Хронометраж как персональная система учета времени
Уважайте текущий час и сегодняшний день! Уважайте каждую отдельную минуту, ибо умрет она и никогда не повторится.
2.1. Время как невосполнимый ресурс
Единственный ресурс, которым обладают все люди без исключения, – время. Перед ним все равны: банкиры и домохозяйки, студенты и менеджеры. Каждому отпущено 24 часа в сутки. Разница только в том, как это время используется.
Многие умные, талантливые люди так и не реализовали свои проекты и идеи, ничего не добились в жизни по одной простой причине: они не умели рационально использовать имеющееся в их распоряжении время. Успешный человек – это человек, умеющий распоряжаться временем. Успешен тот, кто успевает. Успевать – значит делать вовремя, а то, «что сделано несвоевременно, сделано понапрасну» (Ф. Бэкон).
Каждый из вас может назвать успешных, высокоорганизованных, эффективных людей, многое успевающих и достигших значительных результатов. Одним из них был Бенджамин Франклин.
Бенджамин Франклин – известный американский ученый, изобретатель, писатель, философ и государственный деятель. В течение 20 лет Франклин издавал «Пенсильванскую газету» и почти 30 лет – литературный журнал «Альманах бедного Ричарда». Он открыл первую в США публичную библиотеку, создал Американское философское общество и основал Пенсильванский университет. Заинтересовавшись физикой, Франклин самостоятельно прошел путь ученого с мировым именем, сделал важнейшие открытия в области электричества и обосновал теорию кораблестроения. Кроме того, Франклин – один из наиболее видных политических деятелей Америки. Он был одним из авторов Декларации независимости США, и под ней стоит его подпись. Чтобы успевать заниматься всеми этими делами сразу, Франклин изобрел свою систему управления временем, которая позволила ему действовать в несколько раз эффективнее обычного человека.
Эту систему можно представить в виде пирамиды (рис. 2.1).
Фундаментом этой пирамиды служат жизненные ценности человека, а вершиной – ежедневные планы, дела и задачи. Все ступени пирамиды взаимосвязаны между собой и влияют друг на друга. По мере подъема человека к вершине стоящая перед ним глобальная задача дробится на подзадачи, которые в свою очередь делятся на еще более мелкие части. Процесс применения этой системы похож на строительство пирамиды, а материалом для ее возведения служит время (годы, дни, часы).
При этом нужно помнить, что это ресурс невосполнимый. Украденный час, в отличие от денег, вам никто не вернет.
Все у нас, о Луцилий, чужое, одно лишь время – наша собственность. Только время, ускользающее и текучее, дала нам во владение природа, но и его кто хочет, тот и отнимет.
Что же отнимает наше время? Куда утекают драгоценные минуты, складываясь в часы, дни, годы?
Создание персональной системы учета времени позволяет оптимизировать его непродуктивные расходы на различные процессы деятельности. Для этого необходимо не только иметь представление о ресурсах времени, но и знать, какие действия отнимают время, являются его поглотителями. Рассмотрим этот вопрос подробнее.
2.2. Поглотители времени. Способы минимизации неэффективных расходов времени
В процессе работы человек часто отвлекается от основного занятия на другие дела. Таким образом происходит поглощение времени.
Менеджера, работающего в офисе, отрывают от дела в среднем один раз в восемь минут. Из-за этого только на мелкие отвлечения уходит до двух часов в день. Только представьте: два часа в день пропадают безвозвратно!
А сколько бесценного времени тратится на просмотр электронной почты, телефонные звонки, обсуждение разных вопросов? Все эти факторы могут быть отнесены к поглотителям времени (рис. 2.2а).
Однако при объединении работы в блоке происходит минимизация переключений исполнителя, за счет чего высвобождается дополнительный ресурс времени (рис. 2.2б).
Растраты времени выражаются в самой разнообразной форме. Работа систематически не начинается вовремя. Рабочие уходят со службы до гудка. Назначенные собрания и совещания открываются на час-полтора позже срока. Мы наблюдаем бесконечные ожидания, бездейственные, раздражающие…
Часть этих растрат времени объясняется тем, что все происходит не вовремя: опоздал служащий, не пришел к сроку докладчик, задержался кассир… Чаще всего растрата времени в очередях и ожиданиях зависит от неправильности самой системы. Здесь борьба за время сталкивается с основными организационными проблемами.
Докладчик опоздал, потому что на него возложено множество различных заданий, – беда в совместительстве.
Очереди в финотделе объясняются неправильной системой распределения работы.
Невозможность скоро добиться справки связана с доисторическим хаосом нашего делопроизводства, ценящего не суть дела, а лишь исходящий номер.
Поглотители времени – неэффективно организованные процессы, ведущие к его потерям.
