• защита от грызунов и других вредителей требующих этого товаров;
• возврат ошибочно отобранных товаров на места хранения;
• должностные инструкции, квалификационные требования для специалистов, участвующих в хранении;
• формы документов, получаемых в результате инвентаризации и периодического контроля качества;
• положения о подразделениях, участвующих в хранении;
• управление: приказы, распоряжения, положения, указания, контроль исполнения, поощрения, наказания;
• планирование: планы товарооборота, планы работ, графики работ, отпусков, дежурств.
При организации хранения необходимо выполнение следующих операций и процессов:
• заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;
• контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.);
• определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количествам товаров;
• планирование сроков завоза товаров на склад;
• резервирование площадей для хранения;
• планирование сроков, технических средств и рабочей силы для размещения и укладки товаров;
• размещение и укладка товаров по местам хранения;
• оприходование товаров, ввод информации в базу данных в день приемки.
При проектировании технологии хранения необходимо предусматривать:
• обеспечение возможности ведения произвольной номенклатуры хранилищ и складских мест с типизацией мест хранения по видам хранимой продукции;
• ведение полной истории структуры мест хранения, а также истории размещения и движения товаров по складу;
• обеспечение автоматического расчета заполнения складских объемов и складских площадей с использованием массогабаритных характеристик объектов хранения и допустимых условий их складирования (уровень штабелирования и т. п.);
• определение мер, необходимых для обеспечения требуемых условий хранения товаров в отношении размещения, сохранности их физических, химических и товарных качеств, температуры, влажности, вентиляции;
• разработка графиков контроля состояния товаров, работ по перемещению (перелопачиванию, переворачиванию, проветриванию, просушиванию и т. п.) соответствующих товаров, контроля сроков хранения скоропортящихся товаров и т. д.;
• обеспечение компьютеризации процессов контроля условий хранения (температуры, влажности, вентиляции), состояния товаров, сроков хранения, сохранности особо ценных товаров, учета и анализа изменений.
Организация хранения должна обеспечивать:
• сохранность количества товаров, их потребительских качеств и выполнение необходимых погрузочно-разгрузочных работ;
• условия для осмотра и измерения товаров, отбора проб и образцов товаров соответствующими контролирующими органами, исправления поврежденной упаковки, выполнения погрузочно-разгрузочных работ.
Обеспечение сохранности свойств товаров достигается созданием надлежащего гидротермического режима хранения товаров, удобной системой их укладки и размещения, организацией постоянного контроля в процессе хранения. За товарами, хранящимися на складах, необходимы наблюдение и уход, регулярные проверки состояния, контроль появления признаков порчи, следов грызунов или насекомых.
При хорошей организации хранения:
• не размещают товары в проходах, не загораживают ими огнетушители и розетки;
• не складывают поддоны или товары в слишком высокие штабели;
• самые верхние полки используют как резервные для товаров, которым не хватает места на нижних полках;
• если товары высовываются из ячеек, поправляют их, а если товары не умещаются в ячейках, размещают их в более глубоких стеллажах;
• обеспечивают постоянное место для хранения подъемнотранспортного оборудования и перегонять его туда, если оно не занято при размещении и отборе;
• поддерживают оптимальные режимы хранения товаров – температуру и влажность воздуха, контролируют температуру воздуха посредством термометров или систем дистанционного контроля, а для измерения влажности воздуха на складах применяют гигрометры;
• регулируют температуру и влажность воздуха при помощи регулирования отопления и вентиляции, а также применения влагопоглощающих веществ;
• товары, уложенные в штабеля, периодически перекладывают: верхние – вниз, нижние – вверх;
• сыпучие товары перелопачивают;
• меховые и шерстяные товары предохраняют от моли;
• отсыревшие товары просушивают и проветривают;
• для поддержания необходимого санитарно-гигиенического режима регулярно производят тщательную уборку помещения, а также его дератизацию, дезинсекцию, дезинфекцию и дезодорацию.
