ого поставщика должна проводиться инвентаризация тары. В случае выявленных отклонений важно своевременно согласовать счета.
Правила приемки
Правила взаимодействия участников процесса приемки
Комплекс операций. С момента заключения контракта на закупку товаров логистической службе следует выполнить целый комплекс операций по организации будущей приемки этих товаров на склад.
Комплекс операций включает:
• работу со службой закупок;
• работу с поставщиками;
• работу с перевозчиками;
• работу со службами хранения и учета;
• работу с приемной комиссией;
• работу со службой качества;
• работу со службой реализации;
• работу с грузовой службой.
Службы, участвующие в приемке
Работа со службой закупок.
Логистической службе должна быть передана информация:
• о товарах, которые намерено закупить предприятие – физические параметры, габариты, вес, объем, вид тары и упаковки, назначение товаров (для переработки, для внутреннего использования для продажи с предварительной фасовкой или без нее и т. п.);
• объем закупок, объем партий, ожидаемые сроки прибытия товаров;
• контрольные параметры для приемки грузов от перевозчиков;
• контрольные параметры для приемки товаров от поставщиков;
• после заключения контрактов – копии контрактных спецификаций;
• после получения извещений об отгрузках – комплект товаросопроводительных документов, полученных от поставщиков.
Работа с поставщиками.
На доконтрактной стадии и после заключения контрактов логистическая служба должна согласовывать и контролировать исполнение поставщиком правил классификации грузов, обязанностей отправителя, маркировки грузовых мест.
Работа с перевозчиками заключается в сопровождении грузов, согласовании места, времени и способа разгрузки поступающих товаров, а также порядка приемки груза по количеству мест и весу, состава сдающих и принимающих комиссий, форм документов, подписываемых при сдаче-приемке, порядка предъявления претензий.
Организация сопровождения поступающих грузов включает следующие обязательные моменты:
• заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;
• оперативный контроль готовности поставщиков к поставке заказанных складом партий товаров;
• содействие поставщикам, при необходимости, в организации перевозок – выборе перевозчиков, выборе транспортных средств, фрахтовании судов и т. п.
• организация, при целесообразности, перевозок собственным транспортом или использование услуг своих партнеров-перевозчиков;
• требование от поставщиков своевременного направления и контроль высылки всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.), требование предварительной высылки копий документов факсом или электронной почтой;
• контроль фактических сроков погрузки и отправления партий товаров;
• контроль прохождения грузов по маршруту доставки – через известные пункты в пути следования, через пункты перевалок на другие виды транспорта, через погранпункты и таможни;
• контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.);
• резервирование площадей для временного размещения и приемки груза;
• планирование технических средств и рабочей силы для разгрузки.
Работа со службой хранения заключается в согласовании мест временного размещения принимаемых грузов, мест размещения товаров после приемки, выделения сотрудников для участия в приемке. Кроме того, выполняется согласование операций по документированию приемки:
• подготовка документации для оприходования товаров, ввод информации в базу данных в день приемки; оприходование только всей партии после приемки, блокирование и т. п.;
• подготовка актов приемки при недостачах или браке в полученных партиях, претензий по количеству и качеству;
• определение складской области, складской зоны, конкретного места (адреса) хранения;
• подготовка задания на перемещение товаров на склад и размещение их по местам хранения;
• получение подтверждение перемещения товаров.
Особо согласовывается пометка входящих товаров специальным блокирующим кодом, например «поврежденная упаковка» или «необходимость прохождения карантина». В этом случае данный товар не будет доступен для оформления продаж. Блокировка снимается после выполнения необходимых работ.
Работа с приемной комиссией состоит в разработке и контроле:
• процесса приемки продукции по количеству;
• процесса приемки продукции в случае обнаружения недостачи или излишков;
• документов, заполняемых при приемке продукции на склад;
• процесса приемки продукции по качеству;
• процесса приемки продукции в случае обнаружения несоответствия продукции установленному качеству;
• документов, регламентирующие приемку товаров на склад;
• нормативных сроков приемки товаров по качеству.
