Прикладывайте усилия даже в мессенджерах, чтобы повысить уровень письма. Это включает в себя бизнес-платформы, такие как Slack и Teams. Используйте полные предложения, рассказывайте историю и стремитесь к тому, чтобы текст засиял.
Время, которое вы потратите на совершенствование этих навыков, окупится сторицей, когда дело дойдет до повышения уровня вашей карьеры.
12.5 Основные ошибки письменной коммуникации
Конечно, ошибки не исключены и в письменной коммуникации, и я имею в виду не только орфографию и грамматику. Многие из нас совершают ошибки, и это превращает письменную коммуникацию в ту область, где почти никто не идеален. Однако, разобравшись с двумя наиболее распространенными ошибками, вы усовершенствуете свой навык письма.
12.5.1 Избегайте пассивного залога
Даже если вы знаете разницу между активным и пассивным залогом, все равно дочитайте этот раздел до конца. В этой теме есть нечто большее, чем кажется на первый взгляд.
Вы можете прочитать официальные определения активного и пассивного залога на таких сайтах, как Grammar Girl (mng.bz/XYoG), но вот как я их себе представляю. В предложении с активным залогом ясно, кто за что отвечает, тогда как с пассивным залогом непонятно, кто производит действие.
Возьмем, к примеру, фразу «Компьютер перезапущен» и фразу «Сэнди перезапустила компьютер». Первая фраза – это пассивный залог, а вторая – активный: Сэнди выполняет действие (перезапуск).
На занятиях по техническому письму в колледже, как правило, делается акцент на пассивном залоге, и многие мои друзья и коллеги говорят, что именно там они научились постоянно его использовать. Штука в том, что технические документы не должны ссылаться на конкретных людей; необходимо избегать использования таких слов, как «вы» и «я», заявляют они. Этот подход подразумевает, что в технической документации нет людей, только действия. Представляете, что было бы, если бы профессора технического письма писали сказки?
Туфли изготовлены из стекла размером 9 по шкале Мооса. Туфли могут быть использованы только до полуночи по местному времени. При использовании во время бега одна из туфель может отсоединиться от владельца и слететь. Затем туфля может быть найдена кем-то другим.
В реальной жизни нам нравятся персонажи наших историй. Истории почти всегда говорят о людях, так что не забывайте их включать. Используйте такие слова, как «мы», «вы» и «я». Пишите активным залогом и давайте понять, кто что делает.
ИЗБЕГАЙТЕ ВЕЛИЧЕСТВЕННОГО «МЫ»
Используйте «мы» только тогда, когда имеете в виду группу людей, в которую входите сами («Нам нужно придумать новое решение этой проблемы»). Не используйте «мы» в попытке избежать слова «вы» («Мы научимся перезагружать компьютер»).
Одна из причин, почему я делаю акцент на пассивном и активном залогах – в том, что, проводя семинары по коммуникациям, я обнаружил, что умение их распознавать и понимать действует как переключатель, позволяющий сделать чье-то письмо более привлекательным и естественным. То есть, когда перестаешь использовать пассивный залог, что-то в мозгу щелкает, и получается замечательный естественный плавный текст, который читается гораздо легче. Пассивный залог мешает людям писать так, как они говорят, и стоит им обратиться к активному залогу, разрешить себе использовать «я» и «ты», они внезапно начинают писать хорошо. Попробуйте сами.
12.5.2 Срежьте все цветы в саду
Мы все знаем, что в бизнесе люди обожают приукрашивать свою речь.
Пытаясь создать синергию между разрозненными базами данных, мы выявили ряд вопросов, препятствующих работе наших клиентов. Запрашивание, которое мы получили, находится на высоком уровне, но как только мы дважды щелкнем по нему, то обнаружим множество возможностей.
Честно говоря, я не могу сказать, хорошая это новость или плохая. Такого рода деловые разговоры не только скрывают смысл, но и запускают моего внутреннего словесного ботаника. Давайте рассмотрим некоторые из жаргонизмов.
«Ряд вопросов» не дает объективно правильного или неправильного ответа – только мнения, которые открыты для обсуждения, например, политические вопросы. Однако слово «препятствует» наводит на мысль, что мы имеем дело с проблемой. Если это проблема, так ее и назовите.
Слово «запрашивание» некорректно. Следует использовать слово «запрос», если нужно существительное.
Выполнить «двойной щелчок» (double-click) теперь означает «углубиться в детали». Правда, это уже звучит довольно архаично. Может быть, стоило использовать словосочетание «двойное касание» (double-tap)? Конечно, я шучу, но в каждой шутке доля правды.
«Возможности» – неплохое слово, но в данном случае остается только гадать, не использовано ли оно в качестве замены слову «проблема». Невозможно сказать однозначно, то есть текст не выполняет основную задачу коммуникации, которая заключается в точной и недвусмысленной передаче информации.
Просто потому, что ваш директор любит писать витиеватые, двусмысленные, неуместные фразы, это не значит, что вы тоже должны так делать. Я всегда выступаю за ясный, лаконичный текст. Если у вас уже есть слово «запрос», используйте его. Если у вас есть проблема и вы хотите поработать над ее решением, назовите это проблемой. Название раздела, который вы читаете, например, звучит так: «Срежьте все цветы в саду». Почему же тогда я не сказал: «Избегайте двусмысленных претенциозных формулировок»?
12.6 Упражнения
В этой главе я предлагаю несколько упражнений, которые помогут вам улучшить навыки общения, уделив особое внимание письменной коммуникации.
Пересмотрите некоторые отправленные вами электронные письма и сообщения. Учитывая то, что вы прочитали в этой главе, как бы вы переписали любое из них?
В следующий раз, когда вы отправите содержательное письменное сообщение (скажем, 600 слов или более, что составляет около двух страниц в Microsoft Word), узнайте у получателя, что он об этом думает. Был ли текст кратким? Достаточно ли он информативен? Был ли текст ясен и хорошо упорядочен?
В следующий раз, когда вам понадобится дать письменную рекомендацию, просмотрите то, что вы написали, прежде чем отправлять. Краткая ли она? Обоснована ли четкими, недвусмысленными, хорошо представленными данными? Признаете ли вы другие варианты решения и предоставляете ли обоснованные причины, по которым их не рассматриваете?
13Вербальная коммуникация
В предыдущей главе мы заложили основу эффективного общения в письменной форме. Теперь пришло время использовать эти навыки, чтобы улучшить вербальное общение. Мне всегда казалось, что писать немного легче, потому что нет нужды торопиться и можно все обдумать, чего не скажешь о вербальном общении. Однако многие навыки письменного общения полностью применимы к вербальному, и их можно считать отличной отправной точкой.
13.1 Переход к вербальной коммуникации
Если вы проработали свои навыки письменного общения, обучиться навыкам устного будет легче. Если вы научитесь писать так, как говорите, то приучите свой мозг организовывать мысли так, чтобы было легче говорить.
Если вам нужно устно передать информацию, к примеру, что-то формальное, возможно, на совещании команды или при другой стандартной коммуникации, заранее напишите себе сценарий. Прочтите его вслух несколько раз. Редактируйте до тех пор, пока прочтение не станет легким и естественным.
Во время своих первых презентаций читайте подготовленный текст. Некоторым это может показаться странным, так что сообщите своим слушателям правду: «Я работаю над коммуникативными навыками, и сегодня буду обращаться к своим заметкам». Если вы как следует подготовились, вы сможете время от времени отрываться от текста и устанавливать зрительный контакт со слушателями.
ЗАКОНЧИВ ЧИТАТЬ АБЗАЦ, ПЕРЕВОДИТЕ ВЗГЛЯД НА АУДИТОРИЮ
Когда я читаю свой сценарий перед людьми, я поднимаю взгляд и смотрю в глаза слушателям, произнося последнее предложение каждого абзаца. Подготовленный заранее текст дает уверенность, что я могу мельком взглянуть на предложение, посмотреть на аудиторию и повторить его вслух. Поскольку это конец абзаца, после него делается пауза, а потому я легко могу вернуться к тому месту в тексте, на котором остановился.
Когда вам станет комфортно читать заранее подготовленный текст речи, вы можете перейти к составлению кратких заметок по теме вместо полноценного текста. Продолжайте писать для себя сценарий, но не берите его с собой. Вместо этого возьмите список заметок-выжимок из него, которые напомнят, о чем нужно рассказать. Все так же читайте текст заранее по несколько раз и пользуйтесь заметками. Поначалу этот процесс может показаться пугающим, но не останавливайтесь и двигайтесь вперед. Со временем он станет более комфортным и естественным. В конце концов вы дойдете до того момента, когда вам вообще не понадобится составлять сценарий: вы сможете выдавать информацию по ходу речи. Конечно, такая практика может занять годы (у меня так и было), но она определенно стоит потраченного времени.
КАК УСКОРИТЬ ПРОЦЕСС?
Если для вашей карьеры важно быстро улучшить устные коммуникации, присоединитесь к организации, которая специализируется на навыках публичных выступлений, например, к Toastmasters.
Наконец, старайтесь смотреть в глаза слушателям всякий раз, когда произносите речь. Я почти всегда выбираю два или три дружелюбных лица, расположенных в разных частях комнаты, и перевожу взгляд от одного к другому. Обычно это люди, которых я знаю, люди, которые улыбаются, или которые хотя бы не выглядят так, будто хотят съесть меня на обед. Это создает иллюзию, что вы оглядываете всю комнату, даже если технически это не так.