Минимальные/максимальные объемы запасов задаются оценочно для медленно оборачивающихся и новых товаров. Если объем продаж медленно оборачивающегося товара превышает средний месячный спрос, это значит, что товар продается нерегулярно.
Минимальный объем: пополнение заказывается при падении объема запаса ниже минимального.
Минимальный объем = 0: планируется выставлять типовой заказ, когда в наличии товара уже нет.
Минимальный объем = произведению или большему из:
– средняя продажа по 1 заказу;
– скорректированная средняя продажа;
– средняя продажа (наиболее типичный объем продажи).
Максимальный объем запаса: страховой запас плюс стандартный объем пополнения. Объем пополнения равен ожидаемому расходу в период между поставками.
На многих мелких складах за рубежом применяются простые и дешевые способы контроля. Используя принцип оптимального размера заказа, устанавливают, что товары малой стоимости нужно заказывать менее часто, но в больших количествах. С этой целью применяют, например, упрощенную систему визуального контроля запасов мелких товаров. При этой системе запасы каждого товара делят на три группы и размещают в одной ячейке. Группы товаров отделяют друг от друга с помощью специальных щитков или помещают в пластиковые мешки либо коробки. Каждая группа имеет цветовую кодировку: красный цвет означает минимальный запас, желтый – уровень заказа, зеленый – наличие сверх уровня заказа. На ячейке или непосредственно на партии товаров закреплена карточка, содержащая следующую информацию: код товара, адрес, наименование, категорию запаса и сведения об установленных для товара уровнях запаса. Для пополнения запаса не требуются никакие действия до тех пор, пока не начнется выбор товаров из желтой секции ячейки. В этот момент контрольная карточка снимается и передается работнику, занятому учетом запасов, для того чтобы сделать заказ. Затем контрольная карточка возвращается в ячейку с отметкой о сделанном заказе. После того как начнется выбор товаров из красной секции, карточка снова поступает к клерку как повторное напоминание о необходимости восполнения запаса. Если выполнение ранее сделанного заказа в ближайшее время не ожидается, то размещается срочный заказ или предпринимаются другие необходимые действия.
Небольшие склады, чаще всего филиалы одного дилера, применяют простую систему пополнения запасов, известную как “система авансирования” или “пополнение количества за количество”. При этой системе в каждой ячейке склада имеется пачка талонов, состоящих из двух одинаковых частей. При упаковке товаров по заявке заказчика берется один талон и в обеих частях проставляется проданное количество. Затем одна часть талона прикрепляется к копии счета и передается в бухгалтерию, а вторая направляется на основной склад, информируя о расходе. На основании таких талонов главный склад формирует очередную партию и отгружает ее на периферийный склад в ближайший удобный день. Понятно, что весь учет концентрируется на главном складе, что позволяет экономить на контроле запасов в складах-филиалах. После введения системы авансирования в филиалах своих складов фирма “Ditteren”, крупный торговец запчастями к автомобилям “Volkswagen” в Бельгии, сократила семь кладовщиков филиалов, так как операции с талонами смогли выполнять менее квалифицированные (и менее оплачиваемые) рабочие, комплектующие отгрузки по заявкам покупателей.
На некоторых складах используют систему кодирования цветом. На каждую вновь поступившую на склад единицу товара наносится небольшая цветная метка. Для каждого года хранения и квартала устанавливается определенный цвет. Нанесение этих меток не занимает много времени, зато позволяет быстро установить срок хранения изделия. При такой системе наиболее долго хранящиеся товары используются в первую очередь; кроме того, с течением времени метки позволяют выявить товары, по которым нет движения. Это особенно важно для товаров небольшой стоимости, по которым не проводится контроль запасов.
Управление запасами в системе складов
Если компания торгует в нескольких городах (районах) и в каждом городе (районе) содержит склад, если товары на всех складах одной и той же номенклатуры, то для оптимизации управления запасами на этих складах обычно применяется компьютеризованная логистическая система, в которой склады составляют торговую сеть, а один из складов назначается центральным. Это не значит, что он самый большой, но этот склад должен находиться в развитом транспортном узле, откуда возможны поставки всеми видами транспорта.
Запас товаров в сети складов рассматривается системой как единый запас, включающий:
– хранящийся на нескольких складах;
– находящийся в пути от поставщиков;
– находящийся в процессе восполнения (заказанный и подтвержденный к поставке).
