Уходя в отставку, министры внутренних дел уничтожали доказательства слежки за коллегами и подчиненными. Тайна раскрывалась в том случае, если министров настигала внезапная смерть в результате покушения террористов. Когда директор Департамента полиции А.А. Лопухин вошел в кабинет только что убитого Плеве, он обнаружил пакет своих собственных писем. Большинство их было перлюстрировано, но имелось и два оригинала, которые так и не дошли до адресата. Лопухин предположил, что Плеве задержал эти письма, «по всей вероятности, потому, что в них я, как потом оказалось, безошибочно и в отношении сущности и характера, и в отношении срока доказывал близость революции и неизбежность свержения самодержавия».
По воспоминаниям товарища министра С.Е. Крыжановского, ему с большим трудом удалось предотвратить неприятный инцидент во время разбора бумаг в кабинете покойного П.А. Столыпина. При этом присутствовали родственники Столыпина, которые могли обнаружить, что один из ящиков стола набит выписками из их писем, адресованных друзьям и знакомым. Крыжановский сделал вид, что в этом ящике находились секретные государственные бумаги, на которые нельзя взглянуть даже одним глазом.
Подавляющая часть вскрытой корреспонденции использовалась для полицейских целей. В то же время перлюстрация служила важным подспорьем в разведывательной и контрразведывательной работе. Дипломатическая переписка шла по особым каналам, однако консулы направляли свои письма обычной почтой. Кожаные портфели со свинцовыми пломбами, которые увозили из посольств курьеры, также попадали в руки перлюстраторов, ибо, как говорили в Департаменте полиции, золото открывало любые секреты.
Чиновники описывали курьезные случаи, происходившие при таком досмотре. Однажды они перепутали конверты и отправили в Министерство иностранных дел Нидерландов донесение испанского посланника. В другой раз перлюстратор уронил в портфель золотую запонку. Адресат решил, что запонку обронил сотрудник посольства, и отправил ее назад. На Петербургском почтамте портфель был вскрыт, чиновник, к своей радости, обнаружил пропавшую вещь и изъял ее, уничтожив сопроводительную записку.
В период русско-японской войны 1904–1905 гг. ротмистру М.С. Комиссарову поручили устроить нечто вроде французской Suretd general (сыскной полиции). В целях конспирации ротмистр сменил жандармский мундир на штатское платье и прописался под чужой фамилией. Он знал, что по традиции всех разведывательных служб от него тотчас же отрекутся в случае провала. Комиссаров завербовал прислугу во многих посольствах и купил дипломатические шифры 12 иностранных государств. Он вспоминал: «Китайский шифр представлял 6 томов; американский — такая толстая книга, что ее не спишешь, все документы снимались фотографическим путем». Точно так же фотографировались дипломатические послания и шифрованные телеграммы. Комиссаров утверждал, что во время переговоров в Портсмуте инструкции Государственного департамента из Вашингтона становились известны на Фонтанке раньше, чем их получал американский посол.
Как раз в области разведки и контрразведки Департаменту полиции пришлось столкнуться с конкуренцией других ведомств. Вице-директор Департамента Виссарионов, производивший ревизию перлюстрационных пунктов в 1910 г., обнаружил, что «цензура работает также для Военного и Морского министерств, но в прямой связи с ними не состоит, а директивы от них получает через гг. Фомина и Мардарьева». Эта сверхурочная работа на жаргоне перлюстраторов называлась «вечерними занятиями» и вознаграждалась заинтересованными ведомствами.
Кроме того, Виссарионов узнал, что столичный «черный кабинет» работает также на Министерство иностранных дел и Министерство императорского двора. Более точных сведений добыть не удалось, потому что, по словам одного чиновника, «здесь такие лица замешаны, что от страха назвать их пятки трясутся».
Департамент полиции старался защитить свои прерогативы. В этом смысле показательна история младшего цензора В.И. Кривоша, свободно владевшего 24 языками. Для этого полиглота перлюстрация была не куском хлеба, а смыслом жизни. Он изготовил несколько приспособлений, облегчавших труд коллег, в частности электрический аппарат, нагревавший пар для вскрытия писем. Столыпин ходатайствовал о поощрении Кривоша за разработку аппарата и «другие полезные и применимые на практике изобретения». Однако большинство предложений энтузиаста (например, о пневмопочте для «черного кабинета») натолкнулось на бюрократическую рутину.
Тогда Кривош установил контакт с Морским министерством, обещая создать сеть пунктов для перлюстрации дипломатической и шпионской корреспонденции. На этом этапе его деятельность была прервана. Кривошу предложили подать в отставку, что он и сделал, как отмечалось в специальной справке Департамента полиции, «после долгих переговоров и грубых выходок» в декабре 1911 г. Старший цензор Фомин предупреждал полицию, что преследовать бывшего сотрудника нецелесообразно и небезопасно: «При представлении Кривоша к ордену святого Владимира 4-й степени в докладе было между прочим неосторожно упомянуто о способах вскрытия корреспонденции. Этот доклад, на котором государь император изволил начертать собственноручно «Согласен», Кривош сфотографировал и снимок хранит у себя».
