товар среди однородных (запчасти, лекарства, одежда и т. п.) является самостоятельным товаром, поэтому работа с каждым наименованием должна вестись отдельно. Невозможно, как это пытаются делать на практике, успешно управлять даже группой запчастей, пусть и относящейся к одному агрегату. Обязательно одни детали будут ходовыми, другие неликвидами. Нельзя, как это делают многие, предоставлять единую скидку на весь прейскурант или увеличивать цены всего прейскуранта на единый процент. В подобных случаях убытки неизбежны.
Как грамотно построить работу с номенклатурой? Так, как это делают западные крупные поставщики и продавцы. Каждому наименованию товаров в учетной карточке базы данных присваивается несколько признаков (кодов), по которым можно делать выборки для различных операций управления запасами и ценами. Это логистические средства управления информацией.
Для подготовки проектов заказов на пополнение склада компьютер должен выполнять следующие операции для каждого наименования товара:
• анализ ABC и XYZ;
• группировка по категориям спроса и стоимости;
• расчет динамической переменной за период для расчета потребности на период;
• расчет расхода на единицу парка машин;
• присвоение категорий АХ……CZ каждой детали;
• расчет страховых запасов;
• расчет точки заказа;
• расчет максимального запаса;
• расчет контрольных параметров для выявления неликвидов;
• расчет оптимальной партии для заказа;
• подготовка проектов заказов;
• ручная корректировка проектов заказов;
• печать окончательного заказа;
• обсчет стоимости заказов;
• контроль подтверждения заказов;
• корректировка заказов по подтверждениям.
Подготовку проектов заказов компьютером следует программировать по различным алгоритмам, в зависимости от категории спроса, стоимости и маркетинговых соображений. Быстро оборачивающиеся запасные части заказывать по методу фиксированных интервалов между заказами. Средне оборачивающиеся запасные части, а также очень дешевые детали заказывать по методу «точки заказа». Дорогие агрегаты, а также новые детали для первых партий заказывать путем ручной подготовки расчетов. Принадлежности и материалы, поставляемые из той же местности, заказывать чаще по методу фиксированных объемов заказов.
Любой компьютерный проект заказа должен корректироваться товароведом – компьютер не может учесть, например, ожидаемого всплеска спроса на запчасти в связи с окончанием гарантийного периода у машин или падения спроса из-за списания машин у клиентов, замены детали на новую и т. п. Для управления запасами и корректировки заказов поставщикам товароведы должны при помощи компьютерных выборок выделять в отдельные группы детали по степени спроса, по оборачиваемости, по необходимости формирования страховых запасов.
Ниже приведен пример современной базы данных о запасных частях. Намеренно вперед вынесены признаки (коды) для управления запасами и ценами.
Признаки (коды):
• признак группы спроса – ABC (автоматически вводит программа после анализа за период);
• коэффициент оборачиваемости запаса данной детали фактический (автоматически вводит программа после анализа за период);
• признак неликвидности (вводит товаровед вручную после анализа);
• признак ручного контроля;
• признак важного резерва;
• признак наличия страхового запаса;
• группа материалов (черные или цветные металлы, пластмассы и т. д.);
• группа оборудования (топливка, электрика, резинотехнические и т. д.);
• коэффициент соотношения розничной и закупочной цен;
• коэффициент рентабельности фактический в периоде;
• признак категории калькуляции розничных цен;
• признак категории изменения розничных цен;
• признак группы скидок с розничных цен;
• признак группы стоимости – XYZ;
♦ признак степени конкуренции;
♦ признак показательных цен;
♦ коэффициент общего изменения цен;
♦ признак группы цен;
♦ признак группы скидок;
♦ признак необходимости снижения цен поставщика;
♦ фактический коэффициент пересчета закупочных цен в розничные текущий;
♦ коэффициент пересчета нетто цен после коррекции;
♦ коэффициент пересчета нетто цен после максимальной скидки.
Основные данные:
♦ название изготовителя машин (группа);
♦ номер детали по каталогу изготовителя машин;
♦ номер детали по каталогу изготовителя комплектующих;
♦ номер детали – аналога по каталогу изготовителя неоригинальных деталей (несколько полей);
♦ наименование на русском языке;
♦ наименование на английском языке;
♦ код изготовителя детали (несколько полей);
♦ код и название подгруппы;
♦ в какой комплект или сборку входит – если не поставляется отдельно;
♦ модели машин, для которых предназначена деталь;
♦ применяемость (неограниченно полей);
♦ период применения на машине;
♦ VIN код применяемости;
♦ код модели двигателя;
♦ какой деталью заменена (после снятия с производства);
♦ вместо какой детали введена в конструкцию;
♦ код взаимозаменяемости;
♦ код наименования;
♦ срок службы расчетный;
♦ возможность восстановления после износа;
♦ единица измерения;
♦ вес;
♦ объем;
♦ количество на 1 машину;
♦ количество в комплекте;
♦ вид упаковки;
♦ количество в упаковке;
♦ вид тары.