Работа со службой качества заключается в согласовании методов контроля качества, отбора проб и образцов.
Работа со службой реализации на этапе подготовки к приемке состоит в согласовании операций с товарами и порядка приемки в зависимости от назначения товаров (транзитная отгрузка сразу после приемки, размещение на склад, отправка в цех для переработки или обработки и т. п.).
Работа с грузовой службой заключается в заказе и согласовании необходимой техники и рабочих бригад для разгрузки поступающих грузов, для перемещения грузов при приемке и после приемки в зону хранения. В одних случаях размещением товаров по местам хранения целесообразнее заниматься грузовой службе (контейнеры, лесоматериалы, металлопрокат и т. п.), в других – службе хранения (мелкие партии, в складах с рельсовыми штабелерами, межстеллажными лифтами и т. п.).Правила организации приемки
Приемка товаров по количеству, качеству и комплектности – ответственная процедура, выявляющая недостачи, повреждения, низкое качество или некомплектность товаров. Вследствие обнаружения недостатков получатели предъявляют поставщикам претензии и арбитражные иски. При нарушении правил и сроков приемки получатели лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или перевозчикам в случае недостачи или снижения качества товаров. Поэтому организация приемки поступающих товаров, как и любой логистической операции, должна быть тщательно разработана.
Элементы обеспечения приемки:
• набор оптимально необходимых площадей для разгрузки, приемки, разупаковки товаров.
• комплект оптимально необходимых оргтехники, машин и оборудования для приемки, хранения и отгрузки товаров, приборов и оборудования для контроля качества товаров;
• условия договоров: вид тары и упаковки, стандартные количества в одной упаковке, грузовые модули, согласование способов транспортировки и перевозчиков, информация об отгрузках и т. д.;
• технология грузообработки;
• технологические инструкции для процессов приемки различных товаров;
• структура и алгоритмы бизнес-процессов управления приемкой;
• методики проверки качества товаров;
• компьютерные программы;
• должностные инструкции, квалификационные требования для специалистов, участвующих в приемке;
• формы документов, получаемых в результате приемки;
• положения о подразделениях, участвующих в приемке;
• управление: приказы, распоряжения, положения, указания, контроль исполнения, поощрения, наказания;
• планирование: планы закупок, планы грузооборота, планы работ, графики работ, отпусков, дежурств.
Товар может поступать от поставщиков, клиентов (в случае возврата товара), других складов того же предприятия, своих производственных цехов. В практике существуют три варианта обработки входящих товаров:
• прием грузов, запланированный на основании договоров или уведомлений о поставке;
• прием грузов, поступающих на условиях «точно в срок» по утвержденным графикам;
• незапланированный прием грузов.
Нежелательный и дезорганизующий вариант – незапланированное поступление грузов. Поэтому важно получать уведомления об отгрузках от поставщиков. Запланированное получение грузов и регулярное поступление грузов на условиях «точно в срок» позволяют оптимизировать использование техники и рабочей силы.
При организации приемки необходимо выполнение следующих операций и процессов:
• заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;
• контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.);
• определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количествам товаров;
• планирование сроков завоза товаров на склад;
• резервирование площадей для временного размещения и приемки груза;
• планирование технических средств и рабочей силы для разгрузки;
• планирование сроков, технических средств и рабочей силы для приемки товаров по количеству и качеству;
• заблаговременное приглашение сторонних специалистов для контроля качества (если нет штатных);
• планирование технических средств и рабочей силы для размещения принятых товаров по местам хранения немедленно после приемки;
• приемка товаров и размещение их по местам хранения;
• подготовка документации для оприходования товаров, ввод информации в базу данных в день приемки;
• подготовка актов приемки при недостачах или браке в полученных партиях, претензий по количеству и качеству.
Приемка может включать следующие процедуры для обработки входящих товаров: