Глава 9Profit First – продвинутая техника
Вас приглашают приехать на Profitcon. Вполне возможно, что первая конференция в мире будет посвящена проблеме прибылей. Я начал конференцию в 2015 году, и, как ни пытался, я не смог найти какую-либо другую конференцию, подобную этой. На нашей первой встрече у нас были только бухгалтеры, экономисты и бизнес-тренеры, изучавшие способы, которыми можно помочь своим клиентам и самим себе повысить рентабельность. Впоследствии она стала включать все типы предпринимателей, специалистов по бухгалтерскому учету и бизнес-экспертов, которые хотят учиться и делиться стратегиями по прибыльности[37].
На самой последней конференции Эрин Могер (мы называем ее Мо) из нашего офиса проводила презентацию в формате «Вопрос-ответ» по Profit First, когда один из участников поднял руку и сказал, что стандартные пять основных счетов, о которых говорится в Profit First, не работают с его бизнесом из-за уникальных требований.
Мо посмотрела вниз со сцены и сказала: «Когда сомневаетесь, добавьте еще один счет».
Вот в чем дело. Может быть, у вас сезонный бизнес, в котором деньги накапливаются или зависают. Другой счет, в частности счет КАПЛЯ, поможет здесь. Возможно, вам нужно довольно часто тратить большие суммы на оборудование, в этом поможет счет ОБОРУДОВАНИЕ.
Вывести Profit First на следующий уровень и настроить его под ваш бизнес довольно просто. Следуйте правилу Мо: добавьте еще один счет.
Когда вы начинаете открывать новые счета в соответствии с вашими уникальными потребностями, воспринимайте себя как продвинутого пользователя Profit First.
Вот в чем дело: ваше намерение изучить Profit First эквивалентно подготовке к участию в вашем первом марафоне. Вы должны быть в форме, с хорошей растяжкой, прежде чем вы это сделаете. Поэтому, пожалуйста, продолжайте читать, но не реализуйте этот материал, пока не закончите по крайней мере два полных квартала (180 дней плюс) с основным материалом, который вы узнали о Profit First. Вы делаете свои двухнедельные распределения? Вы зарабатываете какую-то прибыль, независимо от того, насколько она мала? Вы попробовали несколько распределений прибыли? Ведете ли вы какую-то форму отчетности? Если вы ответили «Да» (реальное «да») на все четыре вопроса, если вы научились не нарушать правила, вы можете надеть кроссовки и двигаться вперед.
Вы начали с легкой прогулки по кварталу. Затем вы совершили эту прогулку, чередуя бег с ходьбой. Вы начали бегать быстрее и на большие расстояния. Теперь вы один из них: бегун. Время готовиться к марафону.
Дополнительное упрощение
Спустя несколько лет после внедрения Profit First для себя я понял, что могу по-настоящему вывести управление денежными средствами на следующий уровень, если еще раз настрою свою систему. Все, чему я научил вас в начале этой книги, хорошо работает, но порой мне приходилось делать дополнительные расчеты, чтобы понять финансовое состояние моего бизнеса. Иногда мои депозиты появлялись не в результате продаж, а просто возмещали расходы. В другое время клиент заплатил кучу денег вперед за работу, которую намеревался выполнить между делом в течение следующего года. Иногда мне приходилось делать большие покупки, и я хотел накопить средства на них. Мой бизнес не был единственным, нуждавшимся в регулировании; все, с кем я консультировался, тоже нуждались в нем. Так и вы. И процесс прост. Вам нужно еще несколько счетов.
Хотя может показаться, что открытие дополнительных счетов ничего не упрощает, это абсолютно не так. Всякий раз, когда вы можете получить четкую, точную картину того, сколько вы должны потратить на определенный аспект вашего бизнеса, вы будете принимать более эффективные решения и с меньшей вероятностью возьмете на себя обязательства по проектам, поставщикам и расходам, которые не соответствуют балансу этих показателей. Точно так же, если вы точно знаете, сколько наличных денег поступает в ваш бизнес в любой момент времени, вы можете принять правильные решения о том, на чем вам нужно сосредоточить свои усилия.
У вас уже есть пять открытых основных счетов для Profit First: ДОХОДЫ, ПРИБЫЛЬ, НАЛОГ, КОМПЕНСАЦИИ ВЛАДЕЛЬЦУ и ОПЕР – плюс ваши два счета «Без искушений», которые неприкосновенны, счета СОХРАНЕННАЯ ПРИБЫЛЬ и УДЕРЖАННЫЙ НАЛОГ в отдельном банке. Вот дополнительные счета, зависящие от потребностей вашего бизнеса, которые я рекомендую вам рассмотреть:
Начнем с накопления наличных денег, потому что это мое счастливое место (спасибо, Сьюз Орман). Хранилище – это счет со сверхнизким уровнем риска, который может использоваться для краткосрочных чрезвычайных ситуаций. В определенный момент удержание 50 % на вашем счете ПРИБЫЛЬ для работы в качестве фонда «на черный день» не является разумным, потому что денежный поток немного непредсказуем. Плохой квартал не внесет большого вклада в счет ПРИБЫЛЬ. Затем вы получаете 50 % за долю прибыли, и теперь резерв счета ПРИБЫЛЬ может быть слишком мал для поддержания крупного бизнеса. Каждый бизнес должен иметь трехмесячный резерв, а это означает, что, если бы ни одна продажа не прошла, все расходы по-прежнему можно покрывать в течение трех месяцев (квартал). Вопрос не в том, будет ли у вас черный день (ваш поставщик уйдет из бизнеса, ваш самый крупный клиент обанкротится, ваши лучшие сотрудники уволятся, чтобы стать вашими прямыми конкурентами, и ваши клиенты решат пойти за ними и т. д.). Вопрос в том, когда? Для этого есть Хранилище.
