ткрытым текстом сказали, что не хотят сокращать свое пребывание в столь прекрасном месте преждевременно, заключив сделку пораньше.
· Итак, определенное психологическое преимущество в переговорах имеет принимающая сторона — "дома и стены помогают". Кроме вышесказанного, в ее арсенале есть и такое средство, как предложение чая, кофе.
В затруднительных ситуациях в переговорах это предложение, расслабляя оппонентов, помогает преодолеть возникшие препятствия, улучшает общую атмосферу.
Предложение "Чай, кофе?" не является, вообще говоря, обязанностью хозяев, поэтому и воспринимается как проявление расположения. По деловому этикету это входит в их обязанности только в случае, если переговоры затягиваются. Разносят чай (кофе) вначале гостям, начиная с их руководителя, затем — в том же порядке — своим.
· Продуктивной работе мысли более способствуют жесткие стулья (обратите внимание, что, например, шахматисты пользуются только жесткими стульями, хотя играют по 5 и более часов). Мягкие кресла расслабляют сначала тело, а затем и мозги. Хотите сделать партнеров более податливыми — усадите в мягкие кресла.
Ваше преимущество будет большим, если кресла эти глубокие, низкие. Вы будете выше партнера в пространстве, и это подсознательно воспринимается как более сильная позиция.
· Если большинство членов делегации одного пола, то наличие в ее составе внешне привлекательного индивида другого пола повышает имидж членов делегации.
· Гости, сидящие спиной к двери, чувствуют себя менее комфортно. Поэтому, если вы хотите, чтобы они чувствовали себя, "как дома", усадите их так, чтобы они видели дверь (так и положено по этике).
Если же цель — создать им дискомфорт, посадите их спиной к двери.
· При встрече с глазу на глаз предпочтительнее сесть под углом. Установлено, что при прочих равных условиях конфликты при таком расположении возникают реже, нежели у сидящих друг против друга. Чем острее между вами угол, тем легче договориться. Оптимально — сесть рядом (если позволяют обстоятельства).
Если же задача — спровоцировать конфликт, то садитесь прямо напротив оппонента. Не случайно слово «противостояние» имеет два смысла: и "расположение напротив друг друга" и «конфликт». Второе значение, как известно, используется чаще.
· Если хотите подчеркнуть уважение к партнеру, садитесь слева от него (по этике место справа является более почетным). Если хотите создать ему дискомфорт, садитесь справа. Вам будет удобнее говорить, чем ему.
Дело здесь в нашей физиологии: говорящему несколько удобнее поворачивать голову влево, нежели вправо. (Поэтому трибуны никогда не ставят в правом углу сцены, так как говорящие обычно смотрят прямо перед собой или чуть левее; последнее не относится к профессиональным ораторам, обученным уделять внимание каждой части зала.)
· Традиционно в ходе переговоров представители двух сторон сидят лицом друг к другу, чаще всего с противоположных сторон стола для совещаний. К сожалению, такое размещение максимально увеличивает противоборство. Расположение под углом, наоборот, способствует сотрудничеству. Если участники переговоров рассматривают этот процесс как поиск решений, выгодных для обеих сторон, физическое размещение должно способствовать сотрудничеству, а не порождать борьбу.
В качестве альтернативы столу переговоров участники с обеих сторон могут разместиться по одну сторону стола, "лицом к проблеме", изображенной на плакатах или демонстрируемой на экране. Так они будут сражаться с проблемой, а не друг с другом. Японцы, располагая всю относящуюся к переговорам информацию на стенах, создают такую обстановку, что все участвующие в переговорах стороны "видят проблему". Выступающие по очереди выходят к демонстрируемому материалу.
Психологический аспект следует учитывать и при расположении участников деловых бесед. В рабочих кабинетах столы часто ставятся буквой «Т». Чем выше положение руководителя, тем больше размеры этой «буквы». Посетителю предлагают сесть за стол, во главе которого находится хозяин помещения. Сразу проявляется отношение доминирования со стороны хозяина. Если этого хотят избежать, для участников разговора находят равноценные места, например у «подножия» буквы «Т» или за отдельным столом.
Форма стола влияет на характер переговоров. Круглый стол подразумевает равноправие участников, свободный обмен мнениями и взглядами. Беседа за журнальным столиком будет носить еще более неформальный, неофициальный характер. Если в ходе беседы хозяин кабинета предлагает гостю чашку чая или кофе, то тем самым настраивает беседу на дружеский тон.
· Полная запись переговоров (стенограмма, магнитофон, видеокамера) дает большое преимущество, если другая сторона не имеет подобной записи. Она позволяет при домашнем анализе найти слабости в позиции оппонентов. Поэтому, если хотите проявить доброе расположение к ним, договоритесь заранее о том, чтобы обе стороны обеспечили себе подобную возможность.
