в.
• Ведомость движения товаров за период – с указанием наличия на начало периода, поступления, продаж и наличия на конец периода.
• Ведомости наличия на складе с указанием номера товара наименования, адреса, количества и розничной цены необходимы персоналу склада для текущей работы по раскладке и отбору.
• Те же ведомости, но в закупочных ценах с обсчетом общей суммы необходимы для контроля стоимости запасов, справок, а также после инвентаризации.
• Ведомость наличия на складе с сортировкой по возрастанию адреса служит для инвентаризаций: в ней оставлено место для внесения вручную фактического наличия при инвентаризации, а также имеются колонки “недостача" и “излишки". После ввода в компьютер данных инвентаризации эта ведомость печатается со старыми и новыми данными, с обсчетом итогов.
Следует предусмотреть возможность изменения розничных цен по группам товаров на основе вводимых коэффициентов для подготовки прейскурантов. Прейскурант печатается после корректировок цен.
Параметры комплексного анализа
Комплексный анализ деятельности выполняют при помощи изучения следующих параметров [14] .Инфраструктура.
Параметры склада.
Планирование складских зон.
Техническое оснащение и технико-эксплуатационные характеристики складского оборудования.
Автоматизация процессов и техническое обеспечение информационной системы склада.
Организация технологических процессов.
Обеспечение сохранности груза.
Погрузо-разгрузочные операции.
Приемка грузов по количеству и качеству.
Система размещения грузов.
Способы хранения.
Внутрискладское перемещение товаров.
Отбор грузов с мест хранения и комплектация заказа. Подготовка к отправке (упаковка, маркировка, и т. д.). Технологические процессы при отправке грузов. Моделирование бизнес-процессов Анализ грузопотока.
ABC – анализ номенклатуры входящих и выходящих грузов. Статистика входящих и выходящих грузов.
Статистика неликвидных остатков.
Управление запасами.
Используемые методы прогнозирования заказов.
Используемые модели управления запасами.
Используемые методы управления неликвидами.
Обработка информационных потоков и процедуры принятия решений.
Схема информационных потоков.
Основные процедуры принятия решений.
Система управленческой и финансовой отчетности.
Учет товаров и материалов на складе.
Документальное оформление операций.
Формы первичных документов.
Инвентаризации материальных ценностей.
Организационная структура и персонал. Организационно-функциональная схема.
Штатное расписание подразделений
Перечень и описание рабочих мест сотрудников, участвующих в организации процесса хранения.
Должностные инструкции сотрудников, участвующих в организации процесса хранения.
Система материальной ответственности.
Система мотивации персонала.
Подготовка и переподготовка кадров.
Анализ эффективности складской системы.
Структура затрат.
Анализ затрат.
Анализ значимости основных функций и операций.
Основные критерии и показатели эффективности функционирования склада (в динамике).
Показатели эффективности использования складских площадей и объемов.
Показатели интенсивности и показатели работы склада в периодах времени.
Грузонапряженность.
Годовой грузооборот.
Удельный грузооборот.
Неравномерность грузопотока.
Производительность труда Средняя продолжительность хранения.
Коэффициент оборачиваемости запасов.
Период возобновления запасов.
Длительность одной операции.
Длительность производственного цикла.
Загрузка оборудования.
SWOT-анализ.
Правила организации делопроизводства
Четкая и красивая документация – лицо фирмы. Организуйте правильное делопроизводство, регистрацию входящих и исходящих документов, ведение картотек клиентов и деловых партнеров, журналов учета приказов, входящей корреспонденции, исходящей корреспонденции, инструктажа по технике безопасности и т. д., ведение картотек, компьютеризацию учета движения запасных частей, расчета цен и подготовки прейскурантов, счетов, накладных, статистики, баз данных о клиентах, партнерах, анализа и прогноза спроса. Компьютеризация жизненно важна, если есть намерения расширять бизнес. Компьютерная обработка говорит клиентам о солидности и намерениях долго работать на рынке. Освоение компьютерных систем занимает не менее года, поэтому чем раньше начать, тем быстрее будет отдача. Лучшим аргументом в пользу компьютеров служит тот факт, что сейчас у нас, как и за рубежом, стоимость современной оргтехники стала ниже стоимости содержания сотрудников.
