На основе данных, полученных с помощью хронометража, можно продумывать и выстраивать систему мер по устранению потерь времени и, следовательно, повышать свою личную эффективность.
Отмечать принадлежность конкретного дела к той или иной категории можно непосредственно при записи этого дела в течение дня, но, как правило, бывает удобнее отложить такой анализ на вечер, выделив специальное время для просмотра дневных записей.
При этом можно пользоваться электронными таблицами MS Excel для автоматического вычисления показателей и отслеживания их динамики за несколько дней. Анализируя ход дня, напротив каждого дела вы отмечаете буквами, галочками или карандашами разного цвета его принадлежность к тому или иному классу. Рядом можно добавлять свои комментарии. Здесь необходима личная включенность: каждая запись должна наводить на мысли о способах повышения эффективности, о том, какие меры можно предпринять для устранения временных потерь. Рассмотрим подробнее некоторые критерии классификации расходов времени.
Показатели, отражающие расходы времени на работы заданного типа
Сначала мы должны определить, какие параметры выполнения работ нам хотелось бы отследить, и сгруппировать их по определенным общим признакам.
Одна из самых древних классификаций такого рода была предложена древнеримским философом Луцием Сенекой, советовавшим делить время на:
• хорошо потраченное;
• дурно потраченное;
• потраченное на безделье.
С. В. Козловский[26] предлагает делить работы на следующие типы:
• основные (затраты времени на них хотелось бы увеличить);
• навязанные (затраты хотелось бы уменьшить);
• нейтральные (затраты хотелось бы сохранить неизменными).
Подобную классификацию можно применить к совершенно различным вопросам, на которые вы хотели бы получить ответы с помощью анализа.
Вы хотите отследить расходы времени на написание дипломной работы. Тогда классификация будет выглядеть так: «дело (задача, работа) относится/не относится к дипломному проекту». Другой пример такого показателя связан с поглотителями времени и может выглядеть так: «дело (задача, работа) относится/не относится к поглотителю “дорога”». Во всех случаях вы выделяете некий интересующий вас тип расходов времени и начинаете фиксировать соответствующий ему показатель. При этом уместно применить технику сокращенного хронометража[27].
Показатели качества для всех типов классификации формируются одним и тем же способом: суммируются все затраты времени по соответствующей категории (например, все «основные» затраты времени, которые относятся к дипломному проекту), что дает абсолютный показатель. Если эту сумму поделить на время «брутто», получится относительный показатель (например, доля расходов времени на дипломную работу в общей структуре расходов). И те и другие показатели дают максимум информации при отслеживании их в динамике. Например, как изменялась в течение недели длительность ежедневного изучения иностранного языка после введения правил: «Выучивать в день по 10 новых слов» и «Никакого телевизора, пока не сделаю три упражнения на грамматическое правило».
Абсолютные показатели удобны для решения задач максимизации или минимизации – например, расходы времени на бесполезные телефонные разговоры хотелось бы свести к нулю. Относительные показатели оптимальны для решения задач гармонизации – например, на проекты А и Б хотелось бы уделять по крайней мере по 20 % всего рабочего времени, а на проект В – хотя бы 10 %. Для того же могут служить и усредненные за период абсолютные показатели; например, «В течение этой недели в среднем за сутки 8 ч. 20 мин. тратилось на сон» – более компактный и полезный показатель, чем выстроенные в ряд семь абсолютных показателей длительности сна, из которых он получен.
Показатели, отражающие качество организации труда
Самые важные аспекты, отличающие ваш подход к управлению собственным временем, могут быть выражены в ответах на четыре вопроса:
1. Была ли необходимость выполнять работу самому?
2. Были ли оправданны затраты времени?
3. Было ли целесообразным выполнение работы?
4. Был ли сознательно определен временнόй интервал для выполнения работы?
Затем на основе этих аспектов можно сформулировать соответствующие критерии:
1. делегирование;
2. техника личной работы;
3. целеполагание, самоорганизация;
4. планирование.
Для каждого критерия формируется относительный показатель (доля расходов времени в общей структуре расходов).
Данный способ оценки был предложен директором Института рационального использования времени в Гейдельберге Лотаром Зайвертом, который считает, что необходимо обращать внимание на те показатели, которые превышают 10 %, и вносить изменения в организацию соответствующего направления в системе личной работы.
Следует отметить, что под сознательностью определения временнόго интервала (четвертый вопрос) могут подразумеваться два различных показателя, отвечающих за разные действия при планировании:
• определение предположительной длительности работы – полезно для выработки навыка точного бюджетирования времени;
• назначение времени выполнения работы. В соответствии с методикой гибкого подхода к планированию здесь имеется в виду не точное время исполнения данного вида работы (16.00), а наличие удобного момента, благоприятного для ее совершения[28]. В этом значении вопрос формулируется так: «Был ли момент времени, в который совершена данная работа, оптимальным для нее?» (Сознательность сохраняется, скованность жестким планом исчезает.)
Рассмотрим на конкретном примере, как влияет введение определенной классификации на оптимизацию расходов времени (в данном случае – на дорогу), а в конечном итоге – на повышение личной эффективности.
Для того чтобы оптимизировать время на дорогу, была построена его классификация, которая включала пешую ходьбу, несколько видов чтения и бесполезные расходы времени (на сборы и т. п.). Виды чтения различались по «качеству»: в свободном транспорте – самое лучшее и «умное», в переполненном – более простое, и т. п. (рис. 2.5).
Благодаря классификации были внесены достаточно серьезные изменения в логистику перемещений, повысившие полезность использования времени. Например, оказалось, что при поездках с одной учебы на другую лучше не заезжать домой. Вроде бы общее дорожное время увеличивается, но резко улучшается его качество: меньше ходьбы и одеваний-раздеваний (плюс всяких «до выхода из дома все равно всего полчаса, работать смысла нет»), больше чтения высокого качества или основной работы (вместо заезда домой можно, например, засесть где-нибудь в универе и спокойно переписать пропущенную лекцию).
Главный результат этих изысканий – в голове сформировался «персональный отдел логистики», входящий в общую структуру личного ЗАО. С тех студенческих лет я ни разу не проводил глубокий хронометраж дорожного времени, но «отдел логистики» при планировании любых встреч и поездок автоматически просчитывает оптимальные маршруты, причем оптимальные не только по времени, но и по полезности его наполнения. Кстати, эти оптимальные маршруты часто не совпадают с «самоочевидными».
2.5. Типичные затруднения ведения хронометража и способы их преодоления
«Это трудоемкий процесс… Лень… Забываю…» – типичные проблемы. Задача первых недель ведения хронометража – создать «фотографию» своего дня, посмотреть на себя в зеркало. А это не всегда бывает приятно: отражение не радует. Самый простой выход видится в одном – прекратить вести хронометраж. И оправдания находятся. Но от того, что вы отвернетесь от зеркала, ваш реальный облик не изменится. Приходится принимать непростое решение: оставить все как есть (а это уже будет нелегко, ведь вы видели реальное положение вещей) или пойти по пути изменений себя, своей деятельности, своей жизни.
Кто-то скажет: «Это жесткая система, подробный учет – не для меня».
Система жестока: она заставляет вести правдивый учет. Приписать лишнее – значит признать свою малую мощность: ушло много времени на небольшую работу – от тупости, что ли? Убивать часы – значит зафиксировать лень или плохую организованность: куда пропало время?..
Система… щедра. Она, например, приучает использовать паузы в любых внешних обстоятельствах, чтобы обдумать дежурные проблемы. Даже книг не надо носить с собой. И нет ощущения скуки, долго тянущегося ожидания.
Или: «Теперь всю жизнь нужно вести учет каждого своего шага? Это невозможно».
Вероятно, для многих будет достаточно вести такую хронокарту несколько недель, так как в течение этого времени уже можно будет достигнуть большого успеха в смысле самого контроля над временем и правильного распределения времени.
Быть может, время от времени придется снова прибегать к хронокартам, чтобы не давать налаженной работе разлаживаться. Установление же хронокарты в качестве постоянной меры я считаю излишним.
Возможна и такая реакция: «Слишком сложно, запутанно: очень много разных показателей, коэффициентов – за всем не уследишь».
Наиболее простой способ «облегчения» системы без существенных потерь качества автор статьи подсмотрел у одного тренера по легкой атлетике.
Тренер советовал своим ученикам следующий режим: раз в квартал устраивать «дисциплинарную неделю», с питанием по всей строгости норм, полноценными тренировками и т. д. В остальное время – минимум ограничений на питание и небольшое количество нагрузок для «поддержания тонуса».
Таким образом, «дисциплинарные недели» помогали поддерживать нужную форму, при этом не требуя слишком больших усилий. Так и в хронометраже – применение значительного количества показателей полезно только в определенных ситуациях:
• в течение «предпроектного обследования»;
• во время периодических «дисциплинарных недель»;
• после существенных изменений в характере деятельности.
В первые одну-две недели «предпроектного обследования» используется минимум коэффициентов, так как главная задача – выработка «чувства эффективности» вообще. Дальнейшие три-четыре недели – наращивание количества коэффициентов до максимума, усиление, углубление, дифференциация «чувства эффективности». Далее можно постепенно облегчать систему, отказываясь от отдельных коэффициентов. Критерий для отказа от коэффициентов дает «шкала обучения».
Неосознанное незнание. Вы не знали, что можете посмотреть на свою деятельность с помощью показателя «расходы времени на ненужные телефонные разговоры».
Осознанное незнание. Узнали, что можете посмотреть, но еще не посмотрели.
Осознанное знание. Посмотрели; узнали, какой процент рабочего времени тратится на эти разговоры.