Разработка технологии хранения включает этапы:
• обработка данных об объемах грузов и операциях, осуществляемых с ними;
• определение параметров территории и зон склада для размещения, порядка движения товаров и потребности в оборудовании;
• определение режима работы, потребности в персонале и порядок взаимодействия с другими службами;
• разработка системы ведения учета и порядка документооборота;
• описание бизнес-процессов и подготовка регламентирующих документов.
При долговременном сотрудничестве с поставщиком и доверии к нему можно согласовать в договоре мероприятия, позволяющие оптимизировать процесс хранения:
• обмен информацией в согласованном режиме и формате;
• отгрузка товара на паллетах;
• использование согласованной упаковки с этикетками штрих-кодов;
• доставка товаров на склад по технологии «точно в срок»;
• согласование критериев и определения некачественной продукции и способов ее замены;
• согласование обеспечения температурного режима хранения товаров;
• гибкость в сроках поставки, обеспечение срочности поставки при необходимости;
• использование унифицированных документов при поставке продукции.
Вышеперечисленные факторы позволяют минимизировать затраты при работе с товарами, сформировать общий порядок документооборота. При наличии большого количества поставщиков согласовать со всеми общие правила приемки не удается.
Правила управления хранением
Функции управления хранением:
• управление основными данными по товарным единицам;
• управление запасами;
• управление складскими областями, зонами и местами;
• управление транспортируемыми единицами;
• регистрация незапланированных входящих товаров и смешанных паллет;
• отмена процедуры приема товаров;
• хранение на складе;
• обработка заказов;
• выдача товаров со склада;
• перемещение товаров внутри склада;
• комплектация заказов;
• упаковка и переупаковка выходящих товаров;
• инвентаризация;
• административная информация и отчетность;
• статистика;
• составление документов и печать ярлыков для транспортируемых единиц;
• документация.
Систему управления хранением строят на базе данных, состоящей из групп:
• основные данные по складу;
• основные данные по товарным единицам;
• управление товарными запасами;
• управление транспортируемыми единицами.
Основные данные по складу определяют, на какие области и зоны разделен объект и сколько существует складских мест каждого типа. Склад разделен системой управления на зоны, в которых хранятся товарные единицы определенных типов, размеров, массы. Складские места могут иметь состояние «доступно», «занято» и «закрыто».
Основные данные по товарным единицам состоят из индивидуальных характеристик товаров для данного склада. Для каждой товарной единицы указывается, в какой области, в какой зоне и в каком месте может быть складирована эта единица Местонахождение каждой товарной единицы на складе характеризуется тремя координатами (ряд, ячейка, ярус), обозначенными штриховыми кодами. В каталоге артикулов находится информация, определяющая приоритеты приемки, выдачи, перемещений товарных единиц в каждой складской зоне. Здесь также могут быть указаны общие характеристики, такие как, например, требование по управлению партиями или способ пополнения товарных запасов.
В базе данных системы содержится информация о товарных единицах расположенных на каждом поддоне – дате и времени их приемки на склад, номере поступившей партии, товаровладельце, сроке годности товара.
Данные по управлению товарными запасами позволяют вести учет того, какие товарные единицы, в каком количестве и в каком состоянии хранятся на складе.
Данные по управлению транспортируемыми единицами – «транспортная единица» означает все виды оборудования, которые могут быть использованы для перемещения и хранения материала-паллеты, складские контейнеры, ящики и т. д. – им присваиваются уникальные номера. Транспортные единицы составляют базу, на основе которой осуществляется управление товарными запасами.
Физическая структура склада характеризуется основными данными по складу. Эти данные делятся на следующие группы:
• данные по складским областям;
• данные по складским местам;
• распределение по зонам;
• транспортные маршруты.
Весь склад может быть разделен на несколько складских областей , например:
• области приемки товаров;
• области комплектации заказов;
• резервное хранение;
• склад с высотного хранения;
• склад ячеечного хранения;
• автоматическая конвейерная система;
• области упаковки;
• области отгрузки товаров.
Для каждой складской области может быть задан свой метод комплектации. В пределах одной складской области может быть задано несколько складских мест. Каждое складское место в пределах складской области характеризуется уникальным адресом, например:
• 00 – ряд;
• 000 – колонна (горизонтальная плоскость);