Человек может принимать в этих процессах активное или пассивное участие.
Вот примерный список поглотителей времени, расхищающих ценный строительный материал нашей жизни. Прочитайте его внимательно. Где-то среди пунктов этого списка может отыскаться и та причина, по которой вам иногда так отчаянно не хватает времени.
Поглотители времени:
1. нечеткая постановка цели;
2. отсутствие приоритетов в делах;
3. попытки слишком много сделать за один раз;
4. отсутствие представления о предстоящих задачах;
5. плохое планирование дня;
6. заваленный письменный стол;
7. Интернет, компьютерные игры, чаты, форумы;
8. дорога;
9. недостаток мотивации;
10. телефонные звонки, отрывающие от дела;
11. поиски записей, адресов, телефонов;
12. недостаток кооперации;
13. незапланированные посетители;
14. неспособность сказать «нет»;
15. неполная или запоздалая информация;
16. отсутствие самодисциплины (частые перекуры, перерывы на кофе);
17. неумение довести дело до конца;
18. отвлечение на внешние факторы;
19. затяжные совещания, собрания;
20. недостаточная подготовка к беседам, переговорам, встречам;
21. телевизор, просмотр видео– и DVD-фильмов;
22. болтовня на частные темы;
23. излишняя коммуникабельность;
24. чрезмерное количество деловых записей;
25. синдром откладывания;
26. желание знать все факты;
27. длительное ожидание (очереди);
28. спешка, нетерпение;
29. слишком редкое делегирование (решаю сам дела, которые могут сделать другие);
30. недостаточный контроль за делегированием;
31. нечеткая обратная связь или ее отсутствие.
Особенность поглотителей времени в том, что они различны для разных людей. У каждого есть свой индивидуальный «джентльменский» набор любимых поглотителей – таких милых и безобидных до того момента, пока мы не подсчитаем, во что обходится их содержание.
Времени не хватает всем, даже бездельникам. Даже тем, кто забивает «козла» или часами подряд смотрит телевизор.
Вместе с тем никто серьезно не учитывает расход времени. О зарплате за прошлый год мы можем сказать с точностью до рубля. Но кто может сказать, сколько часов в прошлом году он потратил на творческую работу, на чтение, а сколько часов было потеряно и почему, сколько часов «съели» телевизор, дорога?[16]
Оптимизация расходов времени. Борьба с поглотителями
Рассмотрим организацию деятельности по минимизации расходов времени на примере одного из самых часто упоминаемых поглотителей – времени, затрачиваемого на дорогу. Как часто бывает обидно тратить на то, чтобы добраться до нужного места, полтора-два часа, когда решение самого вопроса, ради которого приехал, занимает от трех до пяти минут. Расходы времени несоотносимые, как бы мы себя ни убеждали в важности и необходимости этой поездки: ради трех-пяти минут результативного действия теряются безвозвратно полтора-два часа. Можно ли оптимизировать эти расходы, сделать путь из одного пункта в другой максимально полезным? Один из вариантов решения этой проблемы, позволяющий осуществить перемещение и эффективно использовать время на дорогу, строится на применении простых правил:
• тщательная подготовка к поездке;
• оптимальный выбор времени, маршрута и типа транспорта;
• наполнение дороги полезным содержанием (почитать любимую книжку или конспект лекции, послушать любимую музыку, аудиокнигу, урок английского языка и т. д.).
Следуя этим правилам, нужно помнить, что каждое ваше действие должно приносить выгоду. Для определения пользы мероприятия задайте себе два вопроса:
1. «оптимизируя время на дорогу, какую выгоду получаю именно я?»;
2. «с помощью каких инструментов я могу этого достичь?»
Ответы на эти вопросы помогут найти решение проблемы.
Прежде чем начать готовиться к самой поездке, следует учесть несколько важных аспектов.
• Нужно сократить до оптимума число перемещений. Определяя лучшее количество поездок, следует помнить о принципе «золотой середины»: речь идет об оптимизации, а не о минимизации перемещений. Если поездки неизбежны, в ваших силах самостоятельно определить их время, вид транспорта и маршрут передвижения. Комбинирование этих трех составляющих дает возможность выбрать наилучший на данный момент вариант. Хороший способ оптимизации расходов времени на дорогу – определить «выездные» дни.
Совершать все необходимые поездки в четверг – такой принцип часто используется в компаниях, где у менеджеров есть определенные дни, на которые назначаются все разъезды.
Вот что говорит по этому поводу Андрей Блинков, один из участников ТМ-сообщества: «Когда я так поступил, то получил очень интересный результат. Необходимость в некоторых поездках вообще отпала. Остальное было сделано за З ч. в пятницу вместо 5–7 ч. в обычные дни недели»[17].