Логистические задачи, решаемые системой: определение оптимального уровня товарных запасов на всех складах по каждому наименованию, определение объемов и сроков поставок, выбор источников поставок, контроль уровня товарных запасов и автоматическая подготовка проектов заказов на пополнение запасов.
Для обеспечения обмена товарами между складами в учетных карточках товаров в качестве поставщиков указываются специальными кодами как внешние поставщики, так и другие склады торговой сети.
Каталожные номера товаров должны вводиться в систему в одном месте по одному методу, чтобы избегать ошибок в нумерации. Только из-за ошибок или “самодеятельности” при вводе нового товара разными исполнителями возникают несколько позиций одного и того же товара, которые потом трудно выловить и объединить даже при инвентаризации, и большинство этих позиций становятся неликвидами.
Пополнение основных объемов запасов на всех складах производится непосредственно от внешних поставщиков, чтобы исключить двойную приемку товаров (на центральном и районных складах) и дополнительный транспортно-экспедиторские операции (очевидно, что расходы при перевалке через центральный склад будут выше).
Заказ товаров для всех складов должен вести центральный офис. Логистический центр получает информацию о движении товаров от всех районных складов и при сокращении запасов до определенного уровня готовит заказы на их пополнение, согласует их с соответствующими складами, выдает заказы соответствующим поставщикам. Расчеты с поставщиками по всем поставкам, ввод поставок в компьютерную систему должен вести тоже центральный офис.
Оптимизация запасов достигается за счет следующей стратегии управления.
Страховые запасы по номенклатуре группы В для всех складов хранятся только на центральном складе.
Основные запасы товаров группы С – редко спрашиваемых, но обязательных для хранения – хранятся только на центральном складе.
Центральный склад отгружает эти товары по заявкам складов, большинство отгрузок осуществляется в срочном режиме, для этого должным образом организованы все процессы на складе.
Совокупные страховые запасы товаров группы В и запасы товаров группы С при этой стратегии ниже, чем при их хранении на каждом складе, так как вероятность возникновения страхового случая или спроса на товар группы С для центрального склада выше, значит, спрос чаще и товар для центрального склада является не редко спрашиваемым, а регулярно реализуемым. А при регулярном спросе можно точнее рассчитать объемы запасов и сроки их пополнения.
Страховые запасы товаров группы А – товаров ежедневного или частого спроса – обычно хранят на районных складах. В случае трудностей работы с поставщиками (неритмичность, удаленность, плохие транспортные связи), часть страховых запасов может быть размещена на центральном складе.
Нередко возникает необходимость перераспределения запасов между складами ввиду образования излишков или в порядке взаимовыручки в срочных случаях. В подобных случаях логистическая система обрабатывает заказы на пополнение по излишкам или предложениям складов-доноров и включает соответствующие товары в спецификации для поставки складам, где эти товары понадобились.
Повторяю – очень важна единая методика ввода каталожных номеров для исключения ошибок, иначе склады захлебнутся во взаимных рекламациях по неверным поставкам или в неликвидах. В компании должна быть служба товароведов, которые изучают номенклатуру, следят за ее изменениями, взаимозаменяемыми товарами, особенностями поставок изготовителями и т. д. Только они имеют право вводить новые позиции в номенклатуру.
Разумеется, центральный склад одновременно может работать и как районный в своем регионе, однако управление страховыми запасами и запасами, предназначенными для всех складов, должно осуществляться отдельной программой, которая рассматривает районные функции центрального склада наравне с остальными складами сети. Товары хранятся на тех же стеллажах, но распоряжение ими возможно только посредством компьютерной системы.
Расчеты между складами производятся по ценам изготовителей или по ценам себестоимости, единым для всей сети. Транспортно-экспедиторские расходы учитываются как накладные.
Изложенная выше стратегия управления запасами в сети складов применяется всеми автопроизводителями и всеми крупными сетевыми компаниями, торгующими товарами, для которых необходима стабильность номенклатуры ввиду обязательств перед потребителями (запасные части, лекарства и т. п.).
Разумеется, применение этой стратегии невозможно без компьютеризации всех необходимых операций, включая:
– ежедневный анализ и прогноз спроса по каждому наименованию;
– ежедневный расчет с применением математических методов (теории вероятности, теории игр, теории массового обслуживания, теории очередей и др.) объемов основных и страховых запасов по каждому наименованию;
– ежедневная автоматическая подготовка на основании вышеупомянутых расчетов проектов заказов на пополнение запасов по тем или иным наименованиям.
Разумеется, каждый компьютерный проект заказа