Неосознанное знание. Перестали учитывать расходы времени на разговоры, но безошибочно чувствуете, когда разговор становится неэффективным.
Таким образом, надобность в каком-либо показателе отпадает, когда он создает свой «участок» в «вестибулярном аппарате», автоматически отслеживающем эффективность. При этом «дисциплинарные недели» служат для поддержания «вестибулярного аппарата» в состоянии боеготовности.
Применение усиленного хронометража после существенных изменений в характере деятельности бывает полезно, чтобы выявить появившиеся новые резервы времени, новые поглотители и т. д. Проще говоря, тщательно смотреться в зеркало бывает нужно как периодически, так и после существенных изменений обстановки, например, при приходе с улицы в помещение. Хронометраж – тоже своего рода зеркало, и к нему также применимо это правило.
Основные выводы
Хронометраж как основа управления личным временем, применяемая не только для сбора информации для планирования, но и как инструмент повышения личной эффективности, дает ряд важных преимуществ:
• позволяет повысить личную эффективность практически без затрат усилий;
• вырабатывает привычку внимательного, осознанного отношения к своим повседневным задачам и делам, а в целом – к собственной жизни;
• не требует жесткого структурирования, планирования, «раскладывания по полочкам»;
• вырабатывает «эффективность мышления», что позволяет продуктивно действовать в непредсказуемой обстановке, быстро принимать решения и гибко реагировать на непредвиденные изменения ситуации и внешних обстоятельств;
• способствует выработке независимости в суждениях; позволяет выработать умение оценивать результаты чужой работы, видеть истинный труд, вложенный в них.
Основная идея хронометража может быть кратко сформулирована в одной фразе: «Хочешь управлять – измерь».
Учет времени позволяет сравнить эффективность разных способов выполнения одной и той же работы и ориентироваться в дальнейшем на наиболее эффективные из них. Из года в год потери времени сокращаются, планирование становится точнее, работа – продуктивнее[29].
Контрольные вопросы
1. Что называется поглотителями времени в тайм-менеджменте?
2. Что такое хронометраж?
3. Сколько шагов техники полного хронометража вы знаете?
4. Что может быть использовано в качестве ключевых показателей при применении техники хронометража?
5. Что такое время «нетто»? Как рассчитать количество времени, израсходованного непродуктивно?
6. Что такое время «брутто»? Как рассчитать количество рационально использованного времени?
7. Какие классификации расходов времени вы знаете?
8. Как можно оптимизировать время, затрачиваемое на дорогу? Приведите примеры.
9. В чем основные трудности ведения хронометража и как их можно преодолеть?
10. Как одной фразой можно выразить суть, основную идею хронометража?
Практические задания
Задание 1.Прочитайте внимательно список основных поглотителей времени, приведенный в начале главы. Выпишите в таблицу свои основные поглотители.
Выполните задание.
1. Запишите во вторую колонку причины, которые влияют на потерю времени.
2. Продумайте шаги по рационализации своих расходов времени: что вы реально можете сделать в каждом конкретном случае?
3. Запишите все шаги в третью колонку.
4. Проанализируйте полученные данные по всем поглотителям: есть ли общее, что их объединяет? Есть ли одинаковые способы и меры устранения лишних затрат времени?
Задание 2.Прочитайте приведенные ниже данные полного хронометража времени студента.
Анализ поглотителей времени студента
Выполните задания.
1. Проанализируйте «фотографию дня» студента.
2. Подсчитайте количество времени, потраченного эффективно. Используйте формулу расчета «коэффициента полезного действия».
3. Выявите основные поглотители времени. Подсчитайте общее количество времени, «съеденного» поглотителями. Используйте формулу подсчета непродуктивных расходов времени.
4. Предложите свои улучшения по организации деятельности студента.
5. Подсчитайте выигрыш времени от этих улучшений.
Задание 3.В течение четырех дней проведите полный хронометраж своего времени. Данные записывайте, используя любой из способов фиксации расходов времени, относящихся к технике полного хронометража. Проанализируйте полученные данные:
1. выявите свои поглотители;
2. используя формулу подсчета непродуктивных расходов времени, подсчитайте, сколько времени в день «съели» поглотители;
3. используя формулу расчета «коэффициента полезного действия», подсчитайте, сколько времени вы потратили с пользой, эффективно.
Запишите полученные результаты. Подумайте, как вы можете оптимизировать свои расходы времени? Запишите.
Задание 4.Выделите два ключевых показателя из списка дел, который вы составили в ходе выполнения предыдущего упражнения. Используя технику сокращенного хронометража, проследите за динамикой изменений этих показателей в течение недели с помощью совмещенного графика динамики показателей. Запишите результаты своих наблюдений.
Задание 5.Переформулируйте цели, записанные в левой колонке таблицы, в ключевые показатели хронометража. Запишите получившиеся варианты в правую колонку.