Экономия времени – от двух до четырех часов. А это достаточный резерв для решения многих задач.
• Нужно испытывать уверенность в том, что мероприятия, ради которых совершаются поездки, будут использованы «на все сто».
Активно применяйте следующие принципы:
• по возможности предварительно договаривайтесь о встрече по телефону;
• старайтесь решать большинство вопросов по телефону или электронной почте;
• планируйте большинство встреч в офисе, без выездов (этот подход актуален для менеджеров);
• делегируйте выездные мероприятия службам доставки, курьерским службам и т. д.;
• координируйте свои перемещения с коллегами, друзьями, родными. Принцип прост, но максимально эффективен. Согласовывайте предполагаемые поездки: если кому-то по пути и он может решить ваш вопрос заодно со своим, поручите ему эту задачу.
• Время в пути должно приносить дополнительную выгоду, не связанную с целью перемещения. Принцип «вторичной выгоды» осуществляется за счет «наполненности» времени перемещения полезными процессами, не связанными с мероприятием, ради которого совершается поездка.
Слушать аудиокниги, музыкальные записи, кассеты с уроками английского языка, читать журнал, серьезную книгу, конспект лекций или решать кроссворды, играть в шахматы, делать исходящие звонки, проверять свои SMS[18].
Это – сознательное содержание. Все зависит от того, каков ваш внутренний настрой на путь: это будет отдых («прогулка»), целенаправленное движение («маршрут»), спешка («галоп») или что-то другое. Определить типичные для себя состояния в движении и возможность их использования каждый может сам, нужно лишь сфокусироваться на этом.
Если человек способен уйти в себя на время долгой поездки, он преодолевает и пространство, и время, а если он может только пялиться в окно и зевать от скуки, он вынужден пережить каждую минуту и каждый километр пути.
• Введите коэффициент «Польза перемещения», представляющий собой среднюю составляющую ответов на два вопроса: «Такая поездка действительно целесообразна именно сейчас или это прихоть момента?» и «Готов ли ты заплатить невосполнимым временем своей жизни за ту пользу, которую получишь от выездного мероприятия?». Введение и применение подобного коэффициента обеспечивают осознанный подход к проблеме, что позволяет решить ее более качественно за меньший промежуток времени. Следующий ряд советов касается использования времени так называемого вынужденного ожидания в бесконечных пробках, очередях, самолетах, поездах, метро. Ожидание – один из самых распространенных поглотителей времени, с которым можно справиться, если следовать нехитрым, но эффективно работающим правилам и рекомендациям. Некоторые из них приводит на страницах своей статьи Дмитрий Витер, делясь своим опытом борьбы с поглотителями времени.
По роду занятий мне часто приходится получать многостраничные документы, обязательные для прочтения (руководства, процедуры, объявления и т. д.).
Читать их на работе у меня получается плохо. Обычно я распечатываю подобные документы, скрепляю их степлером (никаких скрепок!) и кладу в портфель.
Когда я попадаю в ситуацию вынужденного ожидания, я достаю из портфеля такой документ и читаю его. После прочтения документ рвется на части и выбрасывается. (Обязательным примечанием в таком случае является осторожное обращение с конфиденциальными документами.)
Если вы добираетесь на работу на метро – не упустите возможность с пользой потратить эти ежедневные 1,5–2 ч. Конечно, ваши возможности в подземке в час пик ограничены, но удержать в руках книгу небольшого формата, заранее распечатанный документ или палм-наладонник вполне возможно. В какой-то момент я осознал, что читаю книги практически только в метро.
Если у вас есть лаптоп, берите его с собой. Львиную долю входящей электронной почты я читаю, находясь именно в режиме ожидания. Отличным вложением средств является дополнительная батарея для лаптопа – она удвоит полезное время вашей поездки.
Примером эффективного использования такого времени может служить само написание этой статьи. Она писалась в поездах. В самолетах. В метро. Первый черновик был сделан в маршрутке. Не потому, что у меня «не было времени» заняться этим в более комфортной обстановке. Мне так удобнее. Это проще, чем пытаться выделять «каждый день по часу за письменным столом», что, как правило, нереализуемо. (Эти строки я пишу в поезде Киев – Минск. Мой попутчик, аудитор из Deloitte & Touche, тоже стучит что-то на лаптопе. Молодец!)[19]
Итак, любой процесс неэффективного использования времени может быть изменен с помощью создания системы определенных правил и принципов, оптимизирующих деятельность и позволяющих извлекать дополнительные резервы времени. Кроме того, подобная работа способствует более осознанному отношению к собственной жизни – вырабатывает навык, необходимый каждому успешному современному человеку: выделять неэффективные процессы и уметь их улучшать.