Наряду с письмами перехватывались телеграммы. В мае 1903 г. по соглашению с Главным управлением почт и телеграфов начальники охранных отделений получили «открытые листы», дающие право на осмотр и изъятие телеграмм. В разгар железнодорожных стачек 1905 г. на некоторых дорогах телеграфные аппараты были подсоединены к жандармским управлениям. Ничего не известно о прослушивании телефонных разговоров, хотя технически такая мера была легко осуществима. Первые подслушивающие устройства — прообразы будущих «клопов» — были выписаны из-за границы в 1913 г. и установлены в помещении IV Государственной думы.
Поскольку охранка унаследовала все бумаги Третьего отделения, с самого начала у нее хранилось множество личных карточек. Как объяснял один из бывших агентов, «архив — это основа любой охранительной организации». Охранка быстро пополняла свой архив, и еще до 1914 г. число карточек перевалило за миллион. Каждая карточка имела соответствующий цвет. Например, желтые карточки обозначали студентов, зеленые — анархистов. Красные карточки регистрировали эсеров, голубые — социал-демократов. Белые карточки заводились на людей, непосредственно не связанных с революционным движением, но находящихся в центре культурной и общественной жизни.
Один из первых исследователей полицейских архивов, В.Г. Жилинский, вспоминал, что каждый, имеющий доступ к делам, мог «найти имена всех общественных деятелей, высокопоставленных особ, карточку почти всякого интеллигентного человека, который хотя раз в жизни задумался над политикой». Дела были заведены и на женщин. Полиция составила списки членов Московского общества по борьбе с неграмотностью. Среди них были ученые (П.Н. Милюков, В.О. Ключевский), издатели (В.А. Гольцев, И.Д. Сытин) и многие другие представители интеллигенции. Чиновники охранки полагали, что даже если эти активисты пока не выступают против правительства, их демократические идеи наверняка подразумевают недовольство установленным порядком, а используя свои связи и влияние, эти люди могут сыграть на руку оппозиции.
Информация на белых карточках в основном хранилась в архиве, тогда как информацию на цветных карточках тайные агенты постоянно пополняли. Донесения агентов также поставляли информацию для сводки наружных наблюдений, в которой отражались поведение и контакты лиц, находящихся под наблюдением. Затем на Фонтанке на каждого подозреваемого заводилось две формы: 1) личная карточка, 2) лист-сводка наружных наблюдений.
В личной карточке сообщались имя, возраст, пол, адрес, иногда к ней прилагалась небольшая фотография. Кроме того, указывались номера-коды, позволяющие отыскать другие документы на этого человека — сводку данных, личное дело, отпечатки пальцев, дополнительные фотографии. Сводка наружных наблюдений представляла собой диаграмму, на которой тот же человек был обозначен кругом. Диаграмма иллюстрировала личные контакты подозреваемых. Каждому имени, соединенному с кругом прямой линией, соответствовала личная карточка. Круги большего размера, расположенные ближе к центру, обозначали наиболее важных персон. (Например, на сводной диаграмме социал-демократов центральный, самый большой круг обозначал В.И. Ленина.) Линия, соединяющая круги, означала контакты: чем жирнее линия, тем больше контактов. Диаграммы обновлялись, когда с течением времени на сводных таблицах появлялось слишком много исправлений. Кроме того, иногда составлялись новые диаграммы, объединяющие или дробящие несколько старых в соответствии с новыми данными.
Такой кропотливый способ сбора и хранения информации в архивах местных охранных отделений и в центре был нужен для контроля за поведением подозреваемых в целях подавления революционных выступлений. Казалось бы, создан метод выявления тайного смертельного врага. Конспиративная группа полностью предстает перед глазами офицера штаба, когда он обрабатывает полученные данные и заносит их на личные карточки. Недостатками системы были неразборчивость и «всеядность» на самом начальном уровне. Поскольку в глазах полиции контакт с подозреваемым революционером был достаточным основанием для «занесения в систему», охранка заводила досье на многих ни в чем не повинных людей. Имена других попадали в архив из-за их взглядов.
Чтобы облегчить работу агентов, в Департаменте полиции составлялись карманного размера книжечки с фотографиями и краткими биографическими данными подозреваемых. Филеры всегда имели эти книжечки при себе, используя их на работе как справочный материал и пристально изучая в свободное время.
На Фонтанке также вели учет техническим средствам, которыми могут располагать революционеры. Через собственный технический отдел охранники получали информацию о новых мировых из