Манипулятивной является такая организация переговоров, при которой лишь одна сторона ведет для себя эту запись.
Особенно большие преимущества дает видеозапись. Кроме возможности проанализировать произнесенные речи, она позволяет оценить уровень их правдивости. Помогают в этом невербальные сигналы, сопровождающие речь: мимика, движения глаз, жесты, позы, непроизвольные телодвижения.
· Хорошая подготовка — решающее условие успеха переговоров. Воздействие на партнеров осуществляется как с помощью фактов, так и уверенного ведения дела.
Подготовка включает в себя:
• получение как можно большей информации о фирме-партнере, о членах делегации, в особенности об ее главе (должность, полномочия, семейное положение, интересы, пристрастия, сильные и слабые стороны, биография и т. д.);
• обнаружение "ключевых персон" в фирме-партнере.
Практика изучения фирм-партнеров и их представителей настолько распространена и естественна, что не следует стесняться показать, что вы много знаете о них. Более того, это представит вас с лучшей стороны и вместе с тем избавляет от неприятных ситуаций, когда, надеясь на неосведомленность оппонентов, начинают блефовать, "пускать пыль в глаза" и т. п.
Сведения о личности партнера помогают найти дополнительные убеждающие аргументы.
Полезность информации, особенно конфиденциальной, о членах делегации партнеров демонстрирует, например, следующий реальный случай.
Хозяевам переговоров при подготовке к ним удалось установить, что у руководителя делегации гостей в городе, где идут переговоры, есть пассия и он использует приезды по делам для встреч с ней. Тогда хозяева, зная о его желании иметь повод приезжать сюда еще, предлагают новые варианты сотрудничества, безусловно для себя выгодные. Партнер изыскивает возможность сделать эти предложения приемлемыми и для своей организации.
При подготовке переговоров очень важно установить «ключевых» персон в фирме-партнере. Английское «keyperson» ("ключевая персона") обозначает человека, мнение которого по известному кругу вопросов является определяющим для руководства. Нередко эти люди, являясь асами в своем деле, не занимают высоких должностей и по своему статусу не входят в состав делегаций. Но именно они формируют мнение, которое затем отстаивают члены делегации.
Инициаторам переговоров крайне важно найти этих "ключевых персон", ознакомиться с их мнением и постараться убедить в привлекательности своих предложений.
Некоторые участники находят способ выяснить назначенный срок завершения переговоров своих оппонентов и отказываются идти на значительные уступки до тех пор, пока это время не подойдет. Местные участники могут это выяснить, наведя справки о сроке бронирования гостиницы или вежливо предложив произвести подтверждение обратных билетов. Опытные участники переговоров стремятся не уложиться в конечные сроки партнеров: выбирают менее торопливый ход, чем планировали приехавшие, или которого они обычно придерживаются, находясь у себя дома.
· Продолжительность переговоров может значительно отличаться у представителей различных культур. Американцы, будучи особенно нетерпеливыми, часто хотят, чтобы переговоры занимали минимальное количество времени. Во время мирных переговоров в Париже, где обсуждались итоги окончания войны во Вьетнаме, американская делегация забронировала места в гостинице на неделю. Их вьетнамские коллеги арендовали замок на год. В ходе переговоров разочарованные американцы должны были постоянно обновлять свою недельную бронь, чтобы подстроиться под размеренный ритм вьетнамцев.
Участники переговоров обычно делают больше уступок ближе к окончанию назначенного срока завершения переговоров. Чувство срочности ставит их в невыгодное положение по сравнению с партнерами по переговорам, которые спешат меньше. Американцы сделают больше уступок поближе к конечному сроку (озабоченность сроками), чтобы получить подписанный контракт (ориентация на достижение цели). Бразильская компания пригласила американцев в Бразилию для проведения переговоров по контракту за неделю до Рождества. Бразильцы, зная, что американцы захотят вернуться в Соединенные Штаты к Рождеству, поняли, что смогут оказывать сильное давление для уступок и быстрого заключения соглашения. Подписанный договор был явно в пользу бразильцев.
· Участники переговоров должны рассматривать приглашения на завтрак, ужин, прием, церемонию и поездки как случай для построения личных взаимоотношений и как ключевой аспект процесса переговоров. Когда американские участники, явно раздраженные бесконечными формальностями, церемониями и «болтовней», спрашивают, сколько еще им необходимо ждать до начала «бизнеса», ответ бывает простым: ждите, пока оппоненты не приступят к делу, работа по проведению успешных переговоров уже началась, даже если еще ни слова не было сказано о деле.
· Во время переговоров делается упор на проблему. Обращение особого внимания на личность партнера может быть воспринято как признак слабости, отсутствия деловых аргументов. Все, что касается личности партнера, присутствует неявно: информация о нем, полученная в ходе подготовки, подсказывает, в каком ключе следует вести диалог.