обязательно должен корректироваться товароведом с учетом факторов, которые не в состоянии учесть компьютер: уход клиентов к другим продавцам, ожидаемый временный всплеск спроса из-за подхода срока капремонтов у крупного клиента, замена детали на деталь новой конструкции и т. д. и т. п.
Разумеется, руководство компании должно быть достаточно компетентным, чтобы понимать все вышеизложенное, и стратегически мыслящим, чтобы ежегодно выделять средства для развития компьютеризации.
Пример системы складов
У компаний, реализующих множество моделей машин на больших территориях или во многих странах, например, “Ford” и “International Harvester”, вместо центральных имеются зональные склады, которым поручено обслуживание только региональных складов. Управление запасами в системах складов осуществляется централизованно, это способствует сокращению запасов в системах.
Упомянутая компания “International Harvester”, выпускающая более сотни моделей тракторов, сельскохозяйственных, дорожностроительных и других машин, только в США имеет около 5600 дилеров. У этой компании действует система обеспечения запасными частями “Speed”(cKopocTb), которая обслуживает и экспортные поставки.
На основе анализа спроса вся номенклатура деталей была разделена на две группы: “Р” – региональные, пользующиеся высоким и постоянным спросом, и “Н” – национальные, пользующиеся нерегулярным спросом. В соответствии с таким делением деталей была создана система складов, включающая: региональные склады, хранящие номенклатуру только группы “Р”, и крупные зональные “национальные” склады, хранящие номенклатуру группы “Н”. Конечными звеньями сети сбыта являются торговые склады дилеров.
Региональные и национальные склады оснащены компьютерами, взаимодействующими с логистическим центром. Логистический центр получает информацию о запасах деталей от всех региональных и национальных складов и при сокращении запасов до определенного уровня выдает команды на их пополнение соответствующим заводам-поставщикам. Выполнение заказов осуществляется следующим образом. Дилер электронной почтой или по телефону, или по факсу направляет заказ на ближайший региональный склад. Приемщик вводит заказ в терминал компьютера и, если на этом складе нужных деталей не оказалось, заказ передается в логистический центр, который дает команду на отгрузку деталей группы “Р” соседнему региональному складу, а на отгрузку деталей группы “Н” – ближайшему к дилеру национальному складу. При обычных заказах отгрузка осуществляется автотранспортом. Для доставки деталей группы “Н” по срочным и аварийным заказам в составе системы “Speed” функционирует система “Computair”. Национальные склады по указанию главного вычислительного центра доставляют запасные части в аэропорт, где мелкие партии, предназначенные для дилеров одного района, комплектуются вместе и грузятся в специальные авиаконтейнеры. За ночь детали доставляются самолетом на региональный склад, где происходит разукрупнение партий, после чего они доставляются дилерам-заказчикам. Разница во времени при срочной доставке деталей группы “Р” с региональных складов и деталей группы “Н” с национальных складов не превышает, как правило, 24 часов. Несрочные заказы выполняются в течение 3 дней.
Преимущества системы очевидны: дилер получает до 95 % заказанных деталей с ближайшего к нему склада в кратчайшие сроки, что позволяет ему содержать на своем складе не более одно-, двухмесячного запаса деталей. Централизованное управление запасами позволяет обеспечить среднюю оборачиваемость запасных частей на региональных и национальных складах не менее 3 раз в течение года. При номенклатуре в 150 тысяч наименований различной степени спроса такую оборачиваемость считают вполне удовлетворительной. Заказы на пополнение запасов каждого склада в системе логистический центр готовит в автоматизированном режиме и направляет поставщикам, с компьютерами которых тоже имеется взаимодействие.
Организация отправки товаров
Взаимодействие участников процесса отправки
С момента заключения контракта на поставку товаров логистической службе следует выполнить целый комплекс операций по организации будущей отгрузки этих товаров со склада по конкретным специфицированным заказам.
Комплекс операций включает работу:
– со службой продаж;
– с покупателями;
– с перевозчиками;
– со службами хранения, контроля и упаковки;
– с экспедицией;
– с грузовой службой.
Службы, участвующие в отгрузке
Работа со службой реализации состоит в разработке регламента обработки заказов покупателей, форм и сроков представления заказов. Служба реализации должна включать информацию о регламенте, формах и сроках представления заказов в контракты на поставку товаров. Логистическая служба должна организовать передачу без задержек и ошибок службе продаж в день завершения отгрузок:
– информации о партиях товаров, которые сданы перевозчикам
– физические параметры, габариты, вес, объем, вид тары и упаковки и т. д. для высылки уведомлений об отгрузке заказчикам;
– комплект товаросопроводительных документов для выставления счетов.