Печатайте исходящие документы на лазерном или струйном принтере. Красивый шрифт требует и грамотного языка, и уважительной интонации писем, т. е. приучает персонал к ответственному отношению к документам. Высылайте коммерческие предложения и рекламу возможным партнерам почтой, избегайте использования факса. Во-первых, качество передачи при наших линиях связи в большинстве случаев плохое и документ выглядит несолидно. Во-вторых, фактически вы вынуждаете частично оплачивать факс и адресата (расходуется его бумага) без его согласия, что невежливо. Кстати, настройте ваш факс так, чтобы при автоприеме он срабатывал с первого-второго звонка, тогда передающему не придется ждать шести гудков.
Предприятиям, имеющим телетайп, особенно в глубинке, целесообразно посылать предложения и рекламу телетайпом. Качество передачи нормальное. Телефаксы в глубинку передаются хуже всего.
Высылайте только оригиналы писем с “живой" подписью руководителя.
Электронная почта быстрее доставляет информацию, но ее использование не всегда эффективно по следующим причинам:
• чаще всего электронную почту просматривает секретарь и решает – что распечатать для руководителя, а что нет – поэтому много писем просто не доходят до нужных лиц, так как квалификация секретарей в большинстве случаев недостаточна для правильного решения;
• объемы электронных почтовых ящиков чаще всего ограничены 2Мб и, если секретарь долго не заглядывала в ящик, то он может быть заполнен до отказа и не принимать новых сообщений;
• пока еще мало фирм, которые выделяют каждому ответственному сотруднику отдельный электронный почтовый адрес, чтобы он сам отправлял и принимал почту.
– рекламных электронных писем и «спама» на все фирмы поступает слишком много, они раздражают и, если при первом взгляде письмо оценивается как рекламное, оно тут же уничтожается – если вы неудачно начали письмо, нет шансов на то, что его прочтут.
Всегда отвечайте на письма и другие обращения. Деловая этика требует, чтобы на срочные запросы отвечали в течение суток, на обычные – в течение недели. Если вы в этот срок не укладываетесь, направьте промежуточное сообщение, указав, когда сможете ответить по существу. Не следует проводить поспешных, неподготовленных переговоров. Начинайте деловые контакты, только имея разработанную политику и тактику переговоров.
Интранет
Внутренний сайт компании (интранет) экономит много времени и сил персонала. Меняется сама система обмена корпоративной информацией. Приказ или сообщение, размещенные на сайте, доходят до всех сотрудников фирмы гораздо быстрее, чем традиционным способом. А типовые письма и документы доступны персоналу в ту же секунду, как администратор выложит их в соответствующий раздел. Книгу стандартов тоже размещают в интранет, чтобы все сотрудники могли к ней обращаться.
Важно, что никаких специальных навыков для обновления и редактирования информации на сайте не требуется. Удобная и простая в работе административная консоль позволит делать это любому человеку, в общих чертах знакомому с компьютером.
Например, интранет-система е-офис предоставляет:
• внутренний сайт компании с возможностью оперативного размещения всей необходимой корпоративной информации;
• удобный сетевой органайзер для систематизации данных о клиентах, учета контактов, договоров и документооборота;
• современную систему поиска и фильтров по ключевому слову или его части, по категории клиента, его специализации, региону, состоянию переговоров и другим критериям;
• механизм напоминаний о необходимости связаться с клиентом, выполнить заказ, проконтролировать оплату и т. п.
– эффективный инструмент контроля – как фирмы в целом, так и каждого менеджера в отдельности.
Е-офис легко настраивается под особенности любого бизнеса, прост в работе и интуитивно понятен даже начинающему пользователю компьютера.
Особо следует подчеркнуть новые возможности контроля и анализа работы менеджеров с клиентами. CRM-приложение "Клиенты" применяют для активной, "наступательной" работы с клиентами и очень пригодится тем, кто привык дорожить каждым заказчиком или покупателем и хочет всегда иметь под рукой полную информацию о нем. Этот сетевой органайзер напомнит, кому надо позвонить, с кем встретиться, кому направить письмо, у кого проконтролировать оплату. Имея возможность быстро формировать рабочие выборки по различным критериям (регион, категория, специализация, состояние переговоров, закрепленный менеджер), можно экономить до 40 % рабочего времени.
После создания интранет не надо будет отвлекать персонал на составление отчетов: полную картину их работы можно получить за считанные секунды.Порядок регистрации документов
Регистрация документов – проставление на нем номера и даты с последующей записью сведений о документе в регистрационных журналах или картотеках.
Регистрация документов необходима для:
• учета количества документов;
• контроля сохранности документов;
• контроля исполнения документов;
• поиска документов.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования – входящие, исходящие и внутренние документы. Регистрация документов (присвоение номера) должна быть однократной. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое фиксируется лишь дата передачи. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют отдельно. Регистрационный номер входящих и исходящих документов включает: