Обратите внимание: в этом плане дня много свободного места, не нужно расписывать по времени все задачи. Благо-
даря этому план без потерь готов изменяться. При появлении нового задания просто допишите его в гибкий список, оцените приоритетность и запустите в работу.
опоздала — не спеши
Рассмотрим такой элемент плана дня, как график жестких встреч, привязанных к конкретному времени.
Как бы ни была непредсказуема жизнь, по тому, пунктуальны вы или нет, люди будут судить о том, насколько организованно и ответственно вы будете выполнять в дальнейшем свои обязательства. Во избежание опозданий при планировании встреч обязательно закладывайте резервы времени на дорогу (особенно актуально в больших городах — нужен дополнительный резерв на пробки); на второстепенные дела (вошла в приемную, подготовилась, посмотрела в зеркало), на организационные нестыковки (бабушка на вахте, вписывающая ваши паспортные данные в книгу, не пропускает через вертушку, путаница в переулках или адресах).
Многие не умеют реально оценивать ситуацию и время на решение тех или иных задач. Человеку кажется, что он справится за три дня, а уходит неделя. Часто время со среды до понедельника оценивается в шесть дней, на самом же деле в распоряжении только два с половиной рабочих дня. Хуже всего русский человек ориентируется в затратах времени на второстепенные дела — вообще не отводит на них ни минуты. Здесь как раз уместен принцип: умножь бюджет проекта на два, длительность на три, и получишь реальные цифры. Аналогично поступайте при планировании встреч. К первоначальным оценкам времени прибавляйте еще хотя бы 20 % . Всегда закладывать резервы — принцип очень простой, но редко используемый на практике. Об этом говорит и очередной рецепт успеха системы тайм-менеджмента: не планировать более 60 % рабочего дня, оставляя 40 % времени в качестве
резерва. Например, в одной из московских компаний этот принцип реализовали следующим образом.
После каждых двух часов запланированных встреч была так называемая зеленая зона, на которую секретари ничего не планируют. В это время у сотрудников есть возможность просмотреть бизнес-планы или навести порядок на столе. В результате, если у кого-то затянулась встреча, самое худшее, что может произойти, — сдвинется следующая встреча, а дальше удар брала на себя зеленая зона. Менеджеры и руководители отделов были очень довольны: большинство деловых встреч начиналось вовремя, появилось время на обед и накапливающиеся мелкие дела.
точность — вежливость королев
В любом деле главное — не просто прибыть на встречу, а сделать это вовремя. Вы — королева своей жизни, поэтому должны отличаться точностью и пунктуальностью. Никогда не позволяйте себе приходить на встречу в последнюю минуту. Однако часто случается, что кто-то приходит за полчаса до встречи, а потом еще ожидает контрагента. Давайте рассмотрим типичные варианты прихода.
Вовремя: вы приходите на 5-10 минут раньше начала встречи. У вас есть время спокойно раздеться, выпить чаю в приемной и собраться с мыслями. Этот режим с незнакомыми людьми, особенно более нужными вам, чем вы им, лучше применять по умолчанию. Естественно, полезно иметь заранее заготовленный наполнитель времени ожидания — книгу или список исходящих несрочных телефонных звонков. Если в силу непредвиденных обстоятельств вы слегка опоздаете, то вряд ли заставите человека ожидать вас более пяти минут, что приемлемо.
Академическое опоздание — до 15 минут. Нормально при встрече со знакомыми и коллегами, но только если встречаются два-три человека; если больше, такое опоздание некорректно.
Гибкий процесс: если предстоит коллективная встреча, во время которой кто-то может подключаться, кто-то — на время покидать ее, то регламент довольно гибкий,
Форс-мажорные обстоятельства
Рассчитывайте не столько на свои планы и ожидания, сколько на то, что ситуация, а с ней и планы, может измениться.
Например, вам сказали: "Подъезжайте в такое-то время по такому-то адресу, мой мобильный такой-то". Вы подъехали, никто из прохожих не -знает, где находится улица Цветочная, карту города вы забыли в офисе, мобильный вашего контрагента недоступен, а узнать номер офисного вам не пришло в голову.
Во избежание подобных ситуаций запасайтесь не только информацией, необходимой для осуществления планов, но и дополнительной, которая поможет, если что-то изменится.
Обязательно позвоните за несколько часов до начала и подтвердите встречу, в случае форс-мажора позвоните и сообщите, что можете задержаться, Затраты времени на такую перестраховку— пара минут, а вам они помогут сэкономить много сил и времени. Такими действиями вы также подкрепляете свой имидж человека ответственного, пунктуального и исключительно внимательно относящегося ко всем договоренностям и обязательствам.
Вот контрольный список, которым я настоятельно рекомендую пользоваться при планировании встреч.
Карта города — если приходится брать ее с собой из машины в офис и обратно, заведите запасной экземпляр.
Расчет времени на дорогу с учетом резервов (пробки, неожиданно опустевший бак и т. д.). Эту информацию желательно сохранять в письменном виде для возможного последующего использования вами или вашими коллегами.
Вопросы контрагенту — все номера телефонов (его рабочий и мобильный, общий офисный, секретаря, заместителя);
есть ли контрольно-пропускной режим; как найти здание (если адрес сложный) и офис внутри его.
Не менее полезным будет не только добывать такую информацию, но и хранить ее. При подготовке ко второй встрече с клиентом эти записи окажут неоценимую услугу.
Творчество и самодисциплина совместимы
Наш человек может много работать, но, как ни странно, уровень производительности труда оставляет желать лучшего. По данным исследований, в России показатель выработки продукции на один человеко-час составляет 26,5 % от уровня США. Причина скорее в несобранности и лени, чем в нехватке времени, ведь в американских сутках тоже 24 часа.
Некоторые утверждают, что русский человек — натура творческая, а тайм-менеджмент — слишком прямая система, которая сама по себе отнимает много времени и убивает в человеке творческое начало. Некоторые психологи говорят, что система обязательных действий, сформированная в виде плана, слишком сложна и непривычна для нашего человека — русскому творческому характеру не свойственна самодисциплина. В качестве примера строгой самоорганизации могу привести творческих русских людей. Так, Чайковский жестко организовывал свой день: при любых обстоятельствах писал музыку с б до 12 утра. Еще пример — Пушкин: если посмотреть черновики "Истории Пугачевского бунта", весь процесс работы детально расписан, выделено конкретное количество часов на каждую главу. Творческий —не значит неорганизованный. Можно привести рабочий день Александра Суворова — человека яркого, известного и достигшего многого в жизни:
3:30 — подъем, гимнастика;
04:30-8:00 — работа;
08:00-12:00 — обед с гостями;
12:00-17:00 — сон (Суворов засыпал мгновенно); 18:00-19:30 — ужин с гостями; 19:30-23:00 — работа;
23:00-3:30 —сон.
Как видите, работал он только утром и вечером — всего семь часов в сутки, сон отнимал у Суворова 9,5 часа. При этом он успевал уделить время окружающим.
Есть мнение, что человек западной культуры действует последовательно, пошагово, а русский выполняет сразу несколько действий. Однако одно другому не мешает. Можно составить список приоритетов, а 40 % дня оставить на непредвиденные дела. Пожалуйста, пусть структура планирования будет многовекторной, а система трудового дня — гибкой. Например, таковая будет уместна в работе менеджера, многие задачи которого привязаны не к времени, а к удобному моменту. При гибком планировании менеджер должен в течение дня ловить эти моменты. Например, встретив в коридоре генерального директора, можно быстро решить задачу, на которую ушло бы несколько месяцев. Существуют также удобные моменты мест. Допустим, у вас появляется возможность решить конкретные вопросы, оказавшись в региональном филиале или на совещании: если у вас есть список таких дел, привязанных к конкретным людям и местам, и вы его регулярно просматриваете, то при возникновении нужных обстоятельств вы обязательно ими воспользуетесь. Эта методика называется контекстным планированием.
Тот "факт", что русские не способны к самодисциплине — это просто поиск оправдания. Например, многие говорят: "Для моей работы тайм-менеджмент не подходит. У меня все время звонки и посетители. Сама планировать свое рабочее время я не могу". Это ошибочное мнение. Все рабочее время никогда не планируется, даже в Америке, но какую-то его часть можно расписать при любой работе. Наш народ рассуждает: мы такие восточные, креативные. На самом деле все креативные, и американцы тоже. Почему тогда они первые,
5-16
а мы — 125-е? Самоорганизация необходима любому человеку в любой стране, другое дело, что ее не стоит доводить до крайности. Контекстное планирование изначально более гибкое, ориентированное на изменения обстановки. Оно дает возможность учесть неожиданности. Детально разработана система самомотивации, поскольку отечественному характеру сложно преодолевать себя и приниматься за неприятные, но необходимые задачи. Нужно только определить, какой тип тайм-менеджмента вам больше подходит: активный или реактивный.
При активном тайм-менеджменте сотрудник может самостоятельно планировать основную часть своего времени. Как уже говорилось, в этом случае нужно составлять список дел и задач примерно на 60 % рабочего времени (при восьмичасовом рабочем дне это примерно четыре с половиной или пять часов). На форс-мажорные обстоятельства, непредвиденные звонки и визиты необходимо оставить не менее 20 % времени (примерно полтора часа). Остальное время (также 20 %) отводится на получение новой информации, обучение и развитие. Это время может использоваться ежедневно или накапли