4) Обязательство – что я обещаю делать в этой роли? (Регулярное действие для выполнения предназначения зоны ответственности).
Обязательство круга обычно сформулировано на уровне общих верхнеуровневых задач и результатов круга. Например, для круга «Атмосфера и Быт»:
Предназначение круга: В «Точке» есть все для здоровой и продуктовной работы. Наше физическое пространство и его ритуалы меняют наше поведение в пользу «Точки».
Обязательства круга:
• Проектировать пространства для работы, отвечающие нашим ценностям и постоянным изменениям, росту и перегруппировке.
• Обеспечивать сотрудников возможностью нормально питаться, лечиться, тусоваться, заниматься спортом и не сгорать на работе.
• Следить за безопасностью в офисе.
• Создавать условия для неофициального общения, обратной связи, перемешивания, узнавания друг друга.
• Стандартизировать рабочие пространства по всей стране.
• Обеспечивать сотрудников необходимой техникой, рабочими местами, помещениями, средствами связи, программным обеспечением.
• Обеспечивать бесперебойную работу каналов связи, телефонии, интернета во всех регионах, на всех устройствах, у всех сотрудников.
А обязанности на уровне роли сформулированы так, что их можно в таком виде и вносить в свой план дел на день или неделю. Но сначала разберемся, что такое роль.
5) Роль — зона ответственности, предназначение которой реализует конкретный сотрудник.
В ролевой модели самоуправления вся работа по созданию ценности внутреннему и внешнему клиенту производится только ролями (!). Еще раз! Это важно. Всю работу делают роли! Круги и лидеры кругов нужны лишь для того, чтобы организовать работу ролей и помочь им творить!
Одну и ту же роль в компании может выполнять несколько человек. Один и тот же человек в компании может играть несколько ролей.
Примеры описания ролей из круга «Атмосфера и Быт» банка «Точка»:
Роль «Еда и забота»
Предназначение: в «Точке» еда вкуснее, чем в хипстерском кафе.
Обязательства:
• Развивать концепцию питания с фокусом на здоровой и вкусной пище.
• Осуществлять координацию всех процессов организации питания с внутренними и внешними партнерами.
• Контролировать качество сервиса и поставок
• Контролировать соблюдение условий хранения продуктов и сервировки блюд.
• Работать с жалобами и предложениями, связанными с питанием.
• Анализировать спрос и формировать меню.
Роль «Хозяюшка»
Предназначение: Каждый офис – это гостеприимная среда, где люди довольны, сыты и вовлечены в работу.
Обязательства:
• Поддерживать кофепойнты в состоянии чистоты и наполненности продуктами.
• Поддерживать канцелярские пункты в состоянии чистоты и наполненности.
• Регулярно и быстро давать обратную связь на качество продуктов, комплектность поставок.
• Своевременно направлять заболевших партнеров домой и к врачу.
• Информировать хаусмастера о неисправностях общественных зон.
• Контролировать состояние аптечки и своевременное пополнение ее лекарствами.
• Организовывать и сопровождать приемку продуктов и бытовых товаров общего пользования для кофепойнтов и общественных пространств.
6) Домен – за что я отвечаю? Зона моего влияния. (Область, которая находится под исключительным контролем круга или роли).
Закрепление доменов за кругами или ролями помогает сделать полномочия и зоны принятия решений, а также распоряжение различными ресурсами организации прозрачными, понятными и ускорить процесс принятия решения.
Например, если круг «Бренд» управляет всеми видами рекламы организации, то он может закрепить за собой домен «Реклама», чтобы полностью взять на себя ответственность за управление им и показать это остальным кругам.
В качестве домена можно фиксировать такие понятия, как Продукт, Процесс, Правила работы, Сервисы, ИТ-сервисы, Материальная собственность, Область принятия решений, Бюджет и др. Главное – это признак ответственности конкретного круга или роли за домен[61].
7) Политика – правила применения, распределения и направления ресурсов. Ограничения, которыми мы руководствуемся при управлении доменами. Принципиальное описание, что мы делаем и как взаимодействуем вокруг выполнения обязательств, в том числе кросс-функционально – в этом случае политика распространяется на несколько зон ответственности.
Пример политики создания и размещения рекламы:
Никто, кроме членов круга «Бренд», не может создавать и размещать любые виды рекламы «Точки» (наружная, медийная, таргетированная, поисковая, контекстная, посевная и прочее, в том числе сайты, лэндинги) в любых каналах (в интернете, соцсетях, у блогеров, через группы и форумы, на ТВ, радио, городских поверхностях и прочее, за исключением сайтов партнеров, с которыми заключены соглашения в рамках работы круга Новые клиенты) с целью получения лидов потенциальных клиентов, кандидатов на работу или повышения узнаваемости бренда.
Домен: Реклама у круга «Бренд»
Пример политики размещения информации на внешних ресурсах:
Информация, содержащая в себе банковскую тайну, относящаяся к разделу конфиденциальной, или способная причинить вред «Точке», размещенная на Google-диске, Yandex-диске, Trello, а также иных внешних общедоступных ресурсах, должна иметь ограниченный доступ.
8) Метрика – какие показатели помогают нам понять, следуем ли мы предназначению?
Также метрики часто называют показателями, KPI, КПР или КПЭ. В интегральных ролевых моделях все метрики прозрачны, находятся в едином информационном поле и доступны для просмотра всем членам команды.
Далее, на построенную ролевую модель накладывается оперативный и стратегические контуры управления.
9) Проекты развития зоны ответственности – комплекс действий, направленных на качественное улучшение и расширение зоны ответственности или создание новой зоны ответственности.
Если проект влияет на всю организацию, то его принято называть проектом якорного (основного) круга. А если развивает только один или несколько кругов, то его закрепляют за этими кругами.
10) Задача – действие, необходимое для устранения зоны безответственности и закрытия оперативной пустоты.
11) Заявка – мероприятие, назначающее роли в соответствии с обязанностями.
12) Проектная задача – действие, которое выполняет роль в соответствии со своими обязанностями по реализации проекта развития.
13) Цель – поставленная величина показателя метрики, достижение которого к определенному сроку является желательным для зоны ответственности.
Не помешало бы дать определения таким понятиям, как Лидер круга, Представитель круга, Стратегия и др., но мы ограничены пределами одной главы, которая уже и так стала одной из самых больших в этой книге. Поэтому эти и другие определения и примеры мы приведем в отдельной книге «#ТВОЯкратия».
Здесь нам осталось рассмотреть основные принципы, вокруг которых строится интегральная операционная система #ТВОЯкратия. Они сформулированы на основе реальных примеров, принятых в компаниях, которые идут путем настройки самоуправления и внедрения системы #ТВОЯкратия.
7. Некоторые принципы #ТВОЯкратия
Цель #ТВОЯкратия – создать сильную и быструю организацию, которая максимально раскрывает творческий потенциал сотрудников так, что:
• люди, играющие роли, максимум времени посвящают делу, созиданию и творчеству;
• в организации все контуры управления сильные и сбалансированные;
• напряженности быстро находятся и разрешаются;
• организация быстро реагирует и использует новые возможности;
• полномочия прозрачные и сбалансированы: тот, кто отвечает, – тот и принимает решение.
1) Принцип прозрачности. Мы стремимся сделать открытой, прозрачной и актуальной всю информацию:
1. О зонах ответственности друг друга (кто за что отвечает). Описание кругов и ролей. Обязанности каждой роли. Понятные политики. Закрепленные домены. Ясность предназначений.
2. Об оперативных результатах друг друга:
• динамика метрик;
• выполнение чек-листов.
3. Об оперативных планах друг друга:
• приоритеты выполнения задач;
• приоритеты реализации проектов;
• фокус приложения усилий.
4. Мы стараемся создать атмосферу открытости. Любая роль может обсудить свою идею с любой другой ролью, если это пойдет на пользу предназначению организации.
2) Принцип лидерства каждого!
1. Каждый в соответствии со своей ролью делает все, чтобы реализовать предназначение роли наилучшим образом, не нарушая политик компании.
2. Все, что не запрещено политиками, разрешено для наилучшего выполнения предназначения своих ролей.
3. Никто не может дать поручение или приказать, но каждый может обозначить оперативную напряженность. Только играющий роль вправе устанавливать приоритеты своих обязательств.
4. Никто не может приказать или навязать правило или обязанность, но каждый может изменить «синий» контур с помощью законодательной встречи.
5. Играющий роль не может отказаться выполнять установленные в соответствии с предназначением роли обязанности, но может и должен установить приоритет их выполнения и заявить об этом, например на тактической встрече круга.
6. Мы доверяем людям, которые хотят что-то сделать для наилучшей реализации своего и нашего общего предназначения, и стараемся максимально им помочь. Мы верим, что все самое лучшее создается неравнодушными людьми, которые хотят сделать что-то новое, интересное и более эффективное. Мы даем возможность тем, кто хочет что-то сделать для лучшей реализации предназначения организации, – сделать это!