Работа с покупателями – на доконтрактной стадии и после заключения контрактов логистическая служба должна согласовывать и уточнять с покупателями инструкции по отгрузке.
Работа с перевозчиками заключается в согласовании места, времени и способа погрузки партий товаров, а также порядка сдачи груза по количеству мест и весу, состава сдающих и принимающих комиссий, форм документов, подписываемых при сдаче-приемке, порядка предъявления претензий, сопровождении грузов.
Организация сопровождения грузов включает следующие обязательные моменты:
– резервирование площадей для временного размещения груза в ожидании погрузки;
– планирование технических средств и рабочей силы для погрузки;
– организация, при целесообразности, перевозок собственным транспортом или использование услуг партнеров-перевозчиков;
– контроль фактических сроков погрузки и отправления партий товаров;
– контроль прохождения грузов по маршруту доставки – через известные пункты в пути следования, через пункты перевалок на другие виды транспорта, через погранпункты и таможни;
– контроль получения оригиналов всех необходимых транспортных документов.
Работа со службой хранения заключается в разработке процессов отбора и комплектации товаров контроле исполнения и корректировке технологии отбора.
Работа со службой контроля количества и качества отгружаемой продукции состоит в разработке инструкций по контролю, последовательности операций, подготовке документации, порядка действий при обнаружении отклонений.
Работа со службой упаковки состоит в согласовании методов выбора изготовителей упаковки и тары, методов организации процессов упаковки при отгрузках.
Работа с грузовой службой заключается в разработке графиков работ, ремонтов техники, в согласовании необходимой технологии перемещения грузовиков при прибытии под погрузку, состава рабочих бригад для погрузки отправляемых партий и для перемещения грузов.
Обеспечение отправки
Отгрузка товаров в полном соответствии с контрактами по количеству, качеству и комплектности – ответственная процедура, небрежное исполнение которой приводит к недостачам, повреждениям, некомплектности или снижению качества товаров. Вследствие обнаружения недостатков получатели предъявляют поставщикам претензии и арбитражные иски. Поэтому организация отгрузки заказанных товаров, как и любой логистической операции, должна быть тщательно разработана.
Элементы обеспечения отгрузки:
– набор оптимально необходимых площадей для комплектации, упаковки, погрузки товаров;
– комплект оптимально необходимых оргтехники, машин и оборудования для комплектации, упаковки, погрузки товаров, приборов и оборудования для контроля качества товаров;
– условия договоров: вид тары и упаковки, стандартные количества в одной упаковке, грузовые модули, согласование способов транспортировки и перевозчиков, информация об отгрузках и т. д.;
– технология грузообработки;
– технологические инструкции для процессов отбора, комплектации, упаковки и погрузки различных товаров;
– структура и алгоритмы бизнес-процессов управления отгрузкой;
– методики проверки качества товаров;
– компьютерные программы;
– должностные инструкции, квалификационные требования для специалистов, участвующих в отгрузке;
– формы документов, получаемых в результате отгрузки;
– положения о подразделениях, участвующих в отгрузке;
– управление: приказы, распоряжения, положения, указания, контроль исполнения, поощрения, наказания;
– планирование: планы продаж, грузооборота, работ, графики работ, отпусков, дежурств.
В практике существуют варианты обработки отгружаемых товаров:
– отгрузка товаров по контрактам с длительными сроками поставок, установленными договорами;
– отгрузка товаров на условиях “точно в срок” по утвержденным графикам;
– срочные отгрузки по срочным заказам;
– отгрузки внутри предприятия.
Самые трудные в организации – срочные отгрузки. Запланированные отгрузки и регулярные отгрузки на условиях “точно в срок” позволяют оптимизировать использование техники и рабочей силы.
Требования к зоне комплектации и отгрузки
Зона комплектации и отгрузки должна включать участок для комплектации и контроля отобранных товаров, участок упаковки, формирования грузовых модулей и грузовых мест, участок ожидания погрузки, участок погрузки, проезды для механизмов.
В зоне комплектации и отгрузки выполняют следующие операции:
– контроль комплектации товаров по количеству (пересчет товара, взвешивание и т. п.);
– проверка комплектности сложных товаров;
– упаковка товаров;
– формирование грузовых модулей;
– укладка товаров на паллеты, в ящики и т. п. грузовые места;