Когда вы открываете счет «Хранилище», вы также должны установить определенные правила для его использования. Я имею в виду, что, когда у вас такая тяжелая ситуация, что вам нужно получить доступ к этим деньгам, у вас также есть инструкции, написанные заранее о том, как действовать. Например, если деньги нужны из-за падения продаж, вы предварительно планируете, что, помимо того, что просто попытаетесь получить больше продаж, вы также сократите все связанные с этим расходы в своем бизнесе в течение двух месяцев, если ситуация не улучшится. Немногим хватает дисциплины, чтобы мыслить ясно или действовать надлежащим образом в периоды паники, и поэтому мы заранее документируем простой набор инструкций для себя.
Идея, лежащая в основе Хранилища и всей системы Profit First, заключается в том, что она делает ваши решения оптимальными перед лицом любого денежного кризиса. Фактически ваша динамика бизнеса может не улучшиться; но ваше принятие решений будет намного опережать фактическое финансовое воздействие. Таким образом, цель Хранилища – не покупать время; этот счет может дать вам некоторое время для принятия неожиданных вызовов, но на самом деле при принятии важных решений на раннем этапе очень важно, чтобы ваш бизнес не вступил в кризис наличности (вы знаете, обратно в ловушку выживания).
Это счет для крупных покупок и для финансирования запасов вашего инвентаря. Например, компания по покраске крыш моего друга, JB RoofDeck Solution, Ltd., продает материалы подрядчикам, которые должны выполнить свои проекты. JB включает некоторые основные гайки и болты, требующиеся для выполнения каждого заказа, обычно пятьдесят или сто каждого вида; но его поставщик требует минимального заказа порядка десяти тысяч одновременно, что сто́ит JB примерно 5 тысяч долларов. Каждого такого заказа хватит на десять или более месяцев, поэтому он настроил счет, который называет счетом крупной покупки, куда он выделяет 1/20 (это 250 долларов каждый раз) из средств, которые ему понадобятся для следующей большой покупки гаек и болтов. Почему 1/20? Потому что он знает, что ему понадобится следующий заказ через десять месяцев, и он находится в ритме 10/25. Десять месяцев, с отчислениями два раза в месяц, составляют двадцать ассигнований до следующей крупной покупки. Делая это, JB может сократить большой счет, прежде чем он появится. Затем, когда придет время выложить новые 5 тысяч долларов за следующий большой заказ на гайки и болты, он будет готов. Раньше эта трата настигала его врасплох, и он должен был выгребать копейки, чтобы покрыть ее. Теперь он едва ощущает 250 долларов, которые выделяет на свой счет ЗАПАСЫ два раза в месяц.
Некоторые компании получают от клиентов доходы, которые не подлежат распределению на счет «Прибыль» или «Компенсация Собственнику». Иногда вы можете предоставлять услугу или продукт своему клиенту по стоимости (или близкой цене), а в других случаях вам могут быть непосредственно возмещены затраты. Например, я много путешествую по своей работе, и почти в каждом случае клиенты возмещают мои путевые расходы. Этот доход не выделяется для покрытия заработной платы и не добавляется на мой счет ПРИБЫЛЬ. Это проходные суммы, и они идут прямо на этот счет, а затем отправляются соответствующему поставщику для оплаты счета. Если я оплатил счет заранее, деньги депонируются на проходной счет, а затем переводятся (десятого или двадцать пятого числа) на счет ОПЕР, из которого я оплатил первоначальный счет. Кстати, со всеми этими расширенными счетами название, которое вы даете каждому из них, полностью зависит от вас. Я называю это своим счетом ВОЗМЕЩЕНИЕ.
Если вы удалите своих худших клиентов, то исчезнут ненужные теперь расходы.
Поскольку вы не хотите, чтобы эти деньги попали на ваш счет ДОХОД, установите этот счет в качестве расчетного счета и внесите прямо на него деньги с возмещением (или проходные).
Если большая часть вашего дохода (как указано в Мгновенной оценке) попадает в совокупный доход (верхней строки) и не перетекает в Реальный доход, тогда большая часть вашего дохода является сквозным доходом, и ядром вашего бизнеса служит в основном управление этими проходными деньгами. Если это так, откройте счет МАТЕРИАЛЫ для денег, которые выделяются специально для покупки материалов. Не используйте их ни для чего другого. (Никогда!) Если по какой-то причине в конце квартала остались деньги (другими словами, у вас маржа прибыли оказалась больше, чем вы ожидали), переместите этот баланс на счет ДОХОД и нужным образом сделайте соответствующие распределения. Функции счета МАТЕРИАЛЫ аналогичны ПРОХОДНОМУ счету, но он открывается отдельно, так