Складские данные:
♦ адрес хранения;
♦ наличие на складе фактическое;
♦ наличие на других складах;
♦ минимальный запас или точка заказа;
♦ максимальный запас;
♦ страховой запас;
♦ неприкосновенный запас – до решения руководства.
Ценовые данные:
♦ закупочная цена в валюте;
♦ закупочная цена в рублях;
♦ розничная цена в валюте;
♦ розничная цена в рублях.
Данные для заказов и отгрузок:
♦ срок поставки;
♦ минимальное количество для заказа, норматив поставщика;
♦ оптимальное количество для заказа по параметрам: количество – скидка – срок поставки;
♦ заказано у поставщика;
♦ подтверждено поставщиком к поставке;
♦ недопоставлено поставщиком по подтвержденным заказам;
♦ неудовлетворенный спрос, штук;
♦ недогружено заказчику (долг), штук.
Статистические данные:
♦ продано в периоде – нарастающим с начала года, штук;
♦ продано в периоде, кг;
♦ продано в периоде, м3;
♦ продано в периоде в закупочных ценах;
♦ продано в периоде в розничных нетто ценах;
♦ валовой доход в периоде;
♦ продано в году “текущий -1", штук;
♦ продано в году “текущий -2", штук;
♦ продано в году “текущий – X", штук /до 5 и более лет/; Аналитические данные:
♦ сбыт на 1000 машин в год в штуках;
♦ сбыт на 1000 машин в год в кг;
♦ сбыт на 1000 машин в год, м3.
При учете предусматривают возможности:
• заказы на закупки, продукция собственного производства, возвраты товаров;
• полное управление партиями на уровне склада;
• отслеживание сроков реализации и условий хранения партий товаров;
• операции по учету удовлетворения претензий.
• перемещения между складами;
• отслеживание отгрузок, товаров в пути и приемки.
• Для обеспечения анализа учетных данных предусматривают:
• определение видов статистики, необходимой для анализа, видов анализа, необходимых для принятия управленческих решений;
• определение видов учетной, статистической и аналитической документации, ведение и корректировка альбома форм документов;
• определение параметров для контроля качества и надежности учета.Правила контроля неликвидов
Рискованность содержания запасов состоит в постоянной, ежедневной опасности образования неликвидов – нереализуемых запасов товаров. Они могут образовываться по следующим причинам:
– падение спроса из-за появления конкуренции;
– падение спроса из-за ликвидации потребителя;
– ошибочные закупки излишних количеств;
– ошибочные закупки устаревших товаров;
– порча товаров из-за повреждений, повышенной влажности;
– брак, не замененный поставщиком по рекламациям;
– появление новой модификации товаров, заменяющей прежние;
– оприходование по ошибке;
– пересортица в поставках;
– не списание реализованных товаров;
– пересортица из-за неверной раскладки, обнаруженная при поиске других товаров;
– потери на складе из-за небрежности в указании адресов или нанесения их нестойкой краской, обнаруженные при инвентаризации.
На первый взгляд кажется, что подобные случаи нечасты. Однако если склад работает с номенклатурой более сотни наименований товаров, неликвиды возникают и нарастают быстро. Ежемесячно проверяйте перечень товаров, не имевших спроса с начала года. Ведите статистику поквартальной реализации каждого товара в штуках, чтобы отслеживать колебания спроса и анализировать их причины. В договорах с поставщиками добивайтесь права возврата ошибочно заказанных товаров, удовлетворения рекламаций по количеству и качеству. Только тщательный учет и хорошая организация управления запасами избавят вас от образования неликвидов. Вот некоторая информация, которую складская служба должна готовить руководству для управления:
– ежемесячный перечень товаров, не пользовавшихся спросом более месяца или двух – критерий устанавливается руководством. Это необходимо для принятия мер по ускорению реализации, т. е. высвобождению “замороженных" в товарах средств для дальнейшего использования и предотвращению образования неликвидов, приносящих убытки;
– еженедельный или ежемесячный перечень товаров, запас которых снизился меньше установленного минимума – это нужно для своевременного размещения заказов;
– ежеквартальные расчеты оборачиваемости по каждому наименованию – это необходимо для принятия мер по оптимизации сроков и объемов заказов новых партий;