• незапланированный прием товара;
• прием товара с уведомлением о поставке;
• прием товара с уведомлением центральной системы.
Процедура приема незапланированного товара – это простейшая форма учета входящих товаров. Эта процедура настолько общая, что может использоваться буквально везде.
Процедура приема товаров с уведомлением о поставке включает полную регистрацию входящих товаров и сравнение фактически поступившего груза с заказом. Информация о заказе для данной формы предоставляется центральным сервером. В обоих вариантах допускается использование смешанных транспортируемых единиц.
Процедура «Входящие товары с уведомлением центральным сервером осуществляется автоматически и без какого-либо диалога. Сервер посылает уведомление с соответствующей информацией для всех входящих товаров. Этот метод работы с входящими товарами особенно удобен для обеспечения производственных систем по принципу «точно во-время», а также в случаях, когда прием товара должны быть сделан в центральном сервере.
Процедуры приемки
Работая с входящими товарами, пользователь регистрирует складируемые товары, вводя в диалоговое окно номер товарной единицы. После этого на экране появляется описание данной товарной единицы для первой визуальной проверки. Затем вводится общее количество полученных товаров данной товарной единицы. Если используется модуль по работе с партиями, здесь также можно ввести код партии товара. Если используется дополнительный модуль для управления консигнационными товарами, то можно задать специальный код клиента для присвоения данного товара тому или иному клиенту. При использовании модуля сроков годности оператор может ввести срок годности или рассчитать этот срок на основе информации, хранящейся в базовых данных для товарных единиц.
Приемка товаров с блокировкой
Входящие товары могут быть помечены специальным блокирующим кодом, таким, как, например «поврежденная упаковка» или «необходимость прохождения карантина». В этом случае процесс хранения инициируется, однако данный товар не является доступным при оформлении заказов на отгрузку. Блокируемые товары освобождаются при помощи специальной диалоговой функции.
Выделение складских мест
Выделение складских мест разделяется на три этапа:
• определение складской области;
• определение складской зоны;
• определение конкретного места.
Система позволяет и вручную указать конкретное место с направлением туда транспортируемой единицы.
Для каждого грузового модуля, подлежащего складированию, создается транспортный документ, который передается оператору погрузчика. Завершение процесса складирования подтверждается при помощи специальной диалоговой функции. После этого грузовой модуль перемещается в соответствующее складское место, которое получает состояние «занято».Правила разработки технологии приемки
Разработка технологии приемки включает этапы:
• обработка данных об объемах грузов и операциях, осуществляемых с ними;
• определение параметров территории и зон склада для разгрузки и приемки, порядка движения товаров и потребности в оборудовании;
• определение режима работы службы приемки, потребности в персонале и порядок взаимодействия с другими службами и внешними партнерами;
• разработка системы ведения учета и порядка документооборота;
• описание бизнес-процессов и подготовка регламентирующих документов.
При долговременном сотрудничестве с поставщиком и доверии к нему можно согласовать в договоре мероприятия, позволяющие ускорить процесс приемки продукции:
• обмен информацией в согласованном режиме и формате;
• отгрузка товара на паллетах;
• использование согласованной упаковки с этикетками штрих-кодов;
• доставка товаров на склад по технологии «точно в срок»;
• применение согласованных средств пломбирования транспортных средств и контейнеров;
• согласование критериев и определения некачественной продукции и способов ее замены;
• согласование обеспечения температурного режима перевозки товаров;
• гибкость в сроках поставки, обеспечение срочности поставки при необходимости;
• использование унифицированных документов при поставке продукции.
Вышеперечисленные факторы позволяют минимизировать затраты при работе с товарами, сформировать общий порядок документооборота. При наличии большого количества поставщиков согласовать со всеми общие правила приемки не удается и встречаются следующие особенности:
• очень часто приемка товаров по факту прибытия;
• обмен информацией с клиентами в разном виде и разном формате;
• разные способы разгрузки (ручной и механизированный);
• различные виды упаковок;
• загрузка транспортных средств и навалом, и на паллетах;
• разнообразие транспортных средств, доставляющих грузы;
• несоблюдение сроков поставки;
• разные требования по приемке товара по количеству и качеству;
• разнообразие товаросопроводительных документов;
• поступление товаров без этикеток со штрих-кодами.
Указанные особенности не позволяют создать единую технологию работы со всеми поставщиками и общего порядка документооборота. Требуется создание отдельных технологий для работы с каждым поставщиком.
Уведомления об отгрузке
На основании уведомлений об отгрузке и прибытии грузов можно осуществить следующие организационные мероприятия:
• определить объемы грузов и количество транспортных средств, прибывающих в определенный день;
• внести данные об ожидаемых товарах и транспортных средствах в базу данных;
• определить потребность в персонале и оборудовании для приема грузов и транспорта;
• проверить возможность размещения поступающих товаров;
• составить предварительный график разгрузки транспорта.
Бывают случаи, когда груз направляется получателю ошибочно
и проверка информации об ожидаемом поступлении груза позволит выявить возможные ошибки на предварительной стадии. Уведомления позволяют планировать работу склада без авралов, рационально использовать имеющиеся силы и средства, своевременно усиливать наиболее напряженные участки склада дополнительным персоналом и оборудованием.
Работа с бракованными товарами
При выявлении некачественных товаров приемная комиссия должна провести изучение повреждений и причин их появления, документально оформить их. Затем выполняются перечисленные ниже операции. «Ведется работа с представителями поставщика для определения статуса бракованного товара и отнесения его к категориям [17] :
• годный – товар, признаваемый сторонами качественным и годным к использованию без ограничений;
• брак – товар, не соответствующий категории «годный».
По каждой единице бракованного товара решается вопрос о возможности его использования и товар сортируется на группы:
• некомплект – товар с нарушенной комплектностью, предусмотренной его технической документацией, спецификацией или маркировкой на упаковке;
• товар с поврежденной упаковкой – комплектный товар, не имеющий повреждений, но хранящийся в поврежденной упаковке (упаковка мокрая, рваная, имеет следы вмятин и др.);
• ремонтопригодный – товар, потребительские свойства которого могут быть полностью или частично восстановлены после процедуры ремонта.
На основании такой группировки бракованный товар уценивается и подразделяется на:
• ограниченно годный – товар, пригодный к использованию по назначению с ограничениями, вызванными ухудшением качества, суммарный процент уценки которого составляет не более 50 % от исходной стоимости;
• утиль – товар, непригодный к использованию по назначению, суммарный процент уценки которого составляет более 50 %) от исходной стоимости.
Определение статуса товара и величины уценки товара производится совместно со специалистом поставщика. При наличии разногласий комиссия должна пригласить независимого эксперта.
После выявления бракованных товаров информация о них вводится в базу данных и товар транспортируется в зону хранения бракованных товаров. Зона хранения бракованных товаров может состоять из участков:
• новых бракованных товаров – там размещаются все выявленные бракованные товары до момента определения их статуса;
• некомплектных товаров – там размещаются некомплектные товары до момента пополнения недостающими комплектующими;
• товаров с поврежденной упаковкой – там размещаются товары с поврежденной упаковкой до момента ее замены или отгрузки товаров в старой упаковке;
• уцененных товаров – там размещаются уцененные товары до момента их реализации;
• товаров, подлежащих списанию, – там находится «утиль» до момента вывоза со склада.
Бракованный товар, подлежащий списанию, вывозится с территории склада после определения виновной стороны, несущей расходы по уничтожению данного товара». Порядок уничтожения списанных товаров должен быть описан в договоре – это особенно важно для экологически опасных товаров.
Правила логистической подготовки к приходу товаров
Организация получения поступающих грузов включает следующие обязательные логистические операции:
• заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;
• содействие поставщикам, при необходимости, в организации перевозок – выборе перевозчиков, выборе транспортных средств, фрахтовании судов и т. п.;
• организация, при целесообразности, перевозок собственным транспортом или использование услуг своих партнеров-перевозчиков;
• требование от поставщиков своевременного направления и контроль высылки всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.), требование предварительной высылки копий документов факсом или электронной почтой;
• контроль фактических сроков отгрузки партий товаров;