и принятия мер, отметим несколько, предварительно указав, что все они могут быть распечатаны или только выведены на дисплей компьютера.
Ведомость товаров, не пользовавшихся спросом за период с начала года, – это первое, что нужно для контроля. Данная ведомость поможет выявлять неликвиды, являющиеся проблемой всех складов, а иногда и причиной банкротств.
Ведомость запасов сверх максимально установленных количеств – это перечень излишних закупок.
Ведомость для анализа цен – с указанием номеров и наименований товаров, розничных и закупочных цен и коэффициентов, определяющих соотношение этих цен и степень доходности.
Ведомость товаров, наличие которых на дату контроля меньше установленного минимума – для контроля запасов и своевременных заказов.
Ведомость движения товаров за период – с указанием наличия на начало периода, поступления, продаж и наличия на конец периода.
Ведомости наличия на складе с указанием номера товара, наименования, адреса, количества и розничной цены необходимы персоналу склада для текущей работы по раскладке и отбору.
Те же ведомости, но в закупочных ценах с обсчетом общей суммы необходимы для контроля стоимости запасов, справок, а также после инвентаризации.
Ведомость наличия на складе с сортировкой по возрастанию адреса служит для инвентаризаций: в ней оставлено место для внесения вручную фактического наличия при инвентаризации, а также имеются колонки “недостача” и “излишки”. После ввода в компьютер данных инвентаризации эта ведомость печатается со старыми и новыми данными, с обсчетом итогов.
Следует предусмотреть возможность изменения розничных цен по группам товаров на основе вводимых коэффициентов для подготовки прейскурантов. Прейскурант печатается после корректировок цен.
Порядок инвентаризации
Основные требования
Проверка фактического наличия товаров необходима как средство уточнения и выверки остатков, для целей налогообложения, для учета издержек. Основными целями инвентаризации являются:
– выявление фактического наличия имущества;
– сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
– проверка полноты отражения обязательств в учете.
Периодическая инвентаризация – на период инвентаризации работа склада должна быть приостановлена, с тем чтобы дать возможность лицам, проводящим инвентаризацию, точно подсчитать остатки.
Непрерывная (перманентная) инвентаризация – инвентаризаторы подсчитывают каждый день или каждую неделю определенное количество или некоторый процент наличных запасов и соответствующим образом корректируют постоянно ведущиеся инвентарные счета. Запасы проверяются без особых помех для нормальной работы склада, блокируются только те ячейки (стеллажи), которые по графику проверяются в данный день и только на период подсчета.
Выборочная инвентаризация – проверка наличия только особо контролируемых наименований – зачастую более точна, чем сплошная инвентаризация, так как влияние человеческого фактора при сплошной инвентаризации (психическое утомление инвентаризаторов от монотонной работы) нередко приводит к ошибкам. Вариантом выборочной инвентаризации является проверка наличия товаров комплектовщиками. Комплектовщик отбирает товар для заказа, пересчитывает остаток товара в ячейке и указывает остаток в копии комплектовочной ведомости, откуда информация поступает в службу учета.
При проектировании процессов необходимо выполнить:
– определение вида (сплошная или выборочная, разовая или перманентная) и технологии инвентаризации товаров;
– определение порядка и периодичности контрольных проверок наличия наиболее важных товаров:
– выбор параметров инвентаризации (ячейки, зона, товар, подгруппа, “вслепую” или нет);
– генерация заданий на пересчет в рамках инвентаризации;
– методы пересчета товаров (штуки, вес, объем, метры и т. д.);
– методы анализа результатов пересчета;
– методы коррекции товарных остатков.
Современные системы управления складом позволяют осуществлять:
– периодическую инвентаризацию;
– инвентаризацию по статистической выборке;
– перманентную инвентаризацию по месту хранения с использованием необходимых диалоговых функций.
Товарные единицы, подлежащие инвентаризации, блокируются таким образом, что движение этих единиц становится невозможным. Это дает гарантию того, что в процессе проверки соответствующие запасы останутся неизменными, в то время как с другими товарными единицами возможно